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Gestión del Cambio de la Nueva Oficina Judicial (NOJ). INTRODUCCIÓN. INTRODUCCIÓN.
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Gestión del Cambio de la Nueva Oficina Judicial (NOJ)
INTRODUCCIÓN El Ministerio de Justicia ha decidido impulsar la mejora en la eficiencia de las actividades propias de la Administración de Justicia mediante el despliegue de la Nueva Oficina Judicial. El éxito de un proceso tan complejo requiere una adecuada gestión del cambio. Con la gestión del cambio el Ministerio de Justicia busca facilitar el tránsito hacia el nuevo modelo organizativo, incidiendo en los siguientes ámbitos que considera esenciales: 1. La explicación de su modelo, tratando de buscar el mayor consenso posible entre todos los agentes implicados, a través de actuaciones de comunicación y sensibilización. 2. La planificación y la coordinación de la implantación de la nueva Oficina Judicial. 3. La formación de los operadores jurídicos afectados por el cambio.
El cambio de este modelo requiere: • Modificaciones legislativas y normativas. 2. Modificaciones organizativas. 3. Modificaciones tecnológicas y de adaptación de los edificios. 4. Adecuada gestión del cambio.
INTRODUCCIÓN En este contexto se ha diseñado un Plan Integral de Gestión del Cambio que tiene como referencia al Plan Estratégico de Modernización de la Justicia y aunado al mismo un Proyecto de Gestión del Cambio.
REALIZACIÓN • Selección e Implantación • Evaluación e incorporación mejoras INTRODUCCIÓN Gestión del Cambio NOJ Análisis de la situación actual Requisitos necesarios. RECURSOS HUMANOS INFRAESTRUCTURAS ELABORACIÓN PROTOCOLOS DE ACTUACIÓN DESARROLLO NORMATIVO Cargas de trabajo RPT Informáticas Edificios Validación PROYECTO GESTIÓN DEL CAMBIO Coordinación y Planificación Despliegue Formación Comunicación Sensibilización Revisiones • PLAN DE DESPLIEGUE • Implantación zona MINJUS • Coordinación con resto de CCAA
INTRODUCCIÓN Gestión del Cambio NOJ Para conseguir la implantación y despliegue de forma satisfactoria de las actuaciones relacionadas con la puesta en marcha de la NOJ se hace necesario desarrollar un proyecto que permita asumir, con el menor riesgo posible, los cambios necesarios y sus correspondientes efectos. El objetivo principal de la gestión del cambio consiste en preparar, a los agentes implicados y a los distintos elementos sociales, ante las consecuencias de la implantación de las NOJ, con el fin de que los beneficios que el proyecto genere se puedan integrar eficazmente en el funcionamiento diario de la NOJ.
Este proceso se focalizará en cinco grandes apartados: GT1. Actuaciones de Planificación y Coordinación del Despliegue GT2. Actuaciones de Sensibilización GT3. Actuaciones de Comunicación GT4. Actuaciones de Formación GT5. Actuaciones de Motivación
INTRODUCCIÓN Proyecto de Gestión del Cambio NOJ Desde la Dirección General de Modernizaciónse coordinan y supervisan los trabajos organizativos y de despliegue necesarios para la implantación de la NOJ. Además, es el centro de recogida y análisis de toda la información relativa al desarrollo de las diferentes actuaciones, y por tanto, de gestión, apoyo y evaluación. Integran el Proyecto una serie de expertos que realizan su labor desde la sede central del Ministerio de Justicia, que trabajan en estrecha colaboración y coordinación con el personal del Ministerio, así como con los Secretarios de Gobierno y los Secretarios Coordinadores Provinciales (Burgos, Cáceres, Ciudad Real, Logroño, Palma de Mallorca, Murcia, Ceuta y Melilla, además de la Audiencia Nacional).
GT1 COORDINACIÓN DEL PROYECTO GLOBAL GT1 Coordinación • Este área incluye las tareas de planificación, coordinación y apoyo del proceso de implantación de la NOJ, con el objetivo de garantizar la ejecución y despliegue. • Desde Modernización se planifican, coordinan y supervisan los trabajos organizativos y de despliegue para la implantación de la NOJ. • Para ello se han puesto en marcha las siguientes actuaciones: • A1-Coordinación General del Proyecto. Proyecto para el seguimiento de las actuaciones previstas en el modelo integral de gestión del cambio, con la inclusión de la línea de base, el sistema de indicadores y la metodología de seguimiento • A2-Diagnóstico (análisis cultural organizacional /Encuesta) • A3-Apoyo al despliegue (Plan de Implantación y Contingencias) • A4-Evaluación
GT2 ACTUACIONES DE SENSIBILIZACIÓN GT2 Sensibilización En este proceso de cambio es fundamental realizar una labor de sensibilización que ponga de manifiesto ante la sociedad española los importantes cambios y medidas que se están poniendo en marcha desde el Ministerio para conseguir una Administración de la Justicia moderna y eficaz. Este Plan está orientado a divulgar a los integrantes de la Administración de Justicia, ciudadanos, organizaciones y profesionales el nuevo modelo y los cambios que representa. Para ello se ha puesto en marcha un Plan de sensibilización que incluye entre otras acciones el apoyo a la creación de redes locales de apoyo al cambio.
GT3 ACTUACIONES DE COMUNICACIÓN GT3 Comunicación • Se ha diseñado un Plan de Comunicación dirigido a todos los agentes relacionados con el sector de la justicia para concienciarles de los importantes cambios que se están poniendo en marcha y de las ventajas que se pueden obtener de su aprovechamiento. Comunicación enfocada a todos los responsables y partícipes en la administración de justicia. • Los objetivos del Plan de Comunicación son: • Dar a conocer el proyecto • Vencer la posible resistencia al cambio • Eliminar las barreras de comunicación • Promover la comunicación • Asegurar un nivel de compromiso adecuado a todos los niveles.
GT4 Formación • El objetivo de esta área es abordar la formación de los profesionales a quienes corresponde el funcionamiento diario de la Administración de Justicia para que adquieran los conocimientos y aptitudes necesarios para trabajar en el marco de la NOJ. • El enfoque para las actuaciones de formación debe ser el de “aprender haciendo”. Con ello se quiere evitar que las personas tengan un papel pasivo en el proceso de aprendizaje, mediante una formación basada en la práctica. • La naturaleza de todas las actividades de formación es dotar con plenas garantías, a todo el personal involucrado, de un nivel de conocimiento suficiente para poder abordar y atender con éxito todas las actividades de la NOJ.
GT4 Formación • Los cursos de formación están dirigidos a Secretarios Judiciales y funcionarios de la Administración de Justicia. • La formación impartida hasta la fecha se ha centrado en: • Formación sobre nueva Oficinal Judicial. • Formación sobre nuevo Modelo Procesal. • Formación sobre Minerva NOJ.
FORMACIÓN • El objetivo es formar a un total de 14.000 personas, entre funcionarios y Secretarios Judiciales, en el marco del Plan de Formación del Ministerio de Justicia. Hasta la fecha se han formado: • 1. Secretarios Judiciales: • 4000 Secretarios Judiciales a nivel nacional en Nueva Oficina Judicial y Reformas Procesales. • 900 Secretarios Judiciales (territorio Ministerio) han recibido formación sobre nuevas tecnologías asociadas a la NOJ. • 2. Funcionarios de la Administración de Justicia: • Esta formación sólo se imparte en las Comunidades Autónomas del territorio Ministerio. • Se impartirá formación a 10.000 funcionarios entre gestores procesales, tramitadores procesales y auxilio judicial.
ESQUEMA ORGANIZATIVO • El proyecto de Gestión del Cambio se realiza de acuerdo con las instrucciones marcadas desde la Comisión de Implantación de la NOJ y por sus correspondientes Grupos de Trabajo. • La Comisión de Implantación de la NOJ fue creada mediante Orden JUS/52/2007 de 19 de enero con el encargo de programar, impulsar y coordinar las acciones necesarias para el efectivo despliegue, en sus distintas fases, de la nueva oficina judicial en el ámbito territorial del Ministerio de Justicia. Sus funciones principales se resumen en los siguientes puntos: • Homogeneización de la estructura básica de la NOJ en todo el territorio del Estado. • Planificación y despliegue de la implantación efectiva. • Coordinación de los Grupos Técnicos de implantación. • Control de resultados de las medidas adoptadas y del cumplimiento de los objetivos fijados. • Gestión del cambio con los distintos operadores jurídicos implicados y con los funcionarios de la oficina judicial. • Seguimiento de la ejecución de las competencias encomendadas al Ministerio de Justicia por la legislación vigente referidas a la Oficina Judicial. • Dentro de la Comisión de Implantación de la NOJ se encuentran los Grupos Técnicos de Implantación, que son los responsables del despliegue efectivo de la nueva oficina en las Comunidades Autónomas en las que se realice el despliegue. Sus funciones más destacadas son las siguientes: • Seguimiento de las obras de construcción o adaptación de los edificios judiciales. • Seguimiento de los procesos de acoplamiento del personal. • Seguimiento de las operaciones de instalación de las aplicaciones informáticas necesarias para el funcionamiento de la nueva oficina. • Verificación y control de las actividades formativas que se requieran en los distintos puestos de trabajo de la oficina judicial. • Organización de la logística del despliegue de la nueva oficina. • Cualquier otra acción que se requiera para el efectivo despliegue de la NOJ en las Comunidades Autónomas.
Dirección General de Modernización Subdirección General Programación Modernización Dirección del Proyecto Gestión del Cambio Área de Coordinación y Planificación Área de Comunicación y Sensibilización Área de Formación Experto en Planificación y Organización Experto en Comunicación Experto en Formación Webmaster Coordinador del Despliegue Consultor en Sensibilización Asistente Coordinador del Despliegue Consultor en Comunicación Consultor Junior Equipos in situ (en cada ciudad y AN)
EQUIPO IN SITU • En cada una de las ciudades se ha incorporado una persona in situ que apoyará al Grupo Técnico de Implantación en el despliegue y seguimiento de la NOJ. • Estas personas in situ tienen las siguientes funciones: • Equipo Coordinación del Proyecto de Gestión del Cambio (ECPGC): • Recibir y comunicar al Grupo Técnico de Implantación las acciones previstas que han sido centralizadas y actualizadas por el ECPGC (semanal). • Comunicar al ECPGC las incidencias, sugerencias, etc. que surjan en relación al Plan de despliegue y contingencias de la NOJ. • Grupo Técnico de Implantación: • Comunicar el avance real de las acciones previstas al Grupo Técnico de Implantación y al ECPGC (semanal) • Comunicar los cambios (plan de contingencias) respecto a las acciones previstas al Grupo Técnico de Implantación, recibidos a través del ECPGC (diario) • Apoyar y dar soporte en la ciudad respectiva en el desarrollo de todas las acciones relacionadas con el Proyecto (diario)
