CONVENIO -CENTRO DON BOSCO- SENA “ Formamos buenos cristianos y honestos ciudadanos ”

1. CONVENIO -CENTRO DON BOSCO- SENA“Formamos buenos cristianos y honestos ciudadanos” Trabajo de Asistencia en Organización de Archivos Jeimy carolina Olaya Gómez Presentado a: fany garzón cárdenas

2. TRABAJO DE ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

3. Archivística! Es reconocida como una ciencia en el año 1898 , en Holanda ;es la encargada de estudiar la naturaleza de los archivos, los principios de su conservación y su organización.

4. Campos de acción de la archivística: • Historia:Estudia el documento desde su contenido , analiza e interpreta.

5. Diplomática: Ciencia de la jurisprudencia, estudia la legalidad del documento. • Paleografía: Estudia los rasgos antiguos del documento , traducción y reconocimiento de la información.

6. Archivística SE BASA EN: DATOS PROTOCOLO Escritura

7. Objeto de la archivística Fin y método .Son los archivos , entendidos como el conjunto de documentos.

8. La archivística tiene como fin Dar un servicio ala sociedad , brindar la posibilidad de consultar y conocer la información que los archivos protegen .

9. Diplomática: Estudia las formas del documento de contenido jurídico , ya que estos se han considerado una fuente objetiva del pasado histórico.

10. Archivo Es uno o mas conjuntos de documentos , para servir como fuente de historia; conservando el orden de la información.

11. Historia De Los Archivos:  En la edad antigua los archivos se encontraban principalmente en templos, que eran las instituciones que representaban el poder político. En Mesopotamia los archivos eran muy valorados, en la ciudad de Ir existió un templo de la diosa Mama, donde se realizaban las funciones administrativas y legislativas del estado. Los soportes utilizados fueron las tablillas cocidas en hornos y elaboradas de arcilla, para escribir se utilizaba el “estilo” un elemento punzante que manejaban los escribas. Los documentos importantes se hacían sobre madera o marfil y la piedra la utilizaban para cuaderno de notas. El depósito se encontraba en el templo el cual tenía las máximas medidas de protección y controles de humedad mediante canalillos de agua.

12. El archivo tal como lo conocemos hoy en día tiene sus comienzos en el siglo XVI. Esto debido al aumento en la gestión administrativa, que motivo el control documental y .le dio carácter de secreto. En Florencia, durante Cosme de Médicis, en 1569, se reunieron todos los protocolos y se creó un archivo. En Roma, Pió V agrupo todos los archivos existentes en la santa Sede. En Inglaterra, Isabel I, creó la oficina especial para la documentación real, Felipe II hizo lo mismo en España, creando el archivo de Simancas (Valladolid). En el siglo XVIII, la corriente racionalista dio a los documentos un valor político y jurídico. A principios el siglo XIX se planteó el dilema de los archivos como campo de lo histórico o seguir en el administrativo. Al pasar de tener valor administrativo tendría un valor histórico. Como ciencia, la archivística nace a finales del siglo XIX bajo en principio de respeto a la procedencia de los fondos, es decir al organismo o institución que los ha generado.

13. Función De Los Archivos Comprende desde la elaboración del documento y conservación permanente. El acceso de la información contenida en los archivos. Un adecuado tratamiento de los documentos.

14. Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa. • Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos. • Aplica los principios y técnicas modernas de valoración. • Seleccionar los documentos por su valor. • Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación. • Instalar adecuadamente los documentos • Garantizar el archivo mediante un reglamento de servicio.

15. Archivos históricos • Conjunto de documentos, sea cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.

16. Principios de los archivos • Es definido como aquel según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede y este fondo en su lugar de origen. Y junto a esto todos los documentos se producen en un orden secuencial lógico, y natural. Este origen y este orden no son otra cosa que la consecuencia de la naturaleza jurisdiccional del archivo y de su fondo. El principio de procedencia va a determinar la condición esencial del archivo: su originalidad, resultado de dos actividades complejas como son la clasificación y la ordenación.

17. Normas de los archivos • En el caso de los archivos hay dificultades en cuanto a sentar normas que afecten fundamentalmente a la organización y sobre todo a la descripción con criterios fijos, partiendo de la aceptación respecto al origen de los fondos, procede en primer lugar a aquella dependencia inicial de la archivística con otras disciplinas como la diplomática o la biblioteconomía que ha dejado sentados unos vicios de procedimientos difíciles de desterrar.

18. Origen y formación de los archivos La primera fase es llamada como: Pre-archivística : Se constituye con la creación o formacion de los archivos. Entrelazados y combinados , de refiere a la organización y cumplimiento de las ordenes de los gerentes o funcionarios. También se crea la documentación, en la cual la entidad productora es la iniciadora . Se origina la segunda fase, es cuando el documento cumple su función y pasa al archivo administrativo convirtiéndolo en archivalía.

19. Clasificación de los archivos (CLASE, CATEGORIA, TIPO) POR LA LEY 594 DEL 2004 SEGÚN SU JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA: • a) Archivo General de la Nación. • b) Archivo General del Departamento. • c) Archivo General del Municipio. • d) Archivo General del Distrito. SE CLASIFICAN POR EL PUNTO DE VISTA TERRITORIAL ASÍ: • a) Archivos de entidades del orden nacional. • b) Archivos de entidades del orden departamental. • c) Archivos de entidades del orden distrital. • d) Archivos de entidades del orden metropolitano. • e) Archivos de entidades del orden municipal.

20. . • g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley. • h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle. SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DEL ESTADO: • a) Archivos de la Rama Ejecutiva. • b) Archivos de la Rama Legislativa. • c) Archivos de la Rama Judicial. • d) Archivos de los Órganos de Control. • e) Archivos de los Organismos Autónomos

21. Ciclo vital de un documento

22. Información • La información es la materia prima del conocimiento. Los sistemas de recuperación de la información están dispuestos por personas, para que otras personas puedan informarse. En las transacciones de información intervienen uno o varios emisores y uno o varios receptores: las personas se comunican mediante sistemas individuales o sociales, siempre dentro de un marco social. Partiendo de esta información, al estar frente a un hecho discursivo, nuestra aproximación debe hacerse desde su naturaleza social. La Información, es un conjunto de datos significativos y pertinentes que describan sucesos o entidades.

23. Soportes documentales y tipología documental • SOPORTES DOCUMENTALES: son medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. • TIPOLOGÍA DOCUMENTAL: Existe una relación entre el contenido de un documento (información) y sus características y esto determina la tipología en los documentos de archivo. Las tipologías documentales se derivan de los testimonios que da hombre de sus actividades enmarcadas en el contexto de la institución a la cual pertenece. Las actividades pueden ser diversas y hay otras que se repiten a través de una tipología documental que podemos encontrar en cualquier archivo, por ejemplo las cartas. La delimitación de los tipos, su determinación e identificación se establece a través del análisis de los caracteres externos e internos de los documentos y con base a su mensaje e información.

24. CLASIFICACION Y VALOR DE LOS DOCUMENTOS • Consiste en la conservación de los documentos, según los plazos establecidos por la ley general de archivos, son ordenados y clasificados de acuerdo a la información contenida permitiendo ser localizado en forma eficaz por los usuarios que lo requieran. Son documentos los escritos, impresos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y en general todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lapidas, monumentos, edificios o similares.

25. VALOR ADMINISTRATIVO: su finalidad: la finalidad es dejar constancia de la gestión de una actividad determinada. • VALOR FISCAL O CONTABLE: Su finalidad es servir como testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias o de justificación de operaciones relacionadas con la contabilidad. • VALOR LEGAL O JURÍDICO: Es aquel del cual se derivan derechos u obligaciones legales reguladas por el derecho común, o bien sirve de testimonio ante la ley. • VALOR INFORMATIVO: La finalidad es servir de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad administrativa y también ser testimonio de la memoria colectiva. • VALOR HISTÓRICO: Tiene como finalidad servir de fuente primaria para la investigación histórica y la acción cultural. • VALOR PRIMARIO: Es aquel donde se expresa la finalidad para la cual se ha creado el documento, tiene un período de prescripción. VALOR SECUNDARIO: Al que obedece a otras motivaciones y es dado posteriormente, con el paso del tiempo.

26. ORDENACION DE LOS ARCHIVOS • La Ordenación, es la operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán los documentos o las unidades archivísticas dentro de las series. La Ordenación Documental, es la Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.

27. FONDO DOCUMENTAL • El Fondo Documental, es la totalidad de la información producida o recibida por una institución o persona que suele estar contenida en el archivo de dicha institución o persona. La documentación que integra un fondo puede estar completa o incompleta por pérdida o destrucción, o dispersa por división, pero constituyen siempre una unidad, independiente de otros fondos o agrupaciones documentales.

28. SECCIONES DOCUMENTALES • Es el conjunto de documentos, generados por una subdivisión funcional . La sección y el fondo están afectados por el principio de procedencia. Las secciones están identificadas por órganos, funciones y productoras del documento. • Secciones funcionales: Suelen ser mas frecuentes en los fondos de instituciones históricas y remotas. • secciones documentales: pueden equivaler a la producción de un archivo de oficina, están limitadas a una función y actividades específicas y en el tiempo dependen de la vigencia de esa función.

29. SERIE Y SUBSERIE • Serie: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: hojas de vida o historias laborales, contratos, actas, informes, entre otros. • Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el tramite de cada asunto

30. UNIDAD ARCHIVISTICA • Es aquella que integra un cuerpo archivístico, conformado por unidades documentales según su tipología. Puede ser unidades archivísticas, entre otras: un legajo, una serie, un fondo; también se podría definir como el elemento básico de las agrupaciones documentales, que puede ser simple, cuando se compone de un solo documento, o compleja, cuando se trata de una agregación sucesiva de documentos. La unidad archivística más utilizada es el expediente administrativo; otras unidades archivísticas muy utilizadas son el libro de registro, el acta de órgano colegiado, el informe jurídico-administrativo y la correspondencia.

31. UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE Y COMPUESTA •  La Unidad documental simple se da cuando esta constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente. La unidad archivística más pequeña, intelectualmente indivisible, por ejemplo: una carta una memoria, un informe una fotografía, una grabación sonora etc. La Unidad compuesta esta organizada por documentos reunidos ya sea por el productor o durante el proceso de organización archivística, porque se refiere al mismo tema. Actividad o asunto. En este sentido constituye la historia del asunto en cuestión, el testimonio del proceso administrativo. El expediente es generalmente la unidad de la serie

32. NORMA GENERAL DE LA DESCRIPCION ARCHIVISTICA • NORMA GENERAL PARA LA DESCRIPCION ARCHIVISTICA NTC 4095 La ntc 4095 fue ratificada por el consejo directivoen 199/ 04 /16para el desarrollo de cualquier tarea de caracter descriptivo, se deben realizar previamente los procesos de clasificacion y ordenacion teniendo en cuenta los principios basicosde la archivistica: respeto a la procedencia y el orden de los documentos.La des cripcion se realizara siguiendo un orden jerarquico de lo general a lo particular para lo cual se identifican todas las divisiones posibles las cuales representarian el acervo de un archivo historico.El orden seria: fondo, subfondo, seccion, serie, subserie,unidad archivistica, unidad documental. Para esto es necesario tener claridad de todos los concepos utilizados para esta labor.Niveles de descripcion:debe contemplar diversos niveles de acuerdo a ciertas areas o zonas qe se identifican con la estructura de los elementos a describir.Documento de Referencia: este documento contiene todas las especifiaciones de los documentos como el codigo de referencia, titulo, niveles de descripcion, area de contenido y estructuara entre otros datos.Area de contenido y estructura:se debe registrar el contenido de la unidad de descripcion con la finalidad de que el usuario el interes potencial y utilidad de la informacion.Area de condiciones y acceso de utilizacion:se señalaran aquellas legales o materiales que restrinjan o afecten el acceso a la unidad de descripcion.se informara el periodo de restriccion de su consulta y la fecha aproximada en la cual se pondra nuevamente a su disposicion.Area de documentacion asociada:si la unidad de descripcion es una reproducción y alguna persona o entidad posee el original estos se deben mencionar aquí siempre y cuando esta información no sea confidencial.Area de notas: aquí se proporcionara información adicional de importancia que no corresponda a ninguno de los niveles anteriores.

33. Micrografía Microfilmación de documentos • Esta norma establece principios generales para la microfilmación de documentos sobre películas de tipo de gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm, incluyendo orientación de imágenes en película, área para códigos e información requerida para facilitar la identificación, clasificación, pruebas y por consiguiente del uso del microfilm. se aplica a la microfilmación efectuada en cámaras rotativas y planetarias.

34. Micrografía Símbolos gráficos para su uso en microfilme • · Microfilm: Fotografía en película generalmente de 16 mm ó 35 mm, utilizada en reproducción de documentos. • · Microfilmación: Técnica fotográfica de registrar en película de sales de plata, imágenes de documentos, con reducciones, que de acuerdo al equipo • utilizado permiten superar muchas veces su tamaño original. • · Revelado: Tratamiento que permite hacer visible la imagen latente, conseguida mediante la exposición del material sensible. • · Duplicado: Acto de obtener una copia idéntica a la original. • · Residuos Químicos: Sustancias o preparados que casi siempre presentan determinadas características de toxicidad y/o peligrosidad. La • identificación y el almacenamiento incorrecto de estos residuos puede constituir un riesgo adicional, a los ya propios de la actividad del laboratorio.

35. Información y documentación Papel para documentos de archivos • ISO 4046: 1978, Papel , cartón , pulpa y términos relacionados. Vocabulario • ISO 5646:1993, Papel . Determinación de la resistencia al doblez. • ISO 6588: 1981, 1994, información y documentación . Papel para documento. Requisitos para la permanencia. • ISO 10716: 1994 , papel y cartón. Determinación de la reserva alcalina.

36. Normas ,medición de archivos • Documentación en papel • Formatos carta y oficio • Tolerancia del 10%

37. Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilm Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilm NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 5174 DEFINICIONES Para los propósitos de esta norma técnica, se aplican las siguientes definiciones: • almacenamiento con calidad de archivo: Es el almacenamiento de microfilmes con información que ha sido seleccionada como de conservación permanente. • almacenamiento con calidad comercial: Se refiere a los microfilmes producidos con el fin de almacenar la información comercial por el tiempo suficiente según los propósitos de negocios o lo estipulado por la ley. • Revelado: Es el tratamiento químico o físico del material fotográfico expuesto para hacer visible la imagen latente. • tiempo de fijado: Es el tiempo que un punto en particular de la película permanece en contacto con la solución desfijado

38. Microfilm de series procedimientos de operación •   NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 5238 3ISO 8601:2000, Elementos de los datos y formatos de intercambio. Intercambio de información. Representación de fecha y tiempo.ISO 9878:1990, Micrografía. Símbolos gráficos para uso en microfilmación.ISO 9923:1994, Micrografía. Microficha transparente A6. Disposición de las imágenes.ISO 10550:1994, Micrografía. Sistemas de cámara planetaria. Tarjeta técnica para verificarfuncionamiento.ISO 10602:1995, Fotografía. Proceso de película tipo plata-gelatina en blanco y negro. Especificaciones de estabilidad.ISO 18906:2000, Materiales de imagen. Película fotográfica. Determinación de la resistencia alplegado.ISO 18911:2000, Materiales de imagen. Procesos de seguridad para películas. Prácticas de almacenamiento.

39. Conclusión: Este trabajo me sirvió, para obtener mejor información acerca de la historia y los avances que ha tenido el archivo hoy en día; también es importante conocer que el archivo es una fuente de información para cada persona , puesto que nos brinda seguridad al investigarlo y objetividad al realizar su redacción. Nos ayuda para poder conocer nuestra identidad profesional y hasta que punto somos capaces de crear un documento .

40. Bibliografía Departamento de historia medieval y ciencias y técnicas historiográficas, universidad de Sevilla http://www.personal.us.es/tallafigo/Diplomatica.htm Encarta® 2007 1993-2006 Microsoft Corporation Pagina Secretaria del senado Ley 594 de 200 http :// www.secretariasenado.gov.co /leyes/L0594000.HTM Universidad de Málaga http :// www.uma.Proceso de arcjovpes/archgeneral/7.htm Vaticano El archivo ayer y voy http://asv.vatican.va/es/arch/sigillografia.htm Wikipedia Bibliotecología http://es.wikipedia.org/wiki/Bibliotecolog%C3%ADa Wikipedia Cronología http://es.wikipedia.org/wiki/Cronolog%C3%ADa Wikipedia Documentación http :// es.wikipedia.org / wiki / Documentaci%C3%B3n Wikipedia Informática http://es.wikipedia.org/wiki/Inform%C3%A1tica Wikipedia Sigilografía http://es.wikipedia.org/wiki/Sigilograf%C3%ADa