Sistema Único de Registro SUR - VIH

1. Sistema Único de Registro SUR - VIH Ministerio de Salud Cristian Farías / Jefe de Proyecto. Eduardo Farías / Capacitador. Marlo Montero / Analista.

2. Contenido de la Presentación. • Revisión del procedimiento para la detección y diagnóstico de la infección por VIH. • Hitos relevantes del proceso a registrar en el SUR-VIH. • Flujo Grama del Proceso. • Estructura del Código de Identificación del Paciente. • Estructura del Código de Identificación de la Muestra. • Funcionalidades del SUR-VIH. • Uso del Sitio WEB SUR-VIH. • Práctica de operación del Sistema. Gobierno de Chile | Ministeriode Salud

3. Hitos del proceso Gobierno de Chile | Ministerio de Salud

4. Flujo grama del proceso P 1/3 Registro SUR -VIH Registro SUR -VIH Registro SUR -VIH Gobierno de Chile | Ministerio del Interior

5. Flujo grama del proceso P 2/3 Registro SUR -VIH Registro SUR -VIH Registro SUR -VIH Registro SUR -VIH Registro SUR -VIH Registro SUR -VIH Gobierno de Chile | Ministerio del Interior

6. Flujo grama del proceso P 3/3 Gobierno de Chile | Ministerio del Interior

7. Concepto : Código de Identificación del Paciente • Para respetar la confidencialidad, las muestras se rotulan con un código del paciente/usuario que reserva el nombre. El código se codifica y decodifica en el establecimiento de origen de toma de la muestra, ya que éste es el que debe tener registrada toda la información del paciente/usuario en la ficha, la cual tiene legalmente carácter confidencial. •  El código de identificación del usuario debe construirse al momento de la toma del examen para rotular el tubo que contiene la muestra de sangre, lo cual debe realizarse con la cédula de identidad de la persona a la vista. Gobierno de Chile | Ministeriode Salud

8. Estructura : Código de Identificación del Paciente • El código se elabora de la siguiente manera: •  Inicial del primer nombre y de los dos apellidos, es decir, se registran tres letras. •  Fecha de nacimiento con el formato ddmmaa. Tres últimos dígitos del RUN y dígito verificador. • Por ejemplo: Juan Alejandro López Muñoz, fecha nacimiento 03 de febrero de 1964 y RUN 9.457.883-2, código: JLM 030264 883-2 •  Si el paciente no dispone de RUN, como es el caso de los recién nacidos, se debe completar la clave de recién nacido de la siguiente forma: •  RN/inicial del primer nombre y de los dos apellidos de la madre y fecha de nacimiento del niño con el formato ddmmaa. •  El código definitivo se construirá una vez se disponga del RUN y se reemplazará en los registros respectivos. •  Si la persona tiene un solo apellido, el código se construye con la primera letra del primer nombre y la primera letra del apellido. En el espacio correspondiente a la inicial del segundo apellido se completará con el signo #. • Si la persona tiene un apellido compuesto se utiliza sólo la primera letra del apellido compuesto, por ejemplo: Jorge López Del Canto, las iniciales que inician el código son: JLD. Si el apellido fuese Carlos San Martín De la Rua, el código correspondería a: CSD. Gobierno de Chile | Ministeriode Salud

9. Estructura : Código de Identificación del Paciente • Persona sin RUN: • Excepcionalmente, una persona puede no disponer del RUN al momento de la toma de muestra de sangre, como son los casos de los extranjeros de paso por el país o en proceso de regularización o pacientes que al momento de la toma de muestra no tienen el documento y no es posible disponer de él inmediatamente: • El código debe construirse de la siguiente manera: Inicial del primer nombre y dos apellidos Fecha de nacimiento (ddmmaa) • En los espacios correspondientes al RUN se completa con ABC-D • Una vez que se disponga del documento RUN se debe reemplazar en los registros. En todo caso se priorizará la toma de examen con el RUN disponible. Gobierno de Chile | Ministeriode Salud

10. Concepto : Identificación de la muestra • Identificación de la muestra • El tubo con la muestra de sangre tomada debe rotularse con una etiqueta que debe registrar los siguientes datos: • Código de Identificación del usuario/paciente. • Código de barra o identificación específica de la muestra. Esta identificación deberá estar consignada en la orden de examen. • Fecha toma de muestra. • Posteriormente, la muestra rotulada se enviará al laboratorio asignado o definido en cada establecimiento privado o público y red de atención para su procesamiento. • El sistema entrega en forma automática un prefijo por establecimiento, solo se debe completar el correlativo interno de hasta 14 caracteres en la celda editable. Gobierno de Chile | Ministeriode Salud

11. Uso del Sitio WEB SUR-VIH. • Los datos que la aplicación le pide al usuario son: • Nombre de usuario en el sistema. • Contraseña asignada a dicho usuario. • La Contraseña debe tener mínimo 8 caracteres, iniciar con una letra, seguida de combinaciones de mayúsculas, números y caracteres especiales. • Pa$$w0rd • UsrMaipu%123 Gobierno de Chile | Ministeriode Salud

12. Pantalla de Opciones Principales Gobierno de Chile | Ministeriode Salud

13. Registro de Pacientes y Muestras • Seleccionar Icono Proceso del VIH/SIDA. • Se despliega el formulario de datos del paciente, a través del cual podrá realizar acciones asociadas al proceso, tales como: • Registrar un nuevo paciente. • Consultar un paciente (búsqueda por algún criterio, CI, Rut, Apellido, etc.). • Consultar por una muestra. (búsqueda por algún criterio, Cod. Muestra, ). Gobierno de Chile | Ministeriode Salud

14. Registro de un paciente nuevo. • Seleccionar opción “Nuevo Paciente”. • Se despliega una ficha donde se deben ingresar los datos básicos del paciente. • RUN; Primer Apellido; Segundo apellido; Nombres (al menos uno); fecha de nacimiento. • Teniendo los datos ingresados, se puede crear el código de identificación en forma automática, seleccionando el botón verde “Crear C.I.” • Si el paciente es recién nacido, se debe completar con RN… según instrucciones. • Si el paciente no tiene RUN se procede de acuerdo a lo explicado en el manual de procedimientos. Gobierno de Chile | Ministeriode Salud

15. Registro de un Paciente Nuevo. • La ficha del paciente se termina de completar con los siguientes datos: • Establecimiento: es donde se está realizando el registro del paciente. • Dirección : Región, Comuna, Calle, Número y resto de la dirección. • Teléfonos, Celular y Correo electrónico. • Medio de Contacto para entrega de resultados. • Telefónico. • Carta Certificada. • Visita a domicilio. Una vez ingresados los datos del paciente debe hacer click en el botón “Guardar” Gobierno de Chile | Ministeriode Salud

16. Búsqueda/Consulta de Pacientes. • Para Buscar un paciente se requiere al menos uno de los campos siguientes: • Código de Identidad ; R.U.N. ; Nombres ; Primer Apellido ; Segundo Apellido. Ingresado el o los campos debe hacer click en el botón “buscar”. Si no ingresa ningún dato e intenta realizar esta operación, el sistema le enviará el siguiente mensaje : Gobierno de Chile | Ministeriode Salud

17. Búsqueda/Consulta de Pacientes. • Si el resultado de la búsqueda es satisfactoria, se desplegaran los datos del paciente en el siguiente formulario : Gobierno de Chile | Ministeriode Salud

18. Búsqueda/Consulta de Pacientes. • Información restante del formulario y botones para ingreso de nueva muestra. Gobierno de Chile | Ministeriode Salud

19. Registro de Nueva Muestra. • El registro de una nueva muestra, implica la existencia de un PACIENTE. • El código de registro de la muestra se completa con el correlativo interno del establecimiento. El código desplegado en forma automática a la izquierda de la celda, corresponde a la identificación del establecimiento, de esta forma el código de muestra será único en el sistema. • Se guardan los datos y el sistema indica si existe algún error o indica que el registro se inserto correctamente. Para modificar el registro se debe seleccionar el botón actualizar. Gobierno de Chile | Ministeriode Salud

20. Selección del Laboratorio, donde se procesara la muestra (tamizaje). • Primero indique que la muestra ha sido enviada, luego haga clic en buscar para seleccionar el Laboratorio. Automáticamente se despliegan los filtros de búsqueda: Región, Provincia, Comuna, hasta llegar a una lista de donde se selecciona el Nombre. • De esta manera el laboratorio pasa a ser parte de la información de la muestra. Gobierno de Chile | Ministeriode Salud

21. Actualización de Hitos. • Cada muestra en el sistema se encuentra en alguna etapa del proceso la cual se actualiza en forma automática cada vez que un usuario activo registra un Hito. • La forma de registrar un hito es la siguiente: • Se busca el paciente y se selecciona la muestra del “historial de muestras”. • El historial de muestras se despliega automáticamente, acotado a muestras cuyo caso esté abierto o cerrado y que se hayan generado en el mismo establecimiento del usuario actual. Gobierno de Chile | Ministeriode Salud

22. Actualización de Hitos. • Una vez seleccionada la muestra, se despliega el menú de Registro (o consulta) de Hito, este menú es particular para cada ROL del usuario en el proceso. • Haciendo clic en la opción de registro, se despliega el submenú respectivo. • Como ya tenemos identificado el paciente, la lista de muestras y hemos seleccionado una muestra en particular, podemos registrar el hito. Gobierno de Chile | Ministeriode Salud

23. Menú Hitos / Laboratorio. • El usuario establecimiento que ingresó la muestra, seleccionó el Laboratorio de destino donde se procesará. • La Opción Hitos / Laboratorio, permite al usuario del laboratorio desplegar la información de la muestra y actualizar , los siguientes HITOS: Gobierno de Chile | Ministeriode Salud

24. Menú Hitos / Envío Muestra al ISP. • El usuario laboratorio, envía muestra para confirmación del positivo al ISP. Al seleccionar Si y enviar, se despliega el formulario de envío de muestra el ISP. Gobierno de Chile | Ministeriode Salud

25. Menú Hitos / Confirmación del Examen. • El ISP procesa la muestra y envía el resultado al Laboratorio solicitante. • Cada resultado genera una alerta dirigida al establecimiento. Además podrá visualizar el resultado en la Opción ISP desplegando la siguiente pantalla. Gobierno de Chile | Ministeriode Salud

26. Menú Hitos / IDENTIDAD (Registro de Prueba de Identidad PI.) • Confirmado el resultado positivo por el ISP, se procede a la PI. • Primero se contacta al paciente y se registra los intentos de contacto. • Una vez contactado el paciente seleccionar PI para desplegar el formulario. Gobierno de Chile | Ministeriode Salud

27. Menú Hitos / Entrega de Resultado. • Una vez contactado al paciente, se debe dejar registro en el sistema que el paciente fue informado del resultado, seleccionando “Muestra informada” en el menú Hitos y completando el formulario que se despliega. • Adicionalmente, se debe registrar si dicha entrega de información se realizó con o sin consejería. • Una vez informado el paciente, termina el proceso de registro del historial de la muestra. Gobierno de Chile | Ministeriode Salud

28. ALERTAS. • Las alertas permiten al usuario tener un aviso, respecto al estado y resultados del universo de las muestras registradas en su establecimiento. • Tipos de ALERTAS. • Resultado de examen disponible por paciente. • Resultados de examen no revisados con PI +. • Casos no cerrados. • Resultados de exámenes NO revisados y que no registran PI +. • Error de procesamiento de resultados. • Las Alertas coloreadas en rojo no han sido leídas. Gobierno de Chile | Ministeriode Salud

29. ALERTAS. • Al seleccionar una alerta, se despliega la siguiente información. • Observe que el CI y el Código de Muestra están activos, a través de ellos se puede obtener la información detallada del paciente y de la muestra. • Una vez leída la alerta esta cambiará de apariencia. • Como el número de alertas será creciente en el tiempo, se puede acotar su vista usando los filtros; Estado (Todos, Leído, No leído, Tipos de Alerta, Orden (ascendente, descendente), Periodo de Tiempo. Gobierno de Chile | Ministeriode Salud

30. REPORTES DE GESTIÓN. • De acuerdo al ROL de usuario, este podrá ver la opción de Reportes. • La información contenida en dichos reportes estarán acotados a su establecimiento. • Listado de reportes disponibles: • Para acceder a un reporte se debe hacer clic sobre el nombre del reporte. Gobierno de Chile | Ministeriode Salud

31. REPORTES DE GESTIÓN. • Reporte por Laboratorio contrastando por resultados con ISP. • En la parte superior del reporte aparecen las opciones de filtros para acotar el despliegue de datos. • Para refrescar los datos desplegados debe hacer clic en View Report. • Si existe un sub reporte, se debe hacer clic en la columna código para acceder al detalle. Para volver al listado de reportes clic en el botón Regresar. Gobierno de Chile | Ministeriode Salud

32. Práctica de Ingreso de datos. 1.- Prender el PC. 2.- Buscar WIFI, seleccionando el ícono de RED. Seleccionar RED BLUE TREE TOWERS En la página del Hotel clic en eventos. Ingresar clave 5979. 3.- Verificar conexión Internet. 4.- Ir a URL del sitio de prueba http://dev-server.linets.cl/MINSAL_VIH_DS 5.- UNA VEZ EN EL SITIO SUR-VIH, digite su usuario y clave. UsuaGr1 / UsuaGr1%1 Elija puerta de entrada Atención Ambulatoria. Consulta espontanea. 6.- Siga las instrucciones de Ingreso de registro nuevo y guardar los datos. 7.- Consultar el paciente existente para actualizar Hitos. Consulte por RUN. Ingrese el Run y pulse buscar. Ingrese una muestra, cuando el paciente tiene muestras anteriores el sistema presenta una lista de las muestras ingresadas. Para actualizar los hitos. Debe pinchar el número de muestra y aparece el menú de actualización de Hitos. • Fin de prueba práctica. • En la parte superior del reporte aparecen las opciones de filtros para acotar el despliegue de datos. • Para refrescar los datos desplegados debe hacer clic en View Report. • Si existe un sub reporte, se debe hacer clic en la columna código para acceder al detalle. Para volver al listado de reportes clic en el botón Regresar. Gobierno de Chile | Ministeriode Salud

33. Gracias.