1 / 43

Införande av Dokumentflödessystem DFS vid Lunds universitet

Införande av Dokumentflödessystem DFS vid Lunds universitet. Projektledare: Adam Hidestål, juridiska enheten 2006. Innehåll Motiv till införande av DFS Vad innehåller det nya systemet? Ärendehantering, Diarieföring Dokumenthantering Arbetsflöden Hur skall vi gå till väga?

tuwa
Télécharger la présentation

Införande av Dokumentflödessystem DFS vid Lunds universitet

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Införande av Dokumentflödessystem DFS vid Lunds universitet Projektledare: Adam Hidestål, juridiska enheten 2006

  2. Innehåll Motiv till införande av DFS Vad innehåller det nya systemet? Ärendehantering, Diarieföring Dokumenthantering Arbetsflöden Hur skall vi gå till väga? När sker det? Vem är systemet till för och vem leder arbetet? Sammanfattning

  3. Varför?

  4. Därför!

  5. Varför? • Informationstillväxt skapar nya behov

  6. Varför? • Informationstillväxt skapar nya behov ”Varje år ökar en modern organisation sin samlade informationsmängd med mellan 30 och 70%” www.emc.com

  7. Varför? • Informationstillväxt skapar nya behov • Ordning och reda

  8. Varför? • Informationstillväxt skapar nya behov • Ordning och reda • Höjd effektivitet

  9. Varför? • Informationstillväxt skapar nya behov • Ordning och reda • Höjd effektivitet • Höjd informationssäkerhet

  10. Varför? • Informationstillväxt skapar nya behov • Ordning och reda • Höjd effektivitet • Höjd informationssäkerhet • Nya möjligheter

  11. Varför? • Informationstillväxt skapar nya behov • Ordning och reda • Höjd effektivitet • Höjd informationssäkerhet • Nya möjligheter • Ersättning för befintliga system

  12. Varför? • Informationstillväxt skapar nya behov • Ordning och reda • Höjd effektivitet • Höjd informationssäkerhet • Nya möjligheter • Ersättning för befintliga system • Möjlighet att få befintliga system att prata med varandra

  13. Vad vill vi att ett nytt system skall ge oss? • Skall kunna användas av alla

  14. Vad vill vi att ett nytt system skall ge oss? Skall kunna användas av alla Skall kunna användas var vi än är

  15. Vad vill vi att ett nytt system skall ge oss? • Skall kunna användas av alla • Skall kunna användas var vi än är • Flexibilitet - Allt arbetsrelaterat material skall kunna lagras i systemet

  16. Vad vill vi att ett nytt system skall ge oss? • Skall kunna användas av alla • Skall kunna användas var vi än är • Flexibilitet - Allt arbetsrelaterat material skall kunna lagras i systemet • Utveckling! • E-tjänster • Lagring och tillhandahållande av data

  17. Vad vill vi att ett nytt system skall ge oss? • Skall kunna användas av alla • Skall kunna användas var vi än är • Allt arbetsrelaterat material skall kunna lagras i systemet • Utveckling! • E-tjänster • Lagring och tillhandahållande av data • Digitala kontoret

  18. System Leverantör : FormPipe Software Uppsala AB

  19. System Leverantör : FormPipe Software Uppsala AB System: W3D3

  20. System • Leverantör : FormPipe Software Uppsala AB • System: W3D3 • Andra kunder: • 8 av 14 universitet • 10 av 22 högskolor

  21. System • Leverantör : FormPipe Software Uppsala AB • System: W3D3 • Andra kunder: • 8 av 14 universitet • 10 av 22 högskolor • Funktioner: Dokument-/Ärendehantering, Arbetsflöde, Diarieföring,

  22. System • Leverantör : FormPipe Software Uppsala AB • System: W3D3 • Andra kunder: • 8 av 14 universitet • 10 av 22 högskolor • Funktioner: Dokument-/Ärendehantering, Arbetsflöde, Diarieföring, • Drift LDC

  23. E-ansökningar E-rekrytering E-stipendier Inköp Forskningsstöd E-tjänster Utbyte Diarieföring Workflow - Dokumenthantering Avtals-hantering Underhåll Andra befintliga system: ORFI, LADOK, LUPIN etc Databas LDAP/ AD Lucat Modell för nytt system

  24. Införande DFS kommer att användas som dokument- och ärendehanteringssystem av hela organisationen. Införande: Pilotinstallationer – LTH:s kansli samt byggnadsenheten 2007-01-01 Förvaltning samt kanslier Diarieföring 2007-04-01 Förvaltning samt kanslier Dokument- och ärendehantering, Arbetsflöden Från 2007 Institutioner Från 2007-07-01 Ytterligare moduler

  25. Diarieföring Idag diarieförs ca 20-25000 ärenden / år

  26. Diarieföring Idag diarieförs ca 20-25000 ärenden / år Bedömning av verkligt behov ca 75000 ärenden / år I varje ärende 1-200 handlingar

  27. Diarieföring Idag diarieförs ca 20-25000 ärenden / år Bedömning av verkligt behov ca 75000 ärenden / år I varje ärende 1-200 handlingar Befintligt gemensamt system används av 65 användare på förvaltning, kanslier samt vissa funktioner inom universitetets särskilda verksamheter

  28. Diarieföring Idag diarieförs ca 20-25000 ärenden / år Bedömning av verkligt behov ca 75000 ärenden / år I varje ärende 1-200 handlingar Befintligt gemensamt system används av 65 användare på förvaltning, kanslier samt vissa funktioner inom univ. särskilda verksamheter Nytt gemensamt system kommer att kunna användas av samtliga anställda ”ORFI-diariet” kommer att föras över till nytt diarium

  29. E-tjänster • E-rekrytering Att upprätta elektronisk plattform för införande av elektronisk rekrytering

  30. E-tjänster • E-rekrytering Att upprätta elektronisk plattform för införande av elektronisk rekrytering • E-stipendier Att möjliggöra hantering av elektroniska stipendieansökningar

  31. E-tjänster • E-rekrytering Att upprätta elektronisk plattform för införande av elektronisk rekrytering • E-stipendier Att möjliggöra hantering av elektroniska stipendieansökningar • Uppdrag – DFS Att verka integrerande och att fungera som plattform

  32. Projektdeltagare • Styrgrupp Susanne Kristensson Juridiska enheten Ann-Kristin Mattsson Ekonomienheten Per Göran Nilsson LTHs kansli

  33. Projektdeltagare • Styrgrupp Susanne Kristensson Juridiska enheten Ann-Kristin Mattsson Ekonomienheten Per Göran Nilsson LTHs kansli • Projektgrupp Adam Hidestål Juridiska enheten Gert Andersson LDC Jeffrey Armstrong LTHs kansli Bodil Danielsson Juridiska enheten Johan Ekman LDC Annika Hansdotter Juridiska enheten Hans Nielsen Byggnadsenheten Beatrice Nordlöf LTHs kansli Cecilia Sjöström Ekonomienheten Annica Tryding Personalenheten Anneli Wiklander Forskningsservice Krister Åstrand Ekonomienheten Anette Héden LDC

  34. Sammanfattning Dokument- och ärendehantering

  35. Sammanfattning Dokument- och ärendehantering Skall kunna användas av alla

  36. Sammanfattning Dokument- och ärendehantering Skall kunna användas av alla Webbaserat

  37. Sammanfattning • Dokument- och ärendehantering • Skall kunna användas av alla • Webbaserat • Alla arbetsrelaterade handlingar skall kunna ligga i systemet

  38. Sammanfattning • Dokument- och ärendehantering • Skall kunna användas av alla • Webbaserat • Alla arbetsrelaterade handlingar skall kunna ligga i systemet • Varje handling lagras en gång

  39. Sammanfattning • Dokument- och ärendehantering • Skall kunna användas av alla • Webbaserat • Alla arbetsrelaterade handlingar skall kunna ligga i systemet • Varje handling lagras en gång • Varierande roller och behörigheter

  40. Sammanfattning • Dokument- och ärendehantering • Skall kunna användas av alla • Webbaserat • Alla arbetsrelaterade handlingar skall kunna ligga i systemet • Varje handling lagras en gång • Varierande roller och behörigheter • Användarperspektivet styr

  41. Sammanfattning • Dokument- och ärendehantering • Skall kunna användas av alla • Webbaserat • Alla arbetsrelaterade handlingar skall kunna ligga i systemet • Varje handling lagras en gång • Varierande roller och behörigheter • Användarperspektivet styr • Systemet skall utvecklas, nya funktioner skapas

  42. Sammanfattning • Dokument- och ärendehantering • Skall kunna användas av alla • Webbaserat • Alla arbetsrelaterade handlingar skall kunna ligga i systemet • Varje handling lagras en gång • Varierande roller och behörigheter • Användarperspektivet styr • Systemet skall utvecklas, nya funktioner skapas • Steg mot det digitala kontoret

  43. Tack för er uppmärksamhet!

More Related