Innkj psprosedyrer SUS

1. Innkj�psprosedyrer � SUS/Helse Stavanger HF som case�Hvordan f� mer helseproduksjon ut av de tilgjengelige �konomiske ressurser?Flere og bedre konkurranser, bedre kontrakter og forvaltning av disse, samt effektive innkj�psl�sningerinnkj�p- og kontraktsjef Kjell Hauge, SUS/Helse Stavanger HF Siden jeg er relativ nyansatt (1 � �r, samt at dette er mine f�rste saker til styret �nsker jeg � presentere meg) Kjell Hauge, ansatt 3 november 2003 (1 � �r) 37 �r, Cand. Jur UiB m/ Masterprogram innkj�p- og forsyningsledelse, Juridisk r�dgiver innen anskaffelser i FLO (b�de operativt og strategisk), Statskj�p og DepKj�p (hhv statens sentrale kompetansesenter for anskaffelser og departentenes anskaffelsesenhet). Regelverksr�dgivning, gjennomf�ring av komplekse anskaffelser, oppl�ring/foredragsvirksomhet, og utarbeidelse av forsvarets regelelverk for anskaffelser � veiledningshefte �Best praksis offentlige anskaffelser� NHD. Innkj�psvirksomheten i foretaket f�lger �beste praksis� Siden jeg er relativ nyansatt (1 � �r, samt at dette er mine f�rste saker til styret �nsker jeg � presentere meg) Kjell Hauge, ansatt 3 november 2003 (1 � �r) 37 �r, Cand. Jur UiB m/ Masterprogram innkj�p- og forsyningsledelse, Juridisk r�dgiver innen anskaffelser i FLO (b�de operativt og strategisk), Statskj�p og DepKj�p (hhv statens sentrale kompetansesenter for anskaffelser og departentenes anskaffelsesenhet). Regelverksr�dgivning, gjennomf�ring av komplekse anskaffelser, oppl�ring/foredragsvirksomhet, og utarbeidelse av forsvarets regelelverk for anskaffelser � veiledningshefte �Best praksis offentlige anskaffelser� NHD. Innkj�psvirksomheten i foretaket f�lger �beste praksis�

2. Innkj�psprosedyrer � Agenda Regelverkets betydning for utvikling av innkj�psomr�det Oversikt over innkj�psprosessen Innkj�psstrategi Hva vi gj�r for � lykkes i anskaffelses og innkj�psprosessen Resultater Gjennomf�ring av anskaffelsesprosessen Kvalifikasjon- og tildelingskriterier, herunder nye krav til vekting Avvisningsreglene Evaluering, tildeling av kontrakt og krav til begrunnelse og dokumentasjon Rammeavtaler, herunder inng�else og bruk av parallelle rammeavtaler F�r se hvor langt vi kommerF�r se hvor langt vi kommer

3. Regelverkets betydning for utvikling av innkj�psomr�det i foretaket og i regionen  All spesialisthelsetjeneste i S�r-Rogaland - somatisk og psykiatrisk: Lokalisert i Stavanger (V�land) og Egersund samt ambulansestasjoner og DPS er over hele s�rfylke �rlig anskaffelsesbudsjett litt over 1000 mill, ca 5200 ansatte Ca 2600 leverand�rer aktive pr. �r 50 leverand�rer som leverer for over 5 mill. pr. �r - ca 400 over 200 000 pr. �r Inng�r ca 110 kontrakter �rlig, og har i drift ca 250 rammeavtaler i drift Antallet anskaffelser er ca 100 i �ret, og HFet deltar i innkj�pssamarbeid i ca 10-15 anskaffelser i �ret Antall registrerte bestillinger; ca 13 500 pr. �r. Alle bestillinger fra HS skal ha bestillingsnummer Mottar mellom 50-60 000 faktura pr. �r 1000 mil for eksempel har vi nettopp kj�rt en anskaffelse av matvarer til helsergion vest der kontraktene har en vedri p� ca 400 millioner kroner.1000 mil for eksempel har vi nettopp kj�rt en anskaffelse av matvarer til helsergion vest der kontraktene har en vedri p� ca 400 millioner kroner.

4. Regelverkets betydning for utvikling av innkj�psomr�det  Insentiver til rasjonelle anskaffelser b�de for kj�per og leverand�rer Til forskjell fra en privat bedrift styres ikke offentlig virksomhet av bunnlinjen, men av tildelte budsjetter. Konsekvensene ved uhensiktsmessig organisering med d�rlige og dyre anskaffelser som resultat er ikke s�rlig problematisk for virksomhetens eksistens Gjennom formalkrav til prosedyre, innhold samt h�ndheving og kontroll i lov og forskrift �motiveres� offentlige oppdragsgivere til �profesjonalisering� av anskaffelsesvirksomheten hhv organisering og kompetanse i organisasjonen jfr. Loa � 1 �Forretningsmessighet� N�kkelen er alts� kunnskap om produktene samt innkj�psfag og regelverket - fokuserer p� regelverkets MULIGHETER ikke begrensninger og krav Ved overforbruk f�r en kanskje neste �r �kte budsjetter dvs insitamenter for � gj�re d�rlige innkj�p Leverand�rene er utstyrt gjennom regelverket med omfattende rettigheter som kan pr�ves av KOFA, ESA, domstol eller Sivilombudsmannen. Sanksjon mot brudd er erstatning eller midlertidig forf�yning der oppdragsgiver f�r forbud mot � inng� kontrakt. Rot p� dette omr�det gir betydelig risiko for d�rlig omd�mme - Dagens n�ringsliv Ved overforbruk f�r en kanskje neste �r �kte budsjetter dvs insitamenter for � gj�re d�rlige innkj�p Leverand�rene er utstyrt gjennom regelverket med omfattende rettigheter som kan pr�ves av KOFA, ESA, domstol eller Sivilombudsmannen. Sanksjon mot brudd er erstatning eller midlertidig forf�yning der oppdragsgiver f�r forbud mot � inng� kontrakt. Rot p� dette omr�det gir betydelig risiko for d�rlig omd�mme - Dagens n�ringsliv

5. Regelverkets betydning for utvikling av innkj�psomr�det � Gjennomg�ende prosess Anskaffelses og innkj�psprosessen er gjennomg�ende i ALLE organisasjoner, ikke bare det offentlige I Helse Stavanger har 1150 personer en permanent rolle i innkj�psorganisasjonens �expediting� del. Ytterligere ukjent antall mennesker p� alle niv�er er ad hoc tilknyttet anskaffelsesprosessen Anskaffelses og innkj�psprosessen er gjennomg�ende i ALLE organisasjoner, ikke bare det offentlige I Helse Stavanger har 1150 personer en permanent rolle i innkj�psorganisasjonens �expediting� del. Ytterligere ukjent antall mennesker p� alle niv�er er ad hoc tilknyttet anskaffelsesprosessen

6. Regelverkets betydning for utvikling av innkj�psomr�det � Innkj�psprosessen er to delprosesser Delprosess 1 - Investeringer, rammeavtaler, kj�p over 100 000,- Delprosess 2 - Gjennomf�ringen av leveransen, bruk av rammeavtale for driftskj�p Prosess og rutinebeskrivelser i QLM tilgjengelig for alle ansatte via Intranett for begge prosedyrer. Systemst�tte 1 - CMA Contiki ECM - anskaffelsesprosessen og kontraktsadministrasjon (endring og tilleggsavtaler) Systemst�tte 2 - Visma Unique E-handel ca 90% elektronisk registrering i innkj�pssystemet Delprosess 1 - Investeringer, rammeavtaler, kj�p over 100 000,- Delprosess 2 - Gjennomf�ringen av leveransen, bruk av rammeavtale for driftskj�p Prosess og rutinebeskrivelser i QLM tilgjengelig for alle ansatte via Intranett for begge prosedyrer. Systemst�tte 1 - CMA Contiki ECM - anskaffelsesprosessen og kontraktsadministrasjon (endring og tilleggsavtaler) Systemst�tte 2 - Visma Unique E-handel ca 90% elektronisk registrering i innkj�pssystemet

7. Regelverkets betydning for utvikling av innkj�psomr�det � Innkj�psstrategi �fra ensidig fokus p� bestillingseffektuering (�Expediting�) til fokus ogs� p� anskaffelser som virkemiddel for foretaket til � n� kravet om overholdelse av regelverket, og derigjennom n� m�lsetninger om kostnadsbesparelser for foretaket.� �kt fokus p� anskaffelsesprosessen iht regelverket dvs ved bruk av konkurranse p� alle anskaffelser Alle innkj�p/kontrakter p� over 100 tusen skal inng�s etter konkurranse iht. lov om offentlige anskaffelser (Loa). Innkj�p utenfor regelverket kalles ulovlige direkteanskaffelser, og kan p�klages til Klagenemnda (KOFA) Helseministeren har innf�rt �nulltoleranse� for ulovlige direkteanskaffelser som er grove brudd p� anskaffelsesregelverket Loa er meget effektivt verkt�y for kostnadsbesparelser og sikrer effektive og kvalitativt gode innkj�p Analyser viser at bedre organisering, samarbeid, kompetanse og rutiner og systemer er n�kkelen til lavere innkj�pskostnader estimert 30% besparelser Form�let er � f� mer helsetjenester ut av hver budsjettkrone unders�kelser fra EU viser at 70% av vinnerne av konkurransene er SMB Anskaffelsesstrategi for Helse Stavanger HF for perioden 2005 - 2006 vedtatt av styret i foretaket (v�r 2005) Etiske retningslinjer for alle ansatte i foretaket vedtatt av styret i foretaket (V�r 2005) - Forskrift om helsepersonell s adgang til � motta gaver - avtaler med leverand�rindustrien - QLM rutiner. Beregning av anskaffelsesverdien for dekning av l�pende behov er m�nedsverdi *48 m�neder - Ekstremt vanskelig � foreta en slik beregning. Anskaffelsesstrategi for Helse Stavanger HF for perioden 2005 - 2006 vedtatt av styret i foretaket (v�r 2005) Etiske retningslinjer for alle ansatte i foretaket vedtatt av styret i foretaket (V�r 2005) - Forskrift om helsepersonell s adgang til � motta gaver - avtaler med leverand�rindustrien - QLM rutiner. Beregning av anskaffelsesverdien for dekning av l�pende behov er m�nedsverdi *48 m�neder - Ekstremt vanskelig � foreta en slik beregning.

8. Regelverkets betydning for utvikling av innkj�psomr�det - Innkj�psstrategi Sentralisering av kontraktsforvaltningen til innkj�p- og kontraktavdeling og desentralisering av bestillinger via Webbutikk Ansvar for ALLE kontrakter i foretaket - vare, tjeneste og bygge- og anleggskontrakter Klare oppgaver og rolle i foretaket Hovedoppgave: Ansvar for merkantile og juridiske sider ved anskaffelse av varer, tjenester og bygge- og anleggskontrakter, ved gjennomf�ring av konkurranse og utarbeide kontrakter, samt forvalte disse. Utvikling av rutiner og ansvarsomr�det Gjennomf�ring av effektive konkurranser Kontraktsforhandlinger og kontraktsetablering Kontraktsforvaltning herunder desentralisering av �expediting� funksjonen via nettbutikk (Visma �E-handel� gir gevinst i form av reduserte transaksjonskostnad og �kt avtalelojalitet) Oppl�ring og kunnskapsformidling innenfor fagfeltet Kulepunkt 2 Hva skal vi oppn� med det ? P� sikt f� en komplett elektronisk avtaledatabase over foretakets samlede kontraktsforpliktelser Overholdelse av regelverket � ALLE anskaffelser via innkj�p- og kontraktavdelingen blir foretatt iht. regelverket og konkurranse som igjen gir besparelser Siker kostnadseffektiv og forutberegnelig innkj�psprosess for alle ber�rte parter inkl. leverand�rene. Forbedre kvaliteten og effektiviteten i alle deler av kontraktsarbeidet, herunder i anskaffelsessammenheng og kontraktsadministrasjonen. Kulepunkt 3 Spisskompetanse p� konkurransegjennomf�ring, valg av forhandlingsform for effektiv m�loppn�else, kontrakter, og kontraktsforvaltning IKKE teknisk ansakffelseskompetanse � vi har hundrevis av produktkompetente medarbeider i SUS for �vrig. I alle anskaffelser er det inne teknisk ansakffelseskompetanse. Kulepunkt 2 Hva skal vi oppn� med det ? P� sikt f� en komplett elektronisk avtaledatabase over foretakets samlede kontraktsforpliktelser Overholdelse av regelverket � ALLE anskaffelser via innkj�p- og kontraktavdelingen blir foretatt iht. regelverket og konkurranse som igjen gir besparelser Siker kostnadseffektiv og forutberegnelig innkj�psprosess for alle ber�rte parter inkl. leverand�rene. Forbedre kvaliteten og effektiviteten i alle deler av kontraktsarbeidet, herunder i anskaffelsessammenheng og kontraktsadministrasjonen. Kulepunkt 3 Spisskompetanse p� konkurransegjennomf�ring, valg av forhandlingsform for effektiv m�loppn�else, kontrakter, og kontraktsforvaltning IKKE teknisk ansakffelseskompetanse � vi har hundrevis av produktkompetente medarbeider i SUS for �vrig. I alle anskaffelser er det inne teknisk ansakffelseskompetanse.

9. Regelverkets betydning for utvikling av innkj�psomr�det - Noen suksessfaktorer Utvikling av innkj�psomr�det er solid ledelses- og organisasjonsforankret i HF, samt RHF og er felles i alle foretak i Helseregion vest � Felles strategi p� innkj�psomr�det Alle anskaffelser skal s� lang som mulig konkurranseeksponeres Etiske retningslinjer er utarbeidet og implementeres fortl�pende Kompetanse - fokus p� tverfaglig prosess og at kunnskap om det � legge til rette for effektiv konkurranse ogs� er viktig ikke bare kunnskap om produktenes beskaffenhet Markedskunnskap God faglig organisering av det regionale og lokale innkj�psarbeidet Standardisering av prosesser og begreper (felles nomenklatur) Rapportering og ledelsesinformasjon Elektronisk handel M�l for kostnads og prosessgevinster Grensen for kunngj�ring heves til 500 000,-. Det innf�res samtidig krav om konkurranse over 100 000,- kombinert med protokollplikt. Doffin kommer til � tilby en forenklet kunngj�ringsordning under 500 tusen. Vi skal IKKE tilbake til "tusen blomster" politikken der det for leverand�rene finnes like mange innganger til sykehusets budsjetter som det finnes ansatte. Inngangen er og skal v�re enkel og strukturert, og skal skje etter konkurranse. Det tar selvsagt tid � snu avtaleportef�ljen s� intill da er det nok en periode som leverand�rene m� v�re oppmerksom p� kan fremst� som "rotete".Grensen for kunngj�ring heves til 500 000,-. Det innf�res samtidig krav om konkurranse over 100 000,- kombinert med protokollplikt. Doffin kommer til � tilby en forenklet kunngj�ringsordning under 500 tusen. Vi skal IKKE tilbake til "tusen blomster" politikken der det for leverand�rene finnes like mange innganger til sykehusets budsjetter som det finnes ansatte. Inngangen er og skal v�re enkel og strukturert, og skal skje etter konkurranse. Det tar selvsagt tid � snu avtaleportef�ljen s� intill da er det nok en periode som leverand�rene m� v�re oppmerksom p� kan fremst� som "rotete".

10. Regelverkets betydning for utvikling av innkj�psomr�det � Suksessfaktorer i selve anskaffelsesprosessen M�let er � nytte foretakets samlede anskaffelseskompetanse p� en optimal m�te b�de teknisk og funksjonell produktkompetanse og klinisk kompetanse. Alle anskaffelser (med f� unntak) genereres fra linjeorganisasjonen som ogs� har budsjettene Alle anskaffelser involverer brukere/klinikere, budsjettansvarlig og andre produktspesialister - Ansvar for � utarbeide anskaffelsesstrategi, kravspesifikasjon, kvalifikasjon- og tildelingskriterier, samt deltar i evaluering og tildeling, samt deltar i evaluering av anskaffelsen (besparelser). Innkj�p- og kontrakt leder anskaffelsen ved � etablere fora for gruppen, framskaffe maler og eksempler, erfaringsoverf�ring fra tidligere anskaffelser, p�ser at formalia knyttet til regelverket overholdes, fremdriftsansvar, utarbeider det endelige konkurransegrunnlag inkl. kontrakter, kunngj�ring og p�ser at n�dvendig dokumentasjon mht. de valg som gj�res dokumenteres i anskaffelsesprotokoll. Alle kontrakter signeres av innkj�p- og kontraktsjef eller Adm. Dir. for � v�re juridisk bindende for foretaket.

11. Regelverkets betydning for utvikling av innkj�psomr�det � - effektiv aktivering av leverand�rer Aktivering av konkurransedyktige leverand�rerAktivering av konkurransedyktige leverand�rer

12. Regelverkets betydning for utvikling av innkj�psomr�det � - Effektiv konkurranse

13. Regelverkets betydning for utvikling av innkj�psomr�det � effektiv konkurranse

14. Regelverkets betydning for utvikling av innkj�psomr�det � Effektiv konkurranser

15. Regelverkets betydning for utvikling av innkj�psomr�det � Noen resultat av konkurranser Noen direkte pris- og kostnadsreduksjoner gjennom �kt fokus p� anskaffelsesprosessen. Prisbesparelser for 2005 gjennom kontrakter inng�tt av innkj�p- og kontraktsavdelingen er p� 13,7 millioner kroner. Prisbesparelser for 2004 var p� 9,9 millioner kroner totalt over to �r p� 23,6 millioner kroner. Kostnadsreduksjoner i kontraktsperioden p� kontrakter inng�tt i 2005 er p� 40,8 millioner kroner. Direkte og indirekte transaksjonsbesparelser: Reduserte transaksjonskostnader i forbindelse med gjennomf�ring av innkj�p pga nettbutikk og Efaktura med ca 12 millioner kroner. For � beregne de reduserte transaksjonskostnadene er metodikk fra Fornyings- og administrasjonsdepartementet benyttet. For � beregne de reduserte transaksjonskostnadene er metodikk fra Fornyings- og administrasjonsdepartementet benyttet.

16. Regelverkets betydning for utvikling av innkj�psomr�det � Eksempler p� konkurranseeffekt Eksempel 1 Kontoravtalen reduserte vi antallet leverand�rer fra ca 4 -5 til 1 i l�pet av 2005. Besparelsen i 2005 er p� 520 000,-, og den �rlige besparelse er p� 1 500 000,- og 6 200 000,- i l�pet av kontraktens gyldighetsperiode. Identisk Postitblokk som vi i alle �r har betalt 11,55,- pr.stk, betaler vi n� 1,56,- pr stk gir en besparelse p� over 320 000,- i kontraktsperioden. N� har foretaket en lovlig avtale. Eksempel 2 Driftsprodukter til r�ntgenavdelingen fikk i tillegg til lovlige anskaffelser en besparelse p� 900 000,- kroner pr. �r, totalt 1 800 000,- kroner spart over to �r. Beregningene av besparelsene er POTENSIELLE besparelser - Hva gjenst�r ? Bruk av avtalen! Avtalelojalitet. Du kan inng� den beste avtalen i verden - hva er poenget dersom den ikke brukes! Avtalelojalitet realiserer besparelsespotensialet. Det f�r vi i Helse Stavanger ved � legge til rette for bruk av avtalene gjennom SUS Webbutikk. P� den m�ten finner innkj�psorganisasjonen p� 1150 bruker frem p� en enkel og grei m�te til den gule lappen til 1,56 og ikke den til 11,55. Eksempel - n� skal jeg kj�pe denne post it blokken.Beregningene av besparelsene er POTENSIELLE besparelser - Hva gjenst�r ? Bruk av avtalen! Avtalelojalitet. Du kan inng� den beste avtalen i verden - hva er poenget dersom den ikke brukes! Avtalelojalitet realiserer besparelsespotensialet. Det f�r vi i Helse Stavanger ved � legge til rette for bruk av avtalene gjennom SUS Webbutikk. P� den m�ten finner innkj�psorganisasjonen p� 1150 bruker frem p� en enkel og grei m�te til den gule lappen til 1,56 og ikke den til 11,55. Eksempel - n� skal jeg kj�pe denne post it blokken.

17. Regelverkets betydning for utvikling av innkj�psomr�det � Kontraktsbruk og avtalelojalitet gjennom SUS Webbutikk

22. Helse Stavanger HF - Utarbeidelse av effektive konkurransegrunnlag p� grunnlag av prosedyrekrav i regelverket Konkurransegrunnlag er sentralt i alle konkurranser som gjennomf�res i foretaket (Beste praksis off. anskaffelser) Det skilles mellom anskaffelser som gjennomf�res i ett trinn eller om det skal kvalifiseres f�r konkurranse gjennomf�res (to trinn). Konkurransedokumentene i Helse Stavanger HF Del 1 Administrative bestemmelser for selve konkurransen herunder kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Del 2 som best�r av kontraktuelle vilk�r som skal benyttes som grunnlag for beregning av tilbud. Her finnes kontraktsvilk�rene som skal benyttes samt beskrivelse av kontraktens gjenstand (kravspec) Hjelpemiddel til � oppn� den optimale anskaffelsen Riktig behovstilfredstillelse til lavest mulig kostnad M�lene m� avveies mot hverandre og oppgaven er � finne den riktige balanse mellom de relative egenskapene ved tilbudene.

23. Helse Stavanger HF - Utarbeidelse av effektive konkurransegrunnlag Del 1 Administrative vilk�r - Kvalifikasjonskriterier Kvalifikasjonskriterier gjelder forhold ved leverand�ren som er g�r p� organisatorisk, �konomisk / finansiell eller tekniskfaglige egnethet - ikke- diskriminerende objektive og dokumenterbare Alle kriterier som skal evalueres skal v�re angitt M� fremg� av kunngj�ring Noen krav er obligatoriske for eksempel skatteattester og HMS-egen�rkl�ring ved tjenestekj�p, mens andre er fakultativ. Risiko for mislighold av kontrakten. Proporsjonalitetsprinsippet gjelder dvs ikke for h�ye krav i forholdt til risikoen ved anskaffelsen se veileder kap 4. Vi praktiserer lavest mulig kvalifikasjon- og tilh�rende dokumentasjonskrav. Egnethet for � gjennomf�re kontrakten og skal st� i fohold til ytelsen som skal leveres. 1) Enten er leverand�ren kvalifisert iht. de oppstilte krav eller s� er han det ikke 2) eller ved begrenset eller konkurranse med forhandlinger s� skal den best kvalifiserte leverand�r identifiseres. Eksempler p� kvalifikasjonskrav er: - Soliditet ang�r egenskaper ved leverand�ren oger ikke egnet til � identifisere det �konomisk mest fordelaktige tilbudet. Skal derfor vurderes i kvalifikasjonsomgangen jfr. dom av 18. desember 1998 H�logaland lagmannsrett + Haug med KOFA avgj�relser. Dette er uproblematisk. Tekniske kvalifikasjoner kan v�re kompetanse hos feks teknisk personell som skal benyttes under utf�relse av kontrakten feks autorisasjon o.l Leveran�rens erfaring og referanser (egne og andres) m� bygge p� objektive forhold. Arbeidsstyrke og utstyr som skal nyttes ved utf�relse av kontrakten. Kvaliteten p� utstyret som skulle anvendes kan nyttes som et tildelingskriterium. eller kredittverdighet. Egnethet for � gjennomf�re kontrakten og skal st� i fohold til ytelsen som skal leveres. 1) Enten er leverand�ren kvalifisert iht. de oppstilte krav eller s� er han det ikke 2) eller ved begrenset eller konkurranse med forhandlinger s� skal den best kvalifiserte leverand�r identifiseres. Eksempler p� kvalifikasjonskrav er: - Soliditet ang�r egenskaper ved leverand�ren oger ikke egnet til � identifisere det �konomisk mest fordelaktige tilbudet. Skal derfor vurderes i kvalifikasjonsomgangen jfr. dom av 18. desember 1998 H�logaland lagmannsrett + Haug med KOFA avgj�relser. Dette er uproblematisk. Tekniske kvalifikasjoner kan v�re kompetanse hos feks teknisk personell som skal benyttes under utf�relse av kontrakten feks autorisasjon o.l Leveran�rens erfaring og referanser (egne og andres) m� bygge p� objektive forhold. Arbeidsstyrke og utstyr som skal nyttes ved utf�relse av kontrakten. Kvaliteten p� utstyret som skulle anvendes kan nyttes som et tildelingskriterium. eller kredittverdighet.

24. Helse Stavanger HF - Utarbeidelse av effektive konkurransegrunnlag Del 1 Administrative vilk�r Kvalifikasjonskriterier Kvalifikasjonskriteriene gjelder ikke tilbudets innhold. Sammenblanding av kvalifikasjon og tildelingskriterier medf�rer regelmessig feil i tildelingen av kontrakten. Vurdering av hvorvidt leverand�ren er kvalifisert til � delta i konkurransen m� skilles fra vurderingen om hvem som skal tildeles oppdraget. Av dette ser en at evaluering av leverand�ren skjer F�R en vurderer selve tilbudene og tildelingskriteriene. F�lger av regelverkets system, og av enkeltbestemmelser for eksempel � 15-2. Dersom det er begrensinger mht. deltakelse utarbeides en vektingsmatrise for kvalifisering, og kriteriene utformes slik at de er graderbare. Dersom vektingen er klar p� forh�nd skal den oppgis i kunngj�ring eller kvalifikasjonsgrunnlaget eller konkurransegrunnlaget jf C-470/99 (Universale Bau)

25. Helse Stavanger HF - Utarbeidelse av effektive konkurransegrunnlag Del 1 Administrative vilk�r - Tildelingskriterier Tildelingskriteriene gjelder egenskaper ved selve tilbudet som er innlevert som besvarelse p� konkurranse fra de kvalifiserte leverand�rene (fase 2) og med n�dvendig dokumentasjon. Forhandlingsforbudet ved �pen og begrenset anbudskonkurranse �� 9-1 og 16-1. To m�ter � tildele kontrakt p�: Laveste pris alene eller �konomisk mest fordelaktig - uansett f�rrest mulig kriterier pga kompleksiteten i beslutningen. Tildelingskriteriene er alltid graderbare til forskjell fra kravspesifikasjonen (enten oppfylt vs. ikke oppfylt, og kun unntaksvis er graderbare). Tildelingskriteriene blir til kontraktsvilk�r enten direkte if�lge tilbudet eller s� skal de fremforhandles (tildelingskriteriene er det eneste tema for konkurranse med forhandlinger). De �vrige kontraktsvilk�rene er regelmessig ikke tema for forhandlinger. �9-1 f�lger av alminnelig anbudsrett Er absolutt, og ivaretar kravet til likebehandling, reel konkurranse og gjennomsiktighet. Totalforbud mot endringer i tilbud Rt 1994 s. 1222 gjelder ogs� konkurranser iht. NS 3400. KOFA 2004/79 en leverand�r fikk i et m�te anledning til � legge frem en presisering av tilbudet slik at prisen ble redusert- i strid med forbudet. (912 tildelingskriterier) Kontakt skal kun v�re av avklarende karakater. En reduksjon av oppdragets omfang kan foretas dersom dette kan skje ut fra opplysninger gitt i tilbudet. Det beste er � be leverand�rene prise opsjoner som oppdragsgiver p� et senere tidspunkt kan tas ut dersom prisen blir for h�y �9-1 f�lger av alminnelig anbudsrett Er absolutt, og ivaretar kravet til likebehandling, reel konkurranse og gjennomsiktighet. Totalforbud mot endringer i tilbud Rt 1994 s. 1222 gjelder ogs� konkurranser iht. NS 3400. KOFA 2004/79 en leverand�r fikk i et m�te anledning til � legge frem en presisering av tilbudet slik at prisen ble redusert- i strid med forbudet. (912 tildelingskriterier) Kontakt skal kun v�re av avklarende karakater. En reduksjon av oppdragets omfang kan foretas dersom dette kan skje ut fra opplysninger gitt i tilbudet. Det beste er � be leverand�rene prise opsjoner som oppdragsgiver p� et senere tidspunkt kan tas ut dersom prisen blir for h�y

26. Helse Stavanger HF - Utarbeidelse av effektive konkurransegrunnlag Del 1 Administrative vilk�r - Tildelingskriterier Vidt innkj�psfaglig skj�nn Kriteriene M� ang� et forhold som er av �konomisk verdi for foretaket Knyttet til kontraktens gjenstand og kontraktens verdi M� ikke lede til ubetinget fritt valg (klarhet dvs at alle rimelig opplyste og normalt p�passelige leverand�rer vil tolke kriteriet likt). M� ikke v�re i strid med de grunnleggende kravene i Loa � 5 og m� ikke utformes slik at enkelte leverand�rer f�r en fordel samt objektive kriterier dvs er saklige, relevant og ha betydning for form�let med anskaffelsen Alle kriteriene M� v�re angitt i konkurransegrunnlaget eller kunngj�ringen Tildelingskriteriene m� v�re knyttet opp mot opplysninger som er gitt i tilbudet. Er det inntatt et ulovlig kriterium er konsekvensen at anskaffelsesprosessen m� stoppes. Unntaksvis kan det ulovlige kriterium tas ut av vurderingen dersom en kan anta at det ikke er egnet til � p�virke leverand�rens utforming av tilbudet jfr. KOFA 2004/180 og 67. Dersom det medf�rer at det ikke finnes tildelingskriterier skal laveste pris benyttes. Tildelingskriterier, pris, leveringstid, teknisk ytelse, funksjonalitet m.m m� sees i sammenheng med beskrivelsen i kravspecen og utkast til kontrakt. Kontraktens gjenstand- tildelingkriteriet m� knytte seg til den ytelse som skal anskaffes og st� i naturlig sammenheng med det behov som skal dekkes. �konomisk verdi er alle kostnader oppdragsgiver vil f� ifbm anskaffelsen. Ikke uten unntak feks vil estetiske egenskaper kunne benyttes. Kvalitet m� gjelde varen ikke produksjonsm�te med mindre den har betydning for varens kvalitet. ofte m� begrepet presiseres i den enkelte anskaffelse Referanser (utgpkt et kvalifikasjonskriterium men kan brukes dersom det er forskjellige opplysninger som ettersp�rres) )kan ha betydning for tildeling dersom den har direkte betydning for den konkrete gjennomf�ring av oppdraget. Feks kan referanser si noe om dokumentasjon p� hvorvidt andre tildelingskriterier er oppfylt (feks samarbeidsevne)- m� gjelde gjelde gjennomf�ring av oppdrag feks punktlighet, antall reklamasjone m.m Feks vil kriteriet "kompetanse/referanse firma" ulovlig ved anskaffelse av prosjekteringstjenester, men lovlig ved anskaffelse av arkitekttjenester (2003/59) - Betydningen av personlige egenskaper (intelektuelle tjenester) for gjennomf�ringen av oppdraget. Gjennomf�ringeevne m� presiseres slik at det er gjennomf�ring av det konkrete oppdraget som vurderes feks som "plan" eller/og "stategi" Samarbeidsevne (kontraktsmodell "samspillmodellen" dvs leverand�ren kommer tidlig inn i prosessen og kontrakten deles inn i to samspillsfaser; en samspillsfase og en produksjonsfase. I Forsvaret ble dette kalt TISAM kontrakter. "Samspillevne" - skj�nnsmessig og kunne v�re vanskelig � vurdere objektivt akseptert i 2003/201 Tildelingskriterier, pris, leveringstid, teknisk ytelse, funksjonalitet m.m m� sees i sammenheng med beskrivelsen i kravspecen og utkast til kontrakt. Kontraktens gjenstand- tildelingkriteriet m� knytte seg til den ytelse som skal anskaffes og st� i naturlig sammenheng med det behov som skal dekkes. �konomisk verdi er alle kostnader oppdragsgiver vil f� ifbm anskaffelsen. Ikke uten unntak feks vil estetiske egenskaper kunne benyttes. Kvalitet m� gjelde varen ikke produksjonsm�te med mindre den har betydning for varens kvalitet. ofte m� begrepet presiseres i den enkelte anskaffelse Referanser (utgpkt et kvalifikasjonskriterium men kan brukes dersom det er forskjellige opplysninger som ettersp�rres) )kan ha betydning for tildeling dersom den har direkte betydning for den konkrete gjennomf�ring av oppdraget. Feks kan referanser si noe om dokumentasjon p� hvorvidt andre tildelingskriterier er oppfylt (feks samarbeidsevne)- m� gjelde gjelde gjennomf�ring av oppdrag feks punktlighet, antall reklamasjone m.m Feks vil kriteriet "kompetanse/referanse firma" ulovlig ved anskaffelse av prosjekteringstjenester, men lovlig ved anskaffelse av arkitekttjenester (2003/59) - Betydningen av personlige egenskaper (intelektuelle tjenester) for gjennomf�ringen av oppdraget. Gjennomf�ringeevne m� presiseres slik at det er gjennomf�ring av det konkrete oppdraget som vurderes feks som "plan" eller/og "stategi" Samarbeidsevne (kontraktsmodell "samspillmodellen" dvs leverand�ren kommer tidlig inn i prosessen og kontrakten deles inn i to samspillsfaser; en samspillsfase og en produksjonsfase. I Forsvaret ble dette kalt TISAM kontrakter. "Samspillevne" - skj�nnsmessig og kunne v�re vanskelig � vurdere objektivt akseptert i 2003/201

27. Helse Stavanger HF - Utarbeidelse av effektive konkurransegrunnlag Del 1 Administrative vilk�r - Tildelingskriterier Plikt for oppdragsgiver � angi vektingen av de ulike kriteriene Vektingen kan angis ved fastsettelse av en ramme med et passende maksimalt utslag Ikke like p�krevd under terskelverdien (1,8 mill), men uhensiktsmessig � operere med to standarder. Tildelingskriterier, pris, leveringstid, teknisk ytelse, funksjonalitet m.m m� sees i sammenheng med beskrivelsen i kravspecen og utkast til kontrakt. Kontraktens gjenstand- tildelingkriteriet m� knytte seg til den ytelse som skal anskaffes og st� i naturlig sammenheng med det behov som skal dekkes. �konomisk verdi er alle kostnader oppdragsgiver vil f� ifbm anskaffelsen. Ikke uten unntak feks vil estetiske egenskaper kunne benyttes. Kvalitet m� gjelde varen ikke produksjonsm�te med mindre den har betydning for varens kvalitet. ofte m� begrepet presiseres i den enkelte anskaffelse Referanser (utgpkt et kvalifikasjonskriterium men kan brukes dersom det er forskjellige opplysninger som ettersp�rres) )kan ha betydning for tildeling dersom den har direkte betydning for den konkrete gjennomf�ring av oppdraget. Feks kan referanser si noe om dokumentasjon p� hvorvidt andre tildelingskriterier er oppfylt (feks samarbeidsevne)- m� gjelde gjelde gjennomf�ring av oppdrag feks punktlighet, antall reklamasjone m.m Feks vil kriteriet "kompetanse/referanse firma" ulovlig ved anskaffelse av prosjekteringstjenester, men lovlig ved anskaffelse av arkitekttjenester (2003/59) - Betydningen av personlige egenskaper (intelektuelle tjenester) for gjennomf�ringen av oppdraget. Gjennomf�ringeevne m� presiseres slik at det er gjennomf�ring av det konkrete oppdraget som vurderes feks som "plan" eller/og "stategi" Samarbeidsevne (kontraktsmodell "samspillmodellen" dvs leverand�ren kommer tidlig inn i prosessen og kontrakten deles inn i to samspillsfaser; en samspillsfase og en produksjonsfase. I Forsvaret ble dette kalt TISAM kontrakter. "Samspillevne" - skj�nnsmessig og kunne v�re vanskelig � vurdere objektivt akseptert i 2003/201 Tildelingskriterier, pris, leveringstid, teknisk ytelse, funksjonalitet m.m m� sees i sammenheng med beskrivelsen i kravspecen og utkast til kontrakt. Kontraktens gjenstand- tildelingkriteriet m� knytte seg til den ytelse som skal anskaffes og st� i naturlig sammenheng med det behov som skal dekkes. �konomisk verdi er alle kostnader oppdragsgiver vil f� ifbm anskaffelsen. Ikke uten unntak feks vil estetiske egenskaper kunne benyttes. Kvalitet m� gjelde varen ikke produksjonsm�te med mindre den har betydning for varens kvalitet. ofte m� begrepet presiseres i den enkelte anskaffelse Referanser (utgpkt et kvalifikasjonskriterium men kan brukes dersom det er forskjellige opplysninger som ettersp�rres) )kan ha betydning for tildeling dersom den har direkte betydning for den konkrete gjennomf�ring av oppdraget. Feks kan referanser si noe om dokumentasjon p� hvorvidt andre tildelingskriterier er oppfylt (feks samarbeidsevne)- m� gjelde gjelde gjennomf�ring av oppdrag feks punktlighet, antall reklamasjone m.m Feks vil kriteriet "kompetanse/referanse firma" ulovlig ved anskaffelse av prosjekteringstjenester, men lovlig ved anskaffelse av arkitekttjenester (2003/59) - Betydningen av personlige egenskaper (intelektuelle tjenester) for gjennomf�ringen av oppdraget. Gjennomf�ringeevne m� presiseres slik at det er gjennomf�ring av det konkrete oppdraget som vurderes feks som "plan" eller/og "stategi" Samarbeidsevne (kontraktsmodell "samspillmodellen" dvs leverand�ren kommer tidlig inn i prosessen og kontrakten deles inn i to samspillsfaser; en samspillsfase og en produksjonsfase. I Forsvaret ble dette kalt TISAM kontrakter. "Samspillevne" - skj�nnsmessig og kunne v�re vanskelig � vurdere objektivt akseptert i 2003/201

28. Helse Stavanger HF - Offentlig kunngj�ring DOFFIN og/eller TED Alle anskaffelser over 500 000,- kunngj�res p� DOFFIN og ved anskaffelser over 1,8 mill p� DOFFIN og TED (www.doffin.no). Grense p� 500 000,- for kunngj�ring og inng�else av kontrakt iht prosedyrereglene. Alle anskaffelser skal skje etter konkurranse og med hensyn til likebehandling. Doffin kommer ikke til � legge til rette for kunngj�ring ogs� under 500 000,-. Protokollplikt, skatteattest og HMS fra 100 000,-. overtredelsesgebyr p� inntil 15% av kontraktsverdi ved ulovlige direkteanskaffelser. Enhver f�r adgang til � p�klage ulovlige direkteanskaffelser til KOFA. Alle konkurransegrunnlag som gjelder anskaffelser til Helse Stavanger HF er tilgjengelig i tilbudsperioden 24 timer i d�gnet 365 dager i �ret p� www.helse-stavanger.no uten passord. Leverand�rene m� selv holde seg oppdatert mht. evt. sp�rsm�l og svar som publiseres samme sted fortl�pende dvs endringer er tillatt f�r tilbudsfristen utl�per. Historikk Eneleverand�rtilfeller � over terskelverdi er det en meget liten adgang til � anskaffe etter forhandling uten kunngj�ring � 4-3, Under terskelverdien litt videre men er meget liten. Kravet er ikke oppfylt ved at det rent faktisk kun eksisterer en leverand�r. Kravet er at det eksisterer et rettslig monopol. Eksempel der dette har ledet til faktisk monopoltilstander. F�lger av alminnelige anbudsrettslige prinsipper / EU f�lger de av praksis fra EF- domstolen Avvisning pga forhold ved leverand�ren � 8-12 (15-12) Historikk Eneleverand�rtilfeller � over terskelverdi er det en meget liten adgang til � anskaffe etter forhandling uten kunngj�ring � 4-3, Under terskelverdien litt videre men er meget liten. Kravet er ikke oppfylt ved at det rent faktisk kun eksisterer en leverand�r. Kravet er at det eksisterer et rettslig monopol. Eksempel der dette har ledet til faktisk monopoltilstander. F�lger av alminnelige anbudsrettslige prinsipper / EU f�lger de av praksis fra EF- domstolen Avvisning pga forhold ved leverand�ren � 8-12 (15-12)

29. Helse Stavanger HF - Rutiner for avvisning Hva er avvisning og n�r skal avvisning skje? Avvisning foreligger n�r tilbudet ekskluderes fra � delta i den videre konkurranse. Avvisning skal skje s� snart som mulig �� 8-13 og 15-13. Informasjonsplikt jfr. � 3-8 (1) dvs skriftlig kort begrunnelse for hvorfor tilbudet avvises. Skillet mellom �Skal� og �Kan� avvises. �Skal� er absolutt dvs. oppdragsgiver har plikt til � avvise tilbudet (1) ved pliktbrudd foreligger det brudd p� kravet til likebehandling av leverand�rene- noe som kan gi grunnlag for erstatning b�de for den positive og negative kontraktsinteresse for �vrige leverand�rer. �Kan� betyr at oppdragsgiver velger om han skal avvise eller ikke dvs. oppdragsgiver har en rett men ikke plikt til � avvise tilbudet (2). Krav likebehandling og saklig samt rimelighet. Avvisning kan skje etter innlvering av tilbud, ved kvalifisering, ved tildeling, og ved klagebehandling. Eks der en leverand�r klaget p� tildeling der det ved fornyet behandling viste seg � v�re alvorlige feil ved klagers tilbud noe som medf�rte avvisning p� dette tidspunktet. KOFA avvsiste klagebehandlingen- noe som kan tolkes som en aksept for en slik adgang i noen tilfeller dvs unntaksvis.Avvisning kan skje etter innlvering av tilbud, ved kvalifisering, ved tildeling, og ved klagebehandling. Eks der en leverand�r klaget p� tildeling der det ved fornyet behandling viste seg � v�re alvorlige feil ved klagers tilbud noe som medf�rte avvisning p� dette tidspunktet. KOFA avvsiste klagebehandlingen- noe som kan tolkes som en aksept for en slik adgang i noen tilfeller dvs unntaksvis.

30. Helse Stavanger HF - Rutiner for avvisning Avvisning p� grunn av forhold ved tilbudet �� 8-10 og 15-10 (1) bokstav a. Overholdelse av innleveringsfristen for tilbud innleveringsfristen er absolutt dvs kommer tilbudet for sent frem til oppdragsgiver skal tilbudet avvises av hensyn til likebehandling av leverand�rene. Mangler i tilbudet kan rettes i en viss utstrekning ved at det gis en kort tilleggsfrist noe som medf�rer en forsinkelse i prosessen da evaluering ikke kan starte f�r mangelen er rettet opp. Tilbudets utforming �� 8-5 og 15-5 er absolutt mht. avvisning Manglende dokumentasjon kan rettes opp gjennom tilleggsfrist dersom oppdragsgiver ikke har satt opp annet SammenlignbarhetSammenlignbarhet

31. Helse Stavanger HF - Evaluering, tildeling av kontrakt og krav til begrunnelse og dokumentasjon Protokollf�ring (anskaffelsesprotokoll) skal f�res av HS. Skal v�re egnet til � rekonstruere anskaffelsen i ettertid (KOFA eller evt. erstatningskrav). �alle vestentlige forhold og beslutninger gjennom anskaffelsesprosessen�. Minimum: �begrunnelse for valg av tilbudets verdi og relative fordeler og egenskaper i forhold til de �vrige tilbudene� dvs angi den relative vekt av tildelingkritene slik de er vurdert (vektingsmatrise skal v�re utarbeidet innen tilbudsfristen), samt hvordan det enkelte tilbudet oppfylte det enkelte kriterium.

32. Helse Stavanger HF - Evaluering, tildeling av kontrakt og krav til begrunnelse og dokumentasjon Begrunnelse i to trinn: f�rst en kort begrunnelse mht. det valgte tilbudet s� en utdypende individuell begrunnelse etter anmodning. Karensfrist - min. 10 dager fra tildelingsbeslutning er meddelt leverand�rene (samtidig) f�r skriftlig kontrakt kan inng�s - klage KOFA i inntill 6 mnd (evt. midlertidig forf�yning). Mao. omfattende dokumentasjonsplikt.

33. Helse Stavanger HF - Rutiner for inng�else av rammeavtaler, herunder inng�else og bruk av parallelle rammeavtaler Definisjon: �En avtale som inng�s mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverand�rer som har som form�l � fastsette vilk�rene for de kontrakter (bestillinger) som skal tildeles i l�pet av en gitt periode, s�rlig med hensyn til pris og eventuelt planlagte mengder�. Oversettelse av nytt EU direktiv i utkast til nytt regelverk Inng�else skjer som ved tildeling av andre kontrakter Bruk av rammeavtalen kan kun skje mellom de parter som var omhandlet i konkurransen Omfanget i avtalen kan ikke utvides i s�rlig grad (vesentlige endringer) Tidsbegrensning maksimalt 4 �r, eller det som er angitt i kontrakten - tidsubegrensede kontrakter er ulovlige Med kontrakt menes bestillingMed kontrakt menes bestilling

34. Helse Stavanger HF - Rammeavtaler herunder inng�else og bruk av parallelle rammeavtaler Rammeavtale med flere leverand�rer om leveranser av tilsvarende/overlappende produkter kalles parallelle rammeavtaler. Krav: Avropsmekanisme (forutberegnelighet og etterpr�vbarhet) Tidligere var det anledning med flere former for avropsmekanismer n�: Minst 3 leverand�rer (om mulig) og konkurransen gjen�pnes.

35. Kommer du i en slik situasjon s� vil jeg at du tenker p� innkj�p- og kontraktsavdelingenKommer du i en slik situasjon s� vil jeg at du tenker p� innkj�p- og kontraktsavdelingen