Dokumentumkezelési megoldások önkormányzati környezetben

1. Dokumentumkezelési megoldásokönkormányzati környezetben Kovács László EMC Magyarország

2. Változások a kormányzati szektorban • A kormányzatok szerte a világon átfogó átalakuláson esnek át • A legkomolyabb kihívások: • Az állampolgárok megnövekedett elvárásai • Az új technológiák alkalmazása a szolgáltatások javítása és a költségek csökkentése érdekében • Az információ biztonsága • Megfelelés a törvényi előírásoknak

3. Miért kell a kormányzatnak változnia? • A háttérben a társadalom széleskörű átalakulása • Az információ felhasználásának fontossága • A versenyképesség javítása magasabb képzési rendszerrel és kedvezőbb gazdasági feltételekkel • Jobban működő közösségek • Elszigeteltség csökkentése jobb életkörülmények megteremtése • Az erőforrások előteremtése kedvezőtlen folyamatok mellett • Demográfiai változások • A kormányzatok többet akarnak szolgáltatni többletköltség nélkül • Törekvések a hatékonyabb szolgáltatások megvalósítására • Hatékonysági kezdeményezések- i2010 • Szabványosítási törekvések – pl. FEA az USA-ban

4. A kormányzat karcsúsítása – globális törekvés • Lengyelország eGovernment 2005 “Poland stands before a difficult challenge, which results from global competition and access to the European Union, Poland must develop its economy based on knowledge and creativity, and administer the country by using the most up to date communication and information technology.” • USA – eGov “To transform the Federal government to one that is citizen-centered, results-oriented, and market-based” • Kanada – Government On-Line“Our goal is to be known around the world as the government most connected to its citizens, with Canadians able to access all government information and services online at the time and place of their choosing.” • Németország – BundOnline 2005“To ensure that citizens and enterprises are able to use the services of the federal administration more simply, faster and cheaper.” • Svédország - The 24/7 Agency“The eGovernment vision is not only one of leveraging information technology to facilitate easy, 24/7 access to the public sector for citizens—it is also a vision of transforming the public sector into a customer-focused service provider, which demands radical changes of organizations, processes and attitudes. The vision is to have a network of agencies that cooperate to serve the citizen.” • Ausztrália – Better Services, Better Government“Better Services, Better Government maps out the next phase of the federal government’s drive to move from placing government information and services online to more comprehensive and integrated application of new technologies to government information, service delivery and administration.” • Olaszország – eGovernment Code “The ‘Digital Administration Code’ 2005 is a new legal text that aims at providing a clear framework for the development of e-government and for the emergence of an ‘efficient and friendly’ public administration.” This sits alongside the recent ‘directive for the digitisation of public administration’, and new interoperability standards to be enforced across the public sector.

5. eEurope kezdeményezés – www.eu-forum.org • eEurope célja: • Online üzleti szféra szolgáltatások • Online állampolgári szolgáltatások • A digitális szolgáltatások elfogadtatása az EU országokban • A tagországok számára kitűzött célok: • Modern és hatékony online szolgáltatások biztosítása • Dinamikus e-business környezet • Széleskörben elérhető és biztonságos hozzáférés a szolgáltatásokhoz

6. eEurope – elektronikus szolgáltatások • Businessservices – Üzleti szféra szolgáltatások • Alkalmazottak társadalombiztosítási nyilv. • Közbeszerzések • ÁFA bevallások és kimutatások • Új vállalkozások bejegyzése • Statisztikai adatok bejelentése • Környezetvédelmi engedélyek • Társasági adó bevallások és nyilv. • Citizen services – Állampolgári szolgáltatások • Egészségügyi szolgáltatások • Gépkocsi nyilvántartás • Építési engedélyek • Rendőrségi bejelentések • Könyvtár nyilvántartások • Anyakönyvi kivonatok (születési, házassági) • Felsőoktatási nyilvántartások • Lakcímváltozások • Társadalombiztosítási nyilv. • Személyi dokumentumok (útlevél, jogosítvány) • Munkaügyi nyilvántartások • Személyi jövedelemadó nyilvántartások

7. Az átalakulás lépései Source: Beyond eGovernment, Booze Allen Hamilton 2005 (prepared for UK EU Presidency 2005)

8. Problémák a hagyományos környezettel • A nem struktúrált tartalom (dokumentumok) mennyisége egyre növekszik– A kormányzatok továbbra is küzdenek a túlzott dokumentáltsággal és feldolgozással • Állampolgári szolgáltatások– Növekvő igények a folyamatosan elérhető (0-24) és valós idejű ügyintézésre • Hozzáférés az információhoz – A gyors és hatékony hozzáférés az információhoz szervezeti szinten problémát jelent • Hatékonyság és költségek – A papír alapú ügykezelés korlátozza a hatékonyságot, és magasan tartja a költségeket • Törvényi megfelelés és átláthatóság –adatvédelmi előírások és az információ szabadságának biztosítása

9. A sikeres átalakuláshoz szükséges lépések • Egyszerűsített folyamatok hatékony kivételkezeléssel – csoportmunka támogatás • Folyamat monitorozás és gyors beavatkozás – a változások követése • Áttérés papírról digitális tartalomra – az összes állomány feldolgozása – Űrlapok, faxok, dokumentumok • Erős biztonsági rendszer és jogosultág-kezelés • Keresés a különböző forrásokban –struktúrált és nem struktúrált egyaránt

10. A tartalomkezelés szerepe Az információ hatékonyabb felhasználása Egyszerűsített és hatékony folyamatok 1 2 3 Információ védelem és megfelelés a törvényi előírásoknak

11. Folyamat automatizálás Federated Repository Egy tartalomkezelő rendszer felépítése Integrációs szolgáltatások Process Services Csoportmunka Content Services Keresés/osztályozás Bevitel Transzformáció Publikáció/disztribúció Összerendelések Repository Services Megőrzés/megfelelés Archiválás Intelligenstárolás Szabálykezelés

12. IntegrationServices Csoportmunka környezetek (dok. megosztások, feladatkezelések, megbeszélések) Folyamat automatizálás(Modellezés, szimuláció, monitorozás, optimalizálás) Dokumentum Űrlapok Web Média áll. Képek Levelek Riportok Virtual Repository ECI EAI BPI AIS Alkalmazások Meglévő rendszerek Adatbázisok Külső források Szolgáltatás orientált architektúra Process Services Content Services Portál, Szerkesztőségi rendszerek, Alkalmazások, Egyedi fejlesztések Repository Services Legend: EAI (Enterprise Application Integration) ECI (Enterprise Content Integration) AIS (Authoring Integration Services) BPI (Business Process Integration)

13. Ügyfél portál Az állampolgárok egyszerűbb elérése, kiszolgálása • Tartalomkezelési háttér a portálon való megjelenítésre. • Pontos, naprakész információ megjelenítése– többféle kommunikációs csatorna mind külső, mind belső hozzáférés esetén • Egyszerű és gyors megjelenítés • Az információ keresése helyett hangsúly az érdemi munkán • Folyamatok online indítása • Felhasználása: • Információ szolgáltatása • Ügyintézés mind üzleti mind privát szféra számára • Pl Engedélyek kiadása • Belső hivatali portálok azonos technológiával

14. Egy példa a megvalósításra belgium.be citizen portal Jellemzők • Nem csak információs portál, hanem ügyintézést is biztosít • Az adó, gépkocsi nyilv., vállalkozási engedélyekkel kezdődően a 12 privát és 8 üzleti kiszolgálás nagyrészét biztosítja • Lehetővé teszi a hivatalnokok együttműködését a Documentum segítségével • Átlagosan 5.5m találat naponta, 60,000 látogató • Éles üzem 2003 óta Kormányzati jellemző: • több mint 10 millió állampolgár • Az ország legnagyobb munkáltatója - 60,000 hivatalnok • 4 különböző nyelv • 14 minisztérium • Több mint 24 korm. Szervezet hivatal

15. FPS Finance FPS Employment and Social Services FPS Social Security belgium.be Felhasználói csoportosítás.A háttérszervezet elfedése a felhasználók elől 1. 1. Célcsoportok Három csoport szerinti rendezés 2. 2.Kategóriák Minden csoport számára több kategória 3. 3.Témák Minden kategóriában töb téma, amely a megfelelő szervezeti egységek/hivatalok szolgáltatását adja 4.Szervezeti egységek azonosítása A hivatalok azonosítói megjelennek a tartalmakon.

16. Ügyintézés

17. Ügykezelés Együttműködés és teljeskörű ügyintézés Collaborative content management - Egy adott ügyhöz tartozó összes információ összerendelése és feldolgozása • Az összes információ kezelése Virtuális ügymappában. Minden az ügyet érintő fontos információ összerendelése • Gyorsabb hiszolgálás – gyorsabb hozzáférés az információhoz • Hatékonyabb kiszolgálás – Nagyobb feldolgozási kapacitás a meglévő erőforrásokkal • Pontos és következetes ügykezelés – megfelelő szabályrendszer kialakítása • Hatékonyabb működésa költségek csökkentésével – másolás, belső posta, stb.

18. Papír dokumentumok Virtuális dokumentumok/mappák Elektronikus dok. Összetett dokumentumok Több komponens összekapcsolásából _Jegyzőkönyvek Iratok Tervrajzok Képek Határozatok jelentések Levelek Faxok Elktronikus űrlapok Virtuális mappa Szkennelés és feldolgozás Adatforrások Kapcsolat meglévő alkalmazásokhoz EMC Documentum ECM Platform Archiválás/megőrzés Nyomtatási kimenetek Riportok, kivonatok Virtuális ügymappa felépítése

19. A tartalomkezelés szerepe az ügykezelésben

20. Egy példa • Cél • Az elöregedett Favorit rendszer kiváltása egy új, hatékonyabb eszközzel, a legújabb technológiák alkalmazásával • Case/correspondence management, records management, workflow/approvals management, collaboration, forms management • Megoldás • Documentum a Favorit platform alapja • Ingyenesen elérhető a hivatalok, önkormányzatok számára • Domea certified • Fejlesztés: Gedas,bevezetés: 6 vezető rendszer integrátor • Előnyök • Egységes platform a német kormyányzatban • Egyedi testreszabással • Professzionális eszközökkel Jellemzők: • A szövetségi kormány legfőbb szolgáltató szervezete • Több mint 100 szolgáltatás, Diákhiteltől az egészségbiztosításig • A favorit rendszer tulajdonosa és üzemeltetője (30 különböző szervezetnél) • 2.500 alkalmazott • Költségvetése: 2.5 milliárd €

21. EMC Documentum megoldások megjelenése Rendőrség Polgári védelem Törnyényhozás szabályzások Háttér infrastruktúra Honvédelelem hírszerzés eGovernment Citizen Portal Correspondence Management Case Management Contracts Management Land Survey Records Permits and Licensing Freedom of Information Healthcare eRulemaking Program Monitoring and Auditing Regulatory Submissions Legislative Information Systems Public Comment Tracking Rule Publication Patent Submission Curriculum Management Hiring/Personnel Records Management Public Records Management Knowledge Management Collaboration Personnel Recruitment Information Assurance ERP Integration Digital Library Accessioning & Hiring Intelligence Gathering and Aggregation Improved War-Fighting Capabilities Logistics Support Task Management and Suspense Tracking High Security information sharing Crisis & Emergency Response Management Criminal Case Management Video Surveillance Archives Inter-Agency Information Sharing

22. EMC Documentum a kormányzati szektorban • Prince William County, Virginia • Program Executive Office, Theater Air Defense • Registratie Kamer • Royal Navy • Santa Clara Valley Water District • Sema Group AB/Swedish Police • SMAS de Alamada • Smithsonian Institute • Stadt Manchen • State of Michigan, Legislature • State of North Carolina • State of Texas • State of West Virginia • State of Wisconsin • Statens DataSentral a.s. (Norway) • Telepolis Antwerpen • Transportation Security Administration • Transport Committee for London • U.K. Foreign & Commonwealth Office • U.K. Secretary of State for Defence • United Kingdom Patent Office • Universitat der Bundeswehr (Army University) • U.S. Agency for International Development • U.S. Army • U.S. Army Corps of Engineers • U.S. Army Recruiting Command • U.S. Courts • U.S. Department of Energy • U.S. Department of State • U.S. Library of Congress • U.S. Mint • U.S. Office of the Secretary of Defense • U.S. Patent & Trademark Office • U.S. Senate • Utlendingsdirektoratet • Ville de Luxembourg • World Intellectual Property Organization (WIPO) • World Meteorological Organization • IEP Instituto Electrotechico • Inchon International Airport • Instituto Tecnologico de Canarias S.A. • International Telecommunication Union • Kawartha Pine Ridge School Dist. • Korea Industrial Complex Corp • Korea Post Office • Korean National Railroad • Landeshauptstadt Muenchen • Las Vegas Valley Water District • Library of Congress • Liguori Editore • London Underground • Martin County • Maryland General Assembly • Mestna Obcina Koper • Metro de Porto • Metro Porto (EFACEC Capital) • Ministerio de Medio Ambiente • Ministero della Giustzia - Dipartimento Affari Civili • Ministero Grazie e Giustizia • Ministry of the Flemish Government • Ministry of Defense • Ministry of Finance, Greece • Ministry of Foreign Affairs • Ministry of Government Admin. & Home Affairs, Republic of Korea • Ministry of National Defense • Ministry of Planning & Budgetary • Montgomery County, Maryland • NASA • National Museum (Korea) • National Association of Securities Dealers, Inc. • National Drug Intelligence Center • National Ground Intelligence Center • National Institute of Health (NIH) • Naval Air Systems Command • Oregon Public Employees Retirement System • Port of Portland • AENA • Amece • Battelle Memorial Institute • BC Ministry of Finance & Corporate Relations • Brisbane City Council • Bundeskanzlerant • Camara de Comercio de Barcelona • Canadian Forces Publications Dept. • Center for Disease Control (CDC) • City of Detroit • City of Los Angeles • City of Philadelphia • City of San Diego • City of San Francisco • Colegio de Registradores de la Propiedad • Consejeria de Medio Ambiente de la Comunidad de Madrid • Consular Affairs • County of San Diego • Danish Bibliographic Center A/S • DARPA • Department of Communication (South Africa) • Department of the Marine & Natural Resources • Economic Planning Agency • Edexcel Foundation • Environmental Protection Agency (EPA) • EU Direktoratet • European Agency for the Evaluation of Medicinal Products (EMEA) • European Joint Research Centre (JRC) • Federal Aviation Administration (FAA) • Federal Bureau of Investigation (FBI) • Federal Deposit Insurance Corp (FDIC) • Federal Trade Commission (FTC) • Food & Drug Administration (FDA) • General Services Administration (GSA) • Gerencia Municipal de Urbanismo de Madrid (GMU) • Gmuender Ersatzkasse (GEK) • Gobierno de Canarias (Consejeria de Presidencia e Innovacion Tecnologica) • Hogskoleverket A tapasztalat fontos: többezer kormányzati szervezet használ EMC Documentum alapú megoldásokat

23. Kérdések? Köszönöm a figyelmet!További információ:Kovács Lászlóemail: kovacs_laszlo@emc.comT: (1) 238 9933www.software.emc.com