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QUE ES ADMINISTRACIÓN La Administración también conocida como Administración de empresas es la ciencia social, técnica y arte que se ocupa de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, el conocimiento, etc.) de la organización.
Principios de Administración Introducción Objetivos • Planeación • Organización • Dirección • Control Principios de la administración
1. División del Trabajo: Cuanto más se especialicen las personas, con mayor eficiencia desempeñarán su oficio. Este principio se ve muy claro en la moderna línea de montaje. 2. Autoridad: Los gerentes tienen que dar órdenes para que se hagan las cosas. Si bien la autoridad formal les da el derecho de mandar, los gerentes no siempre obtendrán obediencia, a menos que tengan también autoridad personal (Liderazgo). 3. Disciplina: Los miembros de una organización tienen que respetar las reglas y convenios que gobiernan la empresa. Esto será el resultado de un buen liderazgo en todos los niveles, de acuerdos equitativos (tales disposiciones para recompensar el rendimiento superior) y sanciones para las infracciones, aplicadas con justicia.
4. Unidad de Dirección: Las operaciones que tienen un mismo objetivo deben ser dirigidas por un solo gerente que use un solo plan. 5. Unidad de Mando: Cada empleado debe recibir instrucciones sobre unaoperación particular solamente de una persona. 6. Subordinación de interés individual al bien común: En cualquier empresa elinterés de los empleados no debe tener prelación sobre los intereses de laorganización como un todo. 7. Remuneración: La compensación por el trabajo debe ser equitativa para losempleados como para los patronos. 8. Centralización: Fayol creía que los gerentes deben conservar laresponsabilidad final pero también necesitan dar a sus subalternos la autoridadsuficiente para que puedan realizar adecuadamente su oficio. El problemaconsiste en encontrar el mejor grado de Centralización en cada caso.
9. Jerarquía: La línea e autoridad en una organización representada hoygeneralmente por cuadros y líneas y líneas de un organigrama pasa en orden derangos desde la alta gerencia hasta los niveles más bajos de la empresa. 10. Orden: Los materiales y las personas deben estar en el lugar adecuado en elmomento adecuado. En particular, cada individuo debe ocupar el cargo o posiciónmás adecuados para él. 11. Equidad: Los administradores deben ser amistosos y equitativos con sussubalternos. 12. Estabilidad del Personal: Una alta tasa de rotación del personal no esconveniente para el eficiente funcionamiento de una organización. 13. Iniciativa: Debe darse a los subalternoslalibertad para concebir y llevar acabo sus planes, aun cuando a veces se cometan errores. 14. Espíritu de Grupo: Promover el espíritu de equipo dará a la organización unsentido de unidad. Recomendaba por ejemplo el empleo de comunicación verbalen lugar de la comunicación formal por escrito, siempre que fuera posible.
CICLO DE DEMIN PHVA Es también conocido como ciclo de Deming, ciclo de control, o simplemente el ciclo PHVA: planear, hacer, verificar, actuar. Este ciclo es un proceso esencial, que se lo debe realizar en cada una de las etapas, en cada una de las acciones que realicemos. Planificamos lo que vamos a hacer, luego lo hacemos, verificamos si lo que hacemos corresponde a lo planeado para actuar de dos maneras, actuar para corregir si no correspondió a lo planeado y actuar para mejorar si lo que hicimos correspondió a lo planeado.
¿QUÉ ES EL PLANIFICAR? Planear es el hecho de establecer lo que voy a hacer. No sería nada más que contestarse siete preguntas (los americanos lo conocen como las 5 w´s y las 2 h´s): Qué es lo que voy a hacer? Porqué lo voy a hacer? el porqué es una pregunta esencial ya que si ésta no está clara tenemos acciones que no agregan valor. Cómo lo voy a hacer? Cuándo lo voy a hacer, cuándo lo empiezo, cuándo lo termino? Dónde lo voy a hacer? Quién lo va a hacer? , y la pregunta que dicen que uno debe hacerse al final: ¿Cuánto me va a costar? Estas preguntas deben estar contestadas en la etapa de planear.
La planificación será mucho más fácil si definimos los objetivos de lo que quiero alcanzar, y es más fácil también la verificación, que es la tercera etapa, verificar si lo que hicimos corresponde a lo planeado. • Una mala planificación no me permite una muy buena ejecución y tampoco una correcta verificación. Por • lo tanto, la etapa de planificación es fundamental. Muchos autores nos dicen que la planificación incluye • mucho de capacitación, implica el entrenamiento previo a la ejecución. Una vez que tenemos bien definida l • a etapa del planear, pasamos a la etapa de la ejecución.
¿Qué es la ejecución? No es nada más que llevar a cabo lo planeado, pero nosotros no estamos en un mundo perfecto sino en uno perfectible, por lo tanto, se debe hacer un control adecuado. Si nosotros en la etapa de planificación definimos indicadores, aquí es el momento en que nosotros controlamos todos los indicadores. Si nosotros definimos mecanismos de control de nuestros procesos, aquí se ve la eficacia de esos mecanismos de control para llevar adelante lo planeado. En esta etapa, es en donde aparecen problemas, en donde realizamos procesos que dan resultado productos y/o servicios.
¿Qué es la verificación? • Es decir, comprobar que lo que hicimos, corresponde a lo planeado y en esta etapa se pueden aparecer 3 ciclos: • Ciclo de mantenimiento: Si lo que hacemos, si corresponde a lo planeado, es el momento de estabilizar el proceso, es importante definir claramente que hacemos, capacitar a la gente, definir los métodos, los mecanismos de operación y control y que sean claramente entendidos por la gente. • Ciclos de corrección, Lo que se hace cuando lo que estaba previsto, no corresponde a lo planeado. Comprende dos tipos de acciones: la corrección, es decir, corregir el problema en ese instante; y la acción correctiva: hacer para que el problema no vuelva a ocurrir.
Ciclo de mejoramiento, Pasado un cierto tiempo, en mis procesos debo pensar en qué puedo hacer para mejorar lo planeado. Aquí se pueden generar ideas, tratar de buscar datos, el ver un análisis de la competencia, el ver las potenciales tendencias, y determinar oportunidades de mejora. Esto corresponderá a las acciones preventivas, me lleva un análisis de riesgos, y al mejoramiento continuo. • Todo lo que hemos hecho en este tercer ciclo, debemos incorporar el nuevo ciclo en mi etapa del planear. Empieza entonces, a girar permanentemente el planear, hacer, verificar, actuar.
¿Dónde se puede utilizar este ciclo? • En todas las operaciones y actividades diarias, podemos utilizarlo en la gerencia, empezando desde la parte de planificación estratégica, podemos utilizarlo en cada uno de los procesos que como organización ejecutamos. Podemos utilizarlo en nuestra gestión de recursos humanos, podemos hacerlo aún en las actividades del mejoramiento: qué mejoramiento planteamos, qué es lo que hemos hecho en las etapas de mejoramiento, verificar si corresponde a lo planeado para actuar para corregir o actuar para mejorar. • Un ciclo constante de planear, hacer, verificar, actuar, será un ciclo que produce el mejoramiento en todos los rincones de la organización; a nivel personal, a nivel empresarial, a nivel aún familiar.
Principios de la innovación • 1. Innovar es sobrevivir: Si no eres capaz de innovar no serás capaz de crear tu futuro por lo que Innovar se convierte en una de las patas de toda estrategia empresarial. • 2. Hay 4 tipos Innovación: Incremental, evolución de productos y tecnología, nuevos modelos de negocios y nuevas empresas. En conjunto forman tu cartera de innovación. • 3. Tiempo: Cuanto más tardes en innovar más tarde obtendrás resultados, peor cuota de mercado captarás y peores serán tus perspectivas. • 4. Innovar es un arte social: Ocurre cuando las personas interactúan entre si. Sus ideas, preocupaciones, deseos, decisiones forman el centro del proceso innovador por ello innovar consiste en gestionar personas. • 5. Innovar sin metodología es suerte: Confiar la innovación a la creatividad y al azar es arriesgar su futuro. Se deben desarrollar y aplicar metodologías, metodologías correctas, para cambiar la suerte hace las consistencia, previsibilidad y sostenibilidad.
6. Innovación Global: Los cuatro puntos de vista estratégicos de la innovación son críticos para el éxito. La metodología completa para la innovación tiene que aprovechar todos los puntos de vista de la organización: desde arriba hacia abajo, de abajo hacia arriba, de fuera hacia dentro y de persona a persona. • 7. La mejores innovaciones comienzan con las mejores ideas, para encontrarlas identifica necesidades ignoradas e insatisfechas: Hay muchos tipos diferentes de necesidades. Entre las más importantes para los innovadores son los que nadie ha reconocido, ya que ofrecen la posibilidad de crear avances que aportan un valor añadido importante y una ventaja competitiva. ¿Cómo encontrarlas? Hay docenas de herramientas que se puede aplicar para conseguir nuevas ideas. Experimenta con estas herramientas y seguramente encontrarás alguna que te funcione bien.
