СИСТЕМА DISTATE КАК СИСТЕМА ЭДО

1. СИСТЕМА DISTATE КАК СИСТЕМА ЭДО

2. 2 О Системе DiState Система DiState представляет собой единое информационное web-пространство, позволяющее организовать юридически значимое взаимодействие между Участниками с применением электронной подписи и сертифицированных средств криптозащиты информации. Доступ Участников к Сервисам осуществляется через «единую точку доступа» - Национальный деловой портал www.distate.ru

3. 3 Статусы Участников Системы Участник Системы = юридическое лицо (ИП), зарегистрированное в Системе на сайте http://distate.ru, подписавшее заявление на присоединение к соглашению о применении ЭП в Системе, уполномоченное лицо которого имеет зарегистрированный в Системе сертификат ключа подписи . Участник Системы + лицензии DiState ARM PRO = доступ ко всем Сервисам Системы + лицензии DiState EDS = подписание электронных документов при взаимодействии с другими Участниками Системы. Владелец КС =Участник Системы + лицензия DiState ARM «ВКС» + лицензии DiState EDS = возможность организации корпоративной сети, доступ ко всем сервисам Системы, подписание электронных документов с Клиентами КС и иными Участниками Системы. Клиент КС = Участник Системы + лицензия DiState ARM «ККС»= доступ к информационным сервисам Системы, доступ к Сервису электронного документооборота только с Владельцем корпоративной сети.

4. 4 Сервис электронного документооборота • Одним из ключевых в Системе DiState является Сервис защищенного электронного юридически значимого документооборота. • Сервис представляет собой единый механизм по работе с хозяйственными, бухгалтерскими и иными документами, представленными в электронном виде, и предназначен для: • создания документа, • редактирования, • последовательного подписания при помощи электронной подписи, • отправки контрагенту, • систематизированного архивного хранения в электронном виде.

5. 5 Электронный документ в Системе DiState 2 • Документ, предназначенный для фиксирования бизнес-процесса, • проходит несколько последовательных стадий: • создание, • согласование/подписание электронной подписью, • отправка получателю, • оn-line проверка статуса сертификата подписанта*, • проставление штампа времени*, • направление получателю сообщения о поступлении документа и т.д.;* • *системные сервисы • может быть создан : • вручную, • путем загрузки файла, созданного внешними программами; • имеет указания на права доступа к нему в соответствии с полномочиями сотрудников компании –Участника; • занимает место согласно своему назначению; • защищен от потери, несанкционированного изменения или удаления; • может быть создан по системному набору шаблонов.

6. 6 Шаблоны документов в Системе 2 • Системные шаблоны разбиты по разделам: • корреспонденция • договоры и приложения • бухгалтерские документы (счета-фактуры,акты приемки, выполнения работ и услуг, акты сверки расчетов, счета на оплату, товарные накладные), • документы транспортной логистики (заявки на перевозку, товарно-транспортные накладные, экспедиторские расписки, поручения экспедитору, складские расписки). • Для создания документов иного содержания Вы имеете возможность: • использовать шаблон «универсальный», • создать документы по собственным шаблонам, указав цепочку подписантов, • использовать схемы бизнес-процессов, принятых на вашем предприятии.

7. 7 Печатная форма электронного документа Печатная форма электронного документа в Системе

8. 8 Стороны и типы документов • Стороны документов: • число сторон документа практически не ограничено, • под документом от каждой из сторон может быть несколько «Подписантов», • сторона документа может быть выбрана из списка контрагентов Участника Системы, • выбор сторон и подписантов зависит от выбранного шаблона документа. • Тип документов: • Односторонние: письма различного характера, заявления, документы, содержащие какие-либо регулярно предоставляемые сведения, отчеты и т.д. • Двусторонние: договоры, протоколы разногласий доп.соглашения, счета фактуры, накладные, т.е. документы, связанные с деятельностью предприятия. • Многосторонниедокументы создаются организатором (инициатором) и содержат текст, который согласуется множеством участников (например протокол заседания и т.п.).

9. 9 Этапы движения документа Создание. Документ в Системе может создавать только Уполномоченное лицо, либо сотрудник компании, наделенный в Системе соответствующими полномочиями. На любом этапе создания документа можно просмотреть его печатную форму, либо сохранить документ в проектах. • При создании документа определяются • стороны документа • тип документа и шаблон • количество Подписантов • уникальный внутрисистемный номер документа под которым он сохраняется в Системе • Тип документа • и шаблон • Стороны документа и • Количество Подписантов • Уникальный внутрисистемный номер документа Отправка документа на подпись. Если документ создан сотрудником, он будет направлен на подпись Уполномоченному лицу компании.

10. 9.1 Этапы движения документа • Подписание документа содержит множество последовательных действий: • непосредственное подписание документа владельцем сертификата ключа подписи, • шифрование документа, • направление его на специальный сервер Системы, • проверка актуальности статуса используемой цепочки сертификатов, • проставление штампа времени с помощью сервиса DiState EDS, • сохранение документа под присвоенным при создании номером. • Статус документа На каждом этапе движения документа можно проследить его текущее состояние. Эта процедура прозрачна для всех Сторон документа. • Дата и время подписания • документа Стороной 1 Метод одной кнопки позволяет видеть только результат — появившийся в списке подписанный Пользователем документ.

11. 9.2 Этапы движения документа Подписание документа Стороной 2.При отсутствии разногласий документ подписывается Стороной 2 также нажатием кнопки «Подписать», после чего происходит установленная Системой процедура, и статус документа изменяется на «Подписан». • Статус документа • Дата и время подписания документа Стороной 2 Отклонение документа В случае, когда присланный документ не удовлетворяет Получателя, он может отказать в его подписании, при этом указав причину отклонения. В этом случае документу присваивается статус «Отклонен».

12. 10 Проверка подлинности подписи в документе Наличие Оператора Системы позволяет проверить подлинность электронной подписи в документе Детальный отчет Оператора о статусе сертификата ключа подписи Информация о времени подписания документа и о подлинности подписи

13. 11 Результат проверки подлинности подписи Положительный результат проверки: 1. принадлежность ЭЦП в электронном документе владельцу сертификата ключа подписи; 2. отсутствие искажений в электронном документе, подписанном данной ЭЦП.

14. 12 Доказательства подлинности подписи Все документы, оформленные и подписанные в Системе, являются оригиналами, имеют ту же юридическую силу, что и документы, оформленные на бумажном носителе и заверенные подписью уполномоченного лица и печатью организации. Каждая подпись под документом в Системе в on-line режиме проходит процедуру проверки актуальности статуса сертификатов и имеет штамп единого серверного времени (время берется из системы ведения единого времени ИВЧ 1, данная система удовлетворяет требованиям третьей группы ГОСТ 22261-94 и сертифицирована Госстандартом РФ RU.C.33.002.A N 5895).

15. 13 Преимущества документооборота в Системе DiState • Благодаря наличию Доверенной Третьей Стороны – Оператора Системы - снимаются вопросы подлинности документа, статуса сертификата на момент создания подписи, определения времени и способа отправки/получения, самого факта получения, действийс документом со стороны контрагента и т.п. • Сделки в Системе заключаются посредством подписания документов «здесь и сейчас» при помощи электронной подписи, гарантирующей их авторство. • Оператор обеспечивает защищенный канал движения документадо сервера Системы, квитируя все действия с документом, поэтому документ не может потеряться — «не дойти», считаться спамом и быть отвергнутым системами почтовых сообщений получателя. • У обеих Сторон всегда есть информация о статусе документа в on-line режиме (прочитан, подписан), можно контролировать время и этап исполнения, существуют различные способы получения уведомления. • При возникновении конфликтных ситуаций по запросу сторон Оператор предоставляет развернутый отчет о подтверждении подлинности электронной подписи в конкретном документе. • Каждый документ имеет свой уникальный номер и хранится на защищенном сервереСистемы в зашифрованном виде. • Сторона может предоставить доступ к документу третьему лицу (стороне) (при проверках, судебных разбирательствах, банкам при факторинговых операциях и т.п.)

16. 14 Право на судебную защиту Все электронные документы, созданные и подписанные электронной подписью в Системе, могут использоваться в качестве доказательств, в том же порядке, как был бы использован документ, подписанный собственноручной подписью и заверенный печатью. Каждая подпись под документом, проходит внутрисистемный сервис Оператора: проверяется через службу актуальности статуса сертификата удостоверяющего центра и получает штамп времени, благодаря чему документ может использоваться в качестве доказательства неограниченное время (в т.ч. и в случае судебной защиты). Протоколы проверки подписей приложены к документу.

17. 15 При проверке контролирующих органов Как следует из письма Федеральной налоговой службы от 29.06.10 г.: «Налогоплательщик может формировать первичные документы бухгалтерского учета (договора, счета на оплату, акты выполненных работ, заявки на перевозку грузов и т.п. в системе внешнего электронного документооборота и подписывать электронной цифровой подписью руководителей организации и организации-контрагента. …должностное лицо налогового органа .. вправе истребовать необходимые для проверки документы…» «На основании п. 2 ст. 93 Налогового кодекса установлено, что истребуемые документы предоставляются в виде заверенных проверяемым лицом копий. ..» «Следовательно, налогоплательщик в вышеуказанных случаях предоставляет в налоговый орган распечатанную форму электронного документа и заверяет ее соответственно подписью руководителя ..и (или)иного уполномоченного лица и печатью организации».

18. 16 Благодарим за внимание, приглашаем к сотрудничеству