Download
1 / 62
620 likes | 903 Vues
SEMINAR NASIONAL & WORKSHOP Konsep dan Strategi Perguruan Tinggi dalam Pengelolaan Arsip Universitas. Universitas Kristen Maranatha Bandung, 23-24 Januari 2014. SISTEM OTOMASI KEARSIPAN: SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS ( SIKD) dan SISTEM INFORMASI KEARSIPAN STATIS ( SIKS). B. Mustafa
E N D
SEMINAR NASIONAL & WORKSHOPKonsep dan Strategi Perguruan Tinggi dalam Pengelolaan Arsip Universitas Universitas Kristen Maranatha Bandung, 23-24 Januari 2014
SISTEM OTOMASI KEARSIPAN:SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS(SIKD)danSISTEM INFORMASI KEARSIPAN STATIS(SIKS) B. Mustafa Kantor Arsip IPB Bogor mus@ipb.ac.id dan mustafa.mustari@gmail.com
SISTEM OTOMASI KEARSIPAN : SISTEM INFORMASI KEARSIPAN DINAMIS(SIKD) SISTEM INFORMASI KEARSIPAN STATIS(SIKS)
Sudah banyak aplikasi otomasi pengelolaan arsip (dinamis dan statis) yang tersedia, baik gratis maupun berbayar, dari dalam dan luar negeri, jenis desktop maupun berbasis web.
Platform SIKD Berbasis Windows dan Linux; Script program PHP; Database MYSQL; Server Apache; Browser IE dan Mozilla Firefox;
Spesifikasi Server SIKD Sistem Operasi : Linux atau Windows Server 2000 keatas; Database : MYSQL 5.1; Web server : Apache; Browser : IE atau Mozilla Firefox.
Fungsi SIKD • Mengelola arsip dinamis (aktif dan inaktif); • Mengelola disposisi arsip; • Melayanankan arsip dinamis; • Membuat laporan beragam daftar arsip: • Daftar Arsip Vital; • Daftar Arsip Terbuka; • Daftar Arsip Tertutup; • Daftar Arsip Terjaga; • Daftar Arsip Inaktif; • Daftar Arsip Usul Musnah; • Daftar Arsip Usul Serah; • Daftar Arsip Dinilai Kembali. • Dan berbagai fungsi lainnya.
Hal Yang Perlu Dipersiapkan Lebih Dahulu Dalam Pengaturan Umum SIKD Tingkat Perkembangan; Penetapan Jenis Naskah; Jenis Media Arsip; Pengaturan Bahasa; Sifat Arsip; Tingkat Urgensi; Pengaturan Tampilan Awal Aplikasi; Pengaturan Jenis Ekstensi File; Pengaturan Warna;
Pengaturan Unit Kerja dan Pengguna Pengaturan Unit Kerja (Jabatan, Unit Kerja, Status Aktif) Pengaturan Tipe Pengguna (Administrator Pusat, Administrator Satuan Organisasi, Administrator Unit, Pengguna Biasa); Bisa ditambah dan dikurangi.
Pengaturan Tingkat Akses Pengguna Penetapan Jenis Naskah;
Pengaturan Tingkat Perkembangan Asli; Draft; Kopi Autentik; Kopi Biasa; Kutipan; Pertinggal; Petikan; Salinan; Tembusan;
Penetapan Jenis Naskah yang Akan Dikelola Surat; MoU; Berita Acara; Catata File; Catatan Rapat; Formulir; Laporan; Memorandum; dll
Jenis Media Arsip Kertas; Tape; Cakram Keras (CD/DVD); File Elektronik; dll
Pengaturan Bahasa Mengatur jenis-jenis bahasa yang mungkin terdapat dalam arsip yang akan dikelola; Dalam proses pemasukan data bahasa tinggal dipilih saja dari Combo-box; Bisa ditambah dan dikurangi; Bukan bahasa dialog aplikasi.
Sifat Arsip Biasa; Rahasia; Rahasia Terbatas; Sangat Rahasia;
Tingkat Urgensi Biasa; Segera; Amat Segera;
Pengaturan Tampilan Awal Aplikasi Logo instansi; Alamat instansi; Visi dan Misi; dll.
Hak Administrator Pengguna Pengaturan Umum; Pengaturan Klasifikasi; Pengaturan Pengguna; Pengaturan Berkas; Laporan.
Metadata Arsip SIKD Jenis Arsip; * Berkaskan di; Tingkat Perkembangan; * NamaKopi Digital/File Tanggal Arsip; Elektronik; Nomor Arsip; * Aplikasi Pembuka; Hal; * Media Arsip; Tingkat Urgensi; * Bahasa; Klasifikasi Keamanan; * Isi Ringkas; Tingkat Akses Publik; * Vital/Tidak Vital; Kategori Arsip; * Jumlah.
Kirim Naskah Internal ke Internal Instansi ( antar Unit Kerja) Eksternal ke Internal Instansi; Internal ke Eksternal Instansi.
Metadata Naskah –Kirim Naskah Internal ke Internal Jenis Naskah; * Tembusan; Tingkat Perkembangan; * Pertinggal Tanggal Naskah; * Berkaskan di; Nomor Naskah; * Nama Kopi Digital/File Elektronik; Hal; * Aplikasi Pembuka; Tingkat Urgensi; * Media Arsip; Klasifikasi Keamanan; * Bahasa; Tingkat Akses Publik; * Isi Ringkas; Kategori Naskah; * Vital/Ytiak Vital; Kepada; * Jumlah.
Metadata Naskah –Kieim Naskah Eksternal ke Internal Jenis Naskah; * Tembusan; Tingkat Perkembangan; * Pertinggal; Tanggal Naskah; * Berkaskan di; Nomor Naskah; * Nama Kopi Digital/File Elektroniki; Hal; * Apliaksi Pembuka; Tingkat Urgensi; * Media Arsip; Klasifikasi Keamanan; * Bahasa; Tingkat Akses Publik; * Isi Ringkas; Kategori Naskah; * Vital Tidak Vital; Dari; * Jumlah. Jabatan Pengirim; Instansi Pengirim; Kepada;
Metadata Naskah -Kirim Naskah Internal ke Eksternal Jenis Naskah; Tanggal Naskah; Nomor Naskah; Hal; Tingkat Urgensi; Klasifikasi Keamanan; Tingkat Akses Publik; Kategori Naskah; Pertinggal; Nama Kopi Digital/File Elektronik; Aplikasi Pembuka; Media Arsip; Bahasa; Isi Ringkas; Vital/Tidak Vital; Jumlah.
