Formation à l’attention des porteurs de projets de co -développement

1. Les grandes lignes d’un projet de développement: Pourquoi et comment faire? Formation à l’attention des porteurs de projets de co-développement FIA/ISM

2. Programme de la journée • 1. De l’idée au projet • 1.1. Cycle de projet  Exercice: se situer dans le cycle projet - individuel • 1.2. Identification du projet • 1.3. Réflexions sur le cadre logique  Exercice : Remettre en ordre un projet – en plénière  Exercice: Atelier de construction du cadre logique – en demi-groupe • 2. La mise en œuvre : • Planification et suivi des activités • 3. Le Suivi-Evaluation : • 3.1. Qu’est-ce que le suivi • 3.2. Indicateurs et matrices  Exercice : Réflechir à ses indicateurs - individuels • 3.3. Evaluation: généralités et critères • 3.4. Les différentes formes et la méthode • 4. Conclusion: l’importance de la formalisation des connaissances

3. Objectif d’apprentissage • Plus qu’acquérir un savoir faire précis, avoir une vision globale de la pratique du projet de développement: de l’identification à l’évaluation. • Connaitre les clés des différentes étapes pour mieux envisager les premières • En fonction de vos niveaux d’avancements, quels points souhaitez vous le plus approfondir?

4. 1. DE L’IDEE AU PROJET 1.1. Le cycle du projet 1.2. Identification 1.3. Le cadre logique

5. 1. DE L’IDEE AU PROJET 1.1. Le cycle du projet Les Grandes phases de la vie d’un projet • L’inscription dans une stratégie et un cadre général • En macro: Identifier les politiques, les stratégies et objectifs généraux existants • En micro: Définir les domaines d’actions préférentiels et les grands principes •  lecture et recherche bibliographique, connaissances personnelles, relations, etc. • L'identification • Déceler les problèmes à traiter et leurs causes, les confronter à des solutions et dessiner une ébauche de réalisation •  arbre à problèmes et arbre à solution, ateliers participatifs, FFOM, etc.. • La formulation • Définir les objectifs et les composantes du projet, les activités à accomplir, les moyens, le budget, le calendrier et l'organisation pour réaliser ces actions.  Document de projet accepté par l’ensemble des parties, cadre logique, etc.

6. 1. DE L’IDEE AU PROJET 1.1. Le cycle du projet • La mise en œuvre et le suivi • Mener à bien toutes les activités et réalisations inscrites dans le projet • Deux choses à suivre, au fur et à mesure de l’avancement du projet : • La réalisation des activités (la « logistique du projet ») •  Chronogramme d’activité, fiches de suivi, etc. • La concordance des résultats avec les objectifs (le suivi des résultats) •  Système de suivi des indicateurs, matrice des indicateurs, etc. • L'évaluation: • Examiner les relations de cause à effet conduisant des moyens aux objectifs, afin de comprendre pourquoi certains objectifs n'ont pas été atteints, à un temps défini (au milieu du projet, en fin de projet, 2 ans après) •  Les 5 critères de l’évaluation, les enquêtes, l’observation, etc.

7. 1. DE L’IDEE AU PROJET 1.1. Le cycle du projet • Et rebelote: l’identification, la formulation…. Identification Formulation Stratégie, cadre général Evaluation Et Capitalisation Mise en œuvre et Suivi

8. 1. DE L’IDEE AU PROJET 1.1. Le cycle du projet • Exercice - 10 min Se situer dans le cycle du projet En un tour de table, expliquez où se situe le projet de votre association

9. 1. DE L’IDEE AU PROJET 1.2. Identification : ex de l’arbre à problème • Diagramme qui englobe tout ce qui concerne un problème donné • Conséquences = branches • Problème = tronc • Causes = racines • Approfondir la réflexion et augmenter la cohérence entre toutes les sources d’informations • Bibliographique • Des techniciens • Des bénéficiaires/villageois/citadins… • Des organisations qui travaillent sur le domaine • Des partenaires • Des autorités… • A réfléchir avec un maximum de parties prenantes

10. 1. DE L’IDEE AU PROJET 1.2. Identification Perte pendant stockage Mauvaises ventes Prix bas Perte de revenus Conséquences Mauvaise qualité de la production Moindre rendement Ne pas formuler manque de pesticides Problème: Prolifération de parasites Itinéraire technique mal maitrisé Difficultés d’accès aux pesticides Causes Manque de moyens Rupture de stocks fréquents Semis trop dense et trop tardif Variétés inadaptées

11. 1. DE L’IDEE AU PROJET 1.2. Identification Augmentation des revenus Perte de revenus Perte pendant stockage Mauvaises ventes Prix bas Meilleur stockage, Répartition des ventes Ventes à prix élevés Objectifs globaux Fins Amélioration de la qualité Mauvaise qualité de la production Moindre rendement Meilleurs rendements Diminution des dommages par les parasites Problème: Prolifération de parasites Moyens Actions Itinéraire technique mal maitrisé Amélioration des itinéraires techniques Difficultés d’accès aux pesticides Amélioration de l’accessibilité aux pesticides 11 Organisation d’une centrale d’achat Rupture de stocks fréquents Semis trop dense et trop tardif Formation sur les techniques de semis Micro-crédit Manque de moyens Mise en place de champs écoles pour l’introduction de nouvelles variétés Variétés inadaptées

12. LOGIQUE D’INTERVENTION Chaine de résultats INDICATEURS OBJECTIVEMENT VERIFIABLES SOURCES DE VERIFICATION HYPOTHESES OBJECTIF(S) GLOBAL(UX) Condition(s) préalable(s) OBJECTIF DU PROJET Hypothèses RESULTATS INTERMEDIAIRES Hypothèses ACTIVITES Intrants Budget Hypothèses 1. DE L’IDEE AU PROJET 1.3. Le cadre logique • Définition • Outil visuel qui permet de comprendre rapidement le montage d’un projet • Objectifs • Répondre aux besoins de clarté des bailleurs et partenaires des projets • Pendant le montage: s’assurer que les bonnes questions sont posées, que le projet est cohérent • Pendant la mise en œuvre: actualiser les données et ne pas se perdre (se remettre en question)

13. LOGIQUE D’INTERVENTION Chaine de résultats INDICATEURS OBJECTIVEMENT VERIFIABLES SOURCES DE VERIFICATION HYPOTHESES Condition(s) préalable(s) OBJECTIF(S) GLOBAL(UX) Hypothèses OBJECTIF DU PROJET Hypothèses RESULTATS INTERMEDIAIRES Intrants Budget Hypothèses ACTIVITES 1. DE L’IDEE AU PROJET 1.3. Le cadre logique Réponse aux OMD, à un problème général Réduire la pauvreté rurale Le bénéfices sert à répondre à un/plusieurs objectifs Améliorer le revenu des exploitations agricoles familiales Augmentation des capacités de production des paysans Avantages/bénéfices/produits résultants de la réalisation des activités Formation, distribution de kits de matériels agricoles, organisation de voyages d’échanges entre paysans Taches exécutées dans le cadre du projet Intrants Outillage, intrants, semences, personnel, matériel… Intrants

14. 1. DE L’IDEE AU PROJET 1.3. Le cadre logique • Exercice - 10 min Reconstituer la chaine de résultat du projet suivant : Centre d’accueil ‘les Oliviers’ de l’association ‘Les petits amis’

15. 1. DE L’IDEE AU PROJET 1.3. Le cadre logique - exercice Objectifs général : Objectif(s) spécifique(s) : Résultats attendus : Activités : Source de financements : Améliorer l’existence des enfants orphelins et restavec (en domesticité) Epanouissement physique, intellectuel et bien-être moral des enfants La capacité d’accueil du centre a été augmenté à une centaine d’enfants Tous les enfants ont reçu une formation • Organiser des maraudes pour les enfants • Informer les quartiers sur l’existence du centre • Organiser un atelier participatif sur les thèmes des formations. • Contacter les services locaux de l’enseignement • … • Acheter le terrain • Contractualiser avec un entrepreneur • Dessiner les plans • Construire la maison • Dialoguer avec les services sociaux… - Confection de paquets cadeaux - Organisations de barbecues, gala de charité, concert de gospel, braderie - Participation à la fête des associations de la ville de Choisy le roi, aux brocantes

16. LOGIQUE D’INTERVENTION Chaine de résultats INDICATEURS OBJECTIVEMENT VERIFIABLES SOURCES DE VERIFICATION HYPOTHESES OBJECTIF(S) GLOBAL(UX) Condition(s) préalable(s) OBJECTIF DU PROJET Hypothèses RESULTATS AtTTENDUS Hypothèses ACTIVITES Intrants Budget Hypothèses 1. DE L’IDEE AU PROJET 1.3. Le cadre logique Objectif des IOV: calculer l’avancement du projet et son impact sur les bénéficiaires  Suivi et évaluation

17. LOGIQUE D’INTERVENTION Chaine de résultats INDICATEURS OBJECTIVEMENT VERIFIABLES SOURCES DE VERIFICATION HYPOTHESES OBJECTIF(S) GLOBAL(UX) Condition(s) préalable(s) ALORS OBJECTIF DU PROJET Hypothèses SI RESULTATS INTERMEDIAIRES Hypothèses ACTIVITES Intrants Budget Hypothèses 1. DE L’IDEE AU PROJET 1.3. Le cadre logique • Gérer les hypothèses • Ne rien faire = danger • Suivre et anticiper: • Modifier la conception: ajouter des activités • Ajouter un nouveau projet • Abandonner le projet • User de son influence Hiérarchie des résultats Hypothèses et risques SI… Environ-nement favorable Objectif Augmentation de la production de riz. Conditions nécessaires qui doivent exister si l'on veut que les rapports de cause à effet entre les niveaux des résultats se déroulent tels que prévus Facteurs externes Facteurs internes 60 cm de pluie avant le … et… ET Résultats intermédiaires Réalisation du programme de vulgarisation. Diagnostic pré-projet Analyses régulières de l’environnement

18. 1. DE L’IDEE AU PROJET 1.3. Le cadre logique • Exercice - 1 h (30 min de travail en groupe et 30 min de restitution) 2 groupes. Dans chaque groupe, choisir le projet d’un participant (déjà formulé) et construire son cadre logique (colonnes logiques d’intervention et hypothèse) . Restitution du CL en plénière.

19. 2. La mise en œuvre Planification et suivi des activités

20. 2. La mise en œuvrePlanification et gestion opérationnelle Outil n°1: Exemple de chronogramme d’activité Calendrier des travaux d’aménagement de la source de Gbangayanga

21. 2. La mise en œuvrePlanification et gestion opérationnelle Outil n°2: Exemple de plan d’opération, à dérouler pour chaque activité Leader commu-nautaire 1000FCFA/jeune/jour Organise l’extraction Terrain com- munal entre église et école Extraction des agrégats Avec les riverains et les autorités municipales Excavation de profondeur et circonférence souhaitée (…) Mi-déc à Fin Janv. Asso. de jeune du quartier Réalise l’extraction Pèle, pioche, marto-piqueur… NB: chaque activité du cadre logique doit être pensée ainsi, voir même chaque sous-activité « tâche », si l’activité est dense.

22. 3. Le Suivi Evaluation 3.1. Qu’est-ce que le suivi 3.2. Les indicateurs 3.4. Les 5 questions de l’évaluation 3.5. Les différentes formes de l’évaluation

23. 3. Le Suivi Evaluation 3.1. Qu’est-ce que le suivi? • Processus continu, pendant toute la phase de mise en œuvre du projet, de collecte et de traitement d’informations, en interne au projet • vérifier le bon déroulement du projet • prendre des mesures correctrices • Activité systématique (quotidienne, hebdomadaire, trimestrielle, …) • Comparaison de l’évolution du projet aux prévisions • Tous les niveaux de la mise en œuvre (administrative, financière ou opérationnelle)  A partir d’indicateurs

24. 3. Le Suivi Evaluation 3.2. Les indicateurs Un IOV = un ensemble de 4 éléments définis à l’origine • Indicateur : élément clé permettant d’évaluer un aspect d’un projet • Ex: Nombre d’enfants dont la scolarité est assurée • Valeur-cible : description de la mesure de l’IOV recherchée en fin de projet, déterminée en début de projet • Ex: En fin de projet, 50 nouveaux enfants seront pris en charge • Méthode de collecte de l’information : moyens mis en œuvre afin d’accéder à la mesure recherchée : réalisation d’enquêtes, d’études statistiques, lecture de publication, recherche de données auprès d’organismes fiables etc. • Ex: Aller voir le directeur de l’école ou les services sociaux, etc. • Source de vérification : localisation physique du matériel où sont situées les informations nécessaires pour obtenir la mesure au temps t de l’IOV: documents, rapports, résultats d’enquêtes, d’exercices, etc. • Registre d’inscription de l’école communale, rapport des services sociaux, etc.

25. 3. Le Suivi Evaluation 3.2. Les indicateurs Début de projet Fin de projet Temps du projet t t+1 t+2 t+n T final • Détermination de l’IOV: • Indicateur • Valeur-Cible • SDV • Méthode de collecte Mesures de l’indicateur par la mise en œuvre de la méthode de collecte Création/archivage d’une SDV Objectif : Mesure = Valeur Cible Si les mesures prises en t, t+1, t+n…, n’évoluent pas vers la Valeur Cible, il faut prendre des mesures correctives

26. 3. Le Suivi Evaluation 3.2. Les indicateurs • Spécifique (mesurant un résultat ou une activité précise). • Mesurable (sensible, fiable, facile à recueillir et à analyser). • Acceptable (par tous, pour ce qu’il est (validité scientifique et statistique, représentativité spatiale et temporelle) et pour ce qu’il coûte) • Réaliste (il est possible d’atteindre la valeur-cible attribuée). • Temporel (mesurable dans la période du projet).

27. 3. Le Suivi Evaluation 3.2. Les indicateurs Les indicateurs les plus connus… • Indicateurs de performance/résultats : liés aux objectifs immédiats (produits), à moyen terme (effets) ou à long terme (impacts) (Indicateurs demandés par UE) • Indicateurs de processus/d’activités : liés au déroulement des activités Performance Processus

28. 3. Le Suivi Evaluation 3.2. Les indicateurs …mais il en existe d’autres • Indicateurs financiers : taux de décaissement, taux d'engagement, ... • Indicateurs de contexte, ou d'environnement : variables indépendantes de l'exécution du projet mais pouvant influencer celui-ci, par exemple le prix des intrants, la pluviométrie, la sympathie des autorités locales… Ils ne sont pas tous demandés par les bailleurs, mais sont tous importants à suivre.

29. 3. Le Suivi Evaluation 3.2. Les indicateurs • Exercice - 20 min Pour votre projet, trouver un indicateur de performance, un de processus, un financier et un de contexte. Pour chacun: qualité, valeur-cible, source de vérification et méthode de collecte.

31. 3. Le Suivi Evaluation 3.2. Les indicateurs Type de calculs nécessaires pour le cumul des données: somme, moyenne, etc. Lisibilité et facilité d’interprétation des résultats Raisonnement en termes prévisionnels (adaptation aux évolutions futures pas seulement accumulation d’informations sur le passé)  Importance de « Commentaires » ! ! !

32. 3. Le Suivi Evaluation 3.2. Evaluation: généralités et critères • Différence entre Suivi et Evaluation • Le suivi: Processus continu durant le programme, pour détecter/corriger tout écart par rapport aux objectifs opérationnels • L’évaluation: Etude en profondeur effectuée à un moment précis du cycle de vie du projet L’évaluation se base en grande partie sur les données du suivi (grâce, en partie, aux connaissances récoltées par les indicateurs)

33. 3. Le Suivi Evaluation 3.2. Evaluation: généralités et critères • Différences entre Audit et Evaluation • L’audit Vérifie la légalité et la régularité de la mise en œuvre des ressources (financier, législatif) L’auditeur a souvent des pouvoirs juridiques • L’évaluation Examine le programme du point de vue de la société L’évaluateur n’a pas de pouvoir, si ce n’est la «bonne volonté» et la force de ses arguments

34. 3. Le Suivi Evaluation 3.2. Evaluation: généralités et critères • La cohérence : • Est-ce que les activités envisagées peuvent être exécutées avec les moyens proposés ? • Est-ce que ces activités garantissent effectivement les résultats escomptés ? • Est-ce que ces résultats vont mener à la réalisation de l’objectif spécifique ? • Est-ce que les suppositions sont réalistes ? • Chaine de résultats – Cadre logique • La pertinence : • Dans quelle mesure les objectifs de l’intervention correspondent aux attentes des bénéficiaires, aux besoins du pays, aux priorités globales des partenaires? • Besoins/Objectifs • L’efficacité: • Dans quelle mesure les objectifs de l’intervention ont été atteints, ou sont potentiellement atteints en prenant en compte leur importance relative ? • Objectifs/Résultats

35. 3. Le Suivi Evaluation 3.2. Evaluation: généralités et critères • L’efficience : • Dans quelle mesure les résultats et/ou les effets attendus ont été obtenus avec le moins de ressources possibles (fonds, expertise, temps, coûts administratifs, etc. ) ? • Moyens / Résultats • Les impacts : • Effets à long terme produits par l’intervention, positifs et négatifs, directs ou indirects, attendus ou inattendus ? • Impacts /Besoins • La durabilité : • Les bénéfices du projet ont-ils des chances de continuer une fois le projet clôt/par rapport aux risques ?

36. 3. Le Suivi Evaluation 3.3. Les différentes formes et la méthode • Quatre type d’évaluations en fonction de la place dans le cycle du projet • En début de cycle : Evaluation ex-ante • Diagnostic initial, connaissance du milieu pour conception du projet • En milieu de cycle : Evaluation intermédiaire • En plus du suivi, pour affirmer le projetou le ré-orienter • En fin de cycle : Evaluation finale ouex-post • Connaitre les résultats du projet • Quelquesannées après la fin du projet : Evaluation d’impact • Connaitre les “vrais” résultats du projet • Deux types d’évaluation en fonction dupositionnement de l’évaluateur • Interne: Réalisée par le personnel du projet, ou un membred’une organisation qui le met en place • Externe:Réalisée par une tierce personne, pour un maximum d’ “objectivité”

37. 3. Le Suivi Evaluation 3.3. Les différentes formes et la méthode • Utilisation de la documentation: Travaux antérieurs existants, statistiques officielles, études dans les services techniques • Observations directes: Observation sur le terrain ce qui est normal mais aussi ce qui semble « aberrant », souvent riche d’enseignements • Analyse des indicateurs: Tableau de bord, choix des indicateurs à la fois simples et pertinents pour le suivi des actions et l’appréciation de leurs effets • Enquêtes/entretiens: Grilles ouverte de questions, vérification de certaines hypothèses • Avis des bénéficiaires: B.a.b.a de la démarche d’évaluation: réunion, entretiens parfois en sous groupes

38. 3. Le Suivi Evaluation 3.3. Les différentes formes et la méthode • Prévoir l’évaluation longtemps à l’avance • La concevoir comme un exercice participatif • Ne pas la réaliser dans un moment de crise ou de conflits • Doter le projet d’un bon système de suivi alimenté régulièrement • Choisir un évaluateur critique mais constructif et pédagogue: un animateur • Se donner le temps des restitutions pour impliquer l’ensemble des acteurs • Débattre en interne des conclusions

39. 4. Conclusion: L’importance de la formalisation desconnaissances • Définition de l’apprentissage : Processusd’amélioration continue et dynamique dont les principaux éléments sont l’expérience, la connaissance, l’analyse de l’accès et de la pertinence des savoirs personnels • L’apprentissage, pour être propre et crédible, n’est pas automatique, il nécessite un travail de mise en forme! • Problèmes souvent rencontrés: • Informations pas toujours transmises en temps • Analyse effectuée, mais difficulté à la mettre en forme à l’écrit • Importance de la prise de recul, de l’esprit de synthèse et de la critique constructive. Lacunes du fait d’un déficit de temps et d’habitude, pas de manque de compétences…

40. 4. Conclusion: L’importance de la formalisation desconnaissances Formalisation de l’analyse Ancrage et mise en valeur des savoirs dans la conscience commune de l’organisation Retour d’information, Mise en forme et Communication. • Diffuser et travailler sur les informations « en temps réel ». • Limite les oublis, et les pertes de perception, • Augmente capacités d’adaptation et d’affinage des résultats de l’analyse. • Assurer la qualité des produits écrits, surtout pour ce qui est de la concision, de la clarté et de la présentation; • Veiller à la communication complète des produits de l’apprentissage et à ce que des mécanismes efficaces d’approbation et de notification soient en place pour éviter d’être pris au dépourvu par des résultats traitant à controverse.

41. BON COURAGE!!!