MidOffice en informatiearchitectuur bij lokale besturen

MidOffice en informatiearchitectuur bij lokale besturen 25 mei 2010

Te behandelen items • De context: 3xI • Denktank 3xI • Waar staan we? • Vragen en feedback

MidOffice in Lokale Besturen 3xI

Is een project van V-ICT-OR in samenwerking met Katholieke Hogeschool Mechelen Met steun van het instituut voor Innovatie door Wetenschap en Technologie Start september 2009 Duurt vier jaar 1,5 VTE 3xI

Stimuleren van innovatieve acties bij bedrijven op het vlak van informatiemanagement bij lokale besturen, om zo te komen tot een kwalitatief aanbod. Meer bepaald: Informatiekwaliteit Informatieveiligheid Informatiearchitectuur Doelstellingen

Vage vragen Hoe beginnen? Welke prioriteiten? Gefragmenteerd aanbod Applicatie-aanbieders Security specialisten Integrators Wetgevende impulsen en initiatieven Decreet Interbestuurlijke Gegevensverkeer INSPIRE Vertrekpunten

Ad hoc koppelingen Holistische totaalvisie Werken met vijf concrete cases Broker voor interbestuurlijke gegevensuitwisseling Single Sign On en andere beveiligingsissues Datawarehousing en beleidsinformatie Digitale kluizen / PIP’s Web 2.0-technologie voor datavalorisatie Weg zoeken tussen twee uitersten

Decreet Interbestuurlijke gegevensuitwisseling “Authentieke bron” Veiligheidsconsulenten Concrete voorbeelden VKBO Persoonsgebonden informatie Producten- en dienstencatalogus Publicatie en seminarie over brokertechnologieën Broker interbestuurlijke gegevensuitwisseling

Diverse initiatieven eID User Management Lokale Besturen Ontwikkelingen bij diverse backoffice leveranciers Van toepassingsgericht security beleid naar informatiegericht security beleid Thematische werkgroep over informatieveiligheid, seminarie Single Sign On

Steeds meer vraag vanuit het beleid naar ondersteuning Ruimtelijke structuurplannen Beleidsplannen Kennislab, Thematische werkgroep Datawarehousing en beleidsinformatie

“Authentieke bronnen” en verder GSM, email adressen Rating, sharing Web 2.0-technologie voor datavalorisatie

Digitale kluizen en PIP’s

Brokervoor interbestuurlijke gegevensuitwisseling Web 2.0 technologie voor datavalorisatie ? Single SignOn Digitale kluizen en PIP’s Datawarehousing en beleidsinformatie

MidOffice in Lokale Besturen Denktank 3xI

Doelstellingen • Doel van de denktank is om tegen de zomer van 2010 te komen tot een consensustekst over • Wat verstaan we in Vlaanderen onder de termen MidOffice en informatiearchitectuur,…? • Wat zijn de organisatorische en technologische uitdagingen? • Wat zijn de eerste stappen die we als lokale besturen moeten zetten? • Wat zijn de mogelijkheden tot samenwerking? Eventuele op te ruimen hinderpalen…

Samenstelling • Katrin Janssen (Gemeente/OCMW Zoersel) • Brian Greven (Stadsbestuur Mechelen) • Eddy Van der Stock (Stad/OCMW Lokeren) • Luk Van Beneden (Stadsbestuur Kortrijk) • Peter Moreels (Digipolis Antwerpen) • Herman Callens (VVSG) • Bruno Koninckx (KHM) • Jan Godderis (Corve) • Peter Hautekiet (V-ICT-OR)

MidOffice in Lokale Besturen Waar staan we?

Het bos en de bomen • Procesmanagement • Workflowmanagement • Case management • Document management • GIS • CRM • Productencatalogus…

Nederland-België: 1-0 • Is er een generieke informatiearchitectuur voor lokale besturen mogelijk? • Is een stappenplan belangrijker dan een totaalplaatje? • Minimalistisch <=> Maximalistisch?

Overzicht • 1/ Waarom MidOffice? • 2/ Wat is MidOffice? • 3/ MidOffice en Organisatie • 4/ Informatiearchitectuur: dossiers en entiteiten • 5/ Applicatiearchitectuur: basiscomponenten • 6/ Groeipaden • 7/ Aanbevelingen

Waarom MidOffice? • Wat wil de burger? • Kwaliteitsvolle dienstverlening • Wat wil de medewerker van het bestuur? • Een geïntegreerde werkomgeving • Wat wil de beleidsmaker? • Gegevens om het beleid te ondersteunen • Zicht op het presteren van de organisatie

Wat zijn de huidige hinderpalen? • Voor kwaliteitsvolle dienstverlening • Gegevens zitten verspreid • Kanalen (mail, brief, loket, telefoon) zijn niet op elkaar afgestemd • Vragen & meldingen van klanten zijn niet organisatiebreed zichtbaar Klant

Wat zijn de huidige hinderpalen? • Voor een geïntegreerde werkomgeving • We werken al jaren met vertikale applicaties (dienstgebonden applicaties: boekhouding, bibliotheek,…) • We beschikken niet of nauwelijks over generieke data (veelvuldig voorkomende data die we moeten centraliseren) • Persoonsgegevens • Bedrijfsgegevens • We missen vaak de skills om om te gaan met “ruwe” data Medewerker

Wat zijn de huidige hinderpalen? • Voor een data-gedreven beleid? • We beschikken niet of nauwelijks over generieke data • Persoonsgegevens • Bedrijfsgegevens • We beschikken niet over een centrale opslag van generieke dossiergegevens Beleid

Wat hebben we dus nodig? • Gegevens opgeslagen op één plaats moeten ter beschikking kunnen gesteld worden op een andere plaats • Generieke gegevens worden centraal opgeslagen • Dossiers moeten tussen medewerkers en afdelingen kunnen worden uitgewisseld en doorgegeven • Generieke dossiergegevens worden centraal opgeslagen

Overzicht 1/ Waarom MidOffice? 2/ Wat is MidOffice? 3/ MidOffice en Organisatie 4/ Informatiearchitectuur: dossiers en entiteiten 5/ Applicatiearchitectuur: basiscomponenten 6/ Groeipaden 7/ Aanbevelingen

Wat is MidOffice? • Is de schakel tussen FO en BO • Maakt abstractie van de typische complexiteit van FO (kanalen) en de BO (verticale applicaties) • MO doet dit door: • Generieke gegevensentiteiten te abstraheren uit de BO en FO • Deze generieke gegevens ter beschikking te stellen aan applicaties en personen • Dossierafhandeling als een generiek gegeven te abstraheren uit de BO en FO • Deze dossierafhandeling mogelijk te maken via bestaande of nieuwe applicaties • MO is een deeloplossing voor het streven naar een klantgerichte en efficiënte organisatie

MO en architectuur • Organisatie architectuur • Procesarchitectuur • Informatiearchitectuur • Applicatiearchitectuur • Infrastructuurarchitectuur MidOffice

Relatie MidOffice en Organisatie • Kantelen of koppelen? • Kantelen: herinrichten van de organisatie op basis van klantdoelen (vb Zoersel) • Koppelen: • Verbetering van de bestaande dienstverlening • Door gegevens te integreren en structureren • Vb. Lokeren

Organisatiemodel Zoersel ManagementteamSecretarissen – ontvangers6 afdelingshoofden Onder-steunende diensten Persoons-gebondendienstver-lening Vrije tijd & Vorming Grond-gebondendienstver-lening Openbare Werken Kwalitatieve dienstverlening K L A N T

Lokeren Burger (klant) Burgerlijke Stand Ondernemingsloket Technische dienst Sportdienst Lokale Authentieke Bron + dossier + product/dienst (flow & status) Lokaal Bevolkingsbestand Ondernemingen Meldingssysteem Sportevenementen CRAB (GIS) Rijksregister Verrijkte Kruispuntbank Ondernemingen

MidOffice en processen • Werk aan de winkel! • Procesbeschrijvingen zijn een communicatie-middel • Focussen op horizontale processen

Informatiearchitectuur • Definiëren van generieke entiteiten die uit de BO en FO kunnen geabstraheerd worden: • Persoon • Bedrijf • Adres • Product • …

Wat hebben we dus nodig? • Gegevens opgeslagen op één plaats moeten ter beschikking kunnen gesteld worden op een andere plaats => broker • Generieke gegevens worden centraal opgeslagen => LAB • Dossiers moeten tussen medewerkers en afdelingen kunnen worden uitgewisseld en doorgegeven => digitale werkomgeving • Generieke dossiergegevens worden centraal opgeslagen => dossierkast

Applicatiearchitectuur • Welke zijn de belangrijke componenten • Onzichtbare componenten • Broker (berichtencentrale, gegevensmakelaar) • LAB: Lokale Authentieke Bronnen • Zichtbare componenten • Digitale werkomgeving • Digitale Dossierkast

Broker • Een broker is een berichtencentrale / gegevensmakelaar / sorteercentrum • Een broker zorgt ervoor dat gegevens die op één plaats (= applicatie/databank) worden opgeslagen opgehaald kunnen worden en ter beschikking gesteld kunnen worden op een andere plaats (=applicatie/databank) • Voorbeeld van de werking van een broker…

Lokale Authentieke Bronnen • LAB is een verzameling generieke gegevens, die in +1 applicaties worden gebruikt • Bijvoorbeeld • NAW-gegevens van personen • Bedrijfsgegevens • Adressen • LAB zorgt ervoor dat een efficiënt beheer van deze gegevens mogelijk is.

Dossierkast • Vergunningsdossier, subsidiedossier, klacht, inschrijving sportkamp, zijn zeer verschillende vormen van dienstverlening maar hebben enkele metadata gemeen • Bijvoorbeeld: • Aanvrager • Status • … • Een dossierkast zorgt ervoor dat dossiers organisatiebreed raadpleegbaar zijn

Digitale werkomgeving • Een digitale werkomgeving zorgt ervoor dat de behandeling van (de generieke aspecten van sommige) dossiers organisatiebreed kan gebeuren • Voorbeelden van digitale werkomgeving zijn: • Document management systeem • Citizenrelationship management systeem • Workflow management systeem • Dossierbeheerssysteem

MidOffice en informatiearchitectuur bij lokale besturen