Understanding Different Communication Roles in Organizations

1. Roller og synsvinkler www.internkommunikasjon.no Bente Erlien del 1 Ulike roller – ulik opplevelse Organisasjonskulturen sett utenfra

2. Kommunikasjonsroller • Ulike kommunikasjonsroller i en organisasjon: • Toppleder, ledergruppe, ledere med personalansvar • Faglige ledere og medarbeidere • Tillitsvalgte • Informasjonsansvarlige og -medarbeidere

3. Toppleder • Virksomhetens ansikt utad • Kommuniserer oppover mot styret, eiere og oppdragsgiver • Kommuniserer innad før og etter beslutninger • Begrunner strategier og beslutninger (stor betydning for å motivere de som skal iverksette) • Kommuniserer visjon og verdier både gjennom ord og handling

4. Ledergruppen • Tar beslutninger og informerer om hvorfor • Fremstår som rollemodeller i ord og handling • Kommuniserer direkte toveis med øvrige ledere (avhengig av organisasjonens størrelse) • Gir informasjon (enveis) til alle ansatte, og bør også sørge for toveis kommunikasjon, slik at de kan lytte til synspunkter og signaler fra vanlige medarbeidere

5. Ledere med personalansvar • Omsette visjon, verdier og etiske retningslinjer til praktisk handling • Informere om oppgaver, gi tilbakemelding, ros og korrigering • Toveis kommunikasjon og aktiv lytting • Kontinuerlig endring, utvikling og forbedring, ikke bare ved dramatisk omstilling

6. Alle med faglig lederansvar • Faglig kommunikasjon med kollegaer og samarbeidspartnere, internt og eksternt • Kommunisere for å skape relasjoner, samarbeide, utøve og utvikle fagområdet • Innhente og bearbeide informasjon, rapportere og evaluere

7. Alle medarbeidere • Motta informasjon om arbeidet som skal utføres (mål, strategi, retningslinjer) • Kommunisere med kollegaer og ledere for å utføre arbeidsoppgavene • Kontakt med kunder, klienter, brukere etc. • Ambassadører for virksomheten og motta spørsmål, reaksjoner og tilbakemelding • Formidle reaksjoner utenfra tilbake til ledelsen

8. Tillitsvalgte • Talsmenn for de ansatte overfor ledelsen • Mottar informasjon fra, og gir tilbakemelding til ledelsen på vegne av medarbeiderne • Nyttige temperaturmålere for hvordan medarbeiderne opplever ledelsen og deres beslutninger • Lytter mye til medarbeidere • Lettere å ta opp en sak med en tillitsvalgt fremfor å gå direkte til ledelsen

9. Kommunikasjonsansvarlig • Tilrettelegge og planlegge slik at kommunikasjon blir et virkemiddel som bidrar til at virksomheten når sine mål • Strategisk: Delta i virksomhetens ledelse, utvikle kommunikasjonsstrategi • Taktisk: Utarbeide konkrete planer for hvordan kommunikasjonsstrategien skal gjennomføres • Rådgivende: Gi råd for hvordan andre utøver sin kommunikasjonsrolle • Operativ: Sette kommunikasjonsplanene ut i livet 

10. Planlegging og tilrettelegging • Vær tydelig på hvem som har ansvar for intern kommunikasjon • Lederne har ansvar for kommunikasjon med sine medarbeidere • Informasjonsfunksjonen: Tilrettelegge, bevisstgjøre, skape kanaler og arenaer,legge strategi og planer • Skap struktur for intern kommunikasjon

11. Sett fra ulike vinkler • Rolle og ståsted påvirker hvordan man tolker og oppfatter all intern informasjon • Ny medarbeider som kommer utenfra ser kulturen med friske øyne – nyttig tilbakemelding • Interne og eksterne medier fremstiller samme sak på ulike måte • Medarbeidere tolker informasjonen de får

12. Handling og ord • Kommunikasjon er mer enn ord • Ledere blir tolket og forstått både ut fra hva de sier, hva de ikke sier og hva de gjør • Forventninger og tidligere erfaringer, roller og relasjoner påvirker også tolkningen • Kjennskap til organisasjonens kultur og historie er nyttig for å kommunisere godt

13. Uformelle kanaler • Formelle kanaler som møter og internavis er bare en liten del av kommunikasjonen • Viktige kanaler og arenaer for uformell kommunikasjon er kantine, pauserom, korridorer og andre møteplasser. • Vit om at mye kommunikasjon er uformell, utnytt sosial prat mellom medarbeidere som som en ressurs