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HALLAZGOS RESULTADO DE AUDITORIAS 2010-2011

HALLAZGOS RESULTADO DE AUDITORIAS 2010-2011. Acciones tendientes a subsanar las falencias . AUDITORIA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA. HALLAZGO 1

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HALLAZGOS RESULTADO DE AUDITORIAS 2010-2011

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  1. HALLAZGOS RESULTADO DE AUDITORIAS 2010-2011 Acciones tendientes a subsanar las falencias

  2. AUDITORIA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA HALLAZGO 1 • Incumplimiento del Decreto Municipal 046 de junio de 1997, ya que los proyectos de inversión seleccionados para ser incorporados y ejecutados con recursos del SGP, no se ajustan al proceso de formulación y viabilización. ACCIONES DE MEJORAMIENTO • Cumplir con el Decreto Municipal 046 de 1997, para que los proyectos de inversión se ajusten al proceso de formulación y viabilización • Socialización del Decreto 046 de 1997 entre todas las Secretarías de la Administración DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES • Actualizar el Procedimiento de Presentación y Ejecución de Proyectos de acuerdo con lo establecido en el Decreto 046 de 1997 • Realizar anualmente 2 auditorias internas al procedimiento por parte del SGC • Realizar anualmente 2 auditorias internas al procedimiento por parte de la oficina de Control Interno

  3. AUDITORIA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA HALLAZGO 2 • Se efectuaron pagos con cargo a los recursos del sistema general de participaciones sin que previamente se hubiere suscrito en forma escrita un contrato, las erogaciones se formalizan a través de “Resoluciones de Gastos” que autorizan “transferir” los recursos al contratista, transgrediendo de esta manera la normatividad legal vigente que exige que los mismos consten por escrito (Ley 80/93 Artículo 32 De los contratos estatales). • ACCIONES DE MEJORAMIENTO • Adelantar los procesos de contratación conforme a las normas que regulan la contratación Pública Municipal • Capacitar en contratación pública a los Secretarios de Despacho y a los funcionarios de la unidad de contratación y recursos humano • DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES • Celebrar contratos con el lleno de los requisitos legales • Elaborar tablero de control para el proceso contractual municipal. • Realizar talleres de capacitación contractual

  4. AUDITORIA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA HALLAZGO 3 • Se evidenciaron contratos con los recursos del Sistema General de Participaciones con objetos contractuales imprecisos ya que no se especifica la cantidad de productos o servicios a proveer. ACCIONES DE MEJORAMIENTO • Dar aplicabilidad a las normas de contratación pública en los procesos que adelante el municipio de Viterbo DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES • Realizar revisión a los objetos contractuales definidos en los Estudios Previos • Estipular en los contratos su respectivo alcance

  5. AUDITORIA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA HALLAZGO 4 • Se encontraron en la ejecución de los recursos del Sistema General de Participaciones en el componente de Régimen Subsidiado, liquidaciones no acordes con los formatos uno y dos presentados por la EPS-S y soportados con los formularios avalados por el ente territorial. ACCIONES DE MEJORAMIENTO • Realizar las liquidaciones de los contratos del régimen subsidiado acorde a la normatividad expedida y los lineamientos establecidos desde el Ministerio de la Protección Social, en los plazos establecidos garantizando la interventoría de forma permanente DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES • Realizar interventoría previa a la autorización de los pagos bimestrales, ajustadas a la liquidación de las novedades causadas en el período

  6. AUDITORIA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA HALLAZGO 5 • De la revisión de las cuentas bancarias donde se administran los recursos de SGP para los componentes de Propósito General y Agua Potable y Saneamiento Básico, se encontró que se efectuaron pagos de cuentas por pagar constituidas a diciembre 31 de 2008 las cuales no contaban con recursos suficientes en bancos para su cancelación. Adicionalmente, los decretos de constitución de cuentas por pagar de los años 2008 y 2009 no incluyeron la totalidad de las cuentas por pagar. ACCIONES DE MEJORAMIENTO • Aplicar las normas orgánicas de presupuesto a los procesos de ejecución y cierre presupuestal.. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES • Incorporar al presupuesto los recursos del SGP conforme a los documentos CONPES que expida el Gobierno Nacional. • Expedir informe de obligaciones presupuestales con corte a diciembre 31 de cada vigencia fiscal. • Expedir el acto administrativo de constitución de cuentas por pagar conforme a las normas legales vigentes • Revisar y/o verificar que las obligaciones presupuestales incluidas en el Acto administrativo de constitución de cuentas por pagar este acorde con el informe de obligaciones presupuestales expedido. • Incluir en el cierre de tesorería las retenciones y deducciones realizadas a los contratos pagados y que se encuentren pendientes de pago a Diciembre 31 de cada vigencia fiscal.

  7. AUDITORIA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA HALLAZGO 6 • El Municipio de Viterbo constituyó en el presupuesto del año 2009 con recursos del Sistema General de Participaciones un déficit fiscal sin identificar las causas que conllevaran a su origen. ACCIONES DE MEJORAMIENTO • Aplicar las normas orgánicas de presupuesto a los procesos de ejecución y cierre presupuestal de los recursos del SGP. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES • Realizar el cierre de Tesorería conforme a las normas orgánicas de presupuesto • Expedir informe de retenciones y deducciones pendientes de pago con corte a diciembre 31 de cada vigencia fiscal. • revisar y/o verificar que las obligaciones presupuestales, deducciones y retenciones incluidas en el cierre de tesorería estén acordes con los informes expedidos

  8. AUDITORIA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA HALLAZGO 7 • Revisado el uso de los recursos del Sistema General de Participaciones transferidos para el componente de Propósito General se encontraron gastos que no corresponden con la destinación autorizada en el artículo 76 de la Ley 715 de 2001. ACCIONES DE MEJORAMIENTO • Aplicar las normas orgánicas de presupuesto a los procesos de ejecución presupuestal de los recursos del SGP DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES • Afectación Presupuestal de los recursos del SGP conforme a las normas legales vigentes • Elaborar tablero de control para la ejecución de los recursos del SGP • Elaborar tablero de control para la ejecución de los recursos del SGP

  9. AUDITORIA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA HALLAZGO 8 • El municipio no gira el valor total del bimestre a tiempo ni por la totalidad de los recursos a las ARS ACCIONES DE MEJORAMIENTO • Direccionar el Flujo de recursos oportunamente con destino a las EPS-S DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES Pagos bimestre anticipado a las EPS-S

  10. AUDITORIA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA HALLAZGO 9 • Los saldos del grupo propiedad, planta y equipo no se encuentran conciliados con los inventarios físicos al observarse que la adquisición de un computador portátil, mediante la orden de suministro No 031 del 04 de abril de 2007, por valor de $2.300 miles se encuentra registrada en el inventario más no así en los activos de la entidad, registrándose la compra como un gasto público social. ACCIONES DE MEJORAMIENTO • Dar aplicabilidad y utilizar de manera efectiva el módulo de inventarios • Realizar procedimiento de inventarios, dentro del cual se indique como se deben registrar la adquisición de equipos en la unidad de recurso humano y en la unidad de contabilidad, para que así se reflejen tanto en los activos como en el inventario de la entidad. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES • Digitar en el módulo de inventarios el 100% de los bienes muebles e inmuebles del Municipio de Viterbo. • Realizar un informe semestral entre la unidad de contabilidad y la unidad de recurso humano, consolidando las compras realizadas en el inventario y los activos del municipio.

  11. AUDITORIA CONTRALORIA GENERAL DE CALDAS • HALLAZGO 1 • En desarrollo del proceso auditor se constató que a las auditorías internas les hace falta un carácter formal, por cuanto las mismas no indican la fecha de realización, ni quien es el funcionario responsable del proceso. • La Administración del Municipio de Viterbo, a través de la Asesora de Control Interno suscribió planes de mejoramiento por procesos de las Auditorías efectuadas en diciembre de 2009, no obstante éstos no se suscribieron con los responsables de cada proceso sino con el representante legal del ente territorial. • La Oficina Asesora de Control Interno realizó en la vigencia 2009, seguimiento parcial al cumplimiento del plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría General de Caldas en la vigencia 2009, con base en los hallazgos detectados en la auditoría Especial realizada al año 2008, el cual obtuvo un porcentaje de cumplimiento del 69%. • En las auditorias internas vigencia 2009, no se tomó en cuenta el proceso contractual, tema específico de la presente auditoría.

  12. AUDITORIA CONTRALORIA GENERAL DE CALDAS ACCIONES DE MEJORAMIENTO • Realizar las Auditorias Internas de acuerdo al PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS del SGC. • Solicitar la modificación del formato preestablecido para la suscripción de planes de mejoramiento por procesos adoptándolo al SGC, de modo que estos se suscriban con cada uno de los líderes de los procesos y no con el representante legal. • Verificar el total cumplimiento de las acciones correctivas pendientes a desarrollar en el Plan de Mejoramiento suscrito la CGDC en la vigencia 2009. • Realizar evaluación interna a todos los procedimientos Identificados en la matriz de riesgo del MECI METAS CUANTIFICABLES • Realizar el 100% de auditorias internas conforme al Procedimiento Auditorias Internas del SGC • Suscribir el 100% de los planes de mejoramiento por procesos con los lideres de cada proceso. • Verificar que se cumpla en un 100% el Plan de Mejoramiento suscrito con la CGDC en la vigencia 2009. • Evaluar el 100% de los procedimientos identificados en la matriz de riesgos del MECI

  13. AUDITORIA CONTRALORIA GENERAL DE CALDAS HALLAZGO 2 • Al confrontar los resultados arrojados en la matriz del porcentaje de implementación, con los soportes documentales y los procesos evaluados como parte de la presente auditoría, se evidenció que dicha calificación a la fecha (octubre 2010) no es coherente, pues el ente territorial aunque posee los productos que se requieren en la implementación del MECI, algunos carecen de operatividad, como es el caso de los Subsistemas Control Estratégico, componente Ambiente de Control, elemento Desarrollo del Talento Humano (Plan de Capacitación) y Control de Evaluación, Componente Evaluación Independiente, Elementos Auditoría Interna, Planes de Mejoramiento Institucional e Individual.

  14. AUDITORIA CONTRALORIA GENERAL DE CALDAS ACCIONES DE MEJORAMIENTO • Garantizar la operatividad del MECI en todos sus subsistemas, componentes y elementos. METAS CUANTIFICABLES • Dar aplicabilidad en un 100% con los subsistemas, componentes y elementos del MECI

  15. AUDITORIA CONTRALORIA GENERAL DE CALDAS HALLAZGO 3 • la vigencia 2009, no se contó con un Plan específico Institucional de Formación y Capacitación, el cual se debe elaborar anualmente y contemplar las cinco (5) fases, requeridas por el Departamento Administrativo de la Función Pública como son: Sensibilización, formulación de proyectos de aprendizaje, consolidación del diagnóstico de necesidades de la entidad, programación del plan institucional de capacitación y ejecución. ACCIONES DE MEJORAMIENTO • Realizar el plan de formación y capacitación institucional conforme a lo establecido en la ley 909 de 2004 y sus decretos reglamentarios. METAS CUANTIFICABLES • Un Plan institucional de formación y capacitación formulado y aprobado

  16. AUDITORIA CONTRALORIA GENERAL DE CALDAS HALLAZGO 4 • El proceso contractual en el Municipio de Viterbo carece de un efectivo Sistema de Control Interno, desprendiéndose un riesgo para la Administración por cuanto no son operativos los mecanismos de control existentes. ACCIONES DE MEJORAMIENTO • Realizar auditorias a los procedimientos identificados en la matriz de riesgos del MECI METAS CUANTIFICABLES • Garantizar la efectividad en un 100% Del Sistema de control interno en el componente administración del riesgo.

  17. AUDITORIA CONTRALORIA GENERAL DE CALDAS HALLAZGO 5 • Al constatar los procedimientos de conservación y manejo de los documentos relacionados con el cobro coactivo de los impuestos de propiedad del Municipio de Viterbo, encontramos al verificar los expedientes, que éstos carecen de un lugar apropiado, puesto que los mismos permanecen apiñonados en un escritorio y en el suelo y de fácil acceso al público, con los riesgos que implica esta situación por su posible pérdida, además no cuenta con un consecutivo que los identifique y carecen de foliatura. Esta situación, contraría lo dispuesto en la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos. ACCIONES DE MEJORAMIENTO • Incluir los procesos de cobro coactivo dentro de las tablas de retención documental. • Archivar conforme a la tabla de retención documental los expedientes que se generen en los procesos de cobro coactivo. METAS CUANTIFICABLES • Lograr la aprobación de las tablas de retención documental por el comité de archivo en el primer trimestre de 2011. • Organizar el 100% de los procesos de cobro coactivo conforme a las tablas de retención documental

  18. AUDITORIA CONTRALORIA GENERAL DE CALDAS HALLAZGO 6 • Contrato de Servicio General No. 003 del 16 de febrero de 2009, por valor de $2.700.000 EL pago efectuado mediante Comprobante de Egreso No. 1215 de julio 18 de 2009, por valor de $205.000 (antes de descuentos y deducciones) fue soportado con la Factura No. 1824, la cual carece de fecha y beneficiario del servicio prestado. Observándose entonces, que la entidad territorial no posee un adecuado control sobre la totalidad de los documentos que soporta la ejecución de los contratos, antes de la realización del pago, como tampoco sobre el contenido de los mismo, al no establecerse plenamente a la Alcaldía Municipal de Viterbo como beneficiario del servicio prestado.

  19. AUDITORIA CONTRALORIA GENERAL DE CALDAS ACCIONES DE MEJORAMIENTO • Realizar los pagos contractuales con el lleno de los requisitos legales y de acuerdo con los lineamientos adoptados por el municipio en sus procesos internos. METAS CUANTIFICABLES • Realizar el 100% de pagos con el lleno de los requisitos legales

  20. AUDITORIA CONTRALORIA GENERAL DE CALDAS • HALLAZGO 7 Contrato de Servicios Especializados No. 002 de Marzo 5 de 2009, por un valor de $36.800.000 En el Contrato de Servicios Especializados No. 002 de Marzo 5 de 2009, con el objeto de contratar los servicios de una organización deportiva y recreativa que cuente con un equipo de técnicos y personas capacitadas en distintas actividades como danzas, música, teatro, informática, etc., para trabajar con las distintas instituciones educativas y comunidad en general, por valor de $36.800.000, con una duración de 4 meses, contados a partir de la suscripción del Acta de iniciación de fecha 05 de marzo de 2009 y Acta final de fecha 5 de julio de 2009, se encontró que no existe en el Contrato constancias o certificaciones que den cuenta del “personal calificado e idóneo” para la ejecución del contrato; no hay registro acerca del pago a la seguridad social del contratista ni de los empleados que utilizó en el desarrollo del objeto del contrato; no aparece el cronograma de actividades y menos la comunicación de los mismos a los jefes de unidad de deporte y cultura de los establecimientos educativos, por parte del contratista; no aparece el informe mensual sobre la ejecución del contrato; no presentó la Póliza de Garantía dentro de los 5 días siguientes a la firma del contrato, lo hizo el 18 de marzo de 2009, trece (13) días después del plazo señalado. La Póliza No. 300016231 expedida por Seguros CONDOR S. A., tiene una vigencia desde el 17 de marzo de 2009 hasta el 30 de septiembre de 2009, significando ello, que el contrato aquí en estudio debió iniciarse el día de la expedición de la Resolución No. 007 del 18 de marzo de 2009, del Secretario de Gobierno de Viterbo, que aprobó la misma.

  21. AUDITORIA CONTRALORIA GENERAL DE CALDAS ACCIONES DE MEJORAMIENTO • Aplicar las normas de contratación pública estatal a los procesos contractuales que se adelanten en el Municipio de Viterbo. METAS CUANTIFICABLES • Celebrar el 100% de los contratos con el lleno de los requisitos legales

  22. AUDITORIA CONTRALORIA GENERAL DE CALDAS HALLAZGO 8 Contrato No. 046 de mayo 28 de 2009, por valor de $4.000.000 El Contrato de Servicio General No. 046 de mayo 28 de 2009, con el objeto de “prestar el servicio de restaurante para las actividades que organice la Administración Municipal en desarrollo de actividad operativa”, por valor de $4.000.000, para ser ejecutado en 7 meses contados a partir de la expedición del correspondiente Registro Presupuestal, nombrando como interventor del contrato al mismo Representante Legal del Municipio, con Acta de iniciación de fecha mayo 30 de 2009 y Acta de liquidación de fecha enero 7 de 2010, riñe en su objeto y ejecución con el Decreto 2209 de octubre 29 de 1998, que trata de la austeridad en el gasto, por cuanto sin su observancia, el Alcalde de Viterbo, no sólo se nombra a si mismo como su interventor, sino que en la única Acta parcial de interventoría de fecha 10 de julio de 2009, que aparece en el expediente de dicho contrato, declara que recibe a satisfacción el objeto contratado, el cual se ejecutó según lo estipulado en el mismo y ordena pagar como interventor y paga como Alcalde Municipal, la suma de $877.300 y se anexan 11 ordenes de pedido, numeradas así: 1243, 1428, 1386, 1376, 1391, 1400, 1456, 1501, 1751, 1607 y 1652 del RESTAURANTE “EL POLI”, todas del 2009, donde relaciona platos suculentos de alimentos y su valor, consumidos por la Alcaldía. Al verificar los documentos que soportan el pago del descrito contrato y su correspondientes registro contable, se estableció que por servicios de restaurante y hoteles se canceló un valor total de $4.000.000, mediante los Comprobantes de Egreso Nos. 953 de Junio 6, por valor de $2.500.000, 1058 de junio 27 de 2009, por $622.700 y el último pago con el No. 1184 de Julio 15 de 2009 por $877.300 (Antes de descuentos y deducciones), para un total de $4.000.000, afectando para este evento las cuentas contables del gasto 5111“Generales” auxiliar 511114-05 “materiales y suministros” y 2401 “Adquisición de bienes y servicios” auxiliar 240101-01 “bienes y servicios”.

  23. AUDITORIA CONTRALORIA GENERAL DE CALDAS ACCIONES DE MEJORAMIENTO • Ejecutar los gastos conforme a las normas de austeridad nacionales en especial los Decretos 1737 de 1998, Decreto 2209 de 1998 y Decreto Mpal 025 de 2006 y demás normas que la adicionen o modifiquen METAS CUANTIFICABLES • Ejecutar el 100% de los gastos conforme a las normas de austeridad nacionales contempladas en el decreto Nacional 1737 y 2209 de 1998 y el decreto Municipal 025 de 2006 y demás normas que lo modifiquen y adicionen.

  24. AUDITORIA CONTRALORIA GENERAL DE CALDAS HALLAZGO 9 • Contrato No. 050 de junio 17 de 2009 por valor de $3.000.000 El objeto contratado se presentó en los siguientes términos: “Prestar el servicio de restaurante y organización logística a todo costo para los funcionarios de la Administración Municipal para la celebración de las diferentes actividades durante el año. C.U.B.S. 2.27.3 “Servicios alimenticios y de cafetería”, observándose que el Municipio de Viterbo, canceló por servicios de restaurante un valor total de $3.000.000, así: Comprobantes de Egreso No. 1810 de Octubre 17 de 2009, por valor de $2.065.400 y No. 2254 de diciembre 24 de 2009 de $934.600 (Antes de descuentos y deducciones), afectando para este evento rubros presupuestales de “Gastos deportivos y recreación” y las cuentas contables del gasto 5101 “Sueldo y salarios” y el auxiliar 510133-01 “Gastos deportivos y recreación” y 2401 “Adquisición de bienes y servicios” auxiliar 240101-01 “bienes y servicios. El Municipio de Viterbo, no acató las normas de austeridad y eficiencia en el uso de los recursos públicos, establecidas en los Decretos 2209 de octubre 29 de 1998 y 1567 de 1998, ya que la entidad pago servicios de restaurante y hotel, sin que se presentara una debida motivación y sustento de la necesidad a suplir y que se evidenciara que los gastos se hayan ejecutado con el fin de crear, mantener y mejorar las condiciones que favorecieran el desarrollo del empleado, tal y como ocurrió en la ejecución de aludido contrato.

  25. AUDITORIA CONTRALORIA GENERAL DE CALDAS ACCIONES DE MEJORAMIENTO • Ejecutar los gastos conforme a las normas de austeridad nacionales en especial los Decretos 1737 de 1998, Decreto 2209 de 1998 y Decreto Mpal 025 de 2006 y demás normas que la adicionen o modifiquen METAS CUANTIFICABLES • Ejecutar el 100% de los gastos conforme a las normas de austeridad nacionales contempladas en el decreto Nacional 1737 y 2209 de 1998 y el decreto Municipal 025 de 2006 y demás normas que lo modifiquen y adicionen.

  26. AUDITORIA CONTRALORIA GENERAL DE CALDAS • HALLAZGO 10 • Aplica este hallazgo a los contratos: de Servicio General No. 027 de abril 4 de 2009, Civil de Obra No. 005 marzo 10 de 2009, de Servicios Especializados No. 003 de julio 7 de 2009, por cuanto los mismos presentan las siguientes similares situaciones: •  La Secretaría de Hacienda del Municipio de • Viterbo, ha realizado pagos a los diferentes contratistas, sin el cumplimiento en el tiempo de la ejecución del contrato, además con la ausencia de acta de interventoría que establezca el cumplimiento y/o el recibido a entera satisfacción del bien o servicio contratado, teniendo en cuenta que esta se presenta con posterioridad al pago. •  No existe una correcta y adecuada comunicación, entre los interventores de los contratos y la Secretaría de Hacienda del Municipio de Viterbo, como quiera que los pagos se estén realizando sin el lleno de requisitos, cual es el informe del interventor.

  27. AUDITORIA CONTRALORIA GENERAL DE CALDAS ACCIONES DE MEJORAMIENTO • Realizar los pagos contractuales con el lleno de los requisitos legales y de acuerdo con los lineamientos adoptados por el Municipio en sus procesos internos • METAS CUANTIFICABLES • Realizar el 100% de los pagos con el lleno de los requisitos legales

  28. AUDITORIA CONTRALORIA GENERAL DE CALDAS Auditoria 2011 • HALLAZGO 1 Estudiada y analizada la información suministrada por la entidad territorial se pudo verificar que la misma cumplió con el objeto contractual, sin embargo no establece criterios cualitativos ni tampoco establece nociones de interés público, en el seguimiento técnico, económico y jurídico a la interventoría a los objetos contractuales de igual manera no hace liquidación a la totalidad de la contratación, vulnerando con ello lo establecido en los artículos 14 y 60 Ley 80 de 1993 y el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007.

  29. AUDITORIA CONTRALORIA GENERAL DE CALDAS AUDITORIA 2011 ACCIONES DE MEJORAMIENTO • Liquidar los contratos de tracto sucesivo de conformidad con las normas legales vigentes • Capacitar al Personal Directivo y Profesional en el tema de Interventoría • METAS CUANTIFICABLES • Liquidar el 100% de los contratos de tracto sucesivo • Realizar una capacitación en el Primer semestre del 2011

  30. AUDITORIA CONTRALORIA GENERAL DE CALDAS AUDITORIA 2011 HALLAZGO 2 • Revisados los contratos que tienen por objeto contractual “Contratar el servicio de transporte escolar…”, que durante la vigencia 2010 fueron los Nros. 001, 003, 006, 009, 0011, 0012 y 0013, se evidencia que no existe una adecuada planeación al momento de contratar, toda vez que estos fueron adicionados hasta tres veces en un mismo periodo. ACCIONES DE MEJORAMIENTO • Realizar adiciones contractuales de conformidad con las normales legales vigentes. METAS CUANTIFICABLES • 100% de contratos adicionados conforme a las normales legales vigentes.

  31. AUDITORIA CONTRALORIA GENERAL DE CALDAS AUDITORIA 2011 Hallazgo 03 • Durante la vigencia 2010, no se evidenciaron mecanismos de seguimiento y control al proceso de contratación por parte de la Oficina asesora de control interno; durante el proceso auditor se evidenció que existen falencias como: • Falta de Planeación. • Deficiencia en los controles de los requisitos para la legalización de los contratos. • Los informes de interventoría, carecen de los informes técnicos, jurídicos de acuerdo con el objeto contractual, incumpliendo con ello lo establecido en el artículo 3 y 14 de la Ley 80 de 1993. • La anterior situación, fue corroborada con el actual jefe de control interno, la cual hace parte del proceso desde el mes de octubre de 2010 y la cual realizó auditoria interna a la contratación en el mes de octubre.

  32. AUDITORIA CONTRALORIA GENERAL DE CALDAS AUDITORIA 2011 ACCIONES DE MEJORAMIENTO • implementar mecanismos de seguimiento y control como: Revisar los estudios y documentos previos que soportan los respectivos procesos contractuales, a fin de determinar su objetividad en cuanto a los aspectos económicos, técnicos y legales. • Elaborar tableros de control para verificar requisitos requeridos para la legalización de los contratos • Capacitar al personal directivo y profesional en la elaboración de Informes de interventoría. • Realizar auditorias internas al proceso contractual de acuerdo al Procedimiento Auditorias Internas PRCE01 y al programa o plan de auditorias internas estructurado para la vigencia. METAS CUANTIFICABLES • 100% de estudios y documentos previos revisados • Tableros elaborados y aplicados • 100% de personal directivo y profesional capacitado • 3 Auditorias Internas Realizadas al Proceso Contractual durante la vigencia 2011

  33. AUDITORIA CONTRALORIA GENERAL DE CALDAS AUDITORIA 2011 HALLAZGO 04 • Al revisar el archivo documental de los contratos seleccionados, se pudo constatar que el Municipio de Viterbo, no maneja un archivo organizado de la documentación producida y recibida de los contratos, recopilada desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Transgrediendo el artículo 4° principios generales de la Ley 594 de 2000 ACCIONES DE MEJORAMIENTO • Incluir en la tabla de retención documental todos los documentos que faltan incluir en el archivo de los contratos METAS CUANTIFICABLES • Una Tabla de retención documental de contratos modificada en el primer semestre de 2011

  34. HALLAZGOS 2010-2011 Fin Muchas Gracias

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