1 / 35

Auditorias

Auditorias. Desenvolvimento, difusão e assimilação dos conceitos de: informação como recurso gestão de recursos de informação Conduziu ao aumento do uso das técnicas de auditoria como meio de medir a eficácia e eficiência dos sistemas de informação. Gestão de Informação - técnicas.

chuong
Télécharger la présentation

Auditorias

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Auditorias • Desenvolvimento, difusão e assimilação dos conceitos de: • informação como recurso • gestão de recursos de informação • Conduziu ao aumento do uso das técnicas de auditoria como meio de medir a eficácia e eficiência dos sistemas de informação. FEUP/MGI/GI

  2. Gestão de Informação - técnicas • Auditorias de informação • Information Mapping • Auditorias de comunicação • Infomapping FEUP/MGI/GI

  3. Auditorias: abordagens • Verificação • Respeito pelos procedimentos, regras ou regulamentos (financeiras) • Consultoria • “Representar” os sistemas e práticas existentes e os problemas com eles associados; • Avaliar a sua adequação às metas e aos objectivos organizacionais (planeamento estratégico) CONVERGÊNCIA FEUP/MGI/GI

  4. Auditorias: objectivos • Independentemente das diferentes abordagens e metodologias uma auditoria deve: • Apresentar os principais objectivos da organização (processo ou outros) e identificar quais os constrangimentos organizacionais que agem sobre o sistema de informação. FEUP/MGI/GI

  5. Auditorias: objectivos (cont.) • Determinar as necessidades de informação • Inventariar os recursos disponíveis • Construir uma representação coerente do funcionamento do sistema a partir da informação recolhida nos 3 processos acima referidos FEUP/MGI/GI

  6. Auditorias: técnicas • Recolha de informação • Análise e representação de sistemas • Avaliação de sistemas • Teste FEUP/MGI/GI

  7. Auditorias: técnicas (cont.) • Recolha de informação: • Objectivos organizacionais • Política de informação • Grupo de utilizadores (amostra) • Requisitos de informação dos utilizadores • Recursos de informação • Representação (gráfica) do funcionamento do sistema, a partir dos elementos recolhidos FEUP/MGI/GI

  8. Auditorias: técnicas (cont.) • Análise e representação de sistemas • Registar os usos e os recursos de informação como: • Tipologias • Hierarquias de necessidades • Sistemas de fluxos de dados “flow charts” FEUP/MGI/GI

  9. Auditorias:técnicas (cont.) • Avaliação de sistemas: • Avaliar as áreas prioritárias a “auditar” • Realizar análises de custo benefício • Realizar análises de falhas ou de factores críticos FEUP/MGI/GI

  10. Auditorias: técnicas (cont.) • Teste • Realizar um teste em todo o sistema (gerando um processo, que passe por todo o sistema, desde o princípio até ao fim) FEUP/MGI/GI

  11. Auditorias: metodologias • Custo benefício • Geográficas • Híbridas • Gestão de informação • Operacionais de consultoria FEUP/MGI/GI

  12. Auditorias: Custo benefício • Objectivo é, a partir de uma lista de opções, compará-las na base da percepção do seu custo e benefício. • Autores de referência: • Henderson, H. L. – Cost-effective information provision and the role of information audit. Information and Management. 1(1980)7-9 • Riley, R. H. – The information audit. Bulletin of the American Society for Information Science. 2(1976)24-25 FEUP/MGI/GI

  13. Auditorias: Custo benefício • Processo • Definir os objectivos a serem atingidos pelo sistema • Avaliar os métodos alternativos de atingir os objectivos • Determinar os custos das alternativas • Estabelecer modelos que relacionem os custos de cada alternativa com as suas potencialidades para atingir os objectivos. • Estabelecer critérios de medida (peso) da relação custos/benefícios que permitam uma ordenação das alternativas FEUP/MGI/GI

  14. Auditorias: geográficas • Objectivo: identificar os principais componentes do sistema e “mapificá-los” na sua relação recíproca. Há uma maior ênfase na análise de sistemas. • Autor de referência: Gillman, P. L. – An analytical approach to information management. The Electronic Library. 3(1985)56-60 FEUP/MGI/GI

  15. Auditorias: geográficas (cont.) • Processo • Educação: sensibilizar, formar, os utilizadores e os produtores da informação para o valor potencial dos serviços de informação. • Análise de necessidades: através de entrevistas não estruturadas aos utilizadores. • Análise dos recursos • Análise dos serviços existentes: recolhas estatísticas de “preocupações” procurando identificar os comportamentos de uso subjacentes. • Comparar necessidades com recursos: recorrendo a metodologias de análise de sistemas (mapificação) FEUP/MGI/GI

  16. Auditorias: híbridas • Objectivos: aproveitar as propostas das metodologias geográficas mas, dando grande ênfase, às aproximações de custo benefício. • Autor de referência: • Quinn, A. V. – The information audit: a new tool for the information manager. Information Manager. 1(1979)18-19. FEUP/MGI/GI

  17. Auditorias: híbridas (cont.) • Processo • Caracterizar a situação inicial • Identificar os objectivos que justificavam os recursos de informação iniciais e relacioná-los com os objectivos organizacionais. • Identificar os “centros de informação” que fornecem os serviços de informação especializada ou genérica FEUP/MGI/GI

  18. Auditorias: híbridas (cont.) • Processo (cont.) • Tipos de serviços fornecidos • Posição do “centro de informação” na organização • Custos e valores da informação • Recomendações para a melhoria do sistema de gestão de informação. FEUP/MGI/GI

  19. Auditorias: gestão de informação • Objectivos: identificar os circuitos de circulação de “reports”, o seu objectivo e uso por cada “recipiente”. • Autor de referência: • Reynolds, P. D. – Management Information Audit. Accounts Magazine. 84(1980)66-69. FEUP/MGI/GI

  20. Auditorias: gestão de informação • Processo • Inventariar a distribuição da “informação formal” obtendo listas de “reports” produzidos/usados e das suas listas de circulação. • Considerar o objectivo explícito do “report” em relação com a posição hierárquica e as responsabilidades de cada recipiente. • Identificar as fraquezas do sistema de “report” FEUP/MGI/GI

  21. Auditorias: gestão de informação • Processo (cont.) • Identificar as áreas prioritárias a melhorar em consonância com os responsáveis pela gestão. • Prototipar as mudanças e testá-las • Implementar as mudanças consideradas necessárias. FEUP/MGI/GI

  22. Auditorias: operacionais ... • Objectivos: • Definir os objectivos do sistema “auditado” e identificar em que medida estão a ser atingidos. • Identificar se os objectivos estão em consonância com a filosofia da organização • Verificar o eficiência e eficácia no uso, no aproveitamento e na segurança dos recursos. • Avaliar de o sistema está a servir a organização (utilidade e qualidade) • Observação de regulamentos e normas. FEUP/MGI/GI

  23. Auditorias: operacionais ... • Autores de referência: • Gruber, T. – The operational audit – an integrated approach. Internal Auditor. 40(1983)39-41. • Barker, R. – Information audits: designing a methodology with reference to the R&D division of a pharmaceutical company. Sheffield: University of Sheffield, 1990. OPS nº8. • Chambers, A. D. – The internal audit of research and development. R&D Management. 8(1978)95-99. FEUP/MGI/GI

  24. Auditorias: operacionais ... • Processo: • Identificar os objectivos e o contexto da organização • Identificar os requisitos de informação dos utilizadores. • Inventariar os recursos de informação. • Identificar as falhas do sistema e os pontos chave de controlo. • Avaliar as falhas do sistema. • Testar os pontos chave. FEUP/MGI/GI

  25. Auditorias: operacionais ... • Processo (cont.) • Gerar soluções alternativas para as falhas. • Avaliar as alternativas. • Verificar a observação de regulamentos e normas. • Propor recomendações. FEUP/MGI/GI

  26. Information Mapping • Objectivos • “Information mapping is an approach to informatin systems evaluation which is relatively new to the information world and information professionals as alike. It is an approach wich explores information use and needs with a view to graphically representing parts of the information system under study. FEUP/MGI/GI

  27. Information Mapping Pridgeon, C. A. – Techniques for information mapping in a pharmaceutical research company. Sheffield: University of Sheffield, 1990. MSc dissertation. FEUP/MGI/GI

  28. Information Mapping • Processo A – formulação estratégia IT • Definir a missão da global da organização • Examinar a estrutura organizacional • Definir e examinar as áreas problemáticas • Produzir o primeiro “information map” (conjunto de papéis e mapas de fluxogramas, funções, objectivos associados às áreas. • Examinar as opções tecnológicas FEUP/MGI/GI

  29. Information Mapping • Processo A – formulação estratégia IT • Comparar os primeiros mapas e opções tecnológicas com mapas criativos que registem interfaces, processos, análises custo-benefícios. • Produzir recomendações • Implementar (Best, 1985) FEUP/MGI/GI

  30. Information mapping • Processo B – Sistema e usos • Identificar a necessidade de um information map. • Escolher a equipa do projecto • Planear • Definir e acordar o objectivo do projecto • Definir e acordar a extensão do projecto • Acordar a metodogia • Discutir o formato do produto final FEUP/MGI/GI

  31. Information mapping • Processo B • Preparação • Preparação da equipa • Preparação com o grupo alvo • Recolha de informação • Entrevistas • Estudo da documentação • Observação FEUP/MGI/GI

  32. Information mapping • Processo B • Reunir e avaliar a informação recolhendo, paralelamente, informação complementar. • Formatar o mapa • Obter o feedback do grupo • Produzir e entregar o relatório. Pridgeon (1990) FEUP/MGI/GI

  33. Auditorias de comunicação • Objectivos: (instrumento de) • Meio de avaliar a eficiência associada com a introdução das TI na organização. • Medida da comunicação interpessoal. • Medida da comunicação gestor/empregado • Medida da actividade de relações publicas Potter (1990) FEUP/MGI/GI

  34. Infomapping • Objectivos: apoiar na identificação dos recursos de informação de uma organização e na percepção da relação entre eles. • Autores de referência: • Burk, C. F. ; Horton, F. W. – Infomap: the complete guide to discovering corporate information resources. Englewoog Cliffs: Prentice Hall, 1988 FEUP/MGI/GI

  35. Infomapping • Aplicação • Identificar os recursos de informação da organização no seu contexto organizacional e funcional. • Distinguir entre recursos mais críticos e menos críticos. • Identificar oportunidades para automatização ou interconexão de recursos de informação. • Avaliar os custos da informação relacionado-os com a percepção do seu valor. FEUP/MGI/GI

More Related