CAPACIT - AUDITORIAS

1. “AUDITORIA SOBRE LA EJECUCION PRESUPUESTARIA Y FINANCIERO CONTABLE Y ADMINISTRATIVA PARA LA I. MUNICIPALIDAD DE PIRQUE.” CAPACIT - AUDITORIAS Empresa Consultora y de Auditorias CAPACIT Ltda.. Representante Legal: Héctor García Sandoval (HACER CLICK PARA VER CADA DIAPOSITIVA)

2. INFORME DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES • Auditoria Externa Financiero Contable a la I. Municipalidad de Pirque, sistema municipal, por los períodos comprendidos entre el 1º de Enero y el 31 de Diciembre de los años 2004, 2005, 2006 y 2007. • Nuestra responsabilidad consiste en emitir una opinión acerca del estado financiero contable y si los registros e informes de responsabilidad de la Municipalidad presentan razonablemente su situación financiera de acuerdo a los principios y normas del Sistema de Contabilidad General de la Nación.

3. INFORME DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES El programa de trabajo fue realizado según la propuesta aprobada por el Municipio y en conformidad con las normas de auditoria generalmente aceptadas, por lo que se considera que esta auditoria constituye una base razonable para fundamentar la opinión independiente que entregamos en este informe.

4. INFORME DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES • Según los antecedentes que nos fueran proporcionados para el examen y de acuerdo a las normas exigidas por el Sistema de Contabilidad General de la Nación, esta empresa auditora opina que la I. Municipalidad de Pirque presenta deficiencias notorias en su sistema de registros e informes contables y financieros, en los específicos términos planteados en el Informe Largo.

5. CONCLUSION: • Se constituyen los elementos necesarios para una opinión Favorable, con las salvedades en los siguientes aspectos: • Limitación al alcance del trabajo realizado por no contar con registros contables confiables en el periodo auditado; • Errores e incumplimiento a los Principios y Normas Contables del Sistema de Contabilidad General de la Nación en forma significativa en los rubros: Ingresos, Gastos, Movimiento de Fondos, Cuentas Complementarias, Bienes, Gestión Económica, Participación del Estado, y Cuentas de Orden. • Incertidumbre relativa en los aspectos financieros del periodo auditado que afecta la razonabilidad en la inadecuada metodología usada en las conciliaciones bancarias, así como a una distorsión en los procesos de registros de cuentas de ingresos y gastos.

6. INFORME LARGO • El presente Informe Final de la Auditoria contiene los siguientes elementos: • 1. Informe de razonabilidad de los estados financieros y presupuestarios, en todos los aspectos significativos, la situación financiera, los resultados de sus operaciones y el flujo de efectivo. • 2. Informe detallado sobre la situación y gestión contable, presupuestaria y administrativa. • 3. Informe de la evaluación del sistema de control interno, sus debilidades y sugerencias de mejora. • 4. Recomendaciones para mejorar la gestión financiera, contable y presupuestaria.

7. PREMISAS SOBRE LA ESTRUCTURA MUNICIPAL • Respecto de esta estructura debemos establecer las siguientes premisas en que se fundamentan nuestras observaciones, y sugerencias: • La finalidad de una estructura organizacional es establecer los roles, funciones y relaciones que deben cumplir los miembros de una institución para trabajar juntos de forma coordinada, con el fin de cumplir con los objetivos y metas definidas. • La estructura orgánica debe reunir las características de ser eficaz y eficiente, esto es, que permita alcanzar los objetivos perseguidos en forma oportuna y al mínimo costo. • La estructura orgánica muestra la importancia que le asigna el Municipio a los distintos procesos que realiza.

8. OBSERVACIONES Y SUGERENCIAS • 1.- Analizada la estructura vigente nos parece que el rol de coordinador y jefe del Administrador municipal respecto de las Unidades Operativas permite una coordinación entre ellas. • 2.- Al definir la función de Control como un “encargado de Unidad”, se define también con una disminución del rango de estas funciones de contraloría interna, las que como elemento esencial de una organización, representa una falta grave de la jerarquía que debe darse a estas labores y ha denostado el rol estratégico que podría cumplir para la organización.

9. OBSERVACIONES Y SUGERENCIAS • 3.- Nos parece, conforme el número de personal de la IM de Pirque, que la Ubicación de subalternos del Asesor Jurídico y Secretaría Municipal, quienes dependen directamente del alcalde, constituye un equipo de coordinación, en conjunto con el Administrador Municipal, que posibilita la administración desde la Alcaldía, y permitiendo que pueda ejercer sus funciones propias del cargo, que demandan gran cantidad de tiempo destinado a la comunidad. • 4.- Esta división del trabajo del Municipio en una estructura de dirección operativa (numero uno anterior), y una estructura de asesoría directa a la alcaldía (asesor jurídica, secretaria municipal y administrador), permite hacer un planteamiento estratégico en que la estructura sirve a los fines que se persigan, lo que es un acierto en la medida que lo que representa el organigrama efectivamente se manifieste en lo cotidiano.

10. OBSERVACIONES Y SUGERENCIAS • 5.- Estimamos que es relevante una vinculación y coordinación entre este instrumento de planificación y el reglamento interno municipal con el detalle de funciones de cada Unidad.

11. DatosIngresos2004 a 2007

12. Gastos Municipales en el periodo. Datos Gastos 2004 a 2007

13. Corporación Salud y Educación Por su parte, del total del ingreso registrado para la Corporación, incluida Salud, como referencia al año 2007, se obtuvo un Ingreso de Explotación de M$2.436.439.- por lo que el aporte municipal a ambos servicios alcanzó a M$1.069.507.-, equivalente al 43,89 % del total de los recursos que recibió la Corporación para su funcionamiento en el pasado año.

14. Relación Ingreso vs Gasto Corporación personal administrativo del sistema representa un 11% del gasto total del sistema con $268.981.764.-, para el año 2007, un 30% del total del traspaso municipal. La I. M de Pirque debiera plantear la realización de un estudio tendiente a revertir sus actuales estructuras de financiamiento, haciendo presente que los estados financieros tenidos a la vista sólo fueron analizados desde la perspectiva del traspaso de recursos y su influencia en la situación presupuestaria y financiera actual de la Municipalidad, y que no consideran por tanto análisis de las nóminas de remuneraciones del personal profesional ni administrativo de la Corporación, ni de las políticas de administración del personal, entre otras variables

15. Conclusiones en Particular • En cuanto al correcto y oportuno registro de los Ingresos presupuestarios: • - El registro de los Ingresos Municipales, en cuanto a la muestra tomada de Permisos de Circulación no se desarrolla en forma correcta y oportuna, no está en línea computacional con el sistema de contabilidad de la Municipalidad de tal forma se tenga una certeza de que todos los permisos que son girados en el sistema de giros, efectivamente sean percibidos en arcas municipales, sin que exista un programa de trabajo dedicado al periodo de renovación por vencimiento de estos impuestos, rotación del personal a cargo de esta cuenta de ingresos, falta de manuales o procedimientos escriturados que permitan una capacitación previa del personal que realiza los giros en altos periodos de atención de público, elementos que afectan tanto el correcto registro de estos ingresos como su oportunidad.

16. En los Ingresos • En cuanto a la Determinación de la correcta aplicación de los principios de la contabilidad general de la nación y su imputación. Se pudo determinar que en materia de Ingresos Municipales se observa que existe un registro de ingresos en las cuentas correspondientes según el clasificador de ingresos vigentes para el periodo auditado, separando ingresos municipales de otros que deben registrarse separadamente como el caso de los permisos de circulación, sin perjuicio de otras consideraciones de naturaleza contable asociadas a los ingresos que se realizan más adelante.

17. En los Ingresos • En cuanto a la Verificación de la correcta aplicación de la normativa legal vigente para los diferentes tipos de ingreso. Según se pudo apreciar en la muestra seleccionada para la examinación, existen errores de cálculo que son continuos, produciéndose en distintos períodos por diferentes funcionarios que han desarrollado la función, especialmente en cuanto a la forma de cálculo de los permisos de circulación y sus antecedentes de respaldo. Asimismo, en otras cuentas como los derechos de obras municipales se observa errores en la forma de cálculo y falta de un formulario que deje huella de la liquidación de los derechos.

18. En cuanto a los Gastos • En cuanto a la Verificación del correcto y oportuno registro y pago de los egresos presupuestarios. • En nuestra opinión, los gastos y egresos municipales, según la muestra presentada en los Informes Parciales entregados a la IM de Pirque, se observa que algunos de ellos no son registrados en forma correcta ni en la debida oportunidad. • Especial mención la cuenta de Transferencias al Fondo Común Municipal, que por efecto de la forma incorrecta de cálculo de los permisos de circulación y su registro tienen consecuencia en esta cuenta de gasto. • En cuanto a la Verificación de la correcta aplicación de la normativa legal vigente para los diferentes tipos de egresos. • Existen algunos gastos que no tienen la debida documentación de respaldo, ni fundamento de su ejecución, con falta a la normativa municipal vigente, sin precisar las normas legales de acuerdo a la ley de municipalidades, sin respaldos o con documentación que no corresponde a la naturaleza del gasto, entre otros antecedentes.

19. En cuanto a los Gastos • Los expedientes de gasto no cuentan con la suficiente documentación de respaldo, sin que se refleje en cada uno de los pagos los distintos pasos que los procedimientos legales, contables y administrativos establecen, sin poder identificar en los gastos el proceso de cotizaciones, elección y uso del proceso idóneo para la compra, emisión de orden de compra, recepción oportuna de los bienes y servicios, devengamiento de la factura respectiva, autorizaciones de pago, pagos, archivo y custodia de los expedientes.

20. En cuanto a los Gastos • Gastos de Programas Sociales, Transferencias al Fondo Común Municipal, gastos de servicios básicos, pagos de Honorarios de Programas, Inversión y otro gastos, los que no contienen los respaldos que den cuenta de la naturaleza de cada gasto, su origen legal, la identificación del ID asociado al sistema de Compras Públicas, las firmas de la Unidad Solicitante de gasto y la disponibilidad previa de presupuesto, la visación previa a la compra de parte del alcalde, su administrador o de quien tenga a su cargo esta responsabilidad.

21. En cuanto a los Gastos • Programas que ejecutan actividades en el ámbito social, deportivo, cultural, de asistencialidad, recreación, educacional y otras áreas de interés comunitario, no fueron proporcionados para su revisión los respectivos programas de respaldo que amparen el gasto ejecutado en cada uno de ellos, los que debieran contener como antecedente mínimo la fundamentación legal o convención que les de origen, los objetivos que se persiguen con cada uno de ellos, sus beneficiarios, las actividades que se realizarán, el presupuesto disponible para la actividad, los nombres de los funcionarios responsables que los ejecutarán, los bienes necesarios para el éxito de la actividad, los días y lugares de su realización.

22. En cuanto a los Gastos • Documentación soportante de los pagos, en algunos casos se encontró fotocopias de boletas de honorarios, fotocopias de informes, decretos alcaldicios de respaldo en fotocopia o parciales, además de existir numerosos decretos alcaldicios de pago sin la correspondiente firma de los funcionarios habilitados para ello. • Además falta de firma de ministro de fe que refrende el gasto, o de Tesorería, sin precisar en la glosa del decreto el objeto y motivo del pago que se estaba realizando, sin precisar número y serie de cheque y cuenta corriente utilizada.

23. En cuanto a Determinar la correcta aplicación de los principios de la contabilidad general de la nación. Sobre las normas e instrucciones que se encuentran refundidas en el Oficio Circular 6.856 de 1992 y 60.820 de 2005, ambas de Contraloría general de la República, se puede precisar que, en definitiva, en opinión de esta empresa auditora, la I. M de Pirque, no da cabal cumplimiento a dichas instrucciones en cuanto al gasto se refiere. Se incurre en algunos errores de imputación que distorsionan la información que se emite y rinde a diferentes niveles, tanto internos como externos, y por otra parte representa menores activos y patrimonio municipal, perjudicando los intereses de esta institución

24. MOVIMIENTO DE FONDOS • En cuanto a Verificar el correcto y oportuno registro de hechos económicos que impliquen movimientos de fondos en las distintas cuentas corrientes municipales. * • En nuestra opinión, la IM de Pirque al no llevar cuentas corrientes separadas para su administración financiera, no da cabal cumplimiento a las normas del DL 1263 sobre Administración Financiera, y que se traduce en una confusión de los montos que administra esa institución, no distinguiendo entre los propios, aquellos sobre los cuales tienen derechos terceras personas como por ejemplo el Fondo Común Municipal, o aquellos que son con destinos específicos por aplicación de proyectos y programas de financiamiento estatal. • La mayor expresión de esta realidad es que la cuenta de Movimiento de Fondos presente al 31 de diciembre de 2007 un saldo negativo.

25. MOVIMIENTO DE FONDOS • En nuestra opinión, el método utilizado de efectuar en una sola conciliación la revisión de los saldos de las cuentas corrientes de la municipalidad contra el libro contable de banco, no permite tener una información que de cuenta en forma fidedigna de los verdaderos saldos financieros disponibles para realizar las operaciones del municipio. • A la fecha de la examinación, las conciliaciones bancarias se encontraban atrasadas, y las que estaban de anteriores periodos se encontraban con los errores metodológicos mencionados..

26. MOVIMIENTO DE FONDOS * • Según lo manifestado en los Informes Parciales y a las normas contables vigentes, las cuentas vigentes hasta el 31 de diciembre de 2007 para registrar los movimientos de fondos son las 21196 en forma ordinaria y 21908 para los recursos del Fondo común Municipal. • No obstante, la I M de Pirque procedió en el periodo analizado a realizar registros de recursos del FCM en la cuenta 21196, lo que es improcedente y que altera el normal uso de los recursos y origina las dificultades que se han descrito en diferentes pasajes de este informe final. • Los dictámenes 21872 de 1983 de CGR, a la reciente ley 20.237 que no es aplicable al periodo auditado pero que entrega elementos que reflejan la magnitud de la práctica observada en esta auditoria de usar recursos del FCM en gastos de la Municipalidad.

27. Es opinión de esta empresa auditora que los procedimientos de registro de bienes, en la mayoría de los casos, siendo oportuno, no obstante, no ha utilizado las cuentas que corresponden para ello, al punto de existir bienes que no están considerados dentro del patrimonio de la municipalidad, disminuyendo su actual valor. Asimismo, en otras oportunidades se ha utilizado cuentas diferentes de las de bienes, las que en algunos casos han sido oportunamente corregidas llevando las anotaciones a las cuentas respectivas. Cuenta de BIENES

28. Gestión Interna • .- Alta dependencia de los Ingresos de la cuenta de Permisos de Circulación. • A este aspecto de ser relevante para la gestión financiera municipal, en nuestra opinión, esta cuenta no se administra bajo una perspectiva científica, con fallas de control interno que se indicaron en la página 3 del Segundo Informe Parcial, careciendo de un programa de trabajo definido especialmente para los periodos de renovación y vencimiento de los permisos de circulación, con un sistema de módulos en terreno que no dan plena seguridad sobre la realidad de las renovaciones de permisos de circulación, sin un sistema de registros simultáneos de las instancias de devengado y percibido, ni control de pagos y depósitos en una sola cuenta corriente que permita tener seguridad del total generado por este concepto.

29. 2.- Cuenta Transferencias a Otras Entidades Públicas no realizadas y que constituyen Deuda exigible al 31 de diciembre de cada año. • Esta situación se origina por el no pago del aporte de Permisos de Circulación al Fondo Común Municipal y es, en nuestra opinión, contraria a la normativa de la ley de rentas municipales que regula la forma de percepción y pago de los recursos, los que son de propiedad del Fondo Común Municipal, por lo que esta práctica de gestión contraviene las normas de la ley 20.237, que establecen sanciones así como retención de remesas por concepto de este fondo.

30. 2.- Cuenta Transferencias a Otras Entidades Públicas no realizadas y que constituyen Deuda exigible al 31 de diciembre de cada año. ** • En esta parte, es nuestra opinión lo manifestado especialmente en las páginas 2,3,5,6, y 7 del Segundo Informe, que en lo particular precisa que a la brevedad se implementen dichas medidas en la administración de la cuenta de Permisos de Circulación, tanto en los procesos asociados a la generación de los ingresos, como en lo relativo al cumplimiento del pago del 62,5% al FCM. Además de lo anterior, contribuye a una distorsión en los registros financieros asociados a esta cuenta el mecanismo de registro observado en la página 10 del Segundo Informe • Estimamos en este punto que la situación contiene una gravedad que debiera determinarse por la sustanciación de un proceso sumarial que determine las responsabilidades en la decisión de no pago ** de estos recursos, sin perjuicio de otras responsabilidades que puedan determinarse en la investigación respectiva.

31. 3.- Las Transferencias a la Corporación de Salud y Educación constituyen un gasto fijo en aumento. • Esta situación,en razón de los antecedentes proporcionados, genera un debilitamiento de las finanzas municipales, sin que exista una entrega de resultados periódicos ante el Municipio. • Por otra parte, no se ha podido establecer en la examinación si el Concejo Municipal en uso de la atribución del artículo 131 de la Ley Orgánica Constitucional de Municipalidades ha solicitado informes de funcionamiento de esta Corporación, la que tiene operación anual deficiente, no siendo sostenible en el tiempo que al término de cada ejercicio presupuestario se deba incrementar los montos de las transferencias que la Municipalidad realiza. • Así descrito, atendido el tenor de diferentes informes, tales como rendición anual del balance y de resultados, y de auditoria realizada a la Corporación de Salud y Educación proporcionado por la Municipalidad, se desprende que los incrementos en las transferencias no son originadas por un aumento en la inversión o por la existencia de un plan de mediano o largo plazo que revierta la situación de déficit que la Corporación presenta, por lo que es posible estimar que la situación continuará en incremento, arriesgando en definitiva el equilibrio presupuestario municipal.

32. Continuación punto 3.- • Por esta razón en nuestra opinión, la IM de Pirque debiera proceder a la brevedad a realizar el estudio que permita evaluar la conveniencia de recuperar la administración de sus establecimientos educacionales de conformidad a las normas del DFL 1.3063 que posibilitó la creación de la Corporación y que en momento permitió la entrega de los establecimientos de educación y salud, estudiar la alternativa de financiamiento que permita canalizar los aportes que el Estado se encuentra realizando al sistema educacional a través de un Plan de Inversiones que en los próximos años permita disminuir los aportes a este sistema, los que en la práctica la municipalidad no puede cubrir sin riesgo de alterar el equilibrio financiero y presupuestario de su propio accionar, el que tiene compromisos sociales de a lo menos igual importancia que la salud y educación. .

33. 4.- Plan de Mejoras a la situación presupuestaria y financiera municipal. Esta se propone en Anexo a este Informe Final y considera un escenario conservador manteniendo los ingresos actuales de la Municipalidad y regulando las transferencias a la Corporación. • Esto en base a las ventajas puntuales de la ley de subvenciones en materia de educación que contienen un incremento de un 15% en la subvención del presente año, por lo que estimamos que es este año el crucial para implementar medidas que controlen la relación entre IM de Pirque y la Corporación, estabilizando las finanzas de la municipalidad para los futuros periodos presupuestarios. A modo de ejemplarizar si la IM de Pirque recibe un aumento de 15% en base al total recaudado por subvención en el año 2007, debiera recibir adicionalmente en el presente año la suma de $104.000.-, aproximadamente, monto que a lo menos puede ser descontado de las transferencias del año.

34. Plan de Mejoras • 4.1.- Uso Permanente de los sistemas de registro presupuestario y financiero del software Cas Chile, implementando los módulos de gestión del sistema que permitan tener un control por oposición entre: a) Unidades Giradoras de Ingresos; b) Contabilidad con registro automático de los valores emitidos en a); c) registro en Tesorería de los valores que serán pagados por los contribuyentes; d) registro automático en Contabilidad de los pagos que se efectúen en Tesorería Municipal; e) Conciliación bancaria automática con habilitación de datos desde la página del banco administrador de las cuentas corrientes municipales; • 4.2. Implementación de un Sistema de Control de Ingresos Municipales con emisión de comprobantes de ingreso en caja de Tesorería, habilitando la correspondiente impresión simultánea de ordenes de ingreso de otros impuestos y el formulario de permisos de circulación.

35. 4.3. Inmediata Licitación de las Cuentas Corrientes Municipales habilitando a lo menos las siguientes cuentas: Gastos Operacionales; Gastos Extra Presupuestarios; Bienestar Municipal; otra de algún programa de gobierno que sea habitual para la Municipalidad tal como Seguridad Ciudadana, Fondo Social de la Presidencia u otra. En este proceso deberá precisarse una fecha de corte a objeto de dar plena transparencia a los movimientos de las nuevas cuentas corrientes bancarias y no arrastrar las actuales diferencias. • Asimismo en esta licitación debiera, en nuestra opinión solicitarse el aprovisionamiento de cajeros del banco para cubrir los servicios de tiempo completo en la caja de la municipalidad como en los periodos de vencimiento de impuestos. Este servicio permitirá garantizar la correcta percepción de los ingresos municipales, aplicar los seguros vigentes para cajeros de entidades financieras, y asegurar a los usuarios la atención continuada para sus pagos con personal especialmente preparado para ello.

36. 4.4. Área Personal: • Proceder al Establecimiento y Determinación de Cargos Vinculados al área de la Gestión Financiera Municipal, asignando funciones específicas a cada uno de los siguientes cargos, y aplicando un programa de capacitación en los siguiente: • a) función Contabilidad y registros; • b) función de compras municipales con formación en presupuestos y administración del clasificador presupuestario; • c) función Tesorería Municipal, asignando las funciones de registros de ingresos y gastos separadas de las de conciliación bancaria, labor que en nuestra opinión debiera ser ejecutada por la unidad de Control Interno; • d) Generación de Ingresos Municipales con un programa de Administración de Ingresos que refleje la planificación de las cuentas de impuestos como patentes y permisos de circulación, las estrategias para la generación de derechos municipales por propaganda (bajo la ley pronta a dictarse), licencias de conducir, derechos de obras, concesión de áridos, entre otras. • En la determinación del personal competente debiera separarse las labores donde existe contraposición de interés como el de girador de ingresos con el puesto de cajero; o el generador de una orden de compra con el de tesorero, y de todos ellos con respecto a la función de contabilidad y registros.

37. 5.- El Objetivo de la propuesta de Mejoramiento de la Gestión Municipal plantea analizar la alternativa para “bajar” el nivel de endeudamiento de la Municipalidad, l • En nuestra opinión la IM de Pirque tiene un normal desenvolvimiento de sus ingresos municipales, y posee una estrategia no formalizada para la percepción de ingresos municipales, con la alta dependencia de los permisos de circulación, según también se ha indicado generando un ingreso directo al último año de M$543.000.-, el que fue notoriamente inferior al del año 2006 entre otras variables por la falta de un programa y planificación adecuada además de la rotación que tuvo el personal a cargo de la Unidad. • En Anexo se acompaña Programa de Renovación de Permisos de Circulación y se presenta una alternativa para reformular su estrategia, para una inmediata implementación, aspecto que sumado a las demás observaciones debiera contribuir a una percepción de ingresos por este concepto acorde a la actual capacidad de gestión de los equipos municipales de trabajo. • En cuanto a los gastos, la Municipalidad al no contar con informes presupuestarios adecuados se ha visto impedida de realizar oportunamente las modificaciones presupuestarias disminuyendo en el momento algunos gastos y evitar que se produzcan los déficit o desequilibrios presupuestarios y financieros con respecto a la planificación inicial de la municipalidad en su anteproyecto presupuestario. Este aspecto también debiera ser corregido con el contenido de la observación Nº4.1 y 4.4 señaladas anteriormente.

38. En cuanto a algunas disminuciones de gastos de la gestión de la Corporación Municipal, la IM de Pirque ha estado soportando en su presupuesto la ineficiente gestión de la Corporación Municipal de Salud y Educación, mediante la entrega de recursos anuales que han ido en aumento. Independiente de que exista una vinculación entre la Corporación y la I. M. de Pirque desde su creación, la actual gestión de ambas instituciones se encuentra en una situación que complica el futuro accionar de la municipalidad para que en posteriores períodos pueda seguir solventando y respaldando los mayores gastos anuales de la Corporación. Como se dijo nuestra opinión es que la municipalidad debiera realizar un traspaso de recursos que pueda soportar en su presupuesto, conforme a como se presente su ejecución presupuestaria, influenciada por la recaudación del mes de marzo de cada año por los permisos de circulación, y por lo tanto, a determinar el monto a traspasar en el transcurso del ejercicio presupuestario y no en el año anterior otorgando lo que fije y solicite la Corporación de Salud y Educación.