V 0.9 du 4 avril 2013

1. PROJET « PN2M » Formation pour le déploiement2ème partieUsage du portail de Migration, des outils associés pour la migration et du Portail d’Administration V 0.9 du 4 avril 2013

2. Sommaire • 1 – rappel des principes généraux de la migration • 2 – situation suite à la qualification • 3 – la migration • 4 – création du nouveau profil Outlook • 5 – reprise des données dans Exchange • 6 – compléments de configuration du nouveau profil Outlook • 7 – points d’attention • 8 – stratégie de migration locale • 9 – le Portail d’Administration • 10 – pour en savoir plus

3. 1 – Rappel des principes généraux de la migration

4. 1 – Principes généraux de la migration • Démarrage à BAL vide • Pas de reprise systématique et automatisée de données historiques dans les données en ligne Exchange • Fixation de pré-requis Postes de Travail distincts pour l’usage des outils de migration automatisés : • Windows XP SP3 / Outlook 2003 SP3 a minima • Pas de reprise systématique des redirections automatiques existantes • Filtrage des adresses de redirection externe personnelles • Reprise des adresses @ existantes, avec trigramme (et des alias) • 2 possibilités pour migrer une BAL • Activation en Masse (pour les utilisateurs de Webmail) • Migration unitaire réaliséepar l’équipe de déploiement • Avec déplacement ou via prise en main à distance

5. 1 – Principes généraux de la migration La séquence - rappel • Etape de qualification : détermination et validation du périmètre de migration • 1– Qualification manuelle du périmètre de migration • 2– Inscription des comptes @ dans l’annuaire cible WPROD • Etape de migration • 3 – Planification des migrations • 4 – Activation des comptes @ dans Exchange PN2M • 5 – Connexion(vérification et/ou reconfiguration) des utilisateurs

6. 1 – Principes généraux de la migration Les outils • Portail de Migration PN2M • Portail « Back-Office » • Portail « Front-Office » • Exécutable de reconfiguration du profil Outlook (2003 SP3 ou version supérieure) • Exécutable de reprise des données Agenda / Contacts • Portail d’Administration PN2M • Portail des ressources de formation et de support Memolink

7. 1 – Principes généraux de la migration Les outils – Portail de Migration « back-office » (1) • URL d’accès : https://migration-messagerie.aphp.fr/ • Authentification • Code AD et mot de passe associé, de l’utilisateur • Seuls les utilisateurs autorisés y ont accès, via le peuplement du groupe G050-STD-MSG-AccesPortailMigration

8. 1 – Principes généraux de la migration Les outils – Portail de Migration « back-office » (2) • Principes ergonomiques et de navigation – page d’accueil

9. 1 – Principes généraux de la migration Les outils – Portail de Migration « back-office » (3) • Le bandeau supérieur • Visualiser le compte utilisateur, connecté au portail • Se déconnecter du portail • Visualiser et sélectionner l’espace d’adressage sélectionné • Accéder aux données détaillées de l’espace d’adressage sélectionné • Accéder à la page de gestion des objets • Actualiser les informations affichées sur la zone principale • Accéder au tableau de bord des objets de l’espace d’adressage sélectionné • Accéder au guide utilisateur du portail

10. 1 – Principes généraux de la migration Les outils – Portail de Migration « back-office » (4) Des compteurs directement visualisables en rapport avec les actions à réaliser Un visuel en couleur pour identifier l’étape en cours Statistiquesd’étape Cliquer ici permet d’afficher la ventilation par type d’objets Aide en ligne contextuelle liens hypertextes pour déclencher les actions correspondantes

11. 1 – Principes généraux de la migration Les outils – Portail de Migration « back-office » (5) • L’ensemble des informations du Portail de Migration est exportable via le tableau de bord • Le tableau de bord est généré au format .xslx • La mise à jour du tableau de bord est réalisée chaque nuit. • Un tableau de bord par trigramme (pas de consolidation GH)

12. 1 – Principes généraux de la migration Les outils – Portail de Migration « back-office » (6) • La page « gérer les objets» - accessible en cliquant sur l’un des liens de la page d’accueil Paramètres d’affichages Objet affiché avec informations rattachées Icônes indicatives Lien hypertexte pour accéder au détail de l’objet Menu pour afficher, filtrer, réaliser les actions

13. 1 – Principes généraux de la migration Les outils – Portail de Migration « back-office » (7) • La page « détail d’un objet» - accessible en cliquant sur l’une des @ de la page « gérer mes objets » Icônes indicatives Adresse mail principale Display Name et UID Informations générales et actions associées Menu

14. 1 – Principes généraux de la migration Les outils – Portail de Migration « back-office » - les états d’un objet BAL active Phase « en quarantaine » « à qualifier » « qualifié » « valorisé » ou « valorisé et provisionné » « planifié » « activé » « migré » qualification IPlanet migration PN2M

15. 1 – Principes généraux de la migration Les outils – Portail de Migration « Front-Office » • Le portail Front-Office de Migration permet de : • vérifier l’identifiant / mot de passe de l’utilisateur • vérifier les données affichées dans la GAL • prendre connaissance de la méthode et marche à suivre pour la migration • vérifier, si nécessaire, l’adéquation du Client Outlook à PN2M • accéder à memolink et aux vidéos d’auto-formation aux nouvelles fonctionnalités de PN2M • d’exécuter les étapes d’activation et de connexion • Le Portail Front-Office permet de guider le technicien et de n’oublier aucune étape de migration • Dès lors que les droits d’accès sont ouverts pour l’utilisateur (passage à l’état « planifié » de son objet), l’accès se fait avec la même adresse que le Portail Back-Office, et le compte AD / mot de passe de l’utilisateur • Note : le Portail Front-Office a encore des traces du principe initialement prévu de l’auto-migration (textes, aide en ligne), plus forcément adapté à ce jour

16. 2 – situation suite à la qualification Qualification

17. 2 – situation suite à la qualification Résultats attendus • Rappel : avant la qualification • Après la qualification Objets en état « quarantaine » Objets en état « quarantaine » Ensemble des objets IPlanet d’un trigramme Ensemble des objets IPlanet d’un trigramme Objets avec statut négatif Objets en état « à qualifier » Objets en état « valorisé» *, ** Objets avec statut « prêt » (*) il peut subsister des objets en état « à qualifier », mais ils doivent rester autant que possible minoritaires (**) ou « provisonné et valorisé »

18. 2 – situation suite à la qualification Inscription dans l’annuaire WPROD (1) L’inscription dans l’annuaire cible permet d’initialiser le provisionning des BAL à migrer, dans Exchange • L’inscription met à jour l’annuaire de messagerie WPROD • L’inscription tient compte des caractéristiques issues de la qualification • Transformation ou création de comptes AD selon les types d’objets • L’inscription est un traitement asynchrone • Mise à jour du référentiel de migration, avec la mise à jour de l’AD (2 fois par jour) • Les objets inscrits dans l’annuaire cible sont visibles dans la GAL • Seul impact visible pour l’utilisateur • IPlanet reste cependant la messagerie de référence, pour ces objets • Pas de BAL créée dans Exchange à cette étape

19. 2 – situation suite à la qualification Inscription dans l’annuaire WPROD (2) • Etats du Portail de Migration associés à l’inscription dans l’annuaire • « valorisé » • « provisionné et valorisé » • A l’issue de l’inscription : • Les objets restant à qualifier sont automatiquement inscrits dans l’annuaire, dès leur qualification • A l’issue de l’étape de qualification (et donc dès le démarrage de la migration), tout nouvel objet doit être activé ou créé via le Portail d’Administration PN2M (application remplaçant webserve) • La création d’un objet sur Exchange créé automatiquement son équivalent sur IPlanet. • En conséquence, l’objet apparaître dans le Portail de Migration, mais directement à l’état « migré »

20. 2 – situation suite à la qualification Inscription dans WPROD – les chiffres Compteur des objets prêts à être inscrits mais bloqués Statistiques d’étape • En complément • les profils de messagerie (OCC, STA, AVA) ont été définis • Tous les objets inscrits sont en mode de migration en accompagnement • Sauf les BAL génériques, qui sont en mode de migration autonome

21. 2 – situation suite à la qualification Inscription dans WPROD – à savoir • À l’issue de cette étape, ce qui peut encore être modifié via le Portail de Migration, pour un objet : • Le profil de messagerie(occasionnel, standard ou avancé), tant que l’objet n’est pas à l’état « planifié » • Au-delà, c’est via le Portail d’Administration, une fois l’objet migré que l’action peut être réalisée • A noter : ergonomiquement, la modification peut être réalisée post-planification, mais elle ne sera pas prise en compte techniquement parlant (même si l’affichage sur le Portail de Migration peut laisser supposer le contraire) • Le mode de migration (auto-migration ou migration accompagnée), tant que l’objet n’est pas à l’état « planifié » • Les autres caractéristiques des objets (type d’objet, compte AD appairé) ne sont plus modifiables via le Portail de Migration • En cas de mauvaise qualification, un ticket SM7 doit être ouvert

22. 3 – la migration

23. 3 – la migration La planification La planification est l’étape préalable à l’activation des BAL nominatives et génériques et permet de préparer le déploiement du site en fonction de critères d’organisation qui lui sont propres • La planification concerne les BAL • nominatives • génériques (simples ou partagées) • La planification permet d’identifier les BAL à activer en masse, des BAL à activer unitairement • Utilisation du mode de migration • La planification s’effectue sur le « détail d’un objet », ou en masse (groupes d’objet) • Etat du Portail de Migration associés à la planification • « planifié»

24. 3 – la migration La planification – principes et choix du mode de migration Mode de migration autonome Mode de migration accompagné • Planification • Ouvre les droits d’accès à l’utilisateur au Portail de Migration « Front-Office » • passe l’objet à l’état « planifié » Le mode de migration autonome est à privilégier dans le cas d’une BAL générique pour pouvoir communiquer aux utilisateurs le mot de passe du compte AD créé par le Portail de Migration Envoi d’un mail à l’utilisateur (*) (*) ou 2, si BAL générique (envoi du mot de passe)

25. 3 – la migration La planification – choix des outils BAL à activer en masse (ex : webmail exclusif) BAL à activer unitairement Utilisation systématique du Portail « back-office » Utilisation systématique du Portail « Front-Office »

26. 3 – la migration L’activation L’activation d’un objet crée celui-ci dans Exchange L’activation d’un Groupe de distribution crée un objet de classe group • L’activation concerne tous les objets • L’activation peut se faire : • unitairement (ex : utilisateur nécessitant la création d’un nouveau profil dans Outlook) • par le Portail de Migration « Front-Office » • en masse (ex : utilisateurs avec usage webmail exclusif) • par le Portail de Migration « Back-Office » • A l’issue de l’activation, la BAL de l’utilisateur (ou le groupe de distribution) est active sur Exchange. • L’objet dans le portail de Migration, est à l’état « activé »

27. 3 – la migration L’activation – les actions réalisées • BAL (tout type) • Création de la BAL dans Exchange • Recopie des adresses de messagerie secondaires (alias) • Pose d’une redirection dans IPlanet, vers la BAL Exchange • Précision : pour les BAL génériques partagées ou BAL de ressources, le compte AD reste inactif • Groupe de distribution (ou liste de diffusion) • Suppression de l’objet de classe contact créé lors de l’inscription • Création d’un objet de classe group dans WPROD • Recopie des adresses de messagerie secondaires • Ajout des membres de la liste • Si un des membres n’est pas résolu, il ne recevra plus de message dans le cadre de cette liste de diffusion • Et dans IPlanet ? • Pose d’une redirection, sans remise locale, vers la nouvelle BAL Exchange • Adresse nécessaire au bon routage des flux mails : à ne pas modifier

28. 3 – la migration L’activation – schéma des flux de messagerie (en réception) post-activation Mail externe Mail d’un utilisateur non migré Mail d’un utilisateur migré BAL IPlanet BAL Exchange Redirection technique • Ne doit subsister comme @ de redirection côté BAL IPlanet que l’adresse de redirection technique (qui diffère de l’@ principale) • En aucun cas, une fois l’utilisateur sur Exchange, la BAL IPlanet ne doit être supprimée, ou les redirections modifiées (perte de messages)

29. 3 – la migration Cas d’une activation via le Portail « Front-Office » (1) Page d’accueil du Portail Front-Office Aide en ligne Démarrer la séquence Détail de la GAL Rappel données de l’utilisateur

30. 3 – la migration Cas d’une activation via le Portail « Front-Office » (2) Séquence de Migration Lien vers Memolink Démarrer la vérification PDT Passer à l’étape d’activation

31. 3 – la migration Cas d’une activation via le Portail « Front-Office » (3) • Vérification des pré-requis du Poste : exécution d’un assistant qui collecte les données pour lesquelles un pré-requis est identifié Assistant de vérification Outlook

32. 3 – la migration Cas d’une activation via le Portail « Front-Office » (4) Séquence de Migration Cliquer sur lien pour activer la BAL Cliquer sur OK lance l’activation définitive de la BAL L’action d’activation une fois confirmée est irréversible • Note :penser à réaliser un dernier « pop » de l’ancien profil Outlook juste avant l’étape d’activation

33. 3 – la migration Cas d’une activation via le Portail « Back-Office » (1) Aide en ligne Statistiques d’étape

34. 3 – la migration Cas d’une activation via le Portail « Back-Office » (2) • Cas d’une BAL Fiche détail d’un objet Cliquer sur Activer lance l’activation définitive de la BAL

35. 3 – la migration Cas d’une activation via le Portail « Back-Office » (3) • Cas d’un groupe de distribution Fiche détail d’un objet Cliquer sur Activer lance l’activation définitive de la BAL

36. 3 – la migration L’activation de masse à partir du Portail « Back-Office » • Cette activation se fait en 2 temps • Regroupement des objets concernés dans un groupe (préalablement créé) • Changement d’état en masse, après avoir sélectionné le groupe, puis les objets souhaités 1 2 3

37. 3 – la migration La connexion des utilisateurs Ultime étape de la migration PN2M, la connexion permet de vérifier et reconfigurer les accès (webmail, Client lourd) des utilisateurs activés, pour leur permettre d’accéder à leur nouvelle messagerie • La connexion permet, dans le cas d’un accès webmail : • La mise en favori de l’URL correspondante • La vérification de l’accès avec les nouveaux identifiants de connexion (compte AD) • L’URL : https//:courriel.aphp.fr • La connexion permet, dans le cas d’un accès Client Lourd : • d’exécuter un assistant qui va créer un nouveau profil Outlook sur le poste de l’utilisateur • de collecter les données Postes de Travail pour permettre la vérification de l’adéquation du contexte à la reconfiguration du Client • De configurer le nouveau profil du Client de messagerie • De compléter la configuration du nouveau profil Outlook • De reprendre les données Agenda / contacts (exclusivement) dans les données en ligne Exchange • Dans le cas d’un accès via Smartphone AP-HP, c’est à cette étape que peut être configuré le smartphone de l’utilisateur

38. 3 – la migration La connexion des utilisateurs – à partir du portail « Front-Office » Séquence de Migration Connexion Webmail Connexion Outlook Confirmation de la bonne migration

39. 4 – création du nouveau profil Outlook

40. 4 – Création du nouveau profil Outlook Principes • Rappels • un profil de courrier Outlook se compose de comptes de messagerie, de fichiers de données et d'informations sur l'emplacement de stockage des mails • Un compte de messagerie est caractérisé par une adresse de messagerie • Via un assistant exécutable • à partir du Portail de Migration Front-Office, lors de la migration de l’utilisateur • également récupérable sur le Portail Back-Office (rubrique 5 – connexion) • Séquence de l’assistant • Collecte des données du poste de travail • Validation de la configuration et personnalisation de la configuration • Redémarrage Outlook et création / configuration du nouveau profil • Rappel : pré-requis Poste de Travail • Windows XP SP3 • Outlook 2003 SP3 ou version supérieure

41. 4 – Création du nouveau profil Outlook Ergonomie – actions (1) – collecte des informations Collecte des données Résultat de la collecte Boutons d’actions possibles selon les résultats

42. 4 – Création du nouveau profil Outlook Ergonomie – actions (2) – confirmation des données Adresse @ pré-renseignée Si poste multiutilisateurs, adresse @ à saisir Sélection du profil, pour le rattachement des .pst d’archives au nouveau profil Outlook Outlook Anywhere Case à cocher dans le cas d’un PC portable et d’un usage nomade

43. 4 – Création du nouveau profil Outlook Ergonomie – actions (3) – lancement de la reconfiguration Ecran de confirmation, pour lancer la création du nouveau profil

44. 5 – reprise des données dans Exchange (uniquement à partir d’un .pst)

45. 5 – reprise des données dans Exchange Rappel préalable : zoom sur les données historiques Par défaut : aucune reprise de données dans la nouvelle BAL Exchange • Démarrage à BAL (*) vide • Accès aux données historiques (celles en ligne sur IPlanet) • L’accès en webmail à la messagerie IPlanet reste disponible • En cas d’utilisation, avant migration, d’un Client de messagerie non supporté en cible (ex : Outlook Express, Thunderbird, …), celui-ci peut rester accessible • Dans les 2 cas, la période transitoire n’est, à ce jour, pas bornée dans le temps, si ce n’est par l’usage de l’utilisateur • Cas de « reprise » de données • « Reprise » des données par rattachement de fichiers .pst associés à la BAL Iplanet, au nouveau profil créé, en cas d’utilisation d’un client lourd (Outlook 2003 SP3, …), et de la reconfiguration de celui-ci lors de la migration • Reprise des données issues de fichiers .pst, par chargement dans les données Exchange en ligne (**) • Données Agenda et Contacts uniquement (fonctionnalité de reprise automatique soumise à conditions) (*) données systématiquement accessibles quel que soit le point d’accès (Client de Messagerie, webmail, smartphone)

46. 5 – reprise des données dans Exchange Outil de reprise dans Exchange des données Agenda / contacts • périmètre : reprise dans Exchange des données Agendas et contacts, à partir d’un .pst • Principes, modalités et contraintes • Exécuté à partir du Portail Front-Office de Migration • Lien accessible après la confirmation de la bonne migration • Également téléchargeable via le Portail Back-Office (rubrique 5 – connexion) • Reprise à partir du Client Outlook, une fois celui-ci configuré et l’utilisateur migré dans PN2M • Pré-requis PDT • Windows XP SP3 • Outlook 2003 SP3 ou version supérieure • Déplacement des données (pas une copie) du .pst « actif » uniquement • Reprise de l’historique complet de l’agenda • Concerne tous les profils de messagerie • Limitations • Arrêt des opérations si le volume des données est supérieur à 60 Mo • Ce seront les éléments les plus anciens qui seront dans ce cas ignorés

47. 6 – Compléments de configuration du nouveau profil Outlook

48. 6 – compléments de configuration du nouveau profil Utilisateurs de Client Lourd Outlook 2003 (ou supérieur) avant la migration • Rappel – démarrage à « BAL vide » implique lors de la création du nouveau profil Outlook : • Pas de reprise de l’arborescence de dossiers existante • Pas de reprise de la signature • Pas de reprise de l’annuaire LDAP • Pas de reprise du fichier .nk2 (suggestion de contacts récents lors de la saisie d’un destinataire – uniquement pour Outlook 2003) • Pas de reprise des règles • Mais … • Il existe des procédures manuelles permettant de reprendre, sur demande de l’Utilisateur, tout ou partie de ces éléments. • Disponibles sous Memolink

49. 7 – points d’attention

50. 7 – points d’attention Utilisateurs de Client Lourd Outlook Express avant la migration • Rappel : Outlook Express est incompatible avec la solution PN2M • Soit la migration d’Express vers 2003 (ou supérieur) est réalisée avant la migration PN2M • Soit l’utilisateur garde Outlook Express pour consulter son historique • Prévoir de « casser » le compte pour éviter des fausses manipulations de l’utilisateur • Ne pas sous-estimer le temps de migration de ces postes • Préconisation de l’équipe projet ATI • Profil occasionnel : pas de migration d’Outlook Express et passage de l’utilisateur en webmail exclusif • Profil avancé : migration préalable d’O. Express vers Outlook 2003 (ou 2010) • Profil standard : au cas par cas, selon le contexte utilisateur