Objetivo del Taller:

1. PLANIFICACIÓN Y SISTEMATIZACION DE LA INTERVENCION SOCIAL PARA GESTIÓN DE CALIDAD EN EL TRABAJO DE LAS OMIL Objetivo del Taller: Proveer orientaciones y herramientas para fortalecer la capacidad de la OMIL de planificar y sistematizar su intervención social en intermediación laboral.

2. Premisa Planificar y sistematizar la intervención social que realizan las OMIL es una exigencia ética cuya finalidad principal es lograr una gestión de calidad en intermediación laboral.

3. Resultado central estratégico:Dar acceso a trabajo decente a las personas para mejorar su calidad de vida y de sus familias.

4. Elementos fundamentales de planificación y gestión en la OMIL 1 2 3 Aprendizaje y conocimiento Procesos y procedimientos Beneficiarios y empleadores 4 Ejecución presupuestaria Fuente: Consultoría Programa Fortalecimiento de Oficinas Municipales de Intermediación Laboral Informe Final, 2010. ClioDinámica Ltda.

5. Elementos centrales de planificación y gestión • Aprendizaje y crecimiento - guarda relación con toda la gestión del conocimiento que debe existir a nivel interno y su relación con el SENCE como mandante y asesor de aspectos técnicos. La OMIL debe definir sus objetivos estratégicos para que la gestión se desarrolle de buena manera y bajo parámetros de eficiencia. Su correcto desarrollo no solo dependerá de los funcionarios a nivel individual sino que de los desempeños grupales del equipo OMIL. Planificar permite establecer acuerdos de co responsabilidad para lograr una gestión de calidad y en consecuencia avanzar metas programáticas para alcanzar el resultado central. • Procesos y procedimientos - no solo se refiere a los procesos centrales de la OMIL, que guardan relación con los objetivos de funcionamiento de la OMIL a nivel comunal, sino que también guarda relación con todas aquellas actividades y procesos estratégicos y de apoyo que configuran la cadena de valor de la OMIL. Los equipos de trabajo no se deben guiar y confiar con que se disponga de los conocimientos y competencias necesarias para que se desarrolle de buena manera el trabajo diario, sino que las acciones o actividades deben estar organizadas en un plan que sirva de “mapa rutero”, herramienta que a su vez permita evaluar la eficiencia y eficacia de la gestión, y recoger los aprendizajes de forma sistemática. • Beneficiarios y empleadores - Hoy en día la OMIL dispone de dos clientes fundamentales, por un lado están los beneficiarios (comunidad cesante) de los productos y servicios de la OMIL, y por otro, se encuentran los empleadores locales que son beneficiarios de la OMIL y de SENCE como generador de políticas de pro empleo. Son los clientes los elementos que dan vida a las instituciones y es por ello que debe ser uno de los elemento fundamentales a considerar en el desarrollo de un plan que guíe la gestión y operación de las OMIL.

6. Elementos centrales de planificación y gestión 4. Paralelamente y como cuarto elemento se encuentra la “ejecución presupuestaria” en donde se deben focalizar el financiamiento y los esfuerzos del equipo sobre aquellas actividades o procesos que generan impacto local y agregan valor a las oficinas de intermediación laboral. Cada uno de estos elementos no funciona de manera aislada, sino que se desarrollan mediante esfuerzos conjuntos que buscan dar integralidad a la gestión de la OMIL. No se puede entregar un buen servicio a la comunidad y empleador sino se saben bien las actividades y procesos a ejecutar y, para ejecutar dichas acciones es fundamental disponer de un plan que contenga las metas y objetivos a lograr, los conocimientos técnicos, las estrategias y actividades, el seguimiento y evaluación de la gestión, y el presupuesto necesario para desarrollar de manera eficiente y de calidad todos sus componentes.

7. Clarifica la Visión, orientación y rumbo de la OMIL: toma de decisiones racional y transparente. Estimula pensamiento crítico al observar debilidades y amenazas y motiva el pensamiento creativo identificando fortalezas y oportunidades de mejora. Clarifica roles, asignación de responsabilidades, estimula el espíritu de logro, el compromiso y el trabajo en equipo. Permite una continua revisión y reajuste entre la oferta y la demanda, medir progresos, evaluar intervenciones y generar aprendizaje institucional. ¿Por qué es necesario Planificar? Facilita utilizar y asignar racionalmente los recursos y contribuir a la sustentabilidad financiera de la OMIL. Proporciona un marco para definir relaciones de colaboración y coordinación con entidades, públicas y privadas.. Facilita el control y evaluación de las actividades de la OMIL,dar rigurosidad a la sistematización, y con ello establecer transparencia frente a terceros. Permite la participación de todos los niveles de la organización coordinando y uniendo esfuerzos para el logro de los objetivos y las metas consensuadas con SENCE.

8. La planificaciónes una Herramienta de Gestión de Calidad que permite ordenar el quehacer de la OMIL para alcanzar el resultado central, los objetivos comunales y, las metas institucionales acordadas con SENCE.

9. Con los insumos obtenidos en la evaluación se elaboran y planifican nuevas acciones Análisis de la situación que se desea modificar, fijación de objetivos a diferente nivel jerárquico y selección de estrategias de acción Una Gestión de calidad comprende un proceso cíclico y sistemático conocido como el Ciclo de la Mejora Continua: 4. MEJORAR 1. PLANIFICAR 3. EVALUAR2. ACTUAR Evaluación de los resultados de la estrategias de intervención e identificación de desviaciones en relación a lo programado,tomar las medidas correctoras necesarias Ejecucióny seguimiento de las estrategias y actividades Fuente: Planificación estratégica, identificación de clientes y principios quefundamentan la gestión de calidad en el trabajo con jóvenes a nivel local, INJUV, Gobierno de Chile, Septiembre 2010,

10. PRINCIPIOS QUE FUNDAMENTAN LA GESTIÓN DE CALIDAD 1.- Enfoque en satisfacción y resultados de bienestar del cliente 2.- Liderazgo, colaboración y trabajo en equipo 3.- Participación del personal en la formulación del plan y sus estrategias 4.- Enfoque de sistema y procesos para la gestión 5.- Evaluación para una mejora continua de la gestión 6.- Enfoque basado en evidencia para la toma de decisiones 7.- Relaciones mutuamente beneficiosas con socios estratégicos: el municipio, el SENCE, los beneficiarios, los empleadores, los programas públicos y privados.

11. Ejercicio – intercambio y reflexión grupal – 20 min. • Preguntas de enfoque: • ¿Cuenta mi OMIL con un plan de intervención social? • Si la respuesta es afirmativa: ¿Qué utilidad ha tenido, cuán efectivo ha sido? • Si la respuesta es negativa: ¿Qué apoyo necesitamos (en mi OMIL) para desarrollar un plan de intervención social? • Formar grupos • 5 – 7 personas en circulo • Rueda de intercambio (cada persona toma un turno.) • Conclusiones acerca de la necesidad de planificar y sistematizar la intervención social de cada OMIL, e identificación de necesidades de apoyo para lograrlo.

12. ETAPAS DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA 1. PREPARACIÓN DEL PROCESO 7. REDACCIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO 2. DEFINICIÓN MISIÓN, VALORES Y VISIÓN En la lógica de Mejoramiento Continuo el proceso de planificación estratégica se revisa y replantea siempre que sea necesario. 6. DISEÑO DEL SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN 3. ANALISIS Y DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL 5. PLAN DE ACCIÓN E IMPLEMENTACIÓN 4. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS Los cambios necesitan ser comunicados y filtrados para garantizar su consistencia y adecuación con la cultura de la organización

13. ETAPA 1. PREPARACIÓN DEL PROCESO • Responder a la pregunta: ¿Por qué necesitamos iniciar en la OMIL un proceso de Planificación de la Intervención Social? • Definir áreas principales en las que se centrará el proceso de planificación de la OMIL. • Dedicar tiempo y recursos. • Contar con el respaldo, liderazgo y compromiso de la autoridad. • Conformar un equipo o comité de planificación y definir roles. • Identificar y recoger la información que sea necesaria y esté disponible para orientar la toma de decisiones. • Mantener una actitud autocrítica.

14. ETAPA 2. MISIÓN, VALORES Y VISIÓN DE LA OMIL • La Misiónestableceel propósito principal del accionar de la OMIL, comunicando su esencia, su significado último y la justificación de su existencia. ¿Para qué existe la OMIL y qué trata de cumplir? • El enunciado del propósito debe centrarse más en los resultados que se persiguen que en los medios para lograrlos y debe estar en consonancia con la de la Municipalidad. • Debe estarorientada explícitamente hacia la satisfacción del Cliente ¿Para quién existimos?, ¿Quiénes son los beneficiarios de nuestro trabajo? • Los ámbitos de actuación clave que singularizan a la OMIL y la diferencian de otras unidades: ¿Qué sabemos hacer mejor? • En la Misión se incluyen los valores de la organización: principios y creencias que guían a la organización, comparten sus miembros y configuran la cultura organizacional, a los cuales se añaden otros relacionados con la gestión:excelencia en el servicio, la innovación, la eficiencia, la transparencia en la Gestión.

15. Ejemplo • "La Oficina de Intermediación Laboral (OMIL) cree en el potencial de todo • joven, adulto y adulto mayor que busca oportunidad laboral, y que todas • las personas que acudan a la OMIL merecen un trato digno y respetuoso, • y acceso a información, orientación y capacitación, según lo necesiten. • Queremos ser: • Líderes en servicio y atención de categoría en intermediación laboral • para todos los habitantes de la comuna de _______que necesiten apoyo, • orientación y estimulo en su búsqueda de trabajo digno y justo; y, • Líderes a nivel regional, en innovación y generación de oportunidades • laborales; • Lográndolo mediante el trabajo en equipo, con una planificación y • organización adecuada, que responda a cualquier reto de nuestros • clientes: beneficiarios y empleadores. • Seremos el servicio municipal preferido por la calidad, calidez, eficiencia • y confiabilidad que entregamos para satisfacer la necesidades de todos • los segmentos de nuestros clientes”

16. ¿Tiene nuestra OMIL tiene una declaración de Misión, Valores y Visión?

17. ETAPA 3. ANÁLISIS Y DIAGNÓSTICO Es un ejercicio de prospección del contexto en el que se vincula la OMIL y de preparación para el futuro, que debenecesariamente tomar como punto de partida la situación presente en la que actualmente seencuentra la OMIL. • Análisis Interno: ¿Quiénes somos? • -Estructura organizativa y funcional, • procesos, relaciones de poder. • Identificación de fortalezas y • debilidades. • -Análisis financiero dado que la situación • económica puede condicionar el • crecimiento o cualquier otro movimiento • estratégico. Análisis Externo: ¿Dónde estamos? -Conocer la posición, situación de la OMIL en relación a otras unidades que entregan el mismo tipo de servicio o actividad. -Oportunidades y amenazas en relación principalmente, a la oferta y a la demanda laboral. -Identificar necesidades, fortalezas y expectativas de los clientes de nuestros servicios para cuya satisfacción la OMIL debe orientar su intervención.

18. Identificar necesidades, fortalezas y expectativas de los clientes de nuestros servicios para cuya satisfacción la OMIL debe orientar su intervención. • Para gestionar la satisfacción es necesario: • Cultura organizacional e identidad orientada al cliente (internos y externos.) • Empleo de herramientas para identificar necesidades, grado de satisfacción y oportunidades de mejora acordes al tipo de cliente o usuario. • Recoger, analizar y hacer seguimiento a los resultados (¿Disponemos de información acerca de los abandonos?). • Entrenar al personal para la aplicación de herramientas y en técnicas para trabajar con individuos y grupos.

19. ETAPA 4. OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS Con los insumos aportados por las etapas anteriores: Establecer prioridades en base al cumplimiento de políticas públicas y metas institucionales orientadoras del plan para el período de referencia del Plan. ¿Qué? Las prioridades se concretan en objetivos que expresan lo que la OMIL quiere lograr. ¿Cómo? Definidos los objetivos, hay que estudiar las estrategias necesarias, posibles y más convenientes para lograr la satisfacción de necesidades de beneficiarios y empleadores.

20. Ejemplo • Prioridad • Colocar a población vulnerable perteneciente a los quintiles I, II y III, de los siguientes grupos: Jóvenes 18 - 25 años, Mujeres, Mayores de 50 años, Afiliados(as) AFC, y Beneficiarios de Empleo Directo. • Objetivo • Incrementar en un 40% anual la colocación de beneficiarios del Programa Chile Solidario. • Estrategia • Diseñar y aplicar métodos y herramientas de apresto laboral específicos en respuesta a las necesidades, capacidades y expectativas que presentan los beneficiarios más vulnerables (estrategias de servicio diferenciado según clientes.) Actividades • Talleres de apresto Laboral que otorguen a los beneficiarios(as) conocimientos y estrategias que faciliten la búsqueda y obtención de un trabajo dependiente

21. ETAPA5. PLAN DE ACCIÓN • Detalladas las estrategias y sus componentes, el siguiente paso es adentrarse en el terreno operativo para proporcionar propuestas realistas para la puesta en marcha efectiva de las estrategias seleccionadas, lo cual se plasma en un: Plan de Acción . • La elaboración del Plan de Acción facilitará el logro de transformaciones concretas y mejoras tangibles a corto plazo apreciables por el equipo, lo cual tiene un efecto estimulante, demostrando que es posible “cambiar las cosas”. • Una herramienta útil para ordenar las actividades del Plan de Acción es el diagrama o Carta Gantt, forma fácil de calendarizar tareas. Es esencialmente una gráfica en donde las barras representan cada tarea o actividad relacionada con una estrategia del plan.

22. ETAPA5. PLAN DE ACCIÓN • La carta Gantt consiste, esencialmente, en relacionar el tiempo de la actividad planificada con el tiempo que realmente se demora (o demoró) en su ejecución. La carta Gantt es fácil de dibujar y de entender, obliga a programar las actividades con precisión y facilita el control de ella. Para construirla es necesario dar los siguientes pasos: • Listar las actividades en columna 2. Identificar el tiempo disponible para realizar la(s) actividad(es) 3. Calcular el tiempo para cada actividad 4. Indicar estos tiempos en forma de barras horizontales 5. Reordenar cronológicamente 6. Ajustar tiempo o secuencia de actividades. Una empresa debe contratar 10 operarios, la OMIL identifica el tiempo que requerirá cada actividad: Actividad Tiempo - Reclutamiento 3 días - Selección 2 días - Contratación 1 días - Inducción 2 días - Entrenamiento 3 días

23. Ejemplo

24. ETAPA 6. DISEÑO SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PLAN • Tareas continuas de • control y seguimiento • de la ejecución: • detectar desviaciones con • relación a lo inicialmente • planificado y realizar las • modificaciones y correcciones • oportunas. El seguimiento • enfoca su atención a los • aspectos más operativos. Tareas de evaluación del logro de los resultados y objetivos propuestos, de las que se obtengan conclusiones y recomendaciones a incorporar en futuros ejercicios de planificación. La evaluación se ocupa preferentemente de la esfera de los objetivos más amplios. Actividades, recursos, plazos, costos y resultados más inmediatos en forma de productos o servicios El conjunto de indicadores de resultados y objetivos precisa recogida de datos, tratamiento de información, manejo de fuentes de verificación, registros demediciones, definir frecuencia y responsables.

25. ETAPA 6. DISEÑO SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PLAN Midiendo el Rendimiento de la OMIL Cantidad Calidad ¿Cuánto hicimos? (generalmente en nº) Menos importante ¿Qué tan bien lo hicimos? (generalmente en %) Más importante ENTRADA (o Proceso oServicio Prestado) SALIDA (o Producto oCondición Lograda por el Cliente)

26. ETAPA 6. DISEÑO SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PLAN Combinado con: Esfuerzo Efecto ¿Qué tan fuerte trabajamos? Menos importante ¿Qué cambios Producimos? Más importante ENTRADA (o Proceso oServicio Prestado) SALIDA (o Producto oCondición Lograda por el Cliente)

27. ETAPA 7. ELABORACIÓN DEL PLAN El proceso de planificación estratégica finaliza con la elaboración del documento de plan estratégico que recoge los resultados de todas las etapas anteriores. Es una guía para la acción y para informar a terceros ¿qué somos y qué hacemos? Una vez elaboradodebe serrevisado, analizado críticamente y recoger las opiniones de la OMIL y área de dependencia (DIDECO o Fomento Productivo) antes de proceder a su redacción en una versión definitiva. Debe además, comunicarse a todos los niveles de la municipalidad y explicarse en detalle.

28. Ejercicio – Breve formulación de un plan (comuna virtual) para una OMIL – 30 minutos. • Preguntas de enfoque: • ¿Cuál será la misión, valores y visión que guiaran el Plan de nuestra OMIL? • ¿Con qué información contamos para análisis y diagnostico de la situación actual? • En base a las respuestas anteriores: ¿Cuál sera la prioridad del plan, cuales serán los objetivos y las estrategias para alcanzarlos? • Formar grupos • 5 – 7 personas forman una comuna virtual • Cada equipo identifica un relator para la plenaria • Equipo utiliza las preguntas de enfoque para desarrollar un bosquejo de plan. • Plenaria: Relatores comparten resultados del ejercicio.

29. Evaluación del taller • Utilizando la pauta de evaluación, se ruega por favor señalar aspectos positivos y útiles del taller, y aspectos que podrían mejorarse. • La evaluación del taller es voluntaria. Puede ser anónima o si lo desea puede indicar su nombre y comuna. • Si desea recibir copia de la presentación ppt, se ruega escribir con claridad su dirección de correo electrónico en su hoja de evaluación. MUCHAS GRACIAS!