Agenda

1. Brukerforum vår 2005Kirsti Aarøen/Linda SandenSven-Egil BøeBerit Solsvik/Irene HjelmaasEllen Marit Ribland Juni 2005

2. Agenda • Innledning • Budsjettering av eksternfinansiert virksomhet • Lønn - rutiner • Pause • Aktivering • Økonomireglementet - faktura/utbetalinger, krav til dokumentasjon - purrerutiner • Status scanning + prosjektmodulen

3. Brukerforum Eksternt finansiert virksomhet Krav til budsjettering

4. Tema • Økonomistyring generelt • Prosjektmodellene – forholdet til Unifob • Krav til budsjettering av EFV • Hvordan gjør vi det – teori og praksis • Andre forhold med betydning for EFV-budsjettering

5. Økonomistyring generelt Behov • Ha sikkerhet for at midlene brukes effektivt og at ressursbruken bidrar til å nå institusjonens mål • Ha sikkerhet for at BFV-budsjettet holdes • Ha sikkerhet for at EFV-budsjettet nås • Ha sikkerhet for at likviditeten holdes • Metode • Planlegging (dvs budsjettering) • Oppfølging (dvs avviksrapportering) • Analyser (dvs prognoser og vurderinger)

6. Metode: Periodisering av budsjett og regnskap -> avviksrapportering kroner Rapport rapport rapport rapport rapport rapport rapport status plan des Jan.

7. Økonomimodell UiB Randsone BFV- Bevilgningsfinansiert virksomhet EFV – eksternfin. virk Andre firma BFA- bevilgnings- finansierte annuum EFV – rekrutterings-stillinger og annet Andre Unifob AS EFV – Oppdrag til Unifob AS BFP – Bevilgningsfinansierte øremerkede avsetninger De samme pengene

8. Prosjektmodeller EFV • B - Rene UiB-prosjekter • U1 - Samarbeidsprosjekt – prosjektleder UiB • U2 – Samarbeidsprosjekt – prosjektleder Unifob • U3 – Rene Unifobprosjekter • U4 – UiB-prosjekter – prosjektleder UiB, utført i Unifob For B, U1, U2 og U4 er UiB kontraktspart og prosjektet regnskapsføres i eller via UiB. Alt som regnskapsføres via UiB skal også budsjetteres.

9. Prosjektmodell B

10. Prosjektmodell U1, U2 og U4

11. Prosjektmodell U3

12. Krav til EFV-budsjettering • Fastsette budsjett for enhetene • Dokumentere prosjektbudsjett i prosjektmappe • Fordele budsjettet i OF på minimum 24 arter og ellers alle enkeltavsetninger som er større enn 1 million • Periodisere med utgangspunkt i årets planer • Budsjettere indirekte kostnader (dekn.bidrag) • Budsjettere direkte henførbare kostnader • Budsjettere inntekter og egeninnsats

13. EFV-budsjettering - eksempel • Art 3xxx Inntekt fra eksterne kilder 500.000 • Art 9051 Egeninnsats fra UiB/fak/inst 100.000 = Finansiering 600.000 • Art 5xxx Lønn 400.000 • Art 4/6/7xxx Drift og utstyr 30.000 • Art 9111 Dekningsbidrag til instituttet 120.000 • Art 91xx Andre kostnader til instituttet 50.000 = Ressursanvendelse 600.000

14. Dekningsbidragsmodellen Eksempel: DB 120.000 Annet 50.000

15. Hvordan gjør vi det - teorien • 3. Inntekter - Lik kostnadene • 4. Investeringer - Etter antatt fakturadato, hvis ikke tidsavgrensning • 5. Lønn - Etter opptjeningsmåned (normalt utbetalingsmåned) • 6-7. Andre driftskostnader • Etter antatt fakturadato, hvis ikke tidsavgrensning • 8-9 Internhandel/DB • Etter antatt fakturadato, dekningsbidrag etter lønn

16. Hvordan gjør vi det - teorien • Unifobprosjekter U1, U2 og U4 • i 2005: ved tertialavslutning • dvs i april, august og desember

17. Hvordan gjør vi det – praksis • Når skjer dette? • i mars, i vår, i høst, i november, jevnt over? • Repeterbar aktivitet: Hvordan var det i fjor? • Kopiere fjoråret • Ingen aning når det skjer! • Del på 12 • Ikke bestemt/fordelt ennå! • Legges på prosjekt 699999 med1/12 på hver måned unntatt Unifobvolum som legges på april, august og desember

18. Hjelp:http://www.uib.no/persok/regnskap/rutine/index.htm

19. Andre forhold med betydning for EFV-budsjettering • Stipendiatavtalen med Unifob– skal reforhandles • Husleieavtalen med Unifob – skal reforhandles • Regnskapsprinsipper UiB – i utvikling • Konsernregnskap UiB/Unifob – i utvikling • Prosjektmodul – i implementering i Unifob

20. Oppsummering - krav • Kravene til budsjettering er satt for at enhetene skal ha et godt hjelpemiddel i sin økonomistyring. • Kravene til budsjettering er satt å sikre konsistent og aggregerbare størrelser i en stor og komplisert organisasjon. • Alle må følge disse kravene for å sikre god styring både på enhetsnivå og institusjonsnivå. • Eksternt finansiert virksomhet er i utvikling og vi må regne med at kravene endrer seg i tiden fremover.

21. Oppgavepliktige godtgjørelser/Grunnlag for utbetaling • STIPENDRegelsamlingen pkt. 5.4.12 (Del 8 – Personalforvaltning) Trekkfrie – Utg.art 5561 - Utdanningsstipend til studenter - Reisestipend til dekning av reiseutgifter Trekkpliktige: - Stipend til forskning og utdanning - Utg.art 5151 - Arbeidsstipend/Forskningsstipend - Utdanningsstipend til personer som etter avsluttet eksamen ved universitet el. høyskole tar vitenskapelig grad el. gjennomfører forskningsarbeid - stipend tilknyttet arbeidsforhold - evt. overskudd av reisestipend i arbeidsforhold

22. Oppgavepliktige godtgjørelse/Grunnlag for utbetaling • Trekkpliktige stipend forts. .... Utg.art 5151 I stipend gitt i el. i tilknytning til arbeidsforhold gjøres det fradrag for påløpte utgifter som skal dekke stipendets formål - Fradrag må dokumenteres! f.eks. reiseutgifter, dobbel husholdning, kursavgifter, litteratur ...

23. Oppgavepliktige godtgjørelser/Grunnlag for utbetaling HVILKE STIPEND ? • Avklar hvilken anvendelse stipendet har! • Informer mottaker om rutiner og dokumentasjonskrav! • Utbetalingen anvises på eget skjema for stipendutbetaling

24. Oppgavepliktige godtgjørelse/Grunnlag for utbetaling SKJEMA Stipendutbetaling: Intranettet Lønnsadministrasjon, skjema og maler • STUDENTSTIPEND – Ikke arbeidsforhold • FORSKNINGS – UTDANNINGSSTIPEND i arbeidsforhold (a konto utbet.) Vedlegg: oversikt/anslag over forventede utgifter Oppgi kontostreng for utgiftsføring • OPPGJØRSSKJEMA ved forsknings-og utdanningsstipend Vedlegg: kvitteringer som dokumentasjon for påløpte utgifter

25. Oppgavepliktige godtgjørelser /Grunnlag for utbetaling • SELVSTENDIG NÆRINGSDRIVENDE Hovedregel: Avtalt honorar skal fremsettes på nummerert faktura Utg.art 67xx / Sendes direkte til Regnskapskontoret obs!Ansatte ved UiB vil ikke kunne få utbetalt godtgjørelse som selvstendig næringsdrivende for arbeid utført i tilknytning til sitt arbeidsforhold

26. SELVSTENDIG NÆRINGSDRIVENDE FORTS. Oppgaveplikt: Avtalt honorar er fremsatt på annen regning • SJEKK OM PERSON ER LØNNSMOTTAKER EL. SELVSTENDIG NÆRINGSDRIVENDE Eget skjema ”Skjema for vurdering ved utbetaling av honorar lønnstaker eller næringsdrivende?” Utg.art 5511/Sendes direkte til Lønnskontoret Regelsamlingen punkt 5.4.6 (Del 8 – Personalforvaltning)

27. Oppgavepliktige godtgjørelser/Grunnlag for utbetaling forts.. • KREDITTKORT - Kredittkort innen Statens Rammeavtale SKAL benyttes - Årsavgift dekkes Anvises på reiseregning: Utgiftsart 7194 • REISEFORSKUDD - Kan benyttes unntaksvis - Utbetales over lønnssystemet(se frister for innlevering av bilag som skal være med på ukekjøring, Lønnskontorets hjemmeside.) - Sjekk kan utbetales til utenlandske arbeidstakere som ikke har konto i norsk bank - Anvisende myndighet plikter å følge opp at oppgjør leveres iht. gjeldene frist, dvs. innen 1 måned

28. ATTESTASJONSANSVAR • Riktige opplysninger i henhold til avtale • Gjeldende lover og regler er ivaretatt

29. KURS I REISEREGNINGER • TID : 15. SEPTEMBER 2005 KL. 900 - 1600 • STED: Christiesgt. 18 Målgruppe: Attestasjon/anvisningsansvarlig/stor reiseaktivitet Foreleser : Aarum fra Infotjenester

30. Nye rutiner for permanent bruk av arbeidsgivers mobiltelefon • Nye rutiner fra 1. januar 2005 • Regelsamlingen pkt. 5.4.2 (Del 8 - Personalforvaltning)

31. Hovedbestemmelser • Ved sterkt tjenstlige behov • Styrer/kontorsjef er ansvarlig for at dette overholdes • Anskaffes av institutt/avdeling og dekkes over deres driftsmidler

32. 1) Utlån av mobiltelefon • Permanent behov • Midlertidig behov • 2) Privat mobiltelefon

33. Utlån av mobiltelefon • Nytt abonnement bestilles av IT-avdelingen på eget skjema ”Rekvisisjon for anskaffelse av mobiltelefon” • Godkjennes og signeres av styrer/kontorsjef • Registreres i inst./avd. navn, oppgi bestillerkode (ansvarsted) • Telefoner til fast utlån til en ansatt skal reg. med vedkommendes navn

34. Midlertidige behov • Utlån av mobiltelefon ved henvendelse til Telefonsentralen, Christiesgt. 18 • Utlånsskjema fylles ut • Privat bruk skal trekkes i lønn, og anvises på ”Skjema for registrering av mobiltelefon”, og sendes Lønnskontoret • Belastes utgiftsart 6912 - mobiltelefon

35. Permanente behov • Inst./avdeling er ”eiere” av mobiltelefonene • Skal ha oversikt over hvem som til enhver tid har telefon til utlån • Alle endringer meldes til og registreres av IT avdelingen

36. Permanente behov- anvisning • Elektronisk fakturabehandling – faktura blir adressert direkte til Regnskapskontoret • Ved flere abonnement pr. avdeling benyttes samlefaktura • Ved kostnadsfordeling, f.eks på prosjekt, må utgiftsføring splittes ved kontering og attestasjon

37. Permanent behov- skatteplikt/oppgaveplikt • Privat bruk av arbeidsgivers mobiltelefon er skattepliktig og oppgavepliktig • Privat bruk > 1000,- oppgis som skattepliktig fordel og innberettes på den ansatte. • < 1000,- skatteplikt fordel lik 0,- • (statens satser) • Rapportering etterskuddsvis på grunnlag av oversikt fra teleoperatør (1 gang pr. år). • Unntak: Disposisjon av telefon kun i arbeidstiden = ingen skatteplikt/oppgaveplikt • Melding om disse sendes Lønnskontoret

38. Privat mobiltelefon • Kan innvilges i stedet for boligtelefon • Dekkes etter samme regler som boligtelefon • Utgifter refunderes ved utfylling av skjema”Refusjon oppgavepliktige ytelser” • Belastes utgiftsart 5222 - ”Refusjon mobiltelefon etter statens satser”.

39. Aktivering av eiendelerKirsti Aarøen/Linda SandenBrukerforum vår- 2005

40. Bakgrunn – innføre periodiseringsprinsipp i staten Hva innebærer dette for UiB? Praktisk gjennomgang av noen problemstillinger knyttet til aktivering av eiendeler. Eksempler/presiseringer Evt. spm. AGENDA

41. Regjeringen foreslo i statsbudsjettet for 2004 at periodiseringsprinsippet bør tas i bruk i staten. Det ble vedtatt at periodiseringsprinsippet skulle prøves ut på ca. 10 enheter i 2004. UiB er en av tre institusjoner i U og H sektoren. Skrittvis utprøving Evaluering Bakgrunn.

42. Hva innebærer dette for UiB? • Utarbeide åpningsbalanse pr. 1/1-2005 • Innføre rutiner for aktivering og avskrivninger fom 1/1-2005 • Implementere i intern økonomistyring-/budsjettoppfølging – fom 2006

43. Utarbeiding av åpningsbalanse • Innebærer kartlegging og verdivurdering av bygg og andre aktiva • Byggene • Samarbeid med Eiendomsavdelingen • Andre aktiva • Involvere institutter og avdelinger • Samle inn data/kartlegging fra enhetene • Iht. planen skal åpningsbalansen være klar i løpet av første halvår

44. Innføre rutiner for aktivering og avskrivninger fom 1/1-2005 • Starter opp med å aktivere alle aktiva for 1/1-05 • Bruker Oracle sin utstyrsmodul • 30.000,- kr. grensen • Veiledning/rundskriv til alle inst./avd. • Aktivering/avskrivning kun på sentralt nivå i 2005. • Legger til rette for korrekt kostnadsføring av avskrivninger på instituttnivå fra 2006

45. Implementere i intern økonomistyring-/budsjettoppfølging • Implementerer aktivering og avskrivning kun på sentralt nivå i 2005. • Periodiseringsprosjektet vil ikke få økonomiske konsekvenser for institutter og avdelinger ved UiB i 2005. • Legge til rette for en korrekt belastning av kostnader (bla. avskrivninger) fom 2006. Dette må tas hensyn til når budsjettprosessen for 2006 starter.

46. Praktisk gjennomgang av noen problemstillinger knyttet til aktivering av eiendeler. - Eksempler • Evt. spm.

47. Utstyrsregistrering • Som tidligere skal utstyr listeføres. • Fylle ut og sende inn skjema 5.31 • Nytt; kriteriene for hva som skal listeføres er endret • Nytt; listeføres i Oracle sin anleggsmodul • Nytt; listeføringen er grunnlaget for å kunne aktivere eiendelene og grunnlaget for beregning av avskrivninger • Nytt; skjema må sendes inn fortløpende

48. Veiledningstabellen • Hjelpemiddel til å ta stilling til hva som skal listeføres eller ikke. • Spesifiserer: • Type anleggsmiddel • Beskrivelse • Eksempler • Avgrensninger • kriterier for utstyrsregistrering • kriterier for tyverimerking • Artskonto • Levetid og avskrivningssats (nytt) • Artskonto for aktivering og avskrivning (nytt – ikke aktuelt i 2005)

49. Eks. Maskiner/verktøy - hva skal aktiveres? • Dersom innkjøpspris er mer enn kr. 30.000,- for en maskin, skal dette aktiveres og utstyrsregistreres. Dette skal konteres på artskonto 4xxx. Maskinen skal også tyverimerkes. • Dersom maskinkomponenten utgjør en integrert del av et annen maskin, og disse sammen utgjør en helhet, skal dette aktiveres og utstyrsregistreres. Dette skal konteres på artskonto 4xxx (eks. en komponent til en røntgenmaskin). Maskinen skal også tyverimerkes.

50. Eks. Maskiner/verktøy - hva skal aktiveres? (forts.) • Dersom innkjøpspris er mindre enn kr. 30.000,- for en maskin/verktøy, skal dette utgiftsføres på artskonto 6xxx. Dette skal ikke utstyrsregistreres, men kan evt. tyverimerkes.