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GERÊNCIA DE PROJETOS NA OPS

GERÊNCIA DE PROJETOS NA OPS. O CICLO DE PROJETO. DESENHO. Enfoque Lógico. AVALIAÇÃO. EXECUÇÃO. O CLICLO DO PROJETO/AVALIAÇÃO. Situação Desejada. Situação Atual. Avaliação Avaliação expost. Desenho Avaliação ex-ante. Execução Seguimento. PROBLEMAS FREQ Ü ENTES.

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GERÊNCIA DE PROJETOS NA OPS

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Presentation Transcript

  1. GERÊNCIA DE PROJETOS NA OPS

  2. O CICLO DE PROJETO DESENHO Enfoque Lógico AVALIAÇÃO EXECUÇÃO

  3. O CLICLO DO PROJETO/AVALIAÇÃO Situação Desejada Situação Atual Avaliação Avaliação expost Desenho Avaliação ex-ante Execução Seguimento

  4. PROBLEMAS FREQÜENTES Os projetos não se relacionam com as prioridades nacionais: Sobrecustos /custos inadequados Calendários não realistas Não se atingem os objetivos Falta de objetivos claros Falta de indicadores de desempenho Falta de supostos sólidos

  5. Problemas freqüentes (Cont.) Definições insuficientes acerca de papéis e de responsabilidades Pouca participação dos níveis operativos no desenho do projeto Projetos que são intermináveis e com muitas extensões

  6. ENFOQUE LÓGICO PARA A GESTÃO DE PROJETOS Gerência orientada a resultados Método científico Enfoque de sistemas Acordos contratuais Gerência participativa

  7. ENFOQUE LÓGICO (Cont.) Objetivos: Claros e acordados Boa relação entre causa e efeito Indicadores Alcançáveis Quantidade, qualidade e tempo (QQT) Relação com fatores externos Supostos conhecidos

  8. ENFOQUE LÓGICO (Cont.) Identifica a responsabilidade gerencial de: Produzir resultados Objetivos superiores (efeito/impacto) Determinar a fatibilidade do projeto Melhora o desenho, execução e avaliação

  9. ENFOQUE LÓGICO (Cont.) Inclui os requisitos para uma boa gerência de projetos Estabelece as bases para executar e avaliar É um processo contínuo de aprendizagem Reduz tempo e esforço a longo prazo

  10. ETAPA ANALÍTICA O QUE É UM OBJETIVO? É um resultado específico que desejamos Expressa uma intenção descrita como uma mudança proposta É observável e mesurável

  11. ETAPA ANALÍTICA OBJETIVOS Utilizar verbos fortes para descrever objetivos DÉBIL Coordenar Participar Contribuir Assistir Apoiar Melhorar Integrar Fomentar Colaborar Aumentar Organizar Aconselhar Harmonizar FORTE Estabelecer Organizar Instalar Erradicar Fazer Dirigir Realizar Reduzir do X ao Y Aumentar do X ao Y

  12. Baixa Morbi- mortalidade infantil Menos Crianças deficientes • Baixa incidência de • doençasimunopreveníveis Cobertura de imunização adequada Cobertura de serviços de saúde adequada Cadeia de frio operacional Pessoal de saúde treinado Vacinas disponíveis Comunidade bem informada ETAPA ANALÍTICA ÁRVORE DE OBJETIVOS

  13. ETAPA ANALÍTICA RESUMO: ETAPA ANALÍTICA Preparar rascunho da Análise de Situação Reunir-se com contrapartes nacionais Análise dos Problemas Análise dos interessados Atualização da Análise de Situação Preparar rascunho da Estratégia de Intervenção Reunir-se com contrapartes nacionais Atualizar a Estratégia de Intervenção

  14. ETAPA DE PLANEJAMENTO ETAPA DO PLANEJAMENTO Objetivos do Projeto Indicadores e Acontecimentos Meios de Verificação Supostos

  15. ETAPA DE PLANEJAMENTO HIERARQUIA DE OBJETIVOS DE PROJETOS FIM- POR QUÊ? Razão do projeto. Objetivo superior para o qual contribui. Exemplo: Mudanças na Situação Nacional na Saúde. PROPÓSITO - POR QUÊ? O impacto (efeito imediato) do Projeto. Exemplo: Mudanças nas Capacidades Nacionais. RESULTADOS ESPERADOS – O QUÊ? Resultados (produtos) específicos produzidos pelo projeto. Responsabilidade Gerencial. Listagem de 10 da OPS. ATIVIDADES - COMO? Ações e recursos que o projeto deve executar para produzir o resultado. Responsabilidade Gerencial.

  16. ETAPA DE PLANEJAMENTO A LÓGICA DE UM PROJETO: UM CONJUNTO DE HIPÓTESES VINCULADAS A FIM DE........ SERÁ NECESSÁRIO... FIM PROPÓSITO RESULTADOS ESPERADOS SIM.... ENTÃO.... ATIVIDADES

  17. ETAPA DE PLANEJAMENTO - FIM Foram eliminadas doenças produzidas por água contaminada -PROPÓSITO A população rural adotou práticas higiênicas - PRODUTOS 1. Trabalhadores da saúde capacitados 2. A comunidade informada sobre técnicas de tratamento de água -ATIVIDADES 1.1 Desenvolver o currículo 1.2 Realizar cursos para os trabalhadores da saúde sobre tratamento de água 2.1 Disseminar técnicas de tratamento de água.2.2 Realizar oficinas com a comunidade

  18. ETAPA DE PLANEJAMENTO INDICADORES NOS AJUDAM A DETERMINAR COMO RECONHECER O SUCESSO OBRIGAM-NOS A ESCLARECER O QUE QUEREMOS DIZER NOS OBJETIVOS SUBMINISTRAM UMA BASE MESURÁVEL PARA A AVALIAÇÃO

  19. ETAPA DE PLANEJAMENTO INDICADOR INDICADOR OBJETIVO 1. O TEMPO DE ESPERA DOS PACIENTES SE REDUZIU EM 50% PARA FINS DE 2000 NO HOSPITAL CENTRAL.2. A SATISFAÇÃO DOS USUÁRIOS AUMENTOU EM 50% MELHOROU A GESTÃO DOS SERVIÇOS DE SAÚDE

  20. ETAPA DE PLANEJAMENTO TRÊS ATRIBUTOS DE UM BOM INDICADOR PRÁTICO INDEPENDENTE ESPECÍFICO

  21. ETAPA DE PLANEJAMENTO INDICADORES PRÁTICO MEDE O QUE É IMPORTANTE EM UM PROJETO: Objetivo: Foram construídas melhores casas Indicador mau: Casas vermelhas e brancas Indicador melhor: 500 casas de 3 dormitórios MEDE MUDANÇAS ATRIBUÍVEIS AO PROJETO: Objetivo: Melhorou a administração do serviço de taxas Indicador mau: Aumento das taxas coletadas É CUSTO-EFETIVO: Implica em coleta e análise de dados simples

  22. ETAPA DE PLANEJAMENTO INDICADORES INDEPENDENTE NÃO UTILIZAR OBJETIVOS DE UM NÍVEL COMO INDICADOR PARA MEDIR RESULTADOS DE OUTRO OBJETIVO INDICADORES NOVA POLÍTICA DE RECURSOS HUMANOS ADOTADA NO PAÍS. 1. CONTRATAÇÃO DE UM CONSULTOR EXTERNO 2. DISSEMINAÇÃO DA BIBLIOGRAFIA 3. CONGRESSO NACIONAL PARA VALIDAR A POLÍTICA MELHORES INDICADORES?

  23. ETAPA DE PLANEJAMENTO INDICADORES ESPECÍFICO QUE QUANTIDADE? DE QUE QUALIDADE? PARA QUANDO? (TEMPO) ONDE? (ÀS VEZES) LEMBRE-SE: QQT

  24. ETAPA DE PLANEJAMENTO INDICADORES Estabelecem o nível de desempenho necessário para atingir o objetivo Especificam os elementos necessários para determinar se o fim, o propósito e os resultados esperados foram atingidos

  25. ETAPA DE PLANEJAMENTO INDICADORES (cont.) • Mostrar, em relação aos objetivos: Quantidade Quanto? Qualidade De que nível? Tempo Quando? • Enfatizar as características importantes dos objetivos a serem alcançados • Estabelecer a linha base para o monitoramento e a avaliação • Número de indicadores: o mínimo necessário para esclarecer o objetivo

  26. ETAPA DE PLANEJAMENTO ACONTECIMENTOS (Indicadores Intermediários) • Indicador: 80% da população rural na província de Sta Clara com acesso à água potável em dois anos • Linha base a partir da árvore do problema: No início do projeto apenas 50% da população tem acesso à água potável. • Acontecimentos: -60% após o primeiro ano - 80% após o segundo ano

  27. ETAPA DE PLANEJAMENTO MEIOS DE VERIFICAÇÃO HIERARQUIA DE OBJETIVOS INDICADORES E ACONTECIMENTOS MEIOS DE VERIFICAÇÃO ESCLARECIMENTO DO OBJETIVO - QUANTIDADE - QUALIDADE - TEMPO ENUNCIADO DO OBJETIVO FONTES E TIPO DE EVIDÊNCIA NECESSÁRIA PARA VERIFICAR O INDICADOR • Os indicadores nos ajudam a refinar e esclarecer o que desejamos dizer no objetivo • A utilidade do indicador depende da disponibilidade e validez dos dados

  28. ETAPA DE PLANEJAMENTO SUPOSTOS OS SUPOSTOS SOBRE FATORES EXTERNOS TAMBÉM DEVEM SER EXPLÍCITOS

  29. ETAPA DE PLANEJAMENTO SUPOSTOS IDÉIAS-CHAVE: • Os supostos devem incluir as condições/fatores externos ao projeto • Um bom desenho de projeto deve incluir todas as condições necessárias e suficientes para alcançar os objetivos do projeto.

  30. ETAPA DE PLANEJAMENTO SUPOSTOS SÃO AS CONDIÇÕES QUE DEVEM EXISTIR PARA O SUCESSO DO PROJETO, MAS QUE ESTÃO FORA DO CONTROLE DO PROJETO OBJETIVO: AUMENTO DA PRO- DUÇÃO DE ARROZ SUPOSTO: 24 CM. DE CHUVA ANTES DE 30 JUNHO 1. Plantar sementes de alta qualidade 2. Aplicar fertilizante UMA CONDIÇÃO CRÍTICA SOBRE A QUAL O GERENTE DO PROJETO TEM POUCO CONTROLE

  31. ETAPA DE PLANEJAMENTO MANEJAR OS SUPOSTOS CRÍTICOS Não fazer nada: riscos e benefícios Mudar o desenho do projeto: acrescentar outro Resultado esperado e/ou atividades Acrescentar um novo projeto Abandonar o projeto: Implicações? Vigiar os supostos e utilizar as influências TOMAR UMA DECISÃO

  32. ETAPA DE PLANEJAMENTO A IMPORTÂNCIA DE ESCLARECER OS SUPOSTOS Melhor comunicação entre os interessados Identifica o que está além do controle do gerente do projeto Subministra uma opinião compartilhada sobre a probabilidade de sucesso do projeto

  33. ETAPA DE PLANEJAMENTO ORÇAMENTO Revisar e atualizar o custo das atividades Atualizar o projeto Ver os Resultados Esperados Revisar designações do pessoal

  34. ETAPA DE PLANEJAMENTO RESUMO: PASSOS NA ETAPA DE PLANEJAMENTO • Selecionar quatro níveis da árvore de objetivos • Revisar causa e efeito entre os níveis • Estabelecer a linha de base dos dados • Definir indicadores e ocorrências • Identificar meios de verificação

  35. ETAPA DE PLANEJAMENTO RESUMO: PASSOS NA ETAPA DE PLANEJAMENTO (Cont.) • Analisar supostos e identificar os críticos • Orçamentar fundos regulares e extraorçamentários • Orçamentar os recursos humanos • Revisar custos diretos e indiretos • Revisar as fontes de financiamento • Desenvolver um projeto de gestão

  36. DIREÇÃO CONTROLE COMUNICAÇÃO ETAPA DE EXECUÇÃO FATORES PARA O SUCESSO NA EXECUÇÃO DE PROJETOS

  37. ETAPA DE EXECUÇÃO FATOR CRÍTICO: DIREÇÃO - Liderança- Projeto de trabalho (ver processos) • Ambiente de trabalho produtivo • Orientação para resultados • Conclusão de tarefas • Delegar autoridade e responsabilidades • Organização • Motivação

  38. ETAPA DE EXECUÇÃO FATOR CRÍTICO: CONTROLE - Avanço do trabalho - Custos- Entorno do projeto- Calendários, datas de limites - Supostos do projeto- Produtividade- Informação para a tomada de decisão- Avaliações

  39. ETAPA DE ExECUÇÃO FATOR CRÍTICO: COMUNICAÇÕES A: Contrapartes nacionais Gerência Equipe do Projeto Instituições Financeiras/Doadores • Sobre: Progresso Conquistas Problemas e alternativas de solução Via: Relatórios formais Mecanismos não formais

  40. ETAPA DE EXECUÇÃO RESPONSABILIDADES DO GERENTE Gerenciar todos os recursosProduzir os resultados esperados (RE) Vigiar que os RE contribuam com o propósito e o fim Vigiar os supostos Advertir a alta gerência quando atingir os RE é incerto, quando há ameaças e os supostos sofrem mudanças Recomendar ações corretivas Desenvolver os membros de suas equipes

  41. ETAPA DE EXECUÇÃO Projetos Complexos: ORÇAMENTO OPERATIVO SEMESTRE PRIMEIRO SEGUNDO QUARTO TOTAL TERCEIRO RE 01 $ 45,000 ACT 01 $ 20,000 Tarefa 01 $ 5,000 $ 3,000 $ 1,500 $ 9,500 Tarefa 02 $ 1,500 $ 6,000 $ 3,000 $ 10,500 $ 25,000 ACT 02 Tarefa 01 $ 4,000 $ 3,000 $ 5,000 $ 12,000 $ 6,000 $ 2,000 $ 3,000 $ 13,000 Tarefa 02 $ 2,000

  42. ETAPA DE EXECUÇÃO SEGUIMENTO Comparar insumos e resultados esperados (avaliação do processo) Registrar o progresso do trabalho Explicar discrepâncias Analisar o estado de progresso Facilitar a avaliação Relatórios PTS.01, BPB.18

  43. ETAPA DE EXECUÇÃO SEGUIMENTO (Cont.) Seguimento de: - Execução de tarefas e atividades - Conquista dos resultados esperados Conhecer o entorno do projeto (supostos) Impacto dos RE sobre o propósito Informar os níveis superiores acerca de: - Problemas no projeto - Problemas no entorno (supostos) - Sugestões para resolver os problemas

  44. ÂMBITOS DE RESPONSABILIDADE FIM PROPÓSITO RESULTADO ATIVIDADES Responsabilidade dos proprietários do projeto Responsabilidade do gerente do projeto * No entanto, o gerente do projeto deveria comprometer-se com o propósito e o fim.

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