Management des collections en bibliothèque publique

Management des collections en bibliothèque publique Vendredi 16 avril, Lundi 26 avril 2010 C. Chamoin

Phase un : Un nécessaire état des lieux. Etude d’environnement Etat des lieux des collections

L’étude d’environnement 1.Connaître son public A Une définition des publics Le public « fréquentant » Les « non-fréquentants »

B. les méthodes pour connaître son public Exploiter les données sur les inscrits http://www.insee.fr/fr/publications-et-services/rediffusion/pdf/contiris.pdf) Exploiter les données locales … http://www.statistiques-locales.insee.fr/esl/accueil.asp http://www.insee.fr/fr/ppp/bases-de-donnees/donnees-detaillees/duicq/uu.asp?reg=53&uu=22501 Et nationales (IPSOS et DLL) http://www.pratiquesculturelles.culture.gouv.fr/doc/08synthese.pdf; http://aldus2006.typepad.fr/files/presentation_salon_du_livre_2010-03-26.pdf :

La politique documentaire à l’épreuve d’internet • Rappel du contexte • Nouveaux produits • Qu’est-ce que ça change pour les bibliothécaires ? • Comment intégrer ces nouvelles ressources à la politique documentaire d’une BM ? • Un document comme les autres ? • Les obstacles • Des perspectives encourageantes, à condition que …

Exemple de combinaison données maison/INSEE Données bibliothèque Données INSEE Info exploitable fiabilité Nombre d’inscrit par quartier IRIS Nombre d’habitants par quartier IRIS Taux de pénétration par quartier Problème de la date des données INSEE exploitables Déclinable par sexe le plus souvent, par tranches d’âge si le si le SIGB et les données fournies par votre ville le permettent Nombre de demandeurs d’emplois inscrits Nombre de demandeurs d’emplois dans l’agglomération Taux d’inscription des demandeurs d’emplois Données récentes mais si zone inférieur à 6000 habitant l’INSEE ne donne pas certains types de données

Hy Pour aller plus loin A.La carte documentaire du territoire B.Les enquêtes de public

L’état des lieux des collections L’évaluation qualitative L’évaluation quantitative La mise en place de l’étude des collections

Evaluation quantitative Quelques données de référence … A prendre avec des pincettes ! Que faire avec les données quantitatives : Une cartographie des collections Se situer par rapport aux autres. Et donc aller vers le qualitatif …

Exemple de la bibliothèque X : Nb livre LP Livres /hab. % impr. enfants Nb phonogrammes Nb phonogrammes pour 100 hab. Nb videogrammes Nb videogrammes pour 100 hab. Nb cédéroms Nb cdroms pour 100 hab. Ville A 77040 3.14 13629 55.51 458 1.87 0 0.0 Villes de 20 à 50 000 habitants Ville B 103419 4.04 23914 93.38 2660 10.39 219 0.86 Ville C 94483 3.31 15919 55.81 6917 24.25 1698 5.95 Ville D 69813 2.06 2747 8.09 0 0.00 0 0.0 Ville E 111325 3.02 25106 68.18 7052 19.15 483 1.31 Ville témoin 255426 5.86 34.77% 17226 39.54 2207 5.07 552 1.27 Ville F 257783 5.66 13125 28.84 1739 3.82 382 0.84 Moyenne 138470 4.06 15952 46.82 3005 8.82 476 1.40 Ville 50000 habs 139959 2.9 12188 25.4 2418 5 471 0.9

Exemple de la bibliothèque X : acquisitions Nb livres acquis Tx renouvellement Nb abonnements Nb phonogrammes acquis Tx renvt phonogrammes Nb vidéos acquis Tx de rnvt vidéo Nb de cédéroms acquis Ville A 2525 3.28% 246 577 4.23% 0 0.00% 0 Villes de 20 à 50 000 habitants Ville B 2811 2.72% 209 530 2.22% 329 12.37% 0 Ville C 6404 6.78% 193 794 4.99% 779 11.26% 348 Ville D 169 663 24.14% 0 0 Ville E 4897 4.40% 175 1645 6.55% 516 7.32% 28 Ville témoin 8059 3.16% 385 1106 6.42% 107 4.85% 80 Ville F 7217 2.80% 392 1413 10.77% 570 32.78% 87 Moyenne 5319 3.29% 253 961 6.03% 329 10.94% 78 Ville 50000 habs 6191 269 889 255 97

2. L'évaluation qualitative • L'âge des collections • âge moyen • âge médian • L'évaluation des usages de la collection • Le taux de rotation : est-ce que ça sort ? • le facteur d'activité : est-ce que tout sort ? • Une nécessaire prudence • le cas particulier des ressources électroniques

3-Le niveau intellectuel des collections • EN BU : le conspectus • EN BM : une difficile hiérarchisation 4- Deux indicateurs pour aller plus loin • La distinction ouvrages de fonds/nouveautés • Le taux de renouvellement des collections • Le prix moyen par documents

Niveaux de lecture en BM : l'exemple de la médiathèque Etienne de Caux - Niveau 1 : lecture facile, tout public, (information élémentaire, document de base) - Niveau 2 : lecture moyenne, vulgarisation de bon niveau, documentation plus élaborée - Niveau 3 : lecture plus difficile, de niveau 1er cycle universitaire, public motivé - Niveau 4 : lecture très difficile, 2e cycle universitaire, spécialiste Les acquisitions s'effectuent pour l'essentiel jusqu'au niveau 3 et peuvent atteindre le niveau 4 pour certains thèmes

A retenir sur les niveaux de lecture : • N'est pas nécessairement destiné à s'appliquer à chaque titres un à un mais plutôt à l'ensemble de la collection (on parle de niveau recherché pour une collection) • C'est un bon outil d'orientation des acquisitions : oblige à se poser la question du niveau de lecture lors de l'achat d'un titre, oblige à se poser la question des répartitions de niveaux de lecture dans une collection : complément indispensable de la répartition des thématiques. • Une nécessaire articulation entre niveaux de lecture et types de documents • Se servir du monde éditorial

La mise en place de la politique documentaire • L'étude des publics : un préalable parfois "zappé" • La segmentation des collections • Description • la mise en place de cotes validées • Groupe de pilotage • groupe de travail • fonctionnement du travail en groupe

Exemple de centres d'intérêt : Grenoble CodeCentres d'intérêt Documentaires Adultes Indices Dewey repris en totalité ou en partie dans ces Centres d'intérêt, et leur servant de sous-classement en rayon (en clair : Tapis, et non 746.7) ART L'art et les artistes 700-709;730-760 AUT L'automobile et la moto 331, 343, 336, 362,368, 380,614, 617, 629, 796.7, 910.4 ENF L'enfant et sa famille 155, 305, 306, 363, 364, 369, 370, 618, 649 ESP La vie de l'esprit : croire et penser 000, 100, 200 HIS L'histoire 900-909, 930-990 LIT Les langues et la littérature 400 et tous genres littéraires sauf poésie, humour et romans MAI La maison 635-636, 640, 684, 690, 728, 747, 749 MUS La musique et les musiciens 780 sauf 782.8 (SPE) NAT La nature et la terre 500-509, 520, 550-590, 639, 719, 799 PAY Pays, paysages et voyages 710, 720, 910 POE La poésie et les poètes 808, 809 et 841 POL La vie politique 320, 340, 350 SAN Bien-être et santé 150, 610, 646, 796 SCCI Siences et techniques 500-519, 530-540, 600-609, 620 SOC Vivre en société 300-309, 344-346, 347-348, 350-351, 360-369, 390 SPE Les spectacles 782.8, 790-792 SPO Les sports et la compétition 796-798 TEM Temps libre et passe-temps 001.6, 736-739, 745, 746,748, 769, 770, 790, 793-796.1 TRA Les hommes au travail 310, 330,344.01,380, 630, 647, 650-680, 690, 745-746, 748 VEC Vécu et témoignages (Auto-)Biographies et mémoires ne pouvant être classés sous un C.I., ainsi que les témoignages individuels ne se rattachant pas à un métier et les récits d'aventures ou récits apparentés qui ne pourraient être rangés en PAY ou HIS.

Avant la formalisation : quelques définitions • La fiche/domaine : l'outil de travail qui va rassembler toutes les données nécessaires aux différentes étapes de la formalisation. • Le Plan de Développement des Collections c'est un document à usage interne qui programme les acquisitions sur une période donnée (trois à cinq ans) et pour un segment donné de la collection. Un plan de développement de collections est mis en œuvre pour chaque domaine. • La PPA, ou protocole d'acquisition document annuel dont l'objectif est de répartir le budget d'acquisition entre les supports, les objectifs d'usage et les sites = permet la mise en œuvre concrète du PDC avec le tableau de bord. • La charte documentaire : la face "publique" de la politique documentaire

PHASE 2 : LA FORMALISATION 1- Le Plan de développement des Collections 2-Les outils de la politique documentaire 3- La Charte des collections

1. Le Plan de Développement des collections • Le contenu intellectuel du domaine Bien-être et santé : l'exemple du Blanc-Mesnil 610/612 Médecine – Anatomie humaine – Physiologie 613-614 : Hygiène et santé publique 615 : Pharmacologie – Thérapeutiques 616 : Maladies 617 – 618 : Spécialisations de la médecine (chirurgie, gynécologie, gériatrie…) • Les paramètres documentaires (Plus fournis en BU qu’en BM) supports et langue perénnité des documents domaines connexes

Le public visé et l'objectif assigné au segment Ex. 613-614 : Hygiène et santé publique - Proposer des ouvrages pratiques, guides, notamment sur la diététique et l’hygiène de la personne - Proposer une documentation sur la santé publique : ouvrages sur les politiques publiques de la santé, ouvrages de réflexion sur les grandes questions de santé faisant débat (canicule, intoxications, malbouffe…), ouvrages présentant des statistiques (mises à jour régulières) Public visé : grand public • Des objectifs d'acquisition • La répartition budgétaire et l’échéancier des acquisitions, du désherbage, du récolement, du renouvellement du segment etc.

Les outils de la politique documentaire : • Le PPA • Le tableau de bord • Très élaboré CF exemple de Calenge • Plus courant : Exemple SAN Ouest-en-Provence : http://docmiop.files.wordpress.com/2010/02/sante-medecine-20101.doc • Peut aussi être très simple pour une petite bibliothèque de village

Exemple de tableau de bord pour une petite bibliothèque

La Charte documentaire(5 lignes) • Le préambule • Cadre temporel : une dizaine d'années • Sommaire : petite citation, contexte, qu'est-ce qu'une charte d'acquisition ? éventuellement mention des textes complémentaires (plan de développement des collections) Le présent document n'est pas un texte normatif mais plutôt un texte de référence destiné à rendre public et à expliciter les principes sur lesquels les bibliothécaire se basent pour le choix et la gestion des documents. Il s'inspire de textes institutionnels dont la version complète est consultable … (en annexe, sur internet etc.)

Objectifs généraux d'un service de lecture publique (10 lignes) = présentation des missions de la bibliothèque, éventuellement de l'artculation de ses missions avec celles de sa collectivité. L'objectif que l'on poursuit en achetant les livres. C'est le moment de la poser dans sa dimension de service public. Faire référence à des textes normatifs locaux (publications de la collectivité) ou nationaux : • Charte des bibliothèques publié par le conseil supérieur des bibliothèques (7 nov. 1991) art. 3,4 et 7. • Manifeste de l'UNESCO sur les bibliothèques publiques (nov. 1994). http://www.unesco.org/webworld/libraries/manifestos/libraman_fr.html

exemple générique : La bibliothèque est un service public. La définition de ses missions se fonde sur le manifeste publié par l'UNESCO : • Promouvoir, entretenir et développer le goût de la lecture auprès de tous les publics, sans distinction d'origine ethnique, sociale ou géographique • Faciliter l'éducation initiale, et de manière générale l'étude individuelle à tous les niveaux. • Favoriser les expressions artistiques et les pratiques culturelles les plus variées, en proposant notamment divers supports. • Encourager le dialogue interculturel • Etre un lieu de sociabilité • Permettre au public un meilleur accès à l'information • Etre un lieu de dépôt et d'accès à la mémoire locale

Brest Garantir à tous l'accès aux nouveaux supports de l'information ; assurer la formation des usagers à l'utilisation de ces outils et aux méthodes de recherche documentaires. Favoriser la formation initiale et permanente, la mise à jour des acquis scolaires, universitaires ou professionnels Saint-Nazaire : Garantir à tous l'accès aux nouveaux supports de l'information ; assurer la formation des usagers à l'utilisation de ces outils et aux méthodes de recherche documentaires Favoriser la formation initiale et permanente, la mise à jour des acquis scolaires, universitaires ou professionnels Déclinaison de la mission de participation à l'éducation individuelle

Brest Etre un lieu de sociabilité et d'échange au niveau de la cité afin de favoriser l'insertion de tous dans la société et l'égalité des chances, par la mise à disposition de ressources élémentaires de base ainsi que par une offre d'animations qui permettent de se retrouver et d'échanger autour de la lecture et de thématiques culturelles et citoyennes en général. Saint-Nazaire : être un lieu de découverte, de rencontre, d'échange et de convivialité dans la cité. la bibliothèque informe les citoyens sur leurs droits et leurs devoirs dans la ville et dans le pays. Elle favorise la diffusion des valeurs républicaines et se fait l'écho du débat démocratique. Elle porte à la connaissance des usagers le plus grand nombre d'information locale et nationale etc. Déclinaison de la mission de socialisation

Présentation du territoire et de son service de lecture publique + présentation de l'organisation10 à 15 lignes • poser les différents sites du réseau. S'il ya des différences de missions, les expliciter ici ("centrale"/bibliothèque de quartiers). • Les secteurs documentaires. Eventuellement énumérer les supports, voire même le nombre de documents. Le cas échéant expliciter pourquoi ils ne sont pas présent partout, et mentionner les critères de sélection des supports proposés. • Présenter ici un éventuel bibliobus, prêt aux collectivités, bibliothèque hors les murs ... • Présenter et expliciter les différences de traitement des différents ouvrages : pourquoi ils ne sont pas tous en accès direct ? Pourquoi certains sont à consulter sur place?

la politique documentaire proprement dite A/ Les critères d'acquisitions : • insister sur la nécessité de couvrir tous les champs de connaissance de même que tous les niveaux de lecture (insérer votre classification interne des niveaux de lecture si vous en avez une) • Poser que pour des raisons budgétaire l'exhaustivité est exclue, ce qui conditionne les choix. Ce n'est pas forcément une banalité pour un lecteur. • Les modalités du choix : critères, outils de sélection, et fait de manière collective pour être le plus objectif possible, et pluralité des opinions représentées. Parler des comités de lecture si vous en avez. • Exclusions des acquisitions : certaines idéologies politiques et religieuses : toujours s'appuyer sur un texte institutionnel (par exemple : concernant les textes diffamatoire et/ou à caractère raciste ou xénophobe : les lois n° 72-546 du 1er juillet 1972 et n°90-615 du 13 juillet 1990 ; pour les sectes, on peut s'appuyer sur les listes établies par des commissions parlementaires, telle par exemple celle présidée par André Vivien.

B/ les axes d'orientation • C'est là que vous pouvez mettre en 5 lignes maximum les axes directeurs qui sont ressortis du Plan de Conservation des Collections. Ceux-ci sont supposés être la traduction des grandes orientations de la commune. Très peu d'exemple mais on peut citer la Médiathèque de Fresne (accentuation de l'apprentissage, formation continue etc.) • Si vous avez des collections patrimoniales, poser ses spécificités. Important car pour beaucoup de lecteur peut être perçu comme inutile ou ne devant plus être alimentés. Idem pour les fonds spécifiques. • Parler des langues de prédilection

C/ la gestion des suggestions En fonction des contraintes budgétaires et si elles correspondent aux critères d'acquisition... Eventuellement poser des limites (pas plus de 3/mois/usager) D/ La gestion des dons Dans quel cas on les accepte ? Prévoir tous les cas de figure (peuvent parfois être donnés à des associations ...) E/ Le respect de la loi dans les acquisitions 2 lignes pour évoquer l'acquisition de supports avec le droit de prêt et le recours au marché public (où va l'argent de la collectivité).

La gestion des collections • Il s'agit principalement de faire passer l'idée de désherbage. En mentionnant les critères et les raisons. Parler du devenir des livres désherbés (dons, vente, pilon etc.) • Montrer l'utilité et la rationalité des choix.

Conclusion Presque toujours la même sur une mention de responsabilité : La directrice (ou le directeur) de la bibliothèque a reçu mandat, lors de sa nomination par les élus à ce poste, pour constituer, organiser et évaluer les collections de la bibliothèque. Pour cela elle peut déléguer, en fonction des compétences professionnelles des agents placés sous son autorité, la gestion de secteurs d'acquisition définis. L'autorité de tutelle valide la charte de constitution des collections et s'assure que les moyens nécessaires à son respect seront suffisants

Quelques exemples L'exhaustivité est exclue : quel que soit le domaine retenu, la bibliothèque ne peut acheter tous les documents dans toutes les langues et sur tous les supports. Le choix des livres respecte le pluralisme des opinions dans la mesure où ces dernières ne contreviennent pas aux valeurs de la République et à la législation en vigueur (notamment les lois n°72-546 du 1er juillet 1972 et 90-615 du 13 juillet 1990 sanctionnant les discriminations ethniques, racistes, religieuses...). Les livres remarqués par les comités de lecture de la bibliothèque sont systématiquement achetés. Les acquisitions ne sont pas l'objet de choix individuels mais forment un ensemble cohérent qui obéit à un certain nombre de critères, validés par le conseil municipal, sur proposition de la Direction de la médiathèque. Le travail d'acquisition est un travail collectif de sélection. L'exhaustivité n'est pas recherchée Le choix des ouvrages ne reflète pas forcément la production éditoriale mais vise essentiellement à promouvoir une littérature de qualité. C'est pour cette raison que la bibliothèque propose à ses lecteurs la production de petits éditeurs peu diffusés par les circuits commerciaux.

Quelques exemples : Brest : La bibliothèque achète également des partitions, des diapositives et des CD-Roms. A priori et sauf exceptions, les supports exclus sont les suivants : cassettes, disques noirs, vidéodisques,disquettes. Les nouveaux supports - ex : CD-Roms, DVD-Roms - doivent être choisis en fonctiondes critères ci-dessous : - standardisation et diffusion du produit - coût - durée (validité,obsolescence) - domaine de connaissance couvert - avantages par rapport aux médias déjà possédés. Permet de répondre à un usager réclamant des blue-ray par exemple. Saint-Nazaire : Par manque de place, certains ouvrages empruntables se trouvent en magasin, selon les critères suivants :usage moins fréquent de certains titres ou protection de certains documents régulièrement victimes de vol ou dégradation

Phase 3 : le suivi des collections 1- Le désherbage 2- Le patrimoine 3- la sortie définitive du domaine public.

1- Le désherbage • Reprise des critères élaborés dans le PDC, protocole de « déselection », en parallèle au PPA • Acte de retirer du libre-accès les documents qui n’y ont plus leur place • Peut être lors d’une grande opération de réorientation des collections, annuel, ou continu tout au long de l’année.

Pourquoi désherbe-t-on ? • Pour « faire de la place » (raison pratique) • Pour adapter la collection aux besoins • Pour mettre en valeur les documents qui existent • Mais également pour faire de la place aux lecteurs …

A mentionner dans un protocole de déselection • Les objectifs de l’opération et les résultats attendus. • Les types de documents concernés • Les options à considérer (rebut, mais aussi magasin intermédiaire, transfert au patrimoine, don aux associations etc.) • La liste des critères d’élimination • Éventuellement (collections pointues) le mode de consultation d’experts extérieurs.

Base de réflexion pour les critères de désherbage • La méthode IOUPI : • I : Incorrect, fausse information • O : Ordinaire, médiocre • U : usé, détérioré, laid • P : périmé • I : inadéquat, inadapté aux besoins du public

Adaptation de la méthode IOUPI • X/Y/IOUPI • X : année d'édition de l'ouvrage • Y : nombre d'années écoulées sans prêt • IOUPI : les critères ou quelques critères de la méthode IOUPI

Quelques exemples • 10/3/IOUPI • Ouvrage qui a plus de 10 ans • Qui n’a pas été prêté depuis 3 ans • Qui présente l’un ou l’autre des critères IOUPI • X/2/OUI • X remplace l’année d’édition quand ce n’est pas un critère pertinent (ici Bd, ou encore poésie) • Plus de 2 ans sans prêts (ici : BD), ordinaire, usé, périmé.

Ne jamais perdre de vu l’aspect pratique • Evaluer le temps nécessaire dans le cas d’une opération de grande envergure • Penser à la modification des statuts dans le catalogue • Prévoir le temps nécessaire à la préparation au rebut, au stockage etc.

En effet les collections appartiennent au domaine public : • Procés-verbal de sortie des collections • Procès-verbal de destruction ou de don des collections • Donc prévoir aussi le temps de listage, de présentation de la délibération etc.

Après le désherbage …. • Le plus souvent mis au rebut • Peuvent aussi connaître une seconde vie : réparation ou reliure (si plus édité) • Changement de cote et donc de place • Don à des associations • Vente ou don à des particuliers • Mise en magasin intermédiaire (dans ce cas prévoir un protocole de réexamen au bout de 50 ans)

2- Le patrimoine • En théorie tout ouvrage en magasin depuis 100 ans est candidat. Mais les choses changent • Charte d’acquisition du patrimoine avec des axes. • Achats pour intégration directe aux collections patrimoniales

Mener une politique documentaire à l’heure d’internet • Rappel du contexte : • Apparition progressive de documents protéiformes • Qu’est-ce que cela change pour les bibliothécaires ? • L’intégration de ces ressources à la politique documentaire : • Des documents comme les autres ? • De nombreux obstacles • Mais des perspectives encourageantes, à condition que …

Management des collections en bibliothèque publique