Acheter au Quotidien dans le cadre des Marchés Publics

1. Acheter au Quotidien dans le cadre des Marchés Publics Gérer ses Achats Gérard Zanon Stéphane Clayette

2. Programme • Pourquoi gérer les achats? • Cartographie des achats • Le rôle de l’acheteur • Analyse du besoin • Tableau de bord • C’est quoi un achat réussi? Gérer ses Achats

3. Pourquoi gérer les achats? Gérer ses Achats

4. Qualité Satisfaire le Besoin Analyse du besoin Remplir le besoin Quantité Pérennité de l’achat Longévité Consommable Assurer latraçabilité Sécuriser SAV Coût Acheter au meilleur prix Avoir le meilleur Rapport Qualité / Prix Optimiser les coûts Éviter la sur et la sous qualité Délais Maîtrise des Délais de livraison Maîtrise des Délais d’intervention Maîtrise du Planning prévisionnel Pourquoi gérer les achats? Gérer ses Achats

5. Pourquoi gérer les achats? Oui mais si on doit faire ça pour tous les achats ??? On n’a pas fini !!! Gérer ses Achats

6. Cartographie des achats • Identification des achats importants • Pourquoi cartographier les achats • Méthode ABC - Méthode des 80-20 • Conclusion Gérer ses Achats

7. Cartographie des achats • Identifier l’importance des achats • Ordonner les achats importants • En terme de coût • En terme de complexité • En terme de technicité • Savoir sur quel achat investir son temps • Éviter de perdre du temps Pourquoi cartographier les achats? Gérer ses Achats

8. Cartographie des achats La méthode ABC convient à toutes les situations où il faut placer des activités en ordre de priorité. Son principe de base repose sur le fait qu’un petit nombre d’articles (20%) représente souvent l’essentiel de la valeur stockée (80%). Donc, la méthode des 80 / 20 ou méthode ABC, permet de distinguer les achats qui nécessitent une gestion élaborée de ceux pour lesquels une gestion plus globale est suffisante. Méthode ABC – Méthode des 80-20 Gérer ses Achats

9. Cartographie des achats • Articles A : on investit beaucoup d’efforts de gestion des stocks et des achats • On cherche à prévoir leur demande le mieux possible • On fait une analyse du besoin détaillé • On se prépare à négocier • Articles B : on investit des efforts modérés • Gestion courante des ces achats • Articles C : on investit peu d’efforts de gestion • S’il s’agit d’articles peu critiques Méthode ABC – Méthode des 80-20 Gérer ses Achats

10. Cartographie des achats • Obtenir un fichier Excel avec les champs • Numéro de commande • Libellé de la commande • Date de la commande • Date de livraison • Contact laboratoire • Désignation • Montant HT • Montant TTC • Code unité fonctionnelle • Code nomenclature • Fournisseur • Numéro de la ligne budgétaire Méthode ABC – Méthode des 80-20 Gérer ses Achats

11. Cartographie des achats • Identifier les achats d’une valeur importante • Méthode ABC • Méthode des 80-20 • Approfondir les achats importants et complexes • Investir 80% de son temps sur les achats les plus importants Conclusion Gérer ses Achats

12. Cartographie des achats • Identification des achats récurrents • Regrouper les commandes • Standardiser les références • Gestion des stocks • Conclusion Gérer ses Achats

13. Cartographie des achats • Limite les coûts de traitements • Traitement d’une commande : 80 euros • Les commandes de faibles montants entraînent des coûts fixes importants • Libère les services financiers • Permet de mieux gérer les commandes importantes Pourquoi Regrouper les commandes ? Gérer ses Achats

14. Cartographie des achats • Classification des fournisseurs • Voir les commandes par fournisseur • Calcul du montant moyen d’une commande • Regroupement dans le temps • Commander une quantité plus importante moins souvent • Globaliser un besoin à tout le Laboratoire Comment Regrouper les commandes ? Gérer ses Achats

15. Article 7 Article 2 Article 8 Article 4 Article 6 Article 13 Article 9 Article 3 Article 11 Article 10 Article 5 Article 12 Article 1 Article 14 Cartographie des achats • Schéma de commande par fournisseur Comment Regrouper les commandes ? Fournisseur C Fournisseur D Fournisseur A Fournisseur B Fournisseur E Gérer ses Achats

16. Cartographie des achats • Réduire la diversité des articles • Réduire le nombre de fournisseurs • Mise en concurrence sur des volumes plus importants • Identifier les produits standards de l’Unité • Acheter sur catalogue et non plus de manière spécifique Pourquoi Standardiser les références ? Gérer ses Achats

17. Cartographie des achats • Adapter un article aux différents besoins • Référencer l’article qui remplit au mieux le besoin le plus critique • Proposer des références de substitution • Adapter une référence à une utilisation Comment Standardiser les références ? Gérer ses Achats

18. Cartographie des achats Oui mais si on doit regrouper les commandes et standardiser les références on aura des stocks !!! Gérer ses Achats

19. Cartographie des achats • Anticiper la demande • Ne pas se trouver en rupture • Prévoir les délais d’approvisionnement • Limiter nos coûts de stock • Limiter les coûts d’acquisition • Limiter les coûts de possession Pourquoi Gérer ses stocks ? Gérer ses Achats

20. Cartographie des achats • Gérer les entrées et les sorties • Enregistrer et réceptionner le matériel • Comptabiliser la distribution des articles • Effectuer des inventaires permanents et / ou annuels • Consigner chaque sortie de produits et signaler les produits manquants • Calcul de la formule d’approvisionnement • Assurer le ravitaillement des stocks selon une procédure définie Comment Gérer ses stocks ? Gérer ses Achats

21. Cartographie des achats Comment Gérer ses stocks ? € coût total coût des commandes coût de stockage nombre de commandes No Gérer ses Achats

22. Cartographie des achats Comment Gérer ses stocks ? • A : Valeur de la demande annuelle • R : Le prix unitaire • P : Le coût fixe par commande (80€) • C : Coût de stockage exprimé en % du stock moyen (10% en estimation) • No : Nombre optimal de commandes par an Gérer ses Achats

23. Cartographie des achats • Valeur de No à adapter • Suivant les quantités du fournisseur • Suivant la place disponible • Établir les périodicités d’approvisionnement Comment Gérer ses stocks ? Gérer ses Achats

24. Cartographie des achats • Présentation d’autres formules • Wilson • Typologie de Gestion de stock Comment Gérer ses stocks ? Gérer ses Achats

25. Comment gérer les achats? Oui mais comment est ce que je dois me situer pour accomplir cette mission ??? Gérer ses Achats

26. Le rôle de l’acheteur • Accompagnateur de l’achat / facilitateur • Lier l’administratif et le technique • Libérer l’expert • Action de veille • Technique et juridique • Capacité d’anticipation • Relation fournisseur • Analyser le besoin Gérer ses Achats

27. Le rôle de l’acheteur • Achat souvent complexe • Respect des textes juridiques • Suivi de la commande • Adapter l’administratif au technique • Déterminer la procédure adaptée au besoin • Adapter le technique à l’administratif • Traduire le besoin pour l’administratif Pourquoi lier l’administratif et le technique ? Gérer ses Achats

28. Le rôle de l’acheteur • Centraliser les informations • Être l’interlocuteur de l’expert, du fournisseur et de l’administratif • Avoir un rôle de terrain • Être à l’affût du besoin d’un expert • Consulter le plus souvent possible le service financier Comment lier l’administratif et le technique ? Gérer ses Achats

29. Le rôle de l’acheteur • A chacun son travail • Lui donner plus de temps pour son activité • Les commerciaux sont de mieux en mieux formés • Ne pas avoir à régulariser un achat • Permettre que cet achat rentre bien dans son planning Pourquoi libérer l’expert ? Gérer ses Achats

30. Le rôle de l’acheteur • Lui prouver votre valeur ajoutée • Gain financier • Gain de temps • Gain de qualité • Gain de sécurité • Gain en partenariat • Le rassurer sur votre action Comment libérer l’expert ? Gérer ses Achats

31. Le rôle de l’acheteur • Connaître les évolutions du code des marchés publics • Mieux répondre administrativement à un besoin • Sans avoir l’objectif d’être juriste • Développer ses compétences techniques sur les domaines d’applications du laboratoire • Comprendre le besoin technique de l’expert • Comprendre la solution technique proposée par le fournisseur • Se spécialiser sur un ou plusieurs domaines • Discerner les arguments importants des commerciaux • Sans devenir ingénieur informaticien Pourquoi assurer une veille technique et juridique ? Gérer ses Achats

32. Le rôle de l’acheteur • Dialoguer avec le réseau sur les interprétations des textes juridiques • UPSACA • Notre réseau d’acheteur IN2P3 • Suivre des formations sur des domaines techniques particuliers • Demande de formation • Discussion avec l’expert • Discussion avec les fournisseurs • Se spécialiser sur un ou plusieurs domaines • Connaître les évolutions techniques des fournisseurs sur les domaines d’application du laboratoire • Rendez-vous • Salon Comment assurer une veille technique et juridique ? Gérer ses Achats

33. Le rôle de l’acheteur • Répondre le plus rapidement possible à un besoin • Éviter de gérer les achats dans l’urgence • Approfondir l’étude du besoin • Avoir des prix préférentiels • Avoir le temps de bien négocier cet achat • Pour sécuriser les achats Pourquoi avoir une capacité d’anticipation ? Gérer ses Achats

34. Le rôle de l’acheteur • Se tenir informé des nouveaux projets • Dialoguer avec les experts sur l’avancée de leurs projets • Connaître les évolutions stratégiques du laboratoire • Se tenir informé des évolutions du marché • Technique • Commercial Comment avoir une capacité d’anticipation ? Gérer ses Achats

35. Le rôle de l’acheteur • Les différents types de marché Comment avoir une capacité d’anticipation ? Gérer ses Achats

36. Le rôle de l’acheteur • Durée de vie d’un article Comment avoir une capacité d’anticipation ? Gérer ses Achats

37. Le rôle de l’acheteur • Créer une vraie relation de confiance • Travailler avec quelqu’un que l’on connaît est plus facile • Développer avec lui des nouvelles prestations • Voir comment on peut mieux travailler ensemble • Se tenir au courant de ces évolutions Pourquoi entretenir les relations fournisseur ? Gérer ses Achats

38. Le rôle de l’acheteur • Travail de contact • Relations humaines • Le rencontrer souvent • Aller sur des salons • Surveiller le bon déroulement de ses commandes • Le tenir informé • Organiser des réunions de suivi • Le rassurer sur notre collaboration Comment entretenir les relations fournisseur ? Gérer ses Achats

39. Le rôle de l’acheteur • Recherche de fournisseur • Outils adaptés • Mise en concurrence • Labellisation de fournisseur • Évaluation du fournisseur • Développement du fournisseur Comment entretenir les relations fournisseur ? Gérer ses Achats

40. Le rôle de l’acheteur • Négociateur • Non développé ici Gérer ses Achats

41. Textes Juridiques Le rôle de l’acheteur Administratif Fournisseurs Acheteur Expert Gérer ses Achats

42. Le rôle de l’acheteur • Action légitime • Gain de temps • Gain financier • Gain de sécurité • Lettre de mission • Fonction émergente Gérer ses Achats

43. Comment gérer les achats? Oui mais quels points dois-je valider pour réussir mon analyse du besoin ??? Gérer ses Achats

44. Besoin non demandé Besoin exprimé Qualité souhaitée Pour un usage donné Produit Sous qualité Sur qualité Besoin non pourvu L’Analyse du besoin Gérer ses Achats

45. L’Analyse du besoin • Types d’achat • Partie administrative / économique • Contexte • Fonctionnalité • Partie Technique • Contexte • Fonctionnalité • Autres Gérer ses Achats

46. L’Analyse du besoin • Parmi les fournitures : • petit appareillage : achat d’un montant peu élevé, de périodicité faible (électroportatif, imprimantes, meubles, ordinateur, etc…). • consommables : achat de produits que l’on doit toujours avoir en stock, à usage récurrent (fourniture de bureau, fourniture pour salle blanche, gaz, animaux, etc...). • gros appareillage : achat d’un montant élevé, de périodicité faible (microscope, machine outils, voiture, serveur, etc...). • Parmi les prestations de service : • prestations intellectuelles : achat entraînant l’intervention intellectuelle d’une unité (personne, entreprise) externe au laboratoire (programmation, organisation, formation, etc...). • prestations techniques : achat entraînant l’intervention technique d’une unité (personne, entreprise) externe au laboratoire (maintenance, usinage, etc…). • logiciel : achat d’un logiciel existant ou à développer. Types d’achat Gérer ses Achats

47. L’Analyse du besoin • Contexte • Acteurs concernés • Lister les acteurs administratifs • Contraintes • Marché Existe-t-il des marché nationaux, locaux Secteur • Règlement, sécurité Règles de sécurité Normes d’utilisation Partie administratif et économique Gérer ses Achats

48. L’Analyse du besoin • Contexte • Financier Fourchette de prix Ligne budgétaire • Fonctionnalité • Découpage en phase ou en lots • Solution administrative à mettre en place Partie administrative et économique Gérer ses Achats

49. L’Analyse du besoin • Contexte • Finalité de l’étude A quoi doit servir cet achat? • Contraintes • Environnement Lieu, énergie, livraison, consommables, recyclage • Existant Matériel, besoin, technologies, l’équipe Partie technique Gérer ses Achats

50. L’Analyse du besoin • Fonctionnalités • Objectifs fonctionnels Fonctions principales, secondaires, optionnelles, inutiles Ordonner ces fonctions • Performances Performances exigées minimum, maximum Ordonner les critères de choix Partie technique Gérer ses Achats