Digitální výukový materiál zpracovaný v rámci projektu „EU peníze školám“

1. Digitální výukový materiálzpracovaný v rámci projektu „EU peníze školám“ Projekt: CZ.1.07/1.5.00/34.0386 „SŠHL Frýdlant.moderní školy“ Škola: Střední škola hospodářská a lesnická, Frýdlant Bělíkova 1387, příspěvková organizace Šablona: III/2 Sada: VY_32_INOVACE_PEK.2.02 Úvod do korespondence – manipulace s písemnostmi Vytvořeno: 03. 10. 2013 Ověřeno: 10. 10. 2013 Třída: NS 2

2. Úvod do obchodní korespondence – písemnosti, jejich dělení Vzdělávací oblast: Odborné předměty Předmět: Písemná a elektronická komunikace Ročník: 2. Autor: Ing. Petra Litošová Časový rozsah: 1 vyučovací hodina Pomůcky: notebook, projektor Klíčová slova: spisový řád, spisový plán, spisová služba, spis, spisovna, skartační řád, archivní řád Anotace: Materiál je určen k seznámení s úvodem do obchodní korespondence. Vysvětluje manipulaci s písemnostmi, kam patří příjem, třídění, zapisování, doručování, oběh, vyřizování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování písemností.

3. Základní pojmy spisový řád: interní předpis pro vedení spisové služby, jeho součástí je spisový plán, spisový plán: schéma pro označování vyřízených a vyhotovených písemností. Spisový znak je označení, pod kterým se spis ukládá,

4. spisová služba: pracovní činnosti a postupy při přijímání, kontrole, otevírání, označování, zapisování, doručování, oběhu, vyřizování, podepisování, odesílání, ukládání, vyřazování, archivování a skartování písemností, spis: písemný dokument (soubor dokumentů) vzniklý při obchodním nebo úředním jednání o jedné věci,

5. spisovna: slouží k ukládání všech vyřízených písemností podniku do doby uplynutí jejich skartačních lhůt, skartační řád: upravuje postup při vyřazování písemných, obrazových, zvukových a jiných záznamů, archivní řád: stanovuje kritéria pro posuzování písemností jako archiválií a podrobnosti skartačního řízení

6. příjem, třídění a zapisování písemností došlé písemnosti přejímá pracovník pověřený výkonem spisové služby, písemnosti od banky přejímá zmocněný pracovník, kontrola a potvrzení příjmu doporučených zásilek, přednostní zpracování spěšných zásilek, třídění zásilek pro ředitelství, personální oddělení, soukromé zásilky

7. kontrola úplnosti příloh, umístění podacího razítka zpravidla do pravého horního rohu => doplnění data, pořadového čísla (spisové značky), počtu příloh a zkratky vnitropodnikového útvaru, zápis došlých listovních zásilek do počítače nebo knihy došlé pošty.

8. doručování a oběh písemností • rychlé doručování (zamezení hromadění zásilek), • oběh písemností: • doručování, • postupování písemností mezi odděleními a referenty, • předkládání vypracovaných písemných vyřízení k podpisu, • odnášení do výpravny.

9. vyřizování písemností • včas, pokud možno ihned • lhůty k vyřízení jsou stanoveny: • všeobecně právním nebo podnikovým předpisem, • individuálně pokyny vedoucího nebo požadavkem obchodního partnera, • nutné uvědomit odesílatele, jestliže: • vyžádá-li si vyřízení delší dobu, • nemůžeme vyhovět žádosti.

10. za vyřízení odpovídá pracovník určený ke zpracování zprávy, korespondentka pořizující čistopis a vedoucí pracovník, který dopis podepsal.

11. podepisování a odesílání písemností • nutný vlastnoruční podpis (odpovědný vedoucí), • v případě dvou podpisů se vlevo podepisuje pracovník funkčně vyšší, • kategorizace podpisového oprávnění: • podpis: oprávněná osoba písemnost podepisuje jménem a na odpovědnost podniku, • parafa: pracovník je seznámen s obsahem písemnosti a bere odpovědnost za její obsah,

12. podepisuje-li písemnost za vedoucího zástupce, připojí před svůj podpis zkratku v z. (v zastoupení), zkratka v. r. u podpisu za jménem znamená vlastní rukou.

13. ukládání a vyřazování písemností vyřízené písemnosti se ukládají v příručních registraturách, po určité době se předávají do spisovny, o uložených spisech se vede řádná evidence, po uplynutí uschovací lhůty se většina písemností vyřazuje => skartuje, skartační znaky: A (archiválie), V (výběr), S (skartace).

14. opakování • K čemu slouží spisovna? • slouží k ukládání všech vyřízených písemností podniku do doby uplynutí jejich skartačních lhůt • Jak jsou stanoveny lhůty pro vyřízení písemností? • všeobecně právním nebo podnikovým předpisem, • individuálně pokyny vedoucího nebo požadavkem obchodního partnera

15. Co patří do oběhu písemností? • doručování, • postupování písemností mezi odděleními a referenty, • předkládání vypracovaných písemných vyřízení k podpisu, • odnášení do výpravny

16. Použité zdroje • FLEISCHMANNOVÁ, Emílie a spol. Písemná a elektronická komunikace pro střední školy a veřejnost – 2. díl. 1. vyd. Praha: nakladatelství FORTUNA, 2005, ISBN 80-7168-924-6. Pokud není uvedeno jinak, jsou použité objekty vlastní originální tvorbou autora. Materiál je určen pro bezplatné používání pro potřeby výuky a vzdělávání na všech typech škol a školských zařízení. Jakékoliv další využití podléhá autorskému zákonu. Veškerá vlastní díla autora (fotografie, videa) lze bezplatně dále používat i šířit při uvedení autorova jména.