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Comprehensive Guide to Formal Letter Formats and Microsoft Word Formatting Techniques

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aldona
15 diapositives · 300 Views · Sep 28, 2014

This guide provides an extensive overview of formal letter writing methods, including Block, Modified-Block, and Mixed Punctuation formats. It covers essential components like return address, date, salutation, closing, and subject lines. Additionally, the guide details Microsoft Word formatting techniques, including tab settings, margins, and saving documents in various formats. Learn how to align text, use MLA citation formats, and employ Proofreading marks for error correction. An essential resource for anyone looking to enhance their letter writing and document formatting skills.

Comprehensive Guide to Formal Letter Formats and Microsoft Word Formatting Techniques - slide 1
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Transcription de la présentation

  1. COMPUTER TECHNOLOGY WORD REVIEW

  2. Block Letter • Center vertically or 2” top margin • Do NOT tab. • SS within a section. • DS between sections except for after the date and closing QS.

  3. Modified-Block Letter • Same as block except: • Tab 5 items to center point • Return address (if needed) • Date • Closing • Writer’s Name • Title

  4. Open Punctuation • No punctuation after salutation and closing. • Dear Mr. Smith • Dear Bob • Sincerely

  5. Mixed Punctuation • Punctuation after salutation and closing. • Dear Mr. Smith: • Dear Bob, • Sincerely,

  6. Special Letter Parts • Attention Line (before salutation) • Attention: Parts Manager • Subject Line (after salutation) • Subject: Recommendation for Pam Sua • Reference initial (after writer’s title) • yo • Copy Notation (after reference initials) • C: Oliver Jones • Enclosure (Attachment)

  7. Memorandums • 1 inch margins • Used within a company • TO, FROM, SUBJECT (RE), DATE

  8. MLA Reports • 1 inch margins on all pages • Double space everything • Initial caps on titles

  9. Textual (Internal) Citations • Include after quote within body of report • Include author and page number in parenthesis • Put complete information in Works Cited page

  10. MLA Style Works Cited title in initial caps 1” margins Double space body Hanging Indent Works Cited, Bibliography and References

  11. Tabs • Default tabs: ½ inch • Purpose of tabs: horizontally align text at a specific point. • Tab alignment settings: Right, Center, Left, Decimal and Bar • Right Tab with Leaders (often used for programs)

  12. Save As • Save a document with a new file name • Save a document to a new location • Save a document into a new file format

  13. Word Help • Show the Office Assistant • About Microsoft Word • Microsoft Word Help • Office on the Web • What’s This?

  14. Word Concepts • Margins: File, Page Setup • Formatting Text: Format, Font • Copied text: Stored in Clipboard • Format Painter: Copy format of one section of text to another section of text.

  15. Other Things to Know • Word wrap • Word screen • Proofreading marks