Un contrat de performance en entretien sanitaire : une mesure de gestion responsable envers les besoins d’hygiène publiq

1. Un contrat de performanceen entretien sanitaire : une mesure de gestion responsable envers les besoins d’hygiène publique de votre institution Conférencier : Michel Landry, Adm.ASANIGESCO plusInc. CONGRÈS AGPI 2006

2. Plan de la conférence • Partie 1 Performance ou contre-performance • Partie 2 Certaines mesures incontournables Préparé par Michel Landry, Adm.A

3. Partie 1 Performance ou contre-performance Préparé par Michel Landry, Adm.A

4. Indicateurs d’une contre-performance • Indice moyen de propreté : de 60 % à 70 % • Taux de réalisation des travaux demandés :80 % des travaux routiniers et 60 % des travaux périodiques sont réellement réalisés et bien effectués • Absentéisme :de 10 % à 15 % (et +)avec en prime un taux de roulement des employés de l’entrepreneur très élevé • Taux de satisfaction des occupants : les sondages reflètent peu ou mal cette dimension ou tout simplement on ne mesure pas • Encadrement :un nombre d’heures annuelles d’encadrement dérisoire en fonction de la valeur du contrat Préparé par Michel Landry, Adm.A

5. Performance, dites-vous ?!* Réalités observées sur le terrain • Accordé au plus bas soumissionnaire • Sans heures annuelles de supervision appropriées à la valeur du contrat • Sans protocole d’inspection rigoureux • Sans indicateurs de performance Préparé par Michel Landry, Adm.A

6. Six (6) observations qui en disent long sur le peu d’importanceque l’on porte à l’hygiène du milieu • Devis techniques très souvent incomplets et inexacts (superficies, prototypes de locaux, travaux, fréquences) • Cahiers de charges offrant peu ou pas de clauses permettant aux gestionnaires de faire apporter des correctifs et de prendre des sanctions • Contrats confiés au plus bas soumissionnaire conforme… au seul plan bureaucratique Préparé par Michel Landry, Adm.A

7. Six (6) observations qui en disent longsur le peu d’importanceque l’on porte à l’hygiène du milieu (suite) • Absence de benchmarking en vue d’estimer, de façon indépendante, le nombre d’heures requis et la valeur en dollars • Confiance excessive (naïveté, complaisance) envers les capacités,le bon vouloir de l’entrepreneur et la volonté d’en arriver à une entente, peu importe les indicateurs • Services clients ignorant le niveau de service qui leur sera rendu Préparé par Michel Landry, Adm.A

8. Facilité /Insouciance /Négligence Évaluation des besoins et des fréquences souvent bâclée Tape–à–l’œil ciblé et entretien différé Coût de contrat de plus en plus bas, année après année Une évaluation tronquée des soumissions Contrats reconduits avec le même entrepreneur le plus longtemps possible Quelle voie choisir ? Cohérence Responsabilité / Rigueur • Respect des règles de l’art • Hygiène du milieu • Protection des revêtements • Sécurité des lieux • Évaluation de la capacité opérationnelle de l’entrepreneur • Mesure rigoureuse et régulière de l’ensemble de la prestation Préparé par Michel Landry, Adm.A

9. Des conséquences insoupçonnées 1. Un faux sentiment de sécurité au plan de l’hygiène du milieu et de la pérennité des revêtements 2. Un mauvais usage des deniers publics où des sommes sont versées en disproportion des services rendus 3. Une contre-performance mesurable basée sur un flou administratif et technique, déconnecté de certains besoins réels du bâti et des occupants Préparé par Michel Landry, Adm.A

10. Indicateurs d’une contre-performance • Indice moyen de propreté : de 60 % à 70 % • Taux de réalisation des travaux demandés :80 % des travaux routiniers et 60 % des travaux périodiques sont réellement réalisés et bien effectués • Absentéisme :de 10 % à 15 %(et +)avec en prime un taux de roulement des employés de l’entrepreneur très élevé • Taux de satisfaction des occupants : les sondages reflètent peu ou mal cette dimension ou tout simplement on ne mesure pas • Encadrement :un nombre d’heures annuelles d’encadrement dérisoire en fonction de la valeur du contrat Préparé par Michel Landry, Adm.A

11. Partie 2 Certaines des mesures favorisantune réelle performance Préparé par Michel Landry, Adm.A

12. Mesures de redressement 1. Gérer avec rigueur les actifs de l’institution • Mettre à jour un devis technique qui respecte les règles de l’art en protection des revêtements et en hygiène publique • Définir des règles claires avec les soumissionnaires • Visiter vous-même certains des sites fournis en référence • Retenir le plus bas soumissionnaire rencontrant le meilleur rapport prix/capacité opérationnelle • Payer proportionnellement vos factures en fonction de l’indice de propreté mensuel Préparé par Michel Landry, Adm.A

13. Mesures de redressement(suite) 2. Encadrer l’entrepreneur • Obtenir le calendrier détaillé des travaux et en vérifier soigneusement l’application au moins une fois par mois • Faire effectuer un mini-audit (niveau de conformité de l’entrepreneur) de 30 à 45 jours après le début du contrat • Vérifier mensuellement la présence au travail et ajuster, au besoin, votre paiement mensuel • Inspecter au moins deux fois par mois, avec rigueur et discernement, à l’aide d’une méthodologie reconnue • Tenir des bilans périodiques documentés avec l’entrepreneur • Faire effectuer un audit complet neuf mois avant la fin du contrat Préparé par Michel Landry, Adm.A

14. Avantages et bénéfices • Indice de propreté : 85 % et + • Taux de réalisation des travaux : 90 % et + • Taux de satisfaction des occupants : 90 % • Plus grande vigilance de la part des soumissionnaires et de l’entrepreneurretenu • Ratio qualité / prix le plus approprié en fonction des besoins et contraintes de votre immeuble Préparé par Michel Landry, Adm.A

15. Préparé par Michel Landry, Adm.A

16. Votre gestion sanitaire est–elle performante ? • Cohérence au plan technique • Gestion rigoureuse des argents consentis • Démarche d’amélioration continue où tous les acteurs sont partie prenante • Sécurité des personnes Préparé par Michel Landry, Adm.A

17. Ce n’est qu’une fois que ces mesures seront en place que l’on pourra alors faire savoirque nous gérons véritablementles contrats d’entretien sanitairede façon performante et respectueuse des intérêts de notre institution Préparé par Michel Landry, Adm.A

18. MERCI !