ODTÜ KÜTÜPHANESİ: PERFORMANSA DAYALI BÜTÇELEME PROJESİ’ NDE BİR PİLOT KURUM

1. ODTÜ KÜTÜPHANESİ: PERFORMANSA DAYALI BÜTÇELEME PROJESİ’ NDE BİR PİLOT KURUM Prof. Dr. Bülent KARASÖZEN Hale YUMŞAK Emre Hasan AKBAYRAK ULUSLARARASI KONGRE YARATICI KÜTÜPHANE HİZMETLERİNİ GELİŞTİRME İLE İLGİLİ AVRUPA TOPLULUĞU GİRİŞİMLERİ 26-27 MART 2002 KOÇ ÜNİVERSİTESİ İSTANBUL, TÜRKİYE

2. İÇERİK • Orta Doğu Teknik Üniversitesi • ODTÜ Kütüphanesi • Kütüphanecilikte Ana Eğilimler • Dünyadaki E-Kütüphane Eğilimi • Dış Çevre Analizi • İç Değerlendirme • Misyon & Vizyon • Amaçlar • Eylem Planları • İyileştirmeler • Anketler • Performans Ölçümünde Yararlanılan Araçlar • Performans Kriterleri • Üyelikler

3. ORTA DOĞU TEKNİK ÜNİVERSİTESİ • KURULUŞ: 1956 • 5 FAKÜLTE • 6 ENSTİTÜ • 2.197 ÖĞRETİM ÜYESİ • 18.745 ÖĞRENCİ • 2.362 YAYIN • 3.384 PROJE

4. ODTÜ KÜTÜPHANESİ • KİTAP 321.334 • GÜNCEL BASILI ABONELİK 1.624 • ELEKTRONİK DERGİ 7.426 • TAM METİNLİ ÇEVRİMİÇİ VERİTABANI 10 • BİBLİYOGRAFİK VERİTABANI 5 • CD-ROM1.125 • FİLM VE VİDEO KASET 828 • BİLGİSAYAR135 • OKUMA SALONU8 • TOPLANTI VE SERGİ SALONU 3 • OPAC ERİŞİM SAYISI (2001) 941.112 • ÖDÜNÇ VERİLEN KİTAP SAYISI (2001) 253.991

5. KÜTÜPHANECİLİKTE ANA EĞİLİMLER • Bilgi hacminin artması • Basılı dergi birim fiyatlarının artışı • Bilgisayar teknolojilerinin yaygınlaşması ve ucuzlaması • Bilgisayar ağlarının yaygınlaşması, Internet • Elektronik dergi, kitap • Alternatif Internet kaynakları • Sahip olma-Erişim modeli • Konsorsiyumlar • Elektronik içerikli bilgi hacminin artması • Elektronik arşivleme • Dijital Kütüphaneler • Üniversite eğitiminde değişim

6. DÜNYADAKİ E-KÜTÜPHANE EĞİLİMİ

7. DIŞ ÇEVRE ANALİZİFırsatlar ve Tehditler • Ekonomik baskılar • Kullanıcı talep ve ilişkilerindeki değişiklikler • Diğer kurumlarla ilişkilerde değişiklikler • Alternatif sunucular

8. İÇ DEĞERLENDİRMEGüçlü ve Zayıf Yanlar • Koleksiyon • Fiziksel Donanım • Kütüphane İnsan Kaynakları • Örgütsel ve Yönetsel Beceriler • Teknolojik Değişime Uyum • Dış Çevre ile İlişkiler

9. MİSYON Orta Doğu Teknik Üniversitesi’ nin temel misyonunda yer alan öğretim, araştırma faaliyetleri ve toplumsal hizmetlerin gerektirdiği bilgiye erişmek için çağdaş ve evrensel olanakların sağlanması ve örnek bir üniversite kütüphanesi olarak topluma hizmet sunulmasıdır.

10. VİZYON • GENEL NİTELİK • KOLEKSİYON • ÖĞRENME - ETKİLEŞİM ORTAMI (Fiziksel+Sanal) • İNSAN KAYNAKLARI • BİLGİ YÖNETİMİ ve TEKNOLOJİ • ÇALIŞMA ORTAMI • YÖNETİM MODELİ • ÇEVRE İLİŞKİLERİ • KAYNAK YARATMA • KAYNAK PAYLAŞMA • MESLEKİ İŞBİRLİĞİ • TOPLUMSAL HİZMET

11. HEDEF E-KÜTÜPHANE

12. AMAÇLAR • BİLGİ-BELGE MERKEZİ • ÇALIŞMA ORTAMI • ÖRGÜT ve YÖNETİM GELİŞTİRME • KAYNAK ve DESTEK SAĞLAMA • TOPLUMSAL HİZMETLER

13. AMAÇ 1: BİLGİ-BELGE MERKEZİ Kullanıcıların mevcut ve öngörülen bilgi ve belge gereksinimlerini araştıran, bilgi ve belgeleri gereksinimlere uygun ortamlarda saklayan, güncelleyen ve kullanıcıya sunan bir Kütüphane • E-KÜTÜPHANE KOLEKSİYON • KULLANICI HİZMETLERİ • TEKNOLOJİ ve YENİLİKLER • FİZİKSEL ORTAM • İNSAN KAYNAKLARI

14. AMAÇ 2: ÇALIŞMA ORTAMI Kullanıcı odaklı örgüt kültürüne sahip, çalışanlarını destekleyen ve gelişme olanağı sağlayan bir Kütüphane • Çalışanların kullanıcı memnuniyetine duyarlı, kaliteli hizmet vermesi için gerekli öncelik ve koşulların oluşturulması • Çalışan memnuniyeti yüksek bir Kütüphane oluşturulması

15. AMAÇ 3: ÖRGÜT VE YÖNETİM GELİŞTİRME Değişen koşullara hızla uyum sağlayabilen, verimli ve etkili çalışan, şeffaf, hesap veren ve iyi yönetilen bir Kütüphane • “Stratejik yönetim” modelinin uygulanması • “Sürekli kalite iyileştirme” yaklaşımının benimsenmesi • “Öğrenen örgüte” dönüşülmesi

16. AMAÇ 3 (devam...) KOMİSYONLAR Kütüphane Komisyonu • Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı ile Fakültelerden seçilen 4 öğretim üyesinden oluşur • Personelin özlük hakları, hediye yoluyla gelen kaynakların sağlanması, vb. gibi konularda destek verir Stratejik Planlama Komisyonu • Kütüphaneden sorumlu Rektör Yardımcısı, Daire Başkanı ve performans yönetimi konusunda uzman bir öğretim üyesinden oluşur • Stratejik Planlama konusunda kütüphaneye danışmanlık yapar

17. AMAÇ 4: KAYNAK VE DESTEK SAĞLAMA Çevresiyle iyi ilişkiler kurarak, çalışmaları için destek ve kaynak sağlamada başarılı bir kütüphane Kütüphane çalışmaları için destek ve kaynak sağlamak amacıyla : • Yurtiçi ve Yurtdışı kütüphane ve mesleki kuruluşlarla işbirliği ve yardımlaşma ağları geliştirilmesi • Mezunlar ve diğer birey ve kuruluşların katılımıyla ortak çalışmalar yürütülmesi

18. AMAÇ 5: TOPLUMSAL HİZMETLER Toplumun bilgi kaynaklarına ulaşma olanaklarının gelişmesine ve ülkemizde kütüphanecilik uygulamalarına destek sağlayan bir Kütüphane • Toplumun “bilgi kullanımı” ve “bilgi yönetimi” konularında bilgilendirilmesi ve eğitim faaliyetlerinin desteklenmesi • Kütüphanede geliştirilen mesleki ve teknolojik bilgi birikiminin üniversite kütüphaneleri ve diğer kurumlarla paylaşılması

19. EYLEM PLANLARI • BASILI KİTAP KOLEKSİYONUNUN GELİŞTİRİLMESİ • E-DERGİ KOLEKSİYONUNUN GELİŞTİRİLMESİ • E-REFERANS / E-KİTAP KOLEKSİYONUNUN GELİŞTİRİLMESİ • TEZLERİN ELEKTRONİK ORTAMA AKTARILMASI • WEB YÖNETİMİ • E-RESERVE HİZMETİ • KULLANICI EĞİTİMİ • ENFORMASYON TEKNOLOJİLERİ

20. 1. BASILI KİTAP KOLEKSİYONUNUN GELİŞTİRİLMESİ • ODTÜ Kütüphanesi’nin sahip olduğu basılı kitap koleksiyonunun üniversitenin eğitim, öğretim ve araştırma alanlarıyla uyumlu ve sistematik olarak geliştirilebilmesi amacıyla, kitap koleksiyonu seçim ve sağlama kriterleri oluşturularak, kitap siparişlerinin bu kriterler çerçevesinde yapılmasının sağlanması, • Kitap koleksiyonunun lisans, yüksek lisans, eğitim, araştırma, genel ve disiplinlerarası alanlar açısından değerlendirilmesi.

22. 2. E-DERGİ KOLEKSİYONUNUN GELİŞTİRİLMESİ • Tüm dünyada giderek artan bir şekilde uygulanan elektronik dergiye geçişin, üniversitenin bilgi ihtiyaçları doğrultusunda değerlendirilerek uygulanması ve basılı dergilerin olanaklar ölçüsünde iptal edilerek elektronik dergiye geçişin sağlanması.

23. ELEKTRONİK DERGİ KOLEKSİYONUNUN GELİŞTİRİLMESİ

24. ODTÜ YILLARA GÖRE BASILI DERGİ SAYILARI

25. ODTÜ YAYINEVLERİNE GÖRE BASILI DERGİ SAYILARI • 50 dergi üzeri 2 yayınevi • 11-50 dergi arası 16 yayınevi • 6-10 dergi arası 16 yayınevi • 3-5 dergi arası 42 yayınevi • 2 dergi 61 yayınevi • 1 dergi 440 yayınevi

26. ELEKTRONİK DERGİ KOLEKSİYONU İLE İLGİLİ HEDEFLER • Aboneliği bulunan basılı dergilerin elektronik erişiminin sağlanması • ANKOS çerçevesinde aboneliği devam eden veri tabanlarının değerlendirilerek avantaj ve dezavantajlarının belirlenmesi • Deneme amaçlı olarak kullanılan veri tabanlarının üniversitenin ihtiyaçları çerçevesinde değerlendirilerek konsorsiyum çerçevesinde erişiminin sağlanması

27. ODTÜ-ANKOS KAPSAMINDA ERİŞİLEN VERİ TABANLARI

28. ELEKTRONİK DERGİ VERİ TABANLARI TAM METİN KULLANIM İSTATİSTİKLERİ

29. ODTÜ 2001 DERGİ BAZINDA İSTATİSTİKLER Basılı Aboneliği Olmayan Dergilerin Kullanımı • Springer % 81 • Ideal % 89 • IOP % 58 • Elsevier % 56

30. 3. E-REFERANS / E-KİTAP KOLEKSİYONUNUN GELİŞTİRİLMESİ • Basılı kaynakların giderek elektronik ortama taşınması sürecinde, üniversitenin “bilgiyi üretme, bilgiye ulaşma, bilgiyi kullanma ve bilgiyi yayma” misyonuna etkin şekilde hizmet etmek amacı ile zaman ve mekandan bağımsız şekilde erişimi mümkün olan elektronik kitap ve referans kaynaklarının sağlanması.

31. 4. TEZLERİN ELEKTRONİK ORTAMA AKTARILMASI • Orta Doğu Teknik Üniversitesi’ nde yapılan yüksek lisans ve doktora tezlerinin elektronik ortama aktarılarak zaman ve mekandan bağımsız olarak kullanılmasını sağlamak. • Toplam Tez Sayısı: 12.250 • Yüksek Lisans: 11.050 • Doktora: 1.200 • Koleksiyona yılda eklenen ortalama yüksek lisans tezi sayısı: 500 • Koleksiyona yılda eklenen ortalama doktora tezi sayısı: 60

32. 5. WEB YÖNETİMİ • Kaynakların her geçen gün daha fazla elektronik ortamda sunulduğu bir kütüphanede bu kaynakların etkili bir biçimde kullanılmasını sağlamak amacıyla iyi bir Web yönetimine ihtiyaç duyulmuştur. Bu amaçla yurt dışındaki örnekler incelenerek ODTÜ Kütüphanesi için yeni bir Web sayfası tasarlanmış ve hizmete sunulmuştur.

33. 5. WEB YÖNETİMİ (devam...) Yeni Web sayfasının tasarlanması sırasında METADATA kullanılmıştır. METADATA; elektronik kaynakların internet üzerinde kolayca tanımlanabilmesi ve erişilebilmesini sağlamak üzere yaratılmış bir veri kodlama ve tanımlama yöntemidir. Ortadoğu Teknik Üniversitesi kendi Web altyapısını oluşturuken Dublin Core Metadata (DC) standardını benimsemiş ve yeni hazırlanan Web sitesinde bu yapıyı oluşturmaya başlamıştır. DC METADATA standardının seçilmesinin temel nedenleri:

34. 5. WEB YÖNETİMİ (devam...) Basit ve kolay uygulanabilir Anlamsal kullanışlılığa sahip Uluslararası kabul görmüş, yaygın İhtiyaçlara göre genişleyebilir ve Modüler olarak uygulanabilir olmasıdır. Bunun dışında Yüksek Lisans ve Doktora tezlerinin dijital ortama aktarılması sırasında da DC Metadata sistemi kullanılmaya devam edilecektir.

35. 6. E-RESERVE HİZMETİ • Kütüphanede yer alan ders kitapları ve yardımcı materyalin Web ortamına aktarılması ve 7 gün 24 saat hizmete sunulması.

36. 7. KULLANICI EĞİTİMİ • Kütüphane kaynak ve hizmetlerinin etkin tanıtımı için gerçek ve sanal ortamlarda bilgilendirme programlarının geliştirilmesi; böylece kütüphane kaynaklarının daha etkin kullanımının sağlanması.

37. 8. ENFORMASYON TEKNOLOJİLERİ • Hızlı teknolojik değişim ve gelişmeler doğrultusunda kütüphanenin uygun donanım ve yazılımlarla kullanıcıya ve personele daha iyi hizmet verebilir hale getirilmesi. • Otomasyon sisteminin güncellenmesi • Intranet sisteminin kurulması • CD-ROM Network sisteminin güncellenmesi

38. İYİLEŞTİRMELER KATALOGLAMA • Yeniden örgütlenme(ALA - The American Library Association - Standards / Time and Cost Study) • Geriye dönük veri aktarımı (conversion) • Elektronik kaynakların, CORC (Cooperative Online Resource Catalog) kullanılarak kataloglanması

39. İYİLEŞTİRMELER (devam...) BİLGİSAYAR ALTYAPISI • Yeni bilgisayar alımı • Ofis kullanımı için 10 adet • OPAC için 30 adet • Web Sunucusu • OPAC terminallerinden Web erişimi

40. İYİLEŞTİRMELER (devam...) CİLTLİ DERGİLERİN BARKODLANMASI Amaçlar: • Ciltli dergilerin dergi adına göre istatistiklerinin alınması, • Ödünç verme işleminin otomasyon sistemi üzerinden yapılması ve • Belirli aralıklarla envanter alınması

41. İYİLEŞTİRMELER (devam...) FİZİKSEL ORTAM • Ödünç verme birimlerinin, • Okuyucu salonlarının ve • Ofislerin modernize edilmesi • Depo Kütüphanesi’ nin kurulması • Kitap kullanım istatistikleri doğrultusunda hiç kullanılmayan ya da çok az kullanılan kitapların seçilerek depo kütüphanesine aktarılması

42. İYİLEŞTİRMELER (devam...) FİZİKSEL ORTAM (devam...) • 1975 öncesi ciltli dergiler deposunda raylı çelik raf sisteminin kurulması • Yangın söndürme sisteminin kurulması

43. İYİLEŞTİRMELER (devam...) AVRUPA BİRLİĞİ DOKÜMANTASYON MERKEZİ • ABDM koleksiyonunda yer alan yaklaşık 10.000 kitabın kataloglanarak kütüphane otomasyon sistemine aktarılması

44. ANKETLER • Öğretim Üyeleri, • Yüksek Lisans / Doktora Öğrencileri ve • Lisans Öğrencilerine ‘Kullanıcı Memnuniyeti Anketi’; • Personele ise ‘Çalışan Memnuniyeti Anketi’ uygulanacaktır.

46. PERFORMANS ÖLÇÜMÜNDE YARARLANILAN ARAÇLAR • LibQUAL+ ARL (American Research Libraries), Texas A & M University ve US Department of Education’ s Fund tarafından, kütüphanelerde hizmet kalitesinin geliştirilmesi amacıyla yürütülen araştırma ve geliştirme projesidir.

47. PERFORMANS ÖLÇÜMÜNDE YARARLANILAN ARAÇLAR (devam...) • E-Metrics ARL tarafından elektronik kaynakların maliyetini ölçmek üzere geliştirilmiş bir projedir.

48. PERFORMANS ÖLÇÜMÜNDE YARARLANILAN ARAÇLAR (devam...) • ISO 11620 Kütüphanelerde hizmet kalitesinin standartlarını belirleyen uluslararası standarttır.

49. PERFORMANS ÖLÇÜMÜNDE YARARLANILAN ARAÇLAR (devam...) • LibQUAL+ http://www.arl.org/libqual • E- Metrics http://www.arl.org/stats/newmeas/emetrics/phaseone.pdf • ISO 11620 http://www.iso.ch

50. PERFORMANS KRİTERLERİ • BASILI KİTAP KOLEKSİYONUNUN GELİŞTİRİLMESİ • E-DERGİ KOLEKSİYONUNUN GELİŞTİRİLMESİ • E-REFERANS KOLEKSİYONUNUN GELİŞTİRİLMESİ • E-KİTAP KOLEKSİYONUNUN GELİŞTİRİLMESİ • TEZLERİN ELEKTRONİK ORTAMA AKTARILMASI • KOLEKSİYONA DAHİL EDİLECEK MATERYALİN KATALOGLANMASI • GERİYE DÖNÜK VERİ AKTARIMI • KULLANIM • ÖDÜNÇ VERİLEN MATERYAL • ELEKTRONİK KOLEKSİYON • KÜTÜPHANE WEB SAYFASI • RESERVE KOLEKSİYONU • LIB-HOT-LINE • OPAC