Gerência de Projetos

1. Universidade Estadual de MaringáDepartamento de InformáticaMestrado em Ciência da Computação Gerência de Projetos Gerenciamento de Grupos de Trabalho Daniela de Freitas Guilhermino Trindade Maio/ 2007

2. Agenda

3. Metodologia PMBOK / PMI • Integração • Escopo • Tempo • Custo • Qualidade • Recursos Humanos • Comunicações • Risco • Aquisições Integração RH Comunicação Qualidade Prazo Custo Escopo Risco Aquisição Fonte: Mylius & Marodin (2005)

4. As três dimensões da GP Processos de GP Ciclo de Vida de Projetos Implementação Teste Encerrar Desenvolvimento Controlar Projeto Técnico Executar Definição e Justificação Planejar Iniciar Requisitos Integração Escopo Qualidade Cronograma Custo Comunicação Risco R H Aquisição Responsabilidades de GP

5. Planejamento dos Recursos Humanos Processos de GP - Abordagem em RH • Iniciação • Composição da equipe do projeto • Matriz de responsabilidade • Termo de referência, Identificação de restrições e Premissas • Designação Gerente Projeto

6. Composição da Equipe As equipes de projeto podem ter diferentes formas, que serão definidas conforme o tamanho do projeto. • Estruturas organizacionais clássicas • Funcional • Força-tarefa ou projetos • Matricial

7. Modelo Funcional • Organizados em torno de áreas funcionais • Equipes: Administradas pelos gerentes funcionais; • Equipe de projeto é composta por pessoas do mesmo departamento • Recursos para projeto - Vêm da organização funcional - Projeto em parcelas

8. Modelo Funcional Vantagens: • Há autoridade clara; • Não necessitam negociar com outras organizações em relação aos recursos; • Os membros da equipe tendem a ser familiarizados entre si. Desvantagens: • Falta de especialistas; • Os membros da equipe poderão ter outras responsabilidades fora do projeto.

9. Modelo Força Tarefa/ Projeto • Orientado para tarefa e para equipe • Desafios: mobilização e desmobilização do pessoal

10. Modelo Força Tarefa/ Projeto Vantagens: • Clara autoridade • Foco claro Desvantagens: • Duplicação de recursos, pois os recursos escassos devem ser duplicados para os projetos diferentes

11. Modelo Matricial • As organizações matriciais permitem que os departamentos funcionais tenham seu foco nas competências específicas dos negócios, e permitem que os projetos sejam integrados por especialistas de toda a organização. • Duas chefias ao mesmo tempo.

12. Modelo Matricial Vantagens: • Alocação com eficiência de todos os recursos, especialmente as qualificações raras que não são necessárias a tempo integral no projeto. Mais flexível quando trata das mudanças das necessidades e das prioridades do negócio. Desvantagens: • Relações de subordinação são complexas. • Torna-se mais importante para os funcionários desenvolver habilidades de gerenciamento do tempo, para garantir que as expectativas de trabalho de múltiplos gerentes sejam atendidas. • Requer uma boa comunicação e a cooperação entre os diversos gerentes funcionais e gerentes de projetos que necessitam utilizar os mesmos recursos.

13. Responsabilidades • Gerente Funcional • Define como o trabalho vai ser feito; • Define onde a tarefa será executada; • Indica quem fará o trabalho; • Garante que as entradas de uma tarefa sejam integradas corretamente. • Gerente de Projetos • Define o que vai ser feito; • Define prazos; • Elabora estratégia de trabalho; • Define Orçamento; • Controla a execução do projeto.

14. Atributos do Gerente de Projetos Matricial • Maturidade como gerente; • Experiência em administração de projetos; • Habilidade de planejamento; • Boa visão das diferentes áreas envolvidas no projeto; • Capacidade de negociação e articulação; • Habilidade para definir responsabilidades; • Capacidade de coordenar reuniões objetivamente; • Habilidade para tomar decisões a partir das contribuições do grupo; • Capacidade de entendimento do clima emocional do grupo;

15. Análise Comparativa - Estruturas Organizacionais Fonte: Martins (2006)

16. Divisão de autoridade e atividades entre o GP, GF e Diretoria • X= toma decisão • = é consultado • = executa Fonte: Duarte (2000)

17. Relação entre responsáveis pelo Planejamento, Controle e Execução do Projeto Gerente Geral de Projetos Executivo de Projetos Gerente Funcional Status O que? Status - Projeto Quão Bom Escritório Projetos Gerente do Projeto A Líder Funcional do Projeto A Quando? Quem Quanto? Responsável pelo pacote de trabalho Como Pessoas Responsáveis Status Responsável pelo pacote de trabalho Como Pessoas Responsáveis Fonte: CLELAND (2002)

18. WBS José André Ricardo Mariana 1.1 - Modelo de Negócios A F E R 1.2 - Especificação Técnica A E P 1.3 - Programação P R E 1.4 -Testes P E F 1.5 - Homologação E/A F F 1.6 -Implantação E/A P E Matriz de Responsabilidades F = fornece informação ou dados / E = executa R = revisa / P = participa ou apoia / A = aprova Fonte: Martins (2006)

19. Execução e Controle - RH • Gerenciamento RH:Desempenho e Motivação • Solução de Conflitos • Retirada Estratégica • Panos Quentes • Negociação • Colaboração • Força • Atender necessidade de contratação ou treinamento não previstos

20. Encerramento • Formaliza a finalização do projeto aos olhos dos participantes. • Encerramento dos contratos estabelecidos com terceiros

21. Desenvolvimento da Equipe • É preciso que as pessoas “realmente” queiram fazer as coisas da forma como o gerente pede. • Equipe eficaz  Propósito claro • - Delegação, Relacionamento, Comunicação, Flexibilidade e Reconhecimento • Uma boa equipe: • Tarefa • Limite • Nível de desempenho prometido • Prazo Final • Cliente

22. Equipes Eficazes • Eu sei o que preciso fazer e os objetivos da equipe são claros; • Todos assumem um certo grau de responsabilidade pela liderança; • Existe participação ativa de todos; • Eu me sinto valorizado e apoiado pelos outros; • Os membros da equipe me escutam quando eu falo; • Diferençcas de opinião são respeitadas; • Nós gostamos de trabalhar juntos e achamos nosso convívio prazeroso e divertido;

23. Estágios – Formação de uma equipe • Formação • Por que, Quem, Qualificações, Tamanho, Recursos, Descarte ? • Maturação • Conflitos de Grupo e Mudanças • O que, Quais papéis, Patrocinador, Comando, Decisões, Desacordos, Pontos Fortes, Quando, Comunicação?

24. Estágios de Desenvolvimento de Equipe Orientação Insatisfação Resolução Comprometimento Alto e Competência Baixa Produção Comprometimento Baixo e Competência Média Comprometimento Variável e Competência Alta Comprometimento Alto e Competência Alta

25. Estilos de Liderança • Parâmetros: Competência e Comprometimento • Funções de tarefa e manutenção

26. Problemas comuns aos gerentes • Ignorância • Supertreinados • Talentosos demais • Muito bondoso • Estilos inapropriados • Colocam-se adiante da equipe • Não toleram o fracasso • Negligência quanto às necessidades profissionais dos membros • Medo de assumir riscos

27. Os bons líderes... • Projetam energia, fornecem motivação • Estão envolvidos, envolvem, compartilham informações • Auxiliam na evolução e na mudança • Usam persuação e perseverança • Enxergam além do óbvio • Visão sistêmica • São habituais professores • Alavancam o foco e a integração. • Apóiam a criatividade • Tomam iniciativas • Esquivam-se da negatividade • Nunca se acomodam