Annex 1: Procediment per a la contractació de personal col·laborador per a la recerca

1. Annex 1: Procediment per a la contractació de personal col·laborador per a la recerca

2. RRHH (G. Varela) IN3 (M. Riera) RRHH (M. Matute) Procediment per a la contractació de personal col·laborador per a la recerca • El procés de contractació de personal col·laborador per a la recerca inclou els següents subprocessos: • Petició i aprovació del lloc de treball • Selecció, contractació i incorporació • Renovació o finalització del contracte; canvis de retribució; canvis d’horari. • Petició i aprovació del lloc de treball Aquest subprocés comença amb la petició de la contractació per part de l’investigador/a i acaba, tal i com es pot apreciar en el següent gràfic, amb una comunicació formal per part de l’IN3 a Recursos Humans sobre la possibilitat o no de la contractació proposada: Definició perfil investigador/a (part A del formulari) Valoració cost contractació proposada (part B del formulari) Autorització contractació proposada (part C del formulari SI SI Validació Validació Validació SI Definició Política contractació NO NO NO IN3 (M. Riera) RRHH (S. Aguirre) IN3 (M. Riera) IN3 (M. Riera) investigador/a Ppal. Veure incidències i possibles solucions. Nova valoració D’acord amb la Política de contractació es valorarà el tipus de contracte a formalitzar (conveni de pràctiques, contracte laboral o contracte mercantil). Aquesta decisió ha de ser prèvia a la comunicació a realitzar a Gemma Varela, per a que pugui quantificar els costos de personal adequadament. Subprocés Propietari del subprocés Subprocés amb SI/NO

3. Procediment per a la contractació de personal col·laborador per a la recerca A) Definició perfil (investigador/a principal) L’investigador/a principal cal que ompli en el formulari la Part A (disponible al Campus Virtual) amb les dades del projecte (inclou el codi de despesa), les tasques a realitzar, el perfil desitjat, i les eines de gestió requerides Ho fa arribar a la Mireia Riera i aquesta, una vegada està validada la informació, la fa arribar a la Sílvia Aguirre de Recursos Humans per a que es decideixi tipus de contracte a realitzar, d’acord amb Política de Contractació vigent. En cas que no es validi la informació, el formulari es retornarà a l’investigador/a Principal comunicant-li els motius del retorn i emplaçant-lo, segons el cas, a que s’esmenin les mancances o errors. B) Valoració del cost de la contractació (Recursos Humans) Tan bon punt la Mireia Riera hagi validat la proposta de tipus de contracte que li hagi fet arribar la Sílvia Aguirre de RRHH, en funció del perfil definit i de la política retributiva de la UOC, farà arribar la informació a la Gemma Varela (amb coneixement de Montse Matute) per a que faci la valoració del cost de la contractació proposada. Cal que es faci una estimació a l’alta tenint en compte les despeses de liquidació del contracte (vacances, liquidacions per finalització del contracte,…) veure explicació sobre els acords entre RRHH i l’IN3 en aquest tema La Gemma Varelaomplirà la Part B del formulari amb el cost estimat de la contractació i el farà arribar a la Mireia Riera. C) Validació de la contractació proposada (IN3) En funció del cost estimat per la contractació i del pressupost disponible per personal del projecte, la Mireia Riera valida la contractació proposada. Important: caldrà revisar que el codi d’imputació de la despesa és correcte. Si el resultat de la validació del cost de la contractació proposada és NEGATIU, ho comunicarà a la Montse Matute tot esmentant-ne els motius, per tal que aquests puguin ésser esmenats i es pugui fer una nova valoració Si el resultat de la validació del cost de la contractació proposada és POSITIU, la Mireia Riera assenyalarà amb un  la casella de validació que apareix a l’apartat C del formulari i i enviarà per e-mail el formulari a la Montse Matute per tal que es posi en marxa el procés de selecció.

4. IN3 (M. Sanchis) Procediment per a la contractació de personal col·laborador per a la recerca • Selecció, contractació i incorporació Aquest subprocés és desenvolupat en gran part per Recursos Humans i finalitza una vegada la nova persona s’ha incorporat a la FUOC: En cas de contractació laboral, el circuit a seguir seria el següent: Procés de selecció i decisió del candidat Incorporació de la persona seleccionada Actualització dades fitxer personal IN3 Comunicació de les condicions finals de la contractació i de la incorporació RRHH (S. Aguirre) investigador/a Principal IN3 (Mireia Riera) RRHH (Montse Matute) RRHH (Montse Matute) + investigador/a Principal Acollida virtual específica, al projecte i a la UOC Acollida a l’IN3 Sol·licitud a RRHH alta en el punt de treball, i seguiment de l’alta, etc. RRHH (T. Girona) NOTA: Tan bon punt es tingui coneixement de la persona que s’incorporarà, la Montse Matute comunicarà a la Irma Escuer, Mireia Domènech i Carles Cortada les seves dades.

5. RRHH (M. Matute RRHH (M. Matute Procediment per a la contractació de personal col·laborador per a la recerca En cas de contractació per prestació de serveis, el circuit a seguir seria el següent: Sol·licitud nova contractació de serveis per recerca (part A del formulari) Autorització contractació proposada (part C del formulari Procés de selecció del candidat/a Valoració cost contractació proposada (part B del formulari) Reunió inicial SI Validació $ NO RRHH (C.Martí) i investigador/a IN3 (M. Riera) IN3 (M. Riera) investigador/a Ppal. Realització de la documentació necessària per a formalitzar la contractació Honoraris (pagament a la persona contractada) Actualització dades fitxer personal IN3 Incorporació de la persona seleccionada RRHH (Montse Matute) IN3 (Elvira Colomé) investigador/a Principal IN3 (Mireia Riera) RRHH (Crisitna MArtí) Sol·licitud a RRHH alta en el punt de treball, i seguiment de l’alta Acollida al projecte Acollida a l’IN3 IN3 (Mònica Sanchis) Després de la reunió RRHH ha d’informar sobre l’alternativa de contractació més convenient que compleixi tant els requisits legals com les necessitats del projecte

6. Procediment per a la contractació de personal col·laborador per a la recerca • A) Procés de selecció i decisió del candidat (Recursos Humans i investigador/a principal) • Seguint la política de Recursos Humans es publicita el lloc de treball, es fan les entrevistes i es tria el candidat més adient al lloc • de treball amb qui es negocien les condicions de contractació final. • Aquest procés el fa conjuntament l’investigador/a principal del projecte i la persona que es designi del departament de Recursos • Humans. • Si l’investigador/a ja disposa d’un candidat llavors les seves dades personal hauran de constar ja en la sol·licitud de contractació • (part A) • B) Comunicació de les condicions de contractació (Recursos Humans) • Un cop fets els acords per la contractació Recursos Humans ho comunica a: • El candidat escollit • L’IN3 qui s’encarregarà de preparar l’acollida del candidat a l’IN3 i comunicarà a l’investigador/a Principal la incorporació. Per la seva banda, l’investigador/a s’encarregarà d’incorporar al candidat al projecte i preparar-li el pla de treball. • En el cas de contractació mercantil, l’investigador/a principal farà arribar a Montse Matute de RRHH la documentació necessària per a formalitzar el contracte i avisarà el candidat de la seva incorporació. • D) Actualització del fitxer a on estan totes les dades del personal de l’IN3 (Recursos Humans) • Una vegada s’ha realitzat la incorporació la Montse Matute serà responsable de l’actualització del fitxer “Personal_IN3” de la unitat J (fitxer on hi figuren totes les dades del personal de l’IN3). Quan hagi realitzat l’actualització ho comunicarà per e-mail a la Mireia Riera • És important tenir en compte que el cost de la nova contractació que aparegui en el fitxer haurà d’ésser el cost global (incloent-hi vacances, liquidacions, etc). • Nota important: cal assegurar la comunicació immediata i detallada de la contractació a totes les parts, de manera que és essencial que hi hagi: • 1) Missatge a l’investigador/a Principal amb còpia a Mireia Riera amb les condicions de la contractació acordades • 2) Actualització del fitxer amb les dades del personal de l’IN3 • 4) Paral·lelament la Mònica Sanchis coordinarà juntament amb Recursos Humans posa en marxa la preparació del punt de treball per tal • d’assegurar que en el moment de la incorporació el candidat tindrà ordinador, taula, accés a xarxa… segons el que ja està indicat en el formulari de petició • de lloc de treball.- Veure procediment alta punt de treball

7. RRHH ( G. Varela) IN3 (M. Riera) RRHH (M. Matute) Procediment per a la contractació de personal col·laborador per a la recerca • Renovació o finalització del contracte Aquest subprocés ha de seguir els següents passos: RRHH (I. Escuer) IN3 (Mireia Riera) investigador/a Principal IN3 (Mireia Riera) Comunicació de la finalització del contracte a IN3 (2 mesos abans)* amb còpia a la Montse Matute Comunicació a RRHH (inclou pressupost disponible) Petició de renovació de la contractació del ajudant de recerca (part A del formulari) Contacte amb l’investi- gador principal per saber si es renova o no SI NO Valoració de la possibilitat de renovació i valoració del cost de la contractació proposada (part B del formulari) Comunicació a RRHH IN3 (Mireia Riera) Veure incidències i possibles solucions. Nova valoració Comunicació a l’interessat, preparació documentació i actualització fitxer personal IN3 RRHH (Montse Matute) Validació de la recon- tractació proposada NO SI Autorització de la contractació proposada (part C del formulari) IN3 (Mireia Riera) * En cas de baixa seguir el procediment de “baixa de punt de treball”

8. IN3 (Mireia Riera) RRHH (M. Matute) RRHH (M. Matute) Procediment per a la contractació de personal col·laborador per a la recerca • Canvis de les condicions laborals (modificacions del contracte, horari, calendari, jornada, etc.) Aquest subprocés ha de seguir els següents procediments: Comunicació a RRHH (inclou pressupost disponible)* Comunicació a l’investigador/a Ppal. amb còpia a M. Riera Validació canvi Petició de canvis de condicions laborals SI NO investigador/a Principal * En cas que sigui necessari.

9. Procediment per a la contractació de personal col·laborador per a la recerca A) Comunicació finalització del contracte (RRHH) La Montse Matute comunicarà a la Mireia Riera totes les finalitzacions de contracte amb una antelació de 2 mesos respecte de la data de finalització dels mateixos. Aquesta comunicació la farà amb una periodicitat mensual. B) Contacte amb l’investigador/a principal (IN3) Després de rebre la comunicació de RRHH, la Mireia Riera es posarà en contacte amb l’investigador/a principal per tal de comunicar-li la imminent finalització del contracte del seu personal col·laborador i indicar-li la situació pressupostària del projecte en qüestió. C) Petició de renovació o de finalització de la contractació (investigador/a principal) En cas que pressupostàriament es pugui i que interessi a l’investigador/a, aquest haurà d’omplir en el formulari de petició de renovació (disponible al Campus Virtual) la Part A amb les dades del projecte (inclou el codi de despesa), les tasques a realitzar, les raons per la renovació … i l’enviarà a la Mireia Riera qui, si el valida el passarà a la Montse Matute per e-mail amb un tic a la casella de validació. En cas que no es vulgui renovar el contracte l’investigador/a ho comunicarà igualment a la Mireia Riera i aquesta ho comunicarà a la Montse Matute. D) Valoració del cost de la contractació(Recursos Humans) En funció de la persona a renovar, de l'històric dels seus contractes i de la legislació laboral, la Montse Matute farà una proposta de nova contractació amb el tipus de contracte convenient i la valoració del cost de la contractació proposada. Cal que es faci una estimació a l’alta tenint en compte les despeses de liquidació del contracte (vacances…) Caldrà omplir en el formulari la Part B amb el cost estimat de la contractació i la durada proposada per la nova contractació i ho farà arribar a la Mireia Riera. Si el resultat de la validació per part de la Mireia Riera del cost de la contractació proposada és NEGATIU, ho comunicarà a la Montse Matute tot esmentant-ne els motius, per tal que aquests puguin ésser esmenats i es pugui fer una nova valoració.

10. Procediment per a la contractació de personal col·laborador per a la recerca E) Validació de la contractació proposada (IN3) En funció del cost estimat per la contractació i del pressupost disponible per personal del projecte, es valida la contractació proposada. Cal revisar que el codi d’imputació de la despesa és correcte i s’haurà d’ omplir la Part C del formulari. La Mireia Riera enviarà per correu intern tot el formulari degudament signat (tot i que per agilitzar les coses primer s’enviarà un e-mail amb la confirmació de la contractació) a la Montse Matute per tal que es posi en marxa el procés de selecció. En cas de no produir-se la validació, la Mireia Riera ho comunicarà a la Montse Matute fent esmena expressa dels motius, per tal de que aquests puguin ésser esmenats. F) Comunicació a l’interessat, preparació documentació i actualització fitxer (Recursos Humans) Tant en el cas en què es produeixi la recontractació del col·laborador com en el supòsit de finalització del contracte la Montse Matute s’encarregarà de comunicar-ho prèviament a l’IN3, a l’investigador/a i a l’interessat i també des de RRHH es prepararà tota la documentació necessària (nou contracte en cas de renovació; mail de no renovació, quitança (l’investigador/a haurà de comunicar a RRHH el saldo de vacances per tal de preparar-la) i taló en cas de no renovació) i la Montse Matute de RRHH actualitzarà les dades en el fitxer “Personal_IN3”.