Elektronické verejné obstarávanie Obeh dokumentácie v rámci verejnej inštitúcie

1. Elektronické verejné obstarávanieObeh dokumentácie v rámci verejnej inštitúcie Ing. Libuše Horáková Lazar Consulting, s.r.o. Seminár Transparency International Slovensko 19. a 20. máj 2010, Bratislava

2. Čo je elektronické verejné obstarávanie? • Základné pojmy pre e-obstarávanie v ZVO • elektronická komunikácia - § 16, § 18 • odoslanie oznámení elektronicky - § 23 ods. 1 • elektronická ponuka - § 39, 41 • elektronická aukcia - § 43 • dynamický nákupný systém - § 47 • Elektronické verejné obstarávanie Postup vo verejnom obstarávaní, pri ktorom niektoré kroky alebo všetky kroky postupu sú realizované prostredníctvom elektronických prvkov a prostriedkov

3. Elektronické verejné obstarávanie ako súčasť informatizácie spoločnosti • Iniciatíva EK • akčný plán e-Europe a právne rámce pre e-obstarávanie • Iniciatíva vlády SR • Cestovná mapa zavádzania elektronických služieb vo verejnej správe (2005) • Stratégia a Národná koncepcia informatizácie verejnej správy (2008) • Iniciatíva ÚVO • Návrh opatrení na zefektívnenie sytému VO v oblasti využívania spoločného obstarávania a e-obstarávania • Obstaranie a prevádzka produktu EVO • E-vestnik • Národný projekt „Elektronické služby verejného obstarávania“ (2009) • Inštitúcie verejného obstarávateľa/obstarávateľa • Plnenie legislatívnych rámcov vo výkone verejného obstarávania • Iniciatíva ?

4. Inštitucionálne úrovne v oblasti verejného obstarávania

5. Elektronizácia a Európska komisia Podpora pre zabezpečovanie úloh EK v oblasti VO: • Zabezpečovanie informácií pre kontrolu a hodnotenie obstarávania na úrovni EÚ • Úlohy vo vzťahu k obstarávateľským subjektom v EÚ • Úlohy vo vzťahu k európskej verejnosti http://simap.europa.eu • TED • Úradný internetový zdroj verejných zákaziek v Európe • Dodatok k Úradnému vestníku EÚ – uverejnené oznámenia • eNOTICES • Webový nástroj, on-line elektronické formuláre pre uverejňovanie oznámení v TED • eSENDERS • služba priameho elektronického predkladania oznámení vo formáte XML, realizovaná prostredníctvom špeciálneho softvéru • typickým používateľom bude ÚVO

6. Elektronizácia a ÚVO Podpora pre zabezpečovanie úloh ÚVO : • Zabezpečovanie informácií pre kontrolu, hodnotenie a riadenie obstarávania na úrovni SR: informácie o verejnom obstarávaní pre vládu SR, EK a ďalšie organizácie • Úlohy vo vzťahu k verejným obstarávateľom a obstarávateľom v SR • Úlohy vo vzťahu k verejnosti www.uvo.gov.sk • Vestník verejného obstarávania: e-vestnik • uverejnené oznámenia - internetový zdroj informácií o verejných zákazkách v SR • ZOVO • Webový nástroj, elektronické formuláre pre uverejňovanie oznámení vo Vestníku • EVO • elektronická komunikácia • Ďalšie informácie • Zoznam podnikateľov, Zoznam OSO, Zoznam školiteľov, organizátorov školení, ... • Legislatíva, metodika, ...

7. Elektronizácia a verejná inštitúcia • Aká je pozícia verejného obstarávateľa/obstarávateľa? • zabezpečuje výkon verejného obstarávania • má spravodajskú povinnosť voči nadriadeným inštitúciam • má informačnú povinnosť voči verejnosti • Elektronizácia ako podpora úloh verejného obstarávateľa/obstarávateľa: • podpora vlastného výkonu a riadenia obstarávania • podpora spravodajskej povinnosti vo vzťahu k ÚVO a ďalším organizáciam • podpora informačnej povinnosti vo vzťahu k verejnosti • Rozdielne prínosy elektronizácie verejnému obstarávateľovi podľa: • postoja subjektu k elektronizácii (pasívne, aktívne, systémovo) • podľa typu a veľkosti subjektu • podľa rozsahu a štruktúry obstarávania • rôzne príklady: mestá MT, LE, PIE, NSK, ... SE, SPP, ... Ústredné orgány ...

8. Systémový prístup k elektronizácii VO vo verejnej inštitúcii • Interné predpisy VO • popis funkčného modelu pre realizáciu jednotlivých postupov obstarávania – plán, príprava, výkon, kontrola, hodnotenie • stanovenie kompetencií, zodpovedností a právomocí v organizačnej štruktúre inštitúcie • Systém riadenia VO ako súčasť systému riadenia inštitúcie • Informačný systém VO ako súčasť IS inštitúcie • Podmienky • Organizačno - metodické • Technologické podmienky • Personálne podmienky • Finančné podmienky

9. Informačný systém pre VO v inštitúcii- základná úroveň • Komplexná a jednotná databáza jednotlivých postupov obstarávania • jednotné prostredie – číselníky a registre, podpora legislatívy • základné evidencie za všetky postupy, všetky etapy a procesy • navigačné prvky, harmonogramy, pomocné a kontrolné prvky • okamžité informácie o stave postupu obstarávania • Dokumentácia súvisiaca s jednotlivými postupmi obstarávania • tvorba dokumentov na základe elektronických vzorov dokumentov • elektronický archív dokumentov • elektronický obeh dokumentov – interne v rámci inštitúcie • elektronický prenos dokumentov – exporty z inštitúcie (ÚVO) • Prepojiteľnosť na ostatné moduly IS verejnej inštitúcie

10. Informačný systém pre verejné obstarávanie Ukážka – Databáza jednotlivých postupov

11. Informačný systém pre verejné obstarávanie Ukážka – jednotné prostredie a podpora legislatívy

12. Informačný systém pre verejné obstarávanie Ukážka –Procesy súvisiace so súťažnými podkladmi

13. Informačný systém pre verejné obstarávanie Ukážka – Vytvorenie súťažných podkladov podľa elektronického vzoru

14. Informačný systém pre verejné obstarávanie Ukážka – Archív dokumentov pre konkrétny postup

15. Informačný systém pre VO v inštitúcii- nadstavbové elektronické prvky • Elektronické aukcie • získanie nižšej ceny • nadstavba na existujúcu údajovú základňu, rôzne sw produkty • Elektronické trhoviská • zvýšenie informovanosti, získanie viacerých ponúk • rôzne portály – tender.sk, verejne-zakazky.cz, 123dopyt.sk, ... • Ďalšie elektronické prvky • zvýšenie hospodárnosti a efektivity, racionalizácia postupov • dynamický nákupný systém • katalógy dodávateľov, centrálne obstarávanie, rámcové dohody, ... • elektronická komunikácia

16. Informačný systém pre VO v inštitúcii- prezentačná úroveň • Informácie pre riadenie • výsledky, kontrola a hodnotenie obstarávania • pre manažment inštitúcie - prehľady, analýzy, štatistiky, stav • pre ďalšie inštitúcie – správy, zoznamy • Zverejňovanie informácií • Profil verejného obstarávateľa/obstarávateľa • povinne podľa zákona: e-vestnik, Úradný vestník • nepovinne nad rámec zákona • zvýšenie transparentnosti obstarávania ako protikorupčné správanie • umožnenie verejnej kontroly • Aké dokumenty?

17. Dokumenty vo verejnom obstarávaní • Register predmetov - zber požiadaviek na obstarávanie, kontrola limitov • Ročný plán verejného obstarávania – návrh, schvaľovanie, väzba na rozpočet • Vstupný (krycí) list - odôvodnenie prípadu, pokyn k začatiu • Príprava verejného obstarávania • harmonogram ako plán jednotlivého prípadu zadania zákazky • špecifikácia predmetu zákazky, zmluvné a obchodné podmienky, CPV, PÚ, KH, personálne zabezpečenie ... • Realizácia verejného obstarávania • Súťažné podklady • Vyhlasovanie • Ponuky • Vyhodnocovanie • Ukončenie • Činnosti súvisiace s dokumentami • Vytvorenie • Schvaľovanie • Odosielanie a zverejňovanie • Archivovanie

18. Elektronické vzory dokumentov vo verejnom obstarávaní • Typy elektronických vzorov • Vstupné dokumenty – zadanie, zdôvodnenie, schválenie, harmonogram • Štandardné formuláre definované vyhláškou úradu • Zásadné obsahové dokumenty – súťažné podklady, výzvy • Dokumenty súvisiace s procesnými krokmi – zápisnice, zoznamy, záznamy, rozhodnutia, ... • Dokumentácia tvoriaca komunikáciu medzi verejným obstarávateľom/obstarávateľom a uchádzačmi/záujemcami • Výsledné dokumenty – zmluva, správa o prípade, informácia o plnení • Rôzne alternatívy vzorov dokumentov • podľa druhu postupu, druhu limitu, druhu predmetu • Podpora jednotnej metodiky a firemnej kultúry

19. Obeh a správa dokumentov vo verejnej inštitúcii Systém riadenia verejného obstarávania obsahuje: 1. popis funkčného modelu pre realizáciu jednotlivých postupov obstarávania – plán, príprava, výkon, kontrola, hodnotenie 2. stanovenie kompetencií, zodpovedností a právomocí v organizačnej štruktúre 3. stanovenie prístupových práv k dokumentom Interné predpisy (smernica) pre verejné obstarávanie

20. Vybrané rizikové faktory pre úspešnosť elektronizácie • Systémový prístup • Vedieť prečo (účel), vedieť ako (hľadať riešenia), plánovať (zdroje) • Personál • potreba vzdelávania, ľudia neradi menia svoje návyky • bez prijatia a pochopenia významu je elektronizácia „len“ povinná technológia • Financie • nárokovanie a plánovanie • možnosti finančných príspevkov zo štrukturálnych fondov - operačný program informatizácia spoločnosti (OPIS, 2007 – 2013) www.opis.gov.sk • Prioritná os 1 – elektronizácia verejnej správy a rozvoj elektronických služieb • na centrálnej úrovni • na miestnej a regionálnej úrovni

21. Vybrané dôvodypre elektronizáciu verejného obstarávania vo verejnej inštitúcii? • Praktický význam jednotlivých prvkov elektronizácie • Informačná podpora, okamžité prehľady a informácie • Podpora legislatívy • Databázy postupov, elektronické dokumenty, ... • Elektronická komunikácia, elektronická aukcia, ... • Elektronizácia ako podpora princípov verejného obstarávania • podľa ZVO § 9 ods. 4 - rovnaké zaobchádzanie, nediskriminácia uchádzačov a záujemcov, transparentnosť, hospodárnosť a efektívnosť • Elektronizácia ako protikorupčný nástroj

22. Elektronizácia ako nástroj • Systémová podpora elektronizácie VO • prináša poriadok a jednoznačnosť • zvyšuje transparentnosť obstarávania • podporuje zverejňovanie informácií o verejnom obstarávaní • zvyšuje možnosti prístupu k informáciám pre verejnú kontrolu • podporuje tvorbu kvalifikovaných informácií o obstarávaní • podporuje (a súčasne vyžaduje) etické správanie Čím vyšší podiel verejnej kontroly, transparentnosti a efektívne využívaných elektronických prvkov vo verejnom obstarávaní – tým silnejší protikorupčný tlak

23. Ďakujem za pozornosť horakova@lacon.sk