Initiation à la comptabilité générale

1. Initiation à la comptabilité générale Les opérations de dépenses Les opérations de recettes De l’exécution du budget à l’inscription chez le comptable Diaporama réalisé par B.SABATIER, ML PAULET et H. KONATE – Septembre 2010

2. L’organisation financière en EPLE • Principe de séparation des ordonnateurs et des comptables • Le chef d'établissement, ordonnateur des dépenses et recettes • L'agent comptable, gardien de la régularité des opérations comptables • Principe d'autonomie administrative et budgétaire des EPLE membres du groupement (personnalité morale) • Principe d'unité de caisse • Art 44 du règlement général sur la comptabilité publique • Aménagement au principe: la comptabilité générale de chaque établissement rattaché est tenue séparément par l'agent comptable

3. Rappel de la structure d’un budget OUVERTURES DE CREDITS (= autorisation de dépenses) Par Chapitres PREVISIONS DE RECETTES (= évaluation des recettes que l’on prévoit de faire) Par chapitres Service général = plusieurs chapitres Service général = plusieurs chapitres A1 A2 B C D F 70 741 744 75 J1 J1 J2 J2 J31 J31 J32 J32 Services spéciaux = 1 chapitre par service J38 J38 N1 N1 Services spéciaux = 1 chapitre par service N2 N2 N3 N3 R2 R2 Les recettes de chacun des services ne peuvent être affectées qu’ aux dépenses de ce service

4. Rappel des titres de chapitres • Les différents chapitres de dépenses en fonctionnement • A1 = Activité éducative et pédagogique (recettes générales) • A2 = Activité éducative et pédagogique (recettes spécifiques) • B = Viabilisation • C = Entretien • D = Autres charges générales • F = Bourses • J1 = Enseignement technique • J2 = Stages de formation en entreprises • J31= Projets artistiques et culturels • J32 = Projets scientifiques et techniques • J38 = Autres projets • J81 = Reprographie • N1 = Fonds de la vie Lycéenne • N2 = Actions d’animation • N3 = Appariements et voyages • N81 = CESC • R2 = Service annexe d’hébergement Service Général Services spéciaux

5. LES OPERATIONS DE DEPENSES LES OPERATIONS DE DEPENSES • Opérations faites chez l'ordonnateur: • L'engagement ( acte de l'ordonnateur qui fait naitre une obligation et une charge : bon de commande, convention, contrats, marchés…) • La liquidation (c'est la vérification du service fait et du montant de la charge: bon de livraison, facture…) • Le mandatement ou ordonnancement (c'est l'ordre donné par l'ordonnateur au comptable de payer la dette : mandats, feuillets budgétaires…) C'est la phase d'opportunité, compétence exclusive de l'ordonnateur.

6. L’outil du gestionnaire: la situation des dépenses engagées Exemple de présentation d’un chapitre A1 organisé par code de gestionet C par compte et codes de gestion Montants engagés = le bon de commande a été fait Et engage donc l’établissement (par la signature de l’ordonnateur) Ces sommes sont donc utilisées Ce qui reste à utiliser compte tenu des sommes déjà payées Et des sommes engagées Montants votés = autorisation de dépense Montants mandatés = livraisons ou prestations effectuées et factures payées Comptes et codes de gestion Tels que votés

7. Opérations faites chez le comptable • Prise en charge des mandats par le comptable • C'est la phase de régularité. Le comptable a une mission de contrôle (qualité de l'ordonnateur, disponibilités des crédits, existence et validité des pièces justificatives fournies, exacte imputation des dépenses…). Le mandat est réceptionné en compta générale soit directement pour l'établissement siège, soit par une disquette de transfert s'il s'agit d'un établissement rattaché. • Inscription des écritures dans les livres de comptes (les chapitres et codes de gestion disparaissent)

8. La comptabilité en partie double Mandat 39 Mandat 8 • Qu’est-ce qu’un compte? • C’est le reflet de la situation financière à une date précise (ex: Compte 6011 qui retrace tous les mandats de denrées alimentaires) • Il appartient à la nomenclature utilisée en comptabilité budgétaire ( classe 1,2,3,6 et 7) ou en comptabilité générale (classe 4, 5 et 8) • On peut le formaliser par un compte en « T ». Il possède un débit, un crédit, un solde qui est soit débiteur soit créditeur soit nul 6011

9. Les comptes en T DEBIT CREDIT Par convention le Débit est à Gauche Et le Crédit à Droite Solde débiteur La différence entre le cumul du débit et le cumul du crédit = Le solde débiteur Le cumul des opérations faites au débit est supérieur au cumul des opérations faites au crédit DEBIT CREDIT Solde créditeur Le cumul des opérations faites au crédit est supérieur au cumul des opérations faites au débit La différence entre le cumul du débit et le cumul du crédit = Le solde créditeur Si le cumul des opérations faites au crédit est égal au cumul des opérations faites au débit alors le solde est nul

10. La comptabilité en partie double • Comment fonctionnent les comptes ? : • jamais tout seuls • Si l’on passe une écriture de débit sur un compte, on passe obligatoirement une écriture de crédit sur un autre compte. • Pourquoi ? : • 1) faciliter les recoupements et éviter les malversations • 2) Matérialiser la dualité de chaque transaction comptable exemple avec un mandat de denrées alimentaires de 300 € passé aujourd’hui • Le comptable réceptionne le mandat en l’inscrivant au débit du C/6011: il retranscrit ainsi l’opération budgétaire dans la comptabilité de l’établissement . • etconstate la dette de l’établissement vis-à-vis des fournisseurs au crédit du compte 4012, dette dont il acquittera l’établissement en procédant au paiement. • *C’est la prise en charge du comptable

11. Exemple du compte 6011 • 1er mandat le 9 janvier 2009 : 600 euros • 2d mandat le 20 janvier 2009 : 2326 euros • Ordre de reversement le 30 janvier : 200 euros • Sur la situation des dépenses engagées les charges nettes sont de : 2726 euros (2926 diminués de 200 euros) En comptabilité générale DEBIT CREDIT 6011 Correspond ici à la situation du compte R2 6011 • Pour un compte utilisé par des chapitres différents (Compte 6068 par exemple), cela représenterait le cumul des opérations de tous les comptes 6068 de tous les chapitres Les écritures ont été passées avec une date de prise en charge (au fur et à mesure de la réception des titres de dépense) 600 9/01/09 20/01/09 2326 200 30/01/09 2926 200 Le cumul des opérations faites au débit et au crédit 2726 Solde débiteur

12. La prise en charge du comptable Comptabilité budgétaire Comptabilité générale Opérations Dépenses Engagement Liquidation Prise en charge du comptable Mandatement TRANSFERT informatique GFC Compta Réception des écritures Validation GFC Ordo Documents Disquette TRANSFERT Écritures générées

13. Examen des comptes au 21 janvier =cumul de toutes les écritures passées avant l’inscription de l’écriture de ce jour Pourquoi mouvementer le débit du compte de classe 6 : Le débit c’est ce que l’on doit faire ou ce que l’on doit à quelqu’un, au débit on inscrit les charges que l’on a et les dépenses à faire les concernant (le débit est un flux sortant) Au solde créditeur du 4012, la somme de 2726 euros indique que nous n’avons pas encore payé le fournisseur

14. LES OPERATIONS DE RECETTES • Opérations chez l'ordonnateur: • Constatation de la recette (acte qui fait naître un droit au profit de l'établissement : état effectifs élèves, convention d'hébergement…) • Liquidation de la recette ( vérification du montant du droit : avis aux familles..) • Ordonnancement ( ordre donné par l'ordonnateur au comptable de poursuivre le recouvrement :émission de l'ordre de recette)

15. Recettes supplémentaires Les dépenses concernant Ces recettes seront autorisées Par Décision budgétaire modificative Le suivi des recettes :La situation des recettes Recettes dont les titres ne Sont pas faits Montants votés = recettes Autorisées permettant les dépenses Montant des recettes faites Comptes et codes Tels que votés

16. LES OPERATIONS DE RECETTES • Opérations chez le comptable: • Prise en charge de l'ordre de recette après vérification de la régularité de l'opération ( existence d'un arrêté de subvention, vote tarifs appliqués et délibération CA ,caractère exécutoire de l'acte autorisant la recette…) • Le recouvrement incombe à l'agent comptable qui est tenu de procéder à toutes les diligences nécessaires au risque de mettre en jeu sa responsabilité personnelle et pécuniaire. • Le titre de recette est réceptionné en comptabilité générale, soit directement pour l'établissement siège, soit par le biais d'une disquette de transfert s'il s'agit d'un établissement rattaché • Exemple d’un ordre de recettes de produits scolaires. Le comptable l’inscrit au crédit du C/70621 • Et au débit du C/4112 ( familles-frais scolaire-exercice courant) qui constate les créances de l’établissement, créances dont il assurera le recouvrement si besoin par voie contentieuse.

17. Comptabilité Budgétaire Comptabilité générale Opérations Recettes Constatation de droits Liquidation Prise en charge du comptable Ordres de recettes TRANSFERT informatique GFC Compta Réception des écritures Validation GFC Ordo Documents Disquette TRANSFERT GFC Compta Réception des créances GFE Disquette ou mail TRANSFERT Écritures générées

18. Examen des comptes70621 et 4112 Correspond À la liste des Créances c’est-à-dire aux sommes à recouvrer par le comptable : aujourd’hui, le montant est égal à l’ordre de recette parce que nous n’avons pas encore encaissé (les avis aux familles viennent tout juste d’être postés) Correspond à la recette faite sur les familles pour faire fonctionner le service annexe d’hébergement (R2)

19. Les ordres de reversement Ordre de reversement du 30 janvier (un fournisseur à qui l’on a payé une facture par erreur qui doit nous rembourser la somme de 200 euros) Si nous avions diminué la charge en passant par le 4012 Le solde du compte du 4012 devient anormalement débiteur

20. Les ordres d’annulation de recettes Se passent au même compte de classe 4 que les ordres de recettes mais au Crédit

21. Les comptes sont organisés en « classes » (1,2,3,4,5,6,7,8) qui donnent son premier chiffre au compte la classe 6 et 7 : exécution du budget • La classe 6 = Tous les comptes de dépenses. Les mandats sont inscrits au débit et les ordres de reversements au crédit. • La classe 7 = Tous les comptes de recettes. Les ordres de recettes sont inscrits au crédit et les ordres de réduction au débit. • Ce sont des comptes dits de résultat ils correspondent à l’exécution budgétaire ils seront soldés en fin d’exercice pour donner le résultat de l’exercice budgétaire (excédent ou déficit) C-A-D que l’on fera en sorte que leur solde soit nul.

22. Le paiement et le recouvrement • Exemple 1: • Pour payer les fournisseurs du mandat précédemment réceptionné au 6011, le comptable fait un chèque ou envoie le fichier de paiement à la trésorerie. • Dans le même temps, il inscrit la somme de 2726€ au débit du 4012 (il solde le compte des dettes de l’établissement) et au crédit du 5159 (chèques à payer) • Exemple 2: • Le comptableencaisse une demi-pension de 50€en espèces et 2 chèques de demi-pension de 75 euros (soient 150 euros), versés par des familles • Il inscrit la somme en espèces au crédit du C/4112 et au débit du 531 (caisse), et la somme par chèque au crédit du C/4112 et au débit du C/5112 (chèques envoyés en compensation)

23. Le paiement Comptabilité Générale Comptabilité budgétaire Opérations Paiement informatique GFC Compta Réception du paiement Règlement Disquette trésor Écritures générées

24. Le paiement: Le comptable paye le fournisseur et annule la dette de l’établissement Opération de paiement Correspond aux chèques faits Ou aux disquettes envoyées non Encore inscrits sur le relevé trésor

25. Comptabilité budgétaire Comptabilité générale Le recouvrement Opérations Encaissement informatique GFC Compta Fiche quotidienne d’encaissement Bordereau chèques Écritures générées

26. Le recouvrement : Le comptable encaisse des fonds et éteint une créance Opération d’encaissement Correspond au montant Des espèces contenues dans La caisse Correspond Aux bordereaux de chèques envoyés À la trésorerie non encore portés Sur le relevé trésor Correspond À la liste des Créances (les 200 euros ayant été automatiquement enlevés des créances Concernées par l’acte d’encaissement)

27. Les comptes de classe 4 et 5 :les comptes du comptable • La classe 4 = tous les comptes dits de tiers, c’est-à-dire les créanciers et les débiteurs. • Dans notre exemple, le 4012 étant soldé, le comptable a réglé la dette de l’établissement. Le solde débiteur du 4112 constate une diminution des créances de l’établissement. • Dans ces comptes de classe 4, nous allons trouver : • les comptes retraçant les dettes dont le solde sera soit créditeursoit nul • Les comptes retraçant les créances dont le solde sera soit débiteursoit nul • Des comptes décrivant les subventions reçues ou à recevoir dont le solde sera soit débiteursoit créditeur selon que l’on sera en attente de recouvrement (solde débiteur) soit avec un reliquat. (solde créditeur, dans ce cas le surplus que l’on conserve est assimilable à une dette de l’établissement puisque la subvention ne lui appartient que pour le montant utilisé par ordre de recette)

28. Les comptes de classe 4 et 5 :les comptes du comptable • La classe 5 = tous les comptes de trésorerie, c’est-à-dire les comptes de manipulation de fonds. Le comptable a à sa disposition • le compte trésor: 5151 (= suivi comme un compte bancaire matérialisé par le relevé trésor) • le compte des chèques remis à l’encaissement 5112 (= chèques en cours d’admission en valeur sur le compte)

29. Les comptes de classe 4 et 5 :les comptes du comptable • le compte des chèques à payer (5159=disquette de paiement envoyée à la trésorerie ou chèque fait au fournisseur mais pas encore débitée sur le compte trésor) • le compte caisse ( 531 )

30. La classe 5 : le compte trésor et comptes liés Opérations de paiement et encaissement Envoi fichier à la TG 4012 5159 compte de transit ECRITURE AUTOMATIQUE 2326 2326 2326 Somme en attente de paiement par le comptable La disquette est « dans la nature » mais nos disponibilités ont diminué

31. La classe 5 : le compte trésor et comptes liés Opérations de paiement et encaissement Envoi fichier à la TG Inscription sur le relevé trésor 4012 5159 ECRITURE MANUELLE 2326 2326 2326 2326 5151 2326

32. La classe 5 : le compte trésor et comptes liés Opérations de paiement et encaissement Envoi fichier à la TG Inscription sur le relevé trésor 4012 5159 2326 2326 2326 2326 5151 2326 5112 4112 150 150 ECRITURE AUTOMATIQUE Somme en attente de recouvrement par le comptable Envoi bordereau de chèques à la TG

33. La classe 5 : le compte trésor et comptes liés Opérations de paiement et encaissement Envoi fichier à la TG Inscription sur le relevé trésor 4012 5159 2326 2326 2326 2326 5151 150 2326 5112 4112 150 150 150 Inscription sur le relevé trésor ECRITURE MANUELLE Envoi bordereau de chèques à la TG

34. La classe 5 : la caisse 531 4112 50 50 Encaissement de la quittance Dans notre exemple, le fonds de caisse a augmenté de 50 € et nous constatons que les comptes de disponibilités augmentent au débit c’est-à-dire à l’opposé de nos comptes personnels !

36. Corrigé: réception des mandats

37. Corrigé: réception des mandats, les soldes

38. Corrigé: paiement Comptes avant de passer l’écriture Comptes après avoir passé l’écriture

39. Corrigé : réception des recettes

40. Corrigé : réception des recettes, les soldes

41. Corrigé : encaissement

42. Corrigé : encaissement, les soldes

43. Corrigé : annulation de recettes

44. Corrigé : Ordre de reversement

45. Corrigé : Mouvements sur le compte

47. La fin d’année et le début • Que se passe-t-il en classe 4 et 5 en fin d’exercice civil ? • Certains comptes ne sont pas soldés, l’action du comptable ne s’éteignant pas en fin d’exercice: • exemple du compte 4112 (créances) retraçant les créances impayées que le comptable devra recouvrer sur l’exercice suivant, • exemple du compte trésor 5151 qui n’est pas clos et qui comporte un montant au 31 décembre de l’exercice (qui devra se reporter sur l’exercice suivant) • => le solde débiteur ou créditeur des comptes de classe 4 et 5 en fin d’exercice (N) est appelé : « bilan de sortie » et sera repris sur l’exercice suivant (N+1) en « bilan d’entrée » au débit ou au crédit selon le bilan de sortie

48. Ecriture des bilans d’entrée • Ils reprennent tous les soldes non nuls de l’année précédente par des écritures du type ci-dessous: Compte des bilans d’entrée Le solde est ici créditeur parce-que Tous les BE ne sont pas saisis En réalité, le solde sera nul en raison de la « comptabilité en partie double » qui nécessairement a Imposé une égalité des opérations En débit et en crédit

49. Les documents comptables

50. Le brouillard