UNIDAD DE POLITICA DE RECURSOS HUMANOS DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL

1. UNIDAD DE POLITICA DE RECURSOS HUMANOS DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL Sistema para Aprobación y Registro de Estructuras Organizacionales (SAREO) Abril 2010

2. CONTENIDO • Antecedentes • Objetivo • Disposiciones Normativas • Proceso General. • Acceso al Sistema. • Menú de Opciones. • Estructura Actual. • Generar Propuesta. • Validación. • Envío a SFP. • Autorización.

3. http://www.usp.funcionpublica.gob.mx/doctossareo/

4. OBJETIVO • Conocer el funcionamiento y especificaciones técnicas del Sistema para Aprobación y Registro de Estructuras Organizacionales (SAREO) con en fin de realizar carga de información y movimientos organizacionales.

5. DISPOSICIONES NORMATIVAS • Lo anterior sin detrimento de lo estipulado en el oficio circular SSFP/408/DHO/007/2009 y la Guía Técnica para el Proceso de la Planeación de las Estructuras Organizacionales de la APF y Reglas de Operación para su Aprobación y Registro de 4 de septiembre de 2009, así como la normatividad vigente en la materia. • Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, artículo 37, fracción XVIII. • Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, articulo 65, fracción XI. • Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, artículo 103 y 104. • Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública, artículo 19, fracción VII, y 22, fracciones VI y VII.

6. PROCESO GENERAL Acceso a la aplicación Menú de opciones Reglas de operación Consultar Propuesta en Excel CARGA INICIAL GENERA PROPUESTA DE CARGA INICIAL-UNICA VEZ • Anexar justificación • Observaciones • Semáforos Ir a Carga Inicial AUTORIZACIÓN SFP GENERAR PROPUESTA VALIDACIÓN ENVÍO POR SISTEMA A SFP ESTRUCTURA ACTUAL IR Ir a generar propuesta Ir a envío a SFP Ir a validación MODIFICACIONES A UA´S Y PUESTOS • Creación • Cancelación • Cambio con valuación • Cambio sin valuación

7. ACCESO A LA APLICACIÓN • El acceso a la aplicación se realiza a través de la siguiente dirección electrónica: http://www.usp.funcionpublica.gob.mx/sareo/servlet/login Se presenta la siguiente pantalla: Ingresar Usuario y contraseña y dar clic en acceder

8. ARBOL DE MENÚ DE OPCIONES • Propuestas • Crear:Crear propuestas de carga inicial y de modificación. • Bandeja:Consultar propuestas. • Estructura Actual • Consulta:Consultar estructura actual, se actualizan modificaciones autorizadas. • Carga de Archivos:Importar archivos de carga inicial y propuestas de modificación • Estadísticos • Estadístico de propuestas:(no disponible) • Seguridad • Cambio de contraseña:Personalizar contraseña.

9. CARGA INICIAL 1 Campos que debe contener el el archivo como encabezado en caso de que sea formato Excel, si es formato txt no deberá incluir encabezado, todos los campos de los puestos deberán ir separados por un | (pipe). 2 3 4 • Dar clic en opción “carga de archivos” • Activar tipo de archivo (.xls o .txt) • Presionar el botón EXAMINAR. Ubicar ruta de archivo, seleccionar y abrir • Dar clic en botón “Importar” para ubicar y seleccionar ruta de archivo.

10. REPORTE DE INCIDENCIAS 5. Si el sistema detecta errores de estructura o de formato, presenta reporte de incidencias. • Deberá descargar el reporte en formato excel para verificar la totalidad de incidencias, corregir y volver a importar el archivo. Después de corregir las incidencias que marca el sistema se deberá guardar el archivo con otra versión, esto se deberá realizar cada vez que se corrijan las incidencias. 6. Si el sistema detecta incidencias en archivo de carga inicial presenta pantalla de actualización de incidencias. Clic en el botón cerrar, el sistema cierra la ventana actual 5 NOTA Descargar archivo Dar clic tres veces consecutivas para actualizar las incidencias. (Esperar 2 a 3 minutos) 6

11. CONFIRMAR CARGA INICIAL • En caso de no encontrar incidencias presenta mensaje para confirmar carga inicial: • Si da clic el botón SI, es importante asegurarse que la información es correcta ya que este proceso se realiza por única vez en el sistema. • Verificar que se ha completado su proceso, monitoreando desde el menú consulta de estructura actual, con la tecla F5 podrá validar este proceso. Al término de esta tarea el sistema presentará las UA’s y sus respectivos puestos. Si da clic en el botón SI, el tiempo para consultar la estructura actual es variable Si al consultar la estructura actual todavía no termina de cargar los puestos presenta el siguiente mensaje: • Si da clic en el botón NO regresa a la pantalla de carga inicial, sin haber realizado la carga inicial. NOTA

12. CONSULTA ESTRUCTURA ACTUAL • Una vez realizada la carga inicial o autorización de estructura por sistema, en esta sección el usuario podrá consultar, la última estructura registrada y vigente para la institución. Recuerde que para enviar carga inicial es necesariogenerar una propuesta y enviar a SFP, misma que deberá corresponder a la última estructura registrada de manera oficial. • Cualquier cambio autorizado se verá reflejado en esta consulta. • Se presenta en una estructura de árbol para visualizar la dependencia de los puestos. • Es posible consultar el detalle por UR, UA y puesto. • Los datos se pueden exportar a Excel, PDF. NOTA

13. CONSULTA ESTRUCTURA ACTUAL Seleccione el nombre de la Unidad Responsable UR para consultar su detalle Al consultar UR, tiene la opción de decargar archivo en formato Excel, pdf, o visio. Seleccione Unidad Administrativa (UA) para consultar detalle Seleccione el puesto que requiera para consultar detalle

14. CREACIÓN DE PROPUESTA • Para crear una propuesta: • Dar clic en la opción de menú “crear”. • Seleccionar la Unidad de Responsabilidad. El sistema sólo puede generar propuesta a partir de la UR. • Dar clic en el botón GENERAR, el sistema presenta la pantalla para indicar la fecha de vigencia de propuesta 2 Si realiza la creación a partir de una UA el sistema presenta el siguiente mensaje: 1 1 3 NOTA El proceso es el mismo para crear propuesta de carga inicial o propuesta de modificación.

15. CREACIÓN DE PROPUESTA • Elegir fecha de vigencia. • Dar clic en el botón CREAR. Podrá monitorear el avance de su propuesta presionando la tecla F5, hasta que el sistema presente la ventana anterior. • Dar clic en el botón CANCELAR, el sistema regresa a la bandeja de propuestas 4 6 5 NOTA La fecha de vigencia deberá ser igual o mayor a la última estructura autorizada en el sistema, de lo contrario enviara el siguiente mensaje: Deberá seleccionar una fecha mayor o igual a la autorizada NOTA En CARGA INICIAL sí se puede ingresar fecha anterior.

16. BANDEJA DE PROPUESTAS 7 8 • Una vez que se haya terminado de generar la propuesta, el sistema presenta la siguiente pantalla, en la cual, en su caso, puede generar otra propuesta. • Para consultar las propuestas, dar clic en opción de menú “BANDEJA” • Seleccionar el estatus de propuesta deseado

17. BANDEJA DE PROPUESTAS

18. BANDEJA DE PROPUESTAS • Si se autoriza una propuesta de estructura, aquellas propuestas que tienen estatus de creación cambian de acuerdo a lo siguiente: NOTA

19. MODIFICACIÓN DE PROPUESTAS • Selecciona la opción de Menú • Se presentan todas las propuestas creadas por el usuario (estatus creación) Dar clic para ingresar a propuesta • Seleccionar la propuesta deseada, el sistema presenta la siguiente ventana:

20. MODIFICACIÓN DE PROPUESTAS DESCRIPCION DE PANTALLA Si ya agregó sólo una o más UA’s y requiere agregar todas desde un sólo paso, deberá dar clic en este botón, el sistema agrega en la ventana activa toda la estructura de la Institución que se está trabajando. Esta lista de selección permite agregar las UA’s automáticamente que requiera trabajar. Al dar clic, se verifican los comentarios que la SFP realiza mediante un archivo. (no disponible en esta fase) Dar clic para exportar archivos Al dar clic en este botón, aparece ventana de filtros organizacionales donde se presenta la información general de la estructura propuesta y la estructura actual. En su caso se presentan semáforos que requieran justificación por parte de la institución. Botones de Acción Este botón, presenta reportes de acuerdo al tipo de movimiento (s) realizado (s)

21. MODIFICACIÓN DE PROPUESTAS BOTONES DE ACCIÓN • Dependiendo del nivel organización que seleccione, esto es, UR, UA o puesto, son las acciones a generar con los botones generales. NIVEL ACCIÓN

22. MODIFICACIÓN DE PROPUESTAS • El botón , exporta todos los puestos y UA’s de la propuesta actual en formato Excel. • El botón , exporta todos los puestos y UA’s de la propuesta actual a formato Excel para generar el organigrama mediante el asistente de organigramas de VISIO. • El botón , exporta todos los puestos y UA’s de la propuesta actual a formato txt, este archivo presenta los puestos delimitados por pipe ||, entre cada campo. • El botón , permite consultar la información detallada de UR, UA y Puesto seleccionado. • El botón, permite cancelar la UR, UA y Puesto seleccionado. • El botón , permite modificar o actualizar la UR, UA y Puesto seleccionado. • El botón , así como también la creación de UA’s desde la selección de una UA y la creación de puestos desde un puesto seleccionado.

23. MODIFICACIÓN DE PROPUESTAS MODIFICAR PROPUESTA • Al seleccionar propuesta (UR) CANCELAR PROPUESTA • Al seleccionar puesto CONSULTAR PROPUESTA CREAR PUESTO CAMBIO CON VALUACIÓN • Al seleccionar Unidad Administrativa (UA) CAMBIO SIN VALUACIÓN CREAR UA’S CANCELAR PUESTO CANCELAR UA’S CONSULTAR PUESTO MODIFICAR UA’S CONSULTAR UA’S

24. MODIFICACIÓN DE PROPUESTAS CONSULTAR PROPUESTA MODIFICAR PROPUESTA CANCELAR PROPUESTA • Seleccionar la UR. • Dar clic en el botón el sistema presenta la siguiente ventana, donde podrá modificar la fecha de vigencia de la propuesta. Modificar fecha de vigencia, la cual deberá ser igual o mayor a la última estructura autorizada • Seleccionar la UR. • Dar clic en el botón el sistema presenta la siguiente ventana. Presionar botón “Confirmar” para cancelar propuesta. • Seleccionar la UR. • Dar clic en el botón el sistema presenta la siguiente ventana. • Dar clic en Cancelar para regresar a la propuesta.

25. MODIFICACIÓN DE PROPUESTAS Capturar el nombre de UA Capturar identificador de UA Confirmar creación o modificación de UA CREAR UA´S • Seleccionar la UA. • Dar clic en el botón el sistema presenta la siguiente ventana. NOTA Al crear una UA, si el identificador de la UA que captura esta repetido en la estructura, el sistema presenta el siguiente mensaje: Deberá capturar otro identificador en caso de crear otra UA.

26. MODIFICACIÓN DE PROPUESTAS Dar clic en Cancelar para anular eliminación Dar clic en Confirmar para eliminar UA ELIMINAR O CANCELAR UA’S • Seleccionar la UA. • Dar clic en el botón el sistema presenta la siguiente ventana. • Si la UA no tiene dependientes presenta la siguiente pantalla: NOTA Si la UA tiene puestos vigentes dependientes, el sistema presenta el siguiente mensaje:

27. MODIFICACIÓN DE PROPUESTAS MODIFICAR UA´S • Seleccionar la UA. • Dar clic en el botón el sistema presenta la siguiente ventana Dar clic en confirmar para actualizar los datos y regresar a la propuesta. Nota: No debe haber un Identificador de UA repetido. Dar clic en Cancelar para anular modificación CONSULTAR UA´S • Seleccionar la UA. • Dar clic en el botón el sistema presenta la siguiente ventana

28. MODIFICACIÓN DE PROPUESTAS CREAR PUESTO • Seleccionar Puesto. • Dar clic en el botón el sistema presenta la siguiente ventana: Capturar los datos correspondientes a los campos solicitados Dar clic en “Aceptar” para confirmar creación

29. MODIFICACIÓN DE PROPUESTAS CAMBIO CON VALUACIÓN • Seleccionar puesto. • Dar clic en el botón el sistema presenta la siguiente ventana: • Elegir el tipo de movimiento que tendrá el puesto. • CAMBIO CON VALUACIÓN • CAMBIO SIN VALUACIÓN • Dar clic en confirmar. • Si elige cambio con valuación, el sistema mostrará la siguiente pantalla, donde deberá capturar las modificaciones del puesto de acuerdo al tipo de movimiento:

30. MODIFICACIÓN DE PROPUESTAS Capturar los datos correspondientes a los campos solicitados Dar clic en el botón <Aceptar>, el sistema actualiza los cambios. Dar clic en el botón <Cancelar>, el sistema no actualiza los cambios.

31. MODIFICACIÓN DE PROPUESTAS CAMBIO SIN VALUACIÓN • Si elige cambio con valuación, el sistema mostrará la siguiente pantalla, donde deberá capturar las modificaciones del puesto de acuerdo al tipo de movimiento: Capturar los datos correspondientes a los campos solicitados

32. MODIFICACION DE PROPUESTAS ELIMINAR O CANCELAR PUESTO • Si el puesto que se requiere eliminar cuenta con puestos dependientes el sistema presenta el siguiente mensaje. • Seleccionar puesto • Dar clic en el botón . • En caso contrario, presenta la siguiente pantalla:

33. MODIFICACION DE PROPUESTAS Dar clic en el botón <Cancelar>, anula la eliminación del puesto Dar clic en el botón <Aceptar>, elimina el puesto a la UA

34. MODIFICACIÓN DE PROPUESTAS CONSULTAR PUESTOS • Seleccionar puesto. • Dar clic en el botón el sistema presenta la siguiente ventana. Se presenta la información detallada del puesto seleccionado, sólo de consulta sin poder realizar modificaciones. Dar clic en el botón <Salir>, regresa a la pantalla de modificación de propuestas

35. CUADRO DE MOVIMIENTOS • Deberá verificar los cambios en el cuadro de movimientos de la pantalla Modificación de Propuesta. • Dar clic en el botón CUADRO DE MOVIMIENTOS de la pantalla de Modificación de Propuesta. • El sistema presenta la siguiente pantalla, con los puestos que tienen un tipo de movimiento:

36. CUADRO DE MOVIMIENTOS Filtra Información por Nombre del Puesto Filtra Información por Tipo de Movimiento Dar clic para iniciar la búsqueda de acuerdo al tipo de filtro utilizado Regresa a la pantalla de Modificación de Propuesta Filtra sólo puestos con movimientos Dar clic exporta los puestos de acuerdo al filtro utilizado Reactiva los puestos una vez cancelados.

37. FILTROS ORGANIZACIONALES VALIDAR PROPUESTA • Dar clic en el botón “Validar Propuesta” de la pantalla de Modificación de Propuesta. • El sistema presenta los filtros organizacionales de la propuesta que se está trabajando. Así como, las variaciones de los puestosen relación con la estructura actual.

38. FILTROS ORGANIZACIONALES • Dar clic en el botón CONFIRMAR, el sistema presentará la siguiente pantalla: • Dar clic en “Aceptar”

39. ENVÍO A SFP En caso de presentar semáforo amarillo deberá capturar la descripción de la Justificación. En su caso adjuntar archivo. Dar clic en el botón <Cancelar>, regresa a la pantalla de Modificación de propuestas Dar clic en el botón <Enviar> automáticamente se envía la propuesta a SFP. • El sistema presenta la siguiente pantalla: • Una vez oprimido el botón ENVIAR el sistema regresa a la bandeja de propuestas. • La propuesta enviada pasa al estatus de propuesta “Para revisión en SFP” con o sin justificación.

40. AUTORIZACIÓN DE PROPUESTA • Si la propuesta enviada es autorizada, cambia al estatus de “AUTORIZADA”,esta propuesta no podrá ser editada nuevamente, puede consultarse en bandeja de propuestas. • Si SFP rechaza la propuesta enviada, cambia al estatus de “RECHAZADA”, y las propuestas alternas se quedan con el mismo estatus. • Para consultar estatus de propuestas, ir a la opción de menú “BANDEJA” • Al ser autorizada la propuesta, se actualizará Consulta de Estructura Actual.

41. MODIFICACIÓN DE PROPUESTA DESDE EXCEL • Selecciona de la Bandeja de Entrada la propuesta que tenga el estatus de creación a modificar. • Exportar de la pantalla de Modificación de Propuesta el Reporte de Excel y guardar en PC.

42. MODIFICACIÓN DE PROPUESTA DESDE EXCEL a b e c d • El archivo presenta las siguientes características: • Identificador de la propuesta. • Fecha de Vigencia de la propuesta. • Nombre de la UR a la cual pertenece la Propuesta. • Los puestos vigentes de la propuesta. • Presenta los 17 campos estándar de carga inicial. Además de “Consecutivo único de propuesta” y “Tipo de movimiento”.

43. MODIFICACIÓN DE PROPUESTA DESDE EXCEL Consideraciones generales para trabajar en archivo Excel • No deberá eliminar el encabezado del Excel (identificador de la propuesta, fecha de vigencia, nombre de la UR de la propuesta). • No deberá eliminar la columna de los campos guía para trabajar los puestos. • El sistema permite trabajar el archivo de Excel mediante un muestreo de puestos, es decir podrá trabajar con los puestos que usted requiera, por ejemplo, los que tengan algún tipo de movimiento. • En el archivo de Excel, no podrán crearse puestos titulares, ya que en este archivo sólo se dará el mantenimiento a puestos.

44. MODIFICACIÓN DE PROPUESTA DESDE EXCELEditable No Editable

45. MODIFICACIÓN DE PROPUESTA DESDE EXCELEditable No Editable

46. MODIFICACIÓN DE PROPUESTA DESDE EXCEL • Dar clic en la opción de Menú Carga de Archivos. • Presenta la siguiente pantalla. Anexar archivo de propuesta de modificación Aparece nombre de propuestas en creación, el sistema detecta de manera automática. En su caso, verificar totalidad de incidencias Elegir tipo de archivo Clic en “Importar”

47. MODIFICACIÓN DE PROPUESTA DESDE EXCEL • Si el sistema no detecta incidencias, se actualiza la propuesta y aparece la siguiente ventana: • Dar clic en “Aceptar”. • Ingresar a “Bandeja”, y seleccionar la propuesta modificada: Dar clic para ingresar a propuesta

48. MODIFICACIÓN DE PROPUESTA DESDE EXCEL • Verificar cuadro de movimientos y validación de propuesta. • Si no requiere hacer más modificaciones enviar propuesta a SFP. • Para monitorear el estatus de su propuesta en sistema ir a Bandeja de Propuestas.

49. ANEXO 2. REGLAS DE OPERACIÓN

50. GRACIAS!! • PREGUNTAS Y RESPUESTAS PROCESO GRAL