Orçamento Base Zero

1. Orçamento Base Zero OBZ

2. Orçamento Base Zero • O Orçamento Base Zero consiste na elaboração de uma base orçamentária para um determinado período, sem levar em consideração os orçamentos de períodos anteriores.

3. Trata-se de uma ferramenta estratégica para ajuste de orçamento e redução de custos. Possibilita que gestores conheçam os principais custos e, com isso, possam estabelecer metas de corte e priorizar os custos fundamentais para o funcionamento  do negócio.

4. O Orçamento Base Zero consiste na elaboração de uma base orçamentária para um determinado período, sem levar em consideração os orçamentos de períodos anteriores. O orçamento de uma empresa ou departamento deve estar alinhado à estratégia da empresa. Primeiramente é preciso estabelecer claramente quais são as metas e objetivos do período e, a partir daí, estabelecer as bases orçamentárias. Muitas empresas consideram que os gastos do último exercício são necessários, o que não é obrigatoriamente uma verdade.

5. O conceito de Orçamento Base Zero possui duas premissas básicas. São elas: • O bom orçamento deve assegurar a sobrevivência da empresa no pior cenário e ser capaz de aproveitar as oportunidades advindas dos melhores cenários. • O total de gastos fixos deve se situar próximo da margem de contribuição da empresa no pior cenário possível. É importante que a empresa defina qual é o pior cenário possível, mas não necessariamente um cenário catastrófico.

6. Vantagens do Orçamento Base Zero: • permite alocação dos recursos de maneira eficiente; • ajuda detectar orçamentos inflados; • elimina processos que não agregam valor; • aumenta a comunicação e coordenação dentro da organização.

7. Desvantagens do Orçamento Base Zero: • consome mais tempo do que orçamento tradicional; • obriga os gestores a justificar cada item do orçamento; • requer treinamento específico dos gestores.

8. Para concluir, o Orçamento Base Zero é uma ferramenta estratégica. Parte do princípio de estabelecer os custos e as despesas de uma organização a partir de uma base zero, ou seja, sem levar em consideração os custos de períodos anteriores. Por se tratar de uma ferramenta estratégica, demanda o envolvimento e o tempo de todos colaboradores da organização, de gestores a departamentos operacionais.

9. ORÇAMENTO MATRICIAL (OM)

10. Orçamento Matricial • O orçamento ou análise matricial é uma metodologia gerencial para o planejamento e controle orçamentário que vem ganhando cada vez mais adeptos, principalmente pela facilidade na elaboração e pela visão cruzada e objetiva proporcionada na análise.

11. O método tem este nome exatamente por ser derivado de uma matriz, onde temos os eixos: • Pacotes: neste eixo teremos os grupos de receitas, despesas, custos ou investimentos da empresa; • Entidades: já as entidades representam as subdivisões da empresa (físicas ou virtuais) como unidades, centros de custos ou departamentos.

13. O mais comum é utilizar a análise matricial para o orçamento e controle de despesas, mas seus conceitos cabem perfeitamente as demais áreas do planejamento e orçamento, como receitas, custos e investimentos, por exemplo.O processo de elaboração do orçamento matricial é iniciado com a elaboração de pacotes de gastos e receitas, passando então para elaboração da relação das entidades da empresa, bem como com a definição de seus respectivos gestores.

14. Um dos destaques da metodologia esta justamente na relação do pacote e seu responsável. Por exemplo, imagine que no orçamento de despesas, um dos pacotes será Despesas de Viagens e o responsável por este pacote será um funcionário da área de logística, que é quem responde por todas despesas de viagem da organização. Todas as despesas de viagens que forem realizadas serão contabilizadas neste pacote, independente do setor da pessoa que realizou a viagem.Então mesmo que funcionários da área comercial, da área produtiva ou de qualquer outra área que tenham realizado as viagens, quem responderá pela despesa total e garantirá que a meta seja atingida será o responsável pelo pacote, que buscará de todas as formas minimizar as despesas para atingir as metas estabelecidas.

15. O modelo força que cada um faça seu orçamento pensando estrategicamente como serão realizados os gastos, e avaliando se existem formas de aperfeiçoar a necessidade de recursos, que de outra forma seriam orçados replicados para cada área (entidade).Além disto, é uma forma eficaz de minimizar os riscos dos gestores inflacionarem seus custos para criar uma “zona de conforto” para atingir as metas mais facilmente, ou então gastarem a verba aprovada, para não ser penalizado no próximo orçamento, já que normalmente a controladoria assume a despesa realizada no ano anterior como base.

16. Inclusive este é mais um benefício do orçamento matricial, uma vez que no processo tradicional, o controle dos gastos é centralizado, o que cria um acúmulo de trabalho no setor de orçamento e controladoria, e ainda, faz com que as ineficiências sejam apenas detectadas e sua correção imposta ao gestor do centro de custos ineficiente, isto é, o desvio é detectado apenas depois do fato acontecido quando se faz a análise mensal do planejado x realizado.Ou seja, o gerenciamento matricial de despesas, além de funcionar como um importantíssimo instrumento no processo de alocação de recursos na fase de elaboração do orçamento traz ainda como benefício indireto a antecipação de erros ainda na fase do controle orçamentário, tornando a correção muito mais rápida e eficiente.

17. O orçamento matricial proporciona ainda diversos outros benefícios qualitativos para a organização, entre eles: • Conhecimento detalhado dos gastos; • Avaliação do desempenho individual de cada área; • Estabelecimento de metas justas e desafiadoras; • Melhoria da qualidade da base de dados para a tomada de decisão; • Implementação de mudanças e melhorias contínuas no processo de gestão dos recursos; • Elaboração do orçamento de custos que assegure o alcance de uma diretriz anual de redução de despesas.

18. Trabalhando a hierarquia • Porém, o ponto chave para o sucesso ou fracasso na implantação de um modelo de orçamento matricial está na quebra da hierarquia.  É crucial que os gestores de pacotes tenham autonomia para realizar as cobranças sobre os desvios e isto deve estar formalizado e comunicado a todos na empresa, partindo da própria diretoria ou presidência.É bastante comum empresas que implantaram esta metodologia, mas não conseguem manter por muito tempo, justamente pela falta de autonomia aos gestores de pacote e uma cobrança firme por parte da diretoria em fazer com que todos sigam o método.

19. Vantagens • - Avaliação detalhada dos gastos realizados; • - Alocação de responsabilidades por pacotes de custo e unidade • Eficiência e eficácia nos processos de racionalização de gastos e despesas; • - Motivação dos colaboradores a fim de buscar melhores resultados para a empresa; • - Permite a definição e o alcance dos objetivos e metas da baseada nas diretrizes orçamentárias.

20. Desvantagens • Inflexibilidade da ferramenta caso a padronização não for utilizada corretamente; • - Aumento dos custos de manutenção e implementação conforme o processo é modificado; • - Ausência de eficiência e eficácia nos processos de racionalização de gastos e despesas, caso não haja participação assídua da liderança; • - Ausência de benchmarking interno entre o centro de custos se o Orçamento Matricial não seja devidamente acompanhado.