Progiciel de Gestion intégré Cas d’une société

Progiciel de Gestion intégré Cas d’une société Arona NDIAYE SidyMbakhane DIOP Abdoul Aziz NDIAYE

INTRODUCTION GENERALE Présentation de la société ERP Entreprise •Société belge crée en 2005 par Fabien Pinckaers •4 sites • Belgique: Grand-Rosière : HQ – R&D • Belgique: Bruxelles : Sales & Marketing • USA – Bureau commercial: San Jose: Californie • Inde: Gandhinagar : R&D Center •Croissance organique •Effectif total: 185 employés •Centres de formations: 15 centres sur 3 continents •Un réseau mondial de partenaires: 350 partenaires actifs dans 67 pays •www.openerp.com/partner-worldmap •Licence Open Source (GPL) •La liberté de: • Utiliser le programme • Etudier le code source • Distribuer le logiciel • Redistribuer •L’effet boule de neige! Arona NDIAYE SidyMbakhane DIOP Abdoul Aziz NDIAYE

HISTORIQUE • L’ERP vient de l’anglais « Enterprise Ressource Planning ». Bien que la terminologie anglo-saxonne prime, on utilise parfois dans le monde francophone la dénomination PGI pour Progiciel de Gestion Intégré. La vocation de ce type de solution est d’homogénéiser le système d’information d’une entreprise avec un outil unique qui est capable de couvrir un large périmètre de gestion… OpenERP permet à l’ensemble des données d’être centralisées mais également aux processus métiers d’être harmonisés et maîtrisés par tous les collaborateurs. • OpenERP est donc un PGI complet. Avec plus de 1500 modules, la couverture fonctionnelle d’OpenERP est très large. De la gestion de relation client à la gestion de production en passant par la gestion des ressources humaines, comptable, financière, des stocks et même des projets, OpenERP par la richesse fonctionnelle qu’il procure est un excellent outil professionnel mais aussi pédagogique • OpenERP est modulaire, évolutif et complet, il peut couvrir tout type d’activité et de processus métier! La prise en main et l'utilisation d’un logiciel de gestion classique peut être s’avérer être une tâche ardue. Avec OpenERP, grâce à sa facilité d'utilisation, son ergonomique et son caractère intuitif, le prise en main est facile et l'apprentissage rapide. Arona NDIAYE SidyMbakhane DIOP Abdoul Aziz NDIAYE

OpenErpest un progiciel qui intègre les principales composantes fonctionnelles de l'entreprise comme la gestion de production, la gestion commerciale, la logistique, les ressources humaines, la comptabilité, le contrôle de gestion, la paie, la gestion de la relation clients CRM, la gestion marketing, etc. À l'aide de ce système unifié, les utilisateurs de différents métiers travaillent dans un environnement applicatif identique qui repose sur une base de données unique. Ce modèle permet d'assurer l'intégrité des données, la non-redondance de l'information, ainsi que la réduction des temps de traitement. Arona NDIAYE SidyMbakhane DIOP Abdoul Aziz NDIAYE

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Etude de cas • Dans notrecas nous allonsrealiser la gestiond’une enterprise de fabrication . Elle va nous permettre, entre autres, de gérer les ventes, le CRM, les projets, les entrepôts, les ressources de fabrication, la comptabilité et les ressources humaines. • Elle permet d'adresser tous les besoins business de votre société . Nous allons personnaliser l'interface utilisateur, les champs de recherche, les rapports et de gérer vos processus business en un clic Arona NDIAYE Sidy Mbakhane DIOP Abdoul Aziz NDIAYE

Le logiciel va être déployé sur chaque poste ou via le web. Il suffit simplement de disposer d'un navigateur web. Arona NDIAYE Sidy Mbakhane DIOP Abdoul Aziz NDIAYE

Les modules installes Arona NDIAYE Sidy Mbakhane DIOP Abdoul Aziz NDIAYE

Vente • Il va nous permettre de réaliser l'administration quotidienne de vos ventes grâce à de nombreux outils ou modules performants. Ainsi, depuis la gestion des commandes et des devis jusqu'au paiement et la livraison en passant par la gestion du catalogue et des prix, il couvre tous les besoins fonctionnels liés à l'administration des ventes. • De plus, un module spécifiquement dédiée aux points de ventes avec gestion de caisse, billettage et approvisionnementnous permet de gérer plusieurs magasins ou succursales sans difficultés. • L'intégration du module vente à la livraison et à la comptabilité, offre bien plus de visibilité et minimise les risques. Conjugué à des tableaux de bord permettant d'analyser les ventes, vous disposerez de tous les ingrédients pour effectuer une gestion optimale de vos ventes Arona NDIAYE Sidy Mbakhane DIOP Abdoul Aziz NDIAYE

Ressources Humaines • Toutes les données concernant les employées sont centralisées. Ainsi, les données personnelles, le planning, le service d'affectation, la paie , ou le suivi des absences sont gérés depuis une seule et même interface. • En plus de ces données, il inclus également la gestion des recrutements avec la possibilité de créer des campagnes automatisées où vous pouvez définir toute les étapes ainsi que les rappel pour chaque action à effectuer. • Le module RH inclus également un système de gestion des déclarations d'activité, qui peut facilement être liée au module de facturation, ainsi qu'un système de gestion des notes de frais. Arona NDIAYE Sidy Mbakhane DIOP Abdoul Aziz NDIAYE

Gestion Électronique des Documents • La gestion électronique des documents tiens une place importante dans OpenERP. Celle ci est complétement intégrée à l'organisation ainsi qu'aux événements de gestion ce qui permet un stockage, une diffusion, une maintenance ainsi qu'une utilisation plus efficaces des documents. • Ainsi, Il est possible d'attacher des pièces jointes à des tiers mais aussi à des appels d'offres ou des factures. La présence de FTP partagé avec gestion de la sécurité ainsi que la connectivité full web assure une diffusion de l'information rapide et sécurisé. • OpenERP possède également des outils collaboratifs (wiki + gestion des incidents). Le module de gestion des ticket est d'ailleurs complétement intégré à la gestion documentaire permettant ainsi d'associer également des tickets à des documents. Arona NDIAYE Sidy Mbakhane DIOP Abdoul Aziz NDIAYE

Gestion de projet • Le module de gestion de projet comprenant tous les outils classiques associés à la "moa": les projets sont multi-niveau avec système d'allocation de taches, relance, délégation, contrôle d'avancement et diagramme de Gantt • De plus, la gestion financière est complètement intégré à ce module. Garder le contrôle sur les ressources utilisés (grâce au systeme de pointage par feuille de temps ou taches) , comparer ces couts au budget et ajuster automatiquement la facturation si nécessaire. • De plus, l'intégration au module comptable vous permet également d'intégrer le suivi analytique. Ainsi, en plus de suivre des budget et des coûts, vous pouvez effectuer la refacturation des couts de main d’œuvres interne ou d’éditer un p&l par projet ou sous projet par exemple. Arona NDIAYE Sidy Mbakhane DIOP Abdoul Aziz NDIAYE

Customer Relationship Management • module CRM nous permet de créer et d’optimiser votre relation avec vos clients. • Il nous permet d'optimiser vos opportunités de vente: Estimer vos couts et vos revenus, automatiser la gestion et l'affectation de vos lead, planifier et contrôler vos rendez vous, le tout à partir d'un même écran. • Améliorer le suivi de votre relation client grâce à un système de message d'alertes et aux nombreux rapports de contrôle sur vos clients: (Prévision de CA / analyses des ventes par canal, par tiers etc.....) • Le suivi est d'autant plus simplifier que désormais chaque commerciaux peux se connecter directement à OpenERP grâce à la mobilité et à la connectivité full web de la solution. Plus besoin d'attendre le retour au bureau, les changements sont répercutés directement pour tous les services en temps réelle. Arona NDIAYE Sidy Mbakhane DIOP Abdoul Aziz NDIAYE

Marketing / Actions commerciales • Doté d'un gestionnaire de campagne, il nous permet de planifier automatiquement de nombreuses actions en fonction de critères précis. Ex: envoie automatique d'un sms de confirmation à la validation d'un devis ou envoi automatique de la liste des appels téléphoniques que devront passer vos télé-opérateurs.... • Cette automatisation est multi-canal, (téléphone, sms, email) et multicritère (canal, CA, adresse géographique ...). Ainsi, vous pouvez véritablement mettre en place des scenarii commerciaux différents selon le contexte dont vous pourrez d'ailleurs mesurer facilement l'impact grâce à des tableaux de bords de contrôle. Ceux ci intègrent également les autres composant d'une bonne démarche commerciales ( formulaire de satisfaction via module de gestion documentaire, association catalogues et listes de prix directement dans une campagne ou une fiche tiers....) Arona NDIAYE Sidy Mbakhane DIOP Abdoul Aziz NDIAYE

Comptabilité • Il nous permet la gestion comptable de l'entreprise. on peut donc gérez facilement le suivi comptable pour plusieurs de vos sociétés séparément mais effectuer ensuite automatiquement des regroupements par devises ou sociétés. • Le module compta c'est aussi cinq façons différentes de comptabiliser des pièces avec chacune leur règles et leur niveaux de sécurité ( par pièce, saisie rapide en liste, formulaire point de vente, modèles d'écritures et abonnements) • OpenERP gère également plusieurs plans de comptes vous permettant ainsi de facilement éditer votre reporting en vue consolidé, en IRFS ou en plan de compte local. De nombreux tableaux de bords ou rapports de contrôles vous permette d'ailleurs de suivre au quotidien ces éléments. Le reporting légal lui (taxe, BG, Bilan) peut s’éditer automatiquement grâce aux rapports présents en standard dans la solution. Arona NDIAYE Sidy Mbakhane DIOP Abdoul Aziz NDIAYE

Analytique / Contrôle de gestion • Il nous donne la comptabilité analytique grâce à l'utilisation de journaux et de comptes spécifiques. Ainsi, on va suivre et valoriser les feuilles de temps ou les taches projets pour optimiser votre facturation. Associé à des prestations ou des charges, la comptabilité analytique vous permet ainsi de définir vous différentes méthodes de reventilation (pourcentage fixe, unité d’œuvres....). • Le plan de compte analytique permet aussi comme dans la comptabilité classique de définir des comptes consolidés ou "vue" permettant ainsi d’éditer des rapports d'analytique multi-dimension dans les 2 sens: ventilation d'un compte analytique par compte financier ou affichage de toutes les écritures d'un compte financier liées à un compte analytique. • La gestion budgétaire s’associe sans problème à ce modèle vous permettant ainsi d'établir des budgets analytique Arona NDIAYE Sidy Mbakhane DIOP Abdoul Aziz NDIAYE

Gestion Production Assistée par Ordinateur • La gestion de la production consiste à permettre à l’entreprise de planifier et de suivre la fabrication et l’assemblage de ses produits. OpenERP possède de nombreuses fonctionnalités afin de l’aider dans cette tâche : • Système performant de gestion de la nomenclature des produits : Ordre de fabrication sur produits Multi-niveau avec gestion des sous produits et des rebuts de fabrication et prise en compte des nomenclature fantôme. • Système complet de planification et de gestion des ressources grâce aux ordres de fabrication par gamme de produit (travail en cycle ou à l’heure). Votre calcul de besoin Nets (MRP) se réalise en un clin d’œil. • Automatisez vos ordres de fabrication : Lancez des commandes d’achats, réservez des produits en stock ou lancer des demandes de réapprovisionnement automatique auprès de vos fournisseurs. Arona NDIAYE Sidy Mbakhane DIOP Abdoul Aziz NDIAYE

Gestion d'entrepôt • il nous permet de gérer les stocks, les prélèvements, l’emballage ainsi que la livraison. • Réaliser des inventaires sur chacun de vos entrepôts séparément, anticiper les "stock futur" et paramétrer des alertes ainsi qu'un réapprovisionnement automatique si le stock minimum est atteint.......Voici une liste non exhaustives des fonctionnalités de OpenERP. • La gestion des stocks repose sur une comptabilisation à double entré, comme en comptabilité, ce qui permet de limiter les risques d'erreurs et d'identifier tout de suite les écarts d'inventaires et leur incidence sur la production. • De plus, la gestion des délais de fabrication en fonction des stocks, le collisage ou le délais de livraisons sont naturellement supporté par ce module Arona NDIAYE Sidy Mbakhane DIOP Abdoul Aziz NDIAYE

Personnalisation • OpenERPest très flexible et offre la possibilité de modifier facilement de nombreux éléments (rapports d'extractions,écrans de saisie, workflows opérationnels, menus utilisateurs) afin que vous puissiez profiter d’un système parfaitement adapté à vos besoins. • La personnalisation est également accentuée par l'utilisation de groupes associés à des droits sur des modules ou sur des vues. Simplifiez-vous la vie ! L’utilisateur accède uniquement à l’information dont il a besoin. • Enfin, dans OpenERPon va pouvoir choisir les modules à installer mais vous pouvez surtout choisir de développer les nôtres.. Arona NDIAYE Sidy Mbakhane DIOP Abdoul Aziz NDIAYE

I. Description fonctionnelle I.1 Présentation de OpenErp Connexion à OpenErp L’accès à OpenErp se fait par l’interface Web en laçant le navigateur internet; Une fois dans le navigateur, il faut saisir le l’adresse IP ou le nom du serveur sur lequel se trouve l’application. Cette connexion peut être ajoutée aux favoris pour un accès rapide par la suite. Arona NDIAYE SidyMbakhane DIOP Abdoul Aziz NDIAYE

Il convient d’associer le port à l’adresse du serveur, le tout séparé par : Les identifiants de connexion sont donnés à chaque utilisateur par l’administrateur de la société. Dans notre exemple, l’utilisateur Nicolas Alves se connecte en saisissant son identifiant et son mot de passe. Arona NDIAYE SidyMbakhane DIOP Abdoul Aziz NDIAYE

L’administrateur possède tous les droits, et accède à tous les modules de l’application. Arona NDIAYE SidyMbakhane DIOP Abdoul Aziz NDIAYE

I.2 Les droits utilisateurs L’un des points importants est la gestion des droits d’accès aux informations. La majorité des utilisateurs n’a besoin que de certaines informations de la base de données et n’est amenée à en modifier qu’une petite partie. De ce fait chaque utilisateur a accès à certains modules et dispose de droits (lecture/écriture/modification) sur les données et les éléments. Par exemple, si l’utilisateur détient le rôle de << responsable administratif >>, il peut valider alors que le responsable des ventes s’attache à faire une demande de création de facture sans pouvoir la valider. Ainsi, l’interface du responsable administratif n’est donc pas tout à fait la même que celle du gestionnaire administratif des ventes. De plus, un module commun ne leur donne pas forcément les mêmes droits d’accès et de contrôle sur les données. Arona NDIAYE SidyMbakhane DIOP Abdoul Aziz NDIAYE

Nous pouvons comparer la page d’accueil du gestionnaire des ventes, du gestionnaire des achats et du responsable administratif Le gestionnaire administratif des ventes a en charge les bons de commandes des clients, le suivi des livraisons sortantes jusqu’à l’établissement de la facturation. Il veillera à la mise à jour du fichier clients. Le gestionnaire administratif des achats a en charge les bons de commandes auprès des fournisseurs, le suivi des livraisons entrantes jusqu’à l’établissement de la facturation. Il veillera à la mise à jour du fichier fournisseurs. Arona NDIAYE SidyMbakhane DIOP Abdoul Aziz NDIAYE

Le responsable administratif a en charge le suivi des deux autres rôles, de la comptabilité ainsi que la validation de la facturation. Il assure la gestion des règlements et le suivi des comptes tiers. Arona NDIAYE SidyMbakhane DIOP Abdoul Aziz NDIAYE

II. Description technique Introduction et choix de la méthode d’installation OpenErp fonctionne en mode Saas (Software as a service , en fait logiciel en ligne) ou en mode client/serveur. Je vous conseille de l’utiliser en mode « logiciel en ligne » pour 2 raisons : - il suffit d’installer sur un PC (ou un serveur) le serveur et le serveur web … et c’est tout, pas d’installation sur les autres PC, l’utilisation du logiciel se fait avec un navigateur web • L’interface graphique est plus « actuelle » Arona NDIAYE SidyMbakhane DIOP Abdoul Aziz NDIAYE

Client/Serveur Arona NDIAYE SidyMbakhane DIOP Abdoul Aziz NDIAYE

Logiciel en ligne Lors du téléchargement du logiciel disponible sur le site de l’éditeur : http://www.openerp.com/downloads Arona NDIAYE SidyMbakhane DIOP Abdoul Aziz NDIAYE

Le choix est donné entre 2 solutions d’installation All-In-One : ici un seul programme à télécharger, l’installation est globale et automatique sur le poste mais il faudra cependant apporter quelques modifications pour faire fonctionner le logiciel sur le réseau. A conseiller pour faire des tests et installer rapidement le logiciel. Ici téléchargement des composants du logiciel, en cas de fonctionnement en mode web, il suffit de télécharger Server et Web Client. L’installation est plus « propre » et « professionnelle », à réserver au « responsable réseau » mais elle est aussi très rapide. Arona NDIAYE SidyMbakhane DIOP Abdoul Aziz NDIAYE

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