ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI

1. ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI

2. DEFINICJA PROJEKTU „Projekt jest to zorganizowane działanie zmierzające do osiągnięcia określonego celu"

3. ! Cechy projektu Powoduje Zmiany Cele Projekt Ograniczony Czas Angażuje Zasoby Unikalny

4. PRZYKŁADY PRZEDSIĘWZIĘĆ • planowanie, koordynacja i nadzór inwestycji • prace budowlane, montażowe, remonty • techniczne przygotowanie i planowanie produkcji • opracowanie i wdrożenie systemu informatycznego • projektowanie i wdrażanie systemu zapewnienia jakości ISO 9000 • kampania marketingowa nowego produktu • procesy restrukturyzacji

5. Projekt • Projekt nakłada się na formalną strukturę organizacyjną firmy (z reguły nie dostosowaną do potrzeb projektów) oraz codzienną działalność i przyzwyczajenia organizacji i jej członków • Projekt ma dynamiczny charakter (częste zmiany w otoczeniu mikro- i makroekonomicznym, społeczno-organizacyjnym i marketingowym oraz w samym projekcie) • Wielu udziałowców projektu, dynamiczne zmiany, konieczność pracy grupowej - potrzeba koordynacji i efektywnej komunikacji Projekty muszą być zarządzane inaczej niż standardowa działalność przedsiębiorstwa

6. Kontekst projektu • Bliższe otoczenie projektu • Udziałowcy projektu • Sponsor projektu • Klient • Wykonawca • Kultura organizacyjna • Styl zarządzania • Struktura organizacyjna • Dalsze otoczenie projektu — rynek

7. DYREKCJA DYR.1 DYR.2 DYR.3 ... POŚREDNIK DZIAŁ 1 DZIAŁ 2 ... DZIAŁ n I n f o r m a c j e z a l e c e n i a WYKONAWCA PROJEKTU WYKONAWCA PROJEKTU ... WYKONAWCA PROJEKTU Model organizacji projektowejz pośrednikiem

8. DYREKCJA KOORDYNATOR DZIAŁ 1 DZIAŁ 2 ... DZIAŁ n WYKONAWCA PROJEKTU WYKONAWCA PROJEKTU ... WYKONAWCA PROJEKTU Model organizacji projektowej z koordynatorem

9. DYREKCJA DZIAŁ 1 DZIAŁ 2 DZIAŁ ... DZIAŁ n SZEF PROJEKTU 1 WYKONAWCA PROJEKTU 1 WYKONAWCA PROJEKTU 1 WYKONAWCA PROJEKTU 1 WYKONAWCA PROJEKTU 1 SZEF PROJEKTU 2 WYKONAWCA PROJEKTU 2 WYKONAWCA PROJEKTU 2 WYKONAWCA PROJEKTU 2 WYKONAWCA PROJEKTU 2 Model macierzowejorganizacji projektowej

10. DYREKCJA PROJEKTY DZIAŁ 1 DZIAŁ 2 DZIAŁ ... DZIAŁ n WYKONAWCA PROJEKTU, DZIAŁ 1 WYKONAWCA PROJEKTU, DZIAŁ 2 WYKONAWCA PROJEKTU, DZIAŁ ... WYKONAWCA PROJEKTU, DZIAŁ n Model zadaniowej organizacji projektowej (task force)

11. Kontekst projektuDalsze otoczenie projektu — rynek Kontekst projektu (suma oddziaływań czynników z bliższego i dalszego otoczenia projektu) wpływa na dobór narzędzi i metod zarządzania projektem oraz na sposób i jakość podejmowanych decyzji bariery wejścia na rynek siła przetargowa odbiorców rywalizacja konkurencyjna siła przetargowa dostawców substytuty

12. Problem • Większość projektów kończy się większym lub mniejszym niepowodzeniem • Przyczyną są najczęściej błędy w zarządzaniu

13. Zarządzanie projektem • Wybór i decyzja o podjęciu projektu • Planowanie projektu • Realizacja projektu • Kapitalizacja wiedzy

14. Założenie: podjęta decyzja o realizacji projektu • Planowanie projektu: • Jak go zrealizować? • Ile to będzie kosztować? • Jak długo będzie trwało? • Czy mamy wystarczające zasoby do realizacji projektu? • Jak zapewnić duże prawdopodobieństwo osiągnięcia sukcesu?

15. Planowanie projektu • Podział projektu („packaging”) • Kwantyfikacja • Ustalenie kolejności działań • Budżetowanie • Harmonogramowanie

16. Statement of Work (SOW) • Zapis werbalny tego, co ma być zrobione w projekcie • To musi być zrozumiałe (w ten sam sposób) dla klienta i wykonawcy • Zawsze są jakieś nieporozumienia, istnieją podręczniki pisania SOW

17. Podział projektu (stworzenie WBS)

18. Przedstawienie wszystkich prac, które mają być zrealizowane w projekcie w postaci hierarchicznej listy, np.: projekt podprojekty pakiety prac grupy zadań zadania Prezentacja struktury podziału prac (graficzna, lista) Kody struktury podziału prac Hierarchiczna dekompozycja prac koniecznych do wykonania jednoznacznie identyfikowalnych produktów Struktura podziału prac (SPP) -Work Breakdown Structure (WBS) Zorientowane na rezultat zgrupowanie elementów projektu, które definiuje i porządkuje całkowity zakres projektu. Metoda WBS jest zazwyczaj stosowana w celu zaprojektowania lub potwierdzenia faktycznego zakresu projektu i pozwala na określenie wspólnego dla wszystkich udziałowców projektu stopnia szczegółowości zadań.

19. Każde zadanie występujące w SPP powinno być: związane z konkretnym produktem projektu przypisane do konkretnego zasobu (osoba, zespół), który jest za nie odpowiedzialny mierzalne w sensie możliwości stwierdzenia wykonania pracy Zadanie występujące w SPP może składać się z podzadań o własnej strukturze Kryteria podziału produkty końcowe funkcje czas realizacji zakres prac miejsce realizacji zespół realizacyjny Metoda top-down Struktura podziału prac - zasady budowy

20. 1 System alarmowy 11 Zarządzanie konfiguracją 14 Sieć alarmowa 15 Procedury wytworzenia 16 Utrzymanie funkcjonowania 12 Zasilanie 13 Próby 121 Prostowanie 122 Filtrowanie 123 Regulacja 141 Czujniki 142 Obróbka sygnału 1411 Czujnik ruchu 1412 Czujnik dymu 1413 Czujnik gazu 1414 Czujnik wody 1415 Czujnik spadku napięcia Struktura Podziału Prac (WBS)System alarmowy w hali produkcyjnej

21. Projekt: Uruchomienie nowej linii produkcyjnej • Cel: Budowa i uruchomienie nowej linii technologicznej w zakładzie produkcyjnym • Założenia: • Projekt wewnętrzny • Wykonano: strategiczny plan marketingowy, studium wykonalności, biznes plan, • Podjęto decyzję o inwestycji

22. Projekt: Nowa linia produkcyjna 1.DOKUMENTACJA 2.DOSTAWA URZĄDZEŃ 3.ROBOTY PRZYGOTOWAWCZE 4.ROBOTY BUDOWLANO-MONTAŻOWE 5.TESTY, ROZRUCH 6.NABÓR KADR, SZKOLENIE 7.ZARZĄDZANIE 8. PRAWO, PRZEPISY

23. 8. PRAWO, PRZEPISY • 8.1.Licencje, Pozwolenia • 8.2.Postępowanie lokalizacyjne • 8.3.Uzgodnienia z dostawcami świadczeń • 8.4.Uzgadnianie sieci uzbrojenie terenu • 8.5.Ochrona środowiska • 8.6.Ochrona bezpieczeństwa i higieny pracy • 8.7.Inne przepisy, opinie, zgody • 8.8.Porozumienia z Związkami Zawodowymi

24. 4.1 Pakiet prac: Roboty ziemne • 4. 1.1 Wykonanie makroniwelacji • 4. 1.2 Wykonanie wykopu • 4. 1.3 Wywóz urobku • 4. 1.4 Wykonanie skarp • 4. 1.5 Zabezpieczenie wykopu • 4. 1.6 Odwadnianie wykopu • 4. 1.7 Projekt organizacji ruchu • 4. 1.8 Drogi technologiczne tymczasowe (przygotowanie, demontaż)

25. PROJEKT ATELIER ANALIZA PROJEKTU BUDOWA ATELIER INSTALACJA MASZYN PRACE BUDOWLANE PRACE KONSTRUKCYJNE PRACE MECHANICZNE PRACE ELEKTRYCZNE Koordynacja, weryfikacja planów, zakupy uzupełniające Plan robót Plan robót Plan okablowania Biuro Projektów Dział Robót Budowlanych Prace ziemne, fundamenty/posadzki Połączenie elementów konstr. Posadowieniemaszyn Sprawdzenie konstrukcji, montaż, Dział Konstrukcji Sprawdzenie maszyn, montaż, próby Dział Maszyn Dział Elektryczny Sprawdzenie, pociągnięcie kabli, montaż Dział Transportu Wywóz ziemi i gruzu Przewóz szkieletu metalowego i płyt Przewóz maszyn Przewóz rozdzielni i kabli WBS +OBS (Organisational BS) - Projekt Atelier

26. Poziom 1 RADAR Struktura Podziału Prac Poziom 2 ANTENA NADAJNIK ODBIORNIK KABINA OPERATORA ZŁĄCZE OBROTOWE TALERZ ŹRÓDŁO SYGNAŁU LAMPA Poziom 3 ELEMENT 2 ELEMENT 1 ELEMENT 3 Poziom 4 Struktura organizacyjna BP Biuro Projektowe DP Dział Produkcji Pakiet prac PP DKJ Dział Kontroli jakości Macierz odpowiedzialności (RAM)

27. Kwantyfikacja

28. Kwantyfikacja polega na: • Rozbiciu każdego pakietu pracy na najniższym poziomie WBS na zadania (czynności) – ich postęp powinien być mierzalny za pomocą jednej jednostki • Związaniu z każdym zadaniem jednostki miary i ilości pracy do wykonania

29. Projekt A – pakiet 1.1:Przygotowanie placu budowy • Zadanie 1: oczyszczenie terenu • Zadanie 2: wywóz ziemi • Zadanie 3: wyrównanie terenu • Zadanie 4: wykopy • Jakie miary związać z tymi zadaniami?

30. Problem • Wybór miary i określenie ilości pracy • Projekty informatyczne (ilość linii kodu?) • Napisanie pracy doktorskiej (ilość stron) • Projekty badawcze (??) • W ostateczności jednostka EA (each), ilość 1 – trudno śledzić zaawansowanie • Ilość należy próbować oszacować

31. Przykładowy projekt (A)Pakiet 1 (Fundamenty)

32. Ustalenie kolejności działań

33. Ustalenie kolejności działań polega na: • Znalezieniu relacji między poszczególnymi zadania (co musi być zrobione przed czym - częściowy porządek, tzn. niektóre pary zadań niezależne, niektóre związane relacjami) • Na tym etapie nie otrzymujemy jeszcze harmonogramu (bo np. nie ma dat)

34. TECHNIKI GRAFICZNE W METODACH SIECIOWYCH • model 1 ADM (Arrow Diagraming Method)Model zdarzeniowy (ZDARZENIA jako WIERZCHOŁKI, ZADANIA jako ŁUKI) • konieczność stosowania zadań pozornych (zerowych) • model 2 PDM (Precedence Diagraming Method)Model przyczynowo-skutkowy (ZADANIA jako WIERZCHOŁKI, ZALEŻNOŚCI jako ŁUKI)

35. model 1 model 2 A C A C 1 3 5 0 B D B D 2 4 6 TECHNIKI GRAFICZNE W METODACH SIECIOWYCH

36. ZALEŻNOŚCI POMIĘDZY ZADANIAMI • Zakończenie – Rozpoczęcie (ZR) • Rozpoczęcie – Rozpoczęcie (RR) • Zakończenie – Zakończenie (ZZ) • Rozpoczęcie – Zakończenie (RZ)

37. Wykop pod stopę Wykonanie stopy betonowej Wykonanie stopy betonowej Montaż słupa Dojrzewanie betonu Roboty tynkarskie Malowanie Zakończenie - Rozpoczęcie (ZR) • zadanie następujące może rozpocząć się dopiero po zakończeniu zadania poprzedzającego ZR ZR+ ZR-

38. Eksploatacja sieci komputerowej w laboratorium Kurs obsługi MSProject Rozpoczęcie – Rozpoczęcie (RR) • zadanie następujące może rozpocząć się dopiero po rozpoczęciu zadania poprzedzającego

39. Roboty budowlane Kompletacja i dostawa wyposażenia Zakończenie - Zakończenie (ZZ) • zadanie następujące może zakończyć się dopiero po zakończeniu zadania poprzedzającego

40. Następnik Poprzednik Poprzednik Następnik Rozpoczęcie – Zakończenie (RZ) • zadanie następujące może zakończyć się dopiero po rozpoczęciu zadania poprzedzającego RZ RZ+

41. MODYFIKACJA ZALEŻNOŚCI POMIĘDZY ZADANIAMI • Dodatkowe zależności wynikają z • opóźnienia (Lag Time) (+) • wyprzedzenia (Lead Time) (-) następujących po sobie zadań (Lead Time = - Lag Time) • Opóźnienie / Wyprzedzenie może być zadane • Jako wartość bezwzględna w jednostkach czasu pracy albo czasu ciągłego (kalendarzowego) • Jako % czasu poprzednika

42. ZR-20% RR+80% ODSTĘP I WYPRZEDZENIE WZGLĘDNE • zadanie następujące może rozpocząć się na 20% czasu przed zakończeniem zadania poprzedzającego ZR-20% • zadanie następujące może rozpocząć się po 80% czasu od rozpoczęcia zadania poprzedzającego RR+80%

43. ZR-1d RR+4d ODSTĘP I WYPRZEDZENIE BEZWZGLĘDNE • zadanie następujące może rozpocząć się na 1 dzień roboczy przed zakończeniem zadania poprzedzającego ZR-1d • zadanie następujące może rozpocząć się po upływie 4 dni roboczych od rozpoczęcia zadania poprzedzającego RR+4d

44. OGRANICZENIA LOKALIZUJĄCE W CZASIE (Constraints) • Jak najwcześniej (As Soon As Possible) • Jak najpóźniej (As Late As Possible) • Rozpocznij nie wcześniej niż (Start No Earlier Then) • Rozpocznij nie później niż (Start No Later Then) • Zakończ nie wcześniej niż (Finish No Earlier Then) • Zakończ nie później niż (Finish No Later Then) • Musi rozpocząć się (Must Start On) • Musi zakończyć się (Must Finish On)

45. KATEGORIE OGRANICZEŃ • ograniczenia elastyczne (JNW, JNP)Możemy zmieniać termin rozpoczęcia lub zakończenia zadania • ograniczenia umiarkowane(RNWN, RNPN, ZNWN, ZNPN)Mamy ograniczoną swobodę zmieniania terminów rozpoczęcia lub zakończenia zadania • ograniczenie sztywne (MRS, MZS)Planujemy zadanie w określonym terminie

46. Na podstawie sieci tworzony jest harmonogram • Harmonogram zawiera daty rozpoczęcia i zakończenia projektu i każdego z zadań • Te daty można w pewnym zakresie wybrać: harmonogramy ASAP, ALAP, pośrednie • Metoda ścieżki krytycznej - klasyczna

47. Harmonogram a zasoby • Z każdym zadaniem związane są zasoby • Zasoby mogą zmienić harmonogram! Problem przeciążenia zasobów

48. Budżetowanie Należy zacząć od próby oceny kosztów związanych z projektem

49. Estymacja powinna być rzetelna • Jeśli zawsze zbyt optymistyczna – przewiduje się rezerwy (czy potrzebne?) • Jeśli zawsze pesymistyczna – uśpiona czujność • Niska cena przy optymistycznej estymacji – nie opłaca się na dłuższą metę

50. Dokładność estymacji Koszt estymacji Metody szacowania kosztów • Dokładna estymacja nie zawsze jest możliwa!