Primaria Municipiului Constanta

1. Primaria Municipiului Constanta Imbunatatirea informarii cetatenilor prin managementulelectronic al documentelor

2. Cum se desfasura relatia cu cetateanul acum 5 ani • Un singur ghiseu pentru inregistrarea pe suport hartie a documentelor primite de la cetateni • Sediile primariei nu erau interconectate in retea • Nu exista posibilitatea de a urmari traseul parcurs de o cerere din momentul inregistrarii acesteia • Nu se puteau evidentia documentele care nu fusesera rezolvate in termenul legal • Nu exista un centru special destinat relatiilor cu publicul • Nu exista pagina de web a Primariei

3. Cum se desfasoara relatia cu cetateanul in vara anului 2005 • Exista Centrul de Informare Cetateni, dotat la standarde occidentale, cu 12 birouri pentru inregistrarea documentelor • Fiecare sediu al Primariei (7 sedii) are propriile puncte de registratura; toate sediile sunt interconectate in retea si au acces la internet • Toate documentele sunt inregistrate electronic, intr-un registru unic, prin intermediul Programului de Management Documente; toti cei 514 salariati au acces in acest program si isi pot gestiona documentele aflate in lucru; cetatenii au acces la informatiile care ii intereseaza, aflate in baza de date a programului • Exista pagina de web a primariei – www.primaria-constanta.ro

4. Programul de Management Documente • Inregistrarea tuturor documentelor (atat interne, cat si externe) intr-un registru unic • Urmarirea circuitului parcurs de un document de la o persoana la alta, pana la rezolvarea finala a documentului • Urmarirea modului in care sunt respectate termenele de rezolvare pentru fiecare document in parte • Crearea de dosare personale prin gruparea documentelor referitoare la un anumit subiect • Crearea arhivei electronice prin atasarea de diferite fisiere la un anumit document • Localizarea documentelor pe harta digitala a orasului • Gestionarea Hotararilor de Consiliu, a Dispozitiilor de Primar, Fiselor de Post si Declaratiilor de Avere • Posibilitatea de a cauta si gasi rapid orice document dupa criterii complexe de cautare

5. www.primaria-constanta.ro • cetatenii care au depus si inregistrat o cerere la Primarie pot acum sa afle in orice moment care este starea rezolvarii acesteia (aprobata, neaprobata, in lucru) sau la ce functionar din Primarie se afla in lucru • site-ul ofera informatii despre actele necesare diferitelor tipuri de solicitari, care se pot descarca si lista, si mai ales se pot descarca formularele tip, pentru a fi completate si depuse la Primarie • municipalitatea publica pe site, intr-o sectiune special destinata acestui scop, proiectele pe care urmeaza sa le supuna aprobarii Consiliului Local

6. www.primaria-constanta.ro • cetatenii pot cauta dupa diferite criterii si vizualiza Hotararile Consiliului Local • vizitatorii site-ului pot afla informatii despre programul de lucru si adresele de contact ale tuturor functionarilor din Primarie (e-mail, numere de telefon, adresa biroului unde lucreaza) si le pot trimite intrebari sau sugestii • ultimele stiri privind administratia publica sunt publicate intr-o sectiune speciala de pe pagina principala, si sunt disponibile si in format XML, iar cetatenii sau alte pagini de web se pot abona pentru a le primi in format electronic

7. Care sunt obiectivele atinse • cresterea gradului de organizare al institutiei, printr-un management mult mai eficient al informatiei; • decizii mai rapide si eficiente, sustinute de informatii reale; • responsabilizarea tuturor salariatilor prin posibilitatea urmaririi gradului de ocupare al fiecaruia si a eficientei in rezolvarea sarcinilor; • gestionarea la fel de facila a documentelorin orice situatie de schimbare/modificare a structurii organizatiei sau a regulilor interne de functionare; • cresterea gradului de transparenta in relatia cu cetateanul, prin punerea la dispozitie si publicare intr-un format accesibil (XML) a unor informatii de interes general (Hotarari de Consiliu, Dispozitii de Primar, Actele necesare pentru diferite tipuri de solicitari, Declaratii de avere) sau de interes particular (aflarea stadiului de rezolvare a cererilor depuse de catre o anumita persoana);