Proyecto SGFT

1. Proyecto SGFT INT – 00 Navegación SAP Introducción al sistema R/3 de SAP Febrero de 2006

2. Agenda • Reglas • Metodología • Objetivos del Curso • Que es un ERP ? • Que es significa SAP ? • Estructura • Módulos • Ingreso al sistema • Navegación • Conceptos Ampliados • Evaluación

3. Reglas • Apagar el celular • Evitar salir durante el curso • Respetar el horario del curso • Respetar los intervalos • No ingresar bebidas y/o alimentos a la sala de capacitación • Tener actitud participativa • Preguntar toda duda por más obvia que sea • Serán anotadas las preguntas que estuviesen fuera del alcance del curso • Prestar atención a las pregunta, contribuyen a aclarar sus propias dudas • Prestar atención en el curso • Tener en cuenta el objetivo del mismo

4. 3 Demostración En SAP 2 Presentación Conceptual 4 Preguntas y Respuestas 4 Cierre 1 Introducción 5 Práctica y Ejercicios 6 Preguntas y Respuestas 7 Evaluaciones Metodología

5. Objetivos del Curso • Al final del curso el participante será capaz de: • Identificar los elementos necesarios para la interacción con SAP R/3 • Identificar los elementos de una ventana típica • Navegar por el sistema • Personalizar las parametrizaciones del sistema • Entrar, navegar y obtener ayuda en SAP R/3 • Conocer algunos conceptos básicos de SAP R/3 • Describir el propósito y definición de los elementos organizacionales, datos maestros y transacciones de SAP

6. Que es un ERP ? • El termino ERP significa: Planeación Empresarial de Recursos, expresando que afecta a toda la empresa y que controla los recursos necesarios para la gestión integral de la misma. Planeación del Recurso de la Empresa (ERP) es un sistema de software modular e integrado con una flexible arquitectura que soporta la operación de los negocios apoyando la planeación, producción, ventas, procesos, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, distribución, contabilidad y recursos humanos, entre otros. Un ERP es un sistema de información que integra aplicaciones informáticas para gestionar todos los departamentos y funciones a través de una compañía que pueda responder a las necesidades particulares de todos los diversos departamentos, incrementando la productividad empresarial al estandarizar procesos e integrarlos; mejorando la toma de decisiones por estar compartiendo información a través de la organización

7. Que significa SAP ??? Compañía alemana, las iniciales SAP significan: Sistemas, Aplicaciones y Productos especializados en procesar datos (Systems, Applications and Products in Data Processing.) Es un sistemaintegradoque logra incorporar lasmejores prácticasde negocio a los diferentesprocesosde industria,optimizandoel manejo de lainformaciónmediante una solución modular, donde cada modulo maneja una función diferente (gestión financiera, gestión de materiales, entre otros). A pesar que cada uno maneja funciones específicas, esta totalmente integrado.

8. Producto R/3 • R/3. Sistema que proporciona funcionalidades integradas para apoyar los procesos organizacionales. • Estas iniciales se refieren a que SAP trabaja en tiempo real en tres niveles: • Presentación (GUI  Graphics User Interface) • Aplicación • Base de datos • Versión del software o Release para Gobernación de Antioquia es MySAP ERP-2005 (ECC6)

9. Clientes/Servidor

10. Sistema Parametrizable ? ?

11. IS HR AM QM WF PM MM CO FI PS PP SD R/3 base de procesos de negocio Vista Funcional Modelo de Procesos Modelo de Datos

12. SD SD SD Sales & Sales & FI FI Distribution Distribution Finance MM MM MM CO Materials Materials Controlling AM AM PP PP Fixed Production Production Assetts PS QM QM Projects Quality Quality PM PM OC OC Maintenance Offimatics Maintenance Offimatics HR IS HR IS Human Vertical Vertical Solutions Resources Solutions Estructura Libro Mayor Impuestos Cuentas por Pagar Cuentas por Cobrar Tesorería – Caja Tesorería – Deuda e inversiones R/3 Cliente / Servidor ABAP - WEB

13. SD SD SD Sales & Sales & FI FI Distribution Distribution Finance MM MM MM CO Materials Materials Controlling AM AM PP PP Fixed Production Production Assetts PS QM QM Projects Quality Quality PM PM OC OC Maintenance Offimatics Maintenance Offimatics HR IS HR IS Human Vertical Vertical Solutions Resources Solutions Estructura R/3 Cliente / Servidor ABAP - WEB PS-CD Rentas y IPS Presupuesto

14. SD SD SD Sales & Sales & FI FI Distribution Distribution Finance MM MM MM CO Materials Materials Controlling AM AM PP PP Fixed Production Production Assetts PS QM QM Projects Quality Quality PM PM OC OC Maintenance Offimatics Maintenance Offimatics HR IS HR IS Human Vertical Vertical Solutions Resources Solutions Estructura Tiempo Real Procesos de Negocios Arquitectura Cliente / servidor R/3 Extensa Funcionalidad Cliente / Servidor ABAP - WEB Diseñado para soluciones de Industria Sistemas Abiertos Multinacional Multimoneda Multilenguaje Multicompañia Internet

15. Libro Mayor Impuestos Cuentas por Pagar Cuentas por Cobrar Tesorería – Caja Tesorería – Deuda e inversiones FI Contabilidad MM CO Materiales Costos AM R/3 Activos Fijos Cliente / Servidor ABAP - WEB IS Soluciones Industriales Alcance Gobernación de Antioquia PS-CD Rentas y IPS Presupuesto

16. FI Estructura Contabilidad Financiera (FI) El modulo de aplicación FI esta diseñado para la administración automatizada y reporteo externo de la contabilidad general, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y otras cuentas de libros auxiliares con un catálogo de cuentas definible por el usuario.

17. GL General Ledger Estructura Libro Mayor - GL (General Ledger ) • Donde se define el Catalogo de cuentas contables. • Proporcionar un cuadro general de la contabilidad • Administración por partidas abiertas para ciertos procesos (cuentas puentes, provisiones, diferencia en cambio, etc.) • Contabilización automática y simultánea de todas las partidas auxiliares en las correspondientes cuentas de mayor de las operaciones ocurridas en los diferentes módulos de integración. • Actualización simultánea de las áreas del libro mayor y contabilidad de costes (Controlling) • Evaluación en tiempo real y gestión de informes sobre los datos actuales de contabilidad, en forma de visualizaciones de cuentas, cierres con diferentes versiones de balances y análisis adicionales.

18. AP Cuentas por Pagar Estructura Cuentas por Pagar - AP • Administra el maestro de proveedores-acreedores • El módulo de proveedores FI-AP registra y administra los datos contables de todos los proveedores. • Además es parte integrante del Módulo MM (Gestión de Materiales – Compras), dónde las entradas de mercancias / servicios con facturas son registradas para cada proveedor. • El sistema efectúa contabilizaciones en el Módulo FI-GL automáticamente en respuesta a estos movimentos. • Para ayudar al usuario a mantenerse informado sobre las partidas abiertas, existen previsiones de vencimentos e informes de control que pueden ser ejecutados.

19. AR Cuentas por Cobrar Estructura Cuentas por Cobrar - AR • Administra el maestro de clientes - deudores • El módulo de Cuentas a cobrar registra y administra los datos contable de los clientes (deudores). • Es parte integrante del Módulo SD (Modulo Comercial-Ventas) que le efectua registros automáticos en el momento de la facturación . • Contiene un conjunto de herramientas que puede ser utilizado para el análisis de partidas abiertas, como por ejemplo: análisis de cuentas, cuadros de vencimentos.

20. TR Tesorería Estructura Tesorería Gestión de Caja TR-CMDeuda e Inversiones TR-LO • Administra los datos maestros de bancos Propios. • Tiene como objetivo garantizar una gestión eficaz de la liquidez tanto para cubrir los pagos obligatorios al vencimiento de las obligaciones. • Monitorea las entradas y salidas de caja. (Previsión y Posición de Tesorería) • Gestiona las operaciones financiares que componen el portafolio de inversiones y deuda pública • Administra el manejo de las cajas a través de operaciones. Libros de cajas • Realiza el manejo de conciliaciones bancarias automáticas y manuales

21. AM Activos Fijos Estructura Activos Fijos - AM • El componente de Contabilidad de activos fijos se utiliza para gestionar y supervisar activos fijos. • En la Gestión financiera del Sistema R/3 de SAP, sirve de libro auxiliar del libro mayor de FI, suministrando información detallada sobre los movimientos relacionados con activos fijos. • Calcula depreciación y amortización • Administra y maneja obras en proceso y diferidos • Maneja diferentes tipos de valoración • Calcula ajuste por inflación

22. CO Costos Estructura Costos - CO • El Controlling le proporciona la información para facilitar las decisiones de gestión. • Controlling (CO) y Gestión financiera (FI) son componentes que funcionan de forma autónoma dentro del sistema SAP • Todos los datos pertinentes a los costes fluyen automáticamente desde la Gestión financiera hacia el Controlling. • El sistema asigna costes e ingresos a objetos de imputación a cuentas CO, como centros de coste, proyectos u órdenes. • En el Controlling se gestionan las cuentas correspondientes de la Gestión financiera como clases de coste o clases de ingreso.

23. EC Consolidación Estructura Consolidación - EC • Contiene funciones del sistema de consolidación que se pueden usar para presentación de cuentas externa (establecida por la ley) así como para gestión de informes interna. • Considera que existan un plan único de cuentas para las entidades a consolidar • Las funciones del sistema de integración permiten lo siguiente: • Creación de las unidades organizativas de consolidación, según las unidades (estructura jerárquica) en el sistema operativo. • Recopilación automatizada de datos de movimiento: existen métodos de transferencia de datos (Uploads) • Permite la definición de distintos métodos para trasladar los datos de movimiento al sistema de consolidación: manuales o automáticos

24. MM Admon Materiales Estructura Gestión de ComprasAdministración de Materiales – MM • Es el módulo en el cual se realiza el control de los materiales y/o servicios por diversos criterios principalmente por el concepto Centro el cual esta dado en función de aspectos de producción, suministro, mantenimiento y planificación de necesidades • Está totalmente integrado con los demas módulos, soportando todas las fases de Administracion de materiales/servicios: Planeacion y Control de materiales, compras, recepcion de mercancias, Administracion de Stock y verificacion de facturas. Requisición de Compras Orden de Compra Recepción Factura

25. IPS Control Presupuestario Estructura Control Presupuestario - IPS • La Gestión presupuestaria se encarga de presupuestar todos los ingresos y gastos a través de una dirección presupuestal (Datos maestros). • Permite controlar los futuros movimientos de recursos de acuerdo con el presupuesto disponible y prevenir excesos en el presupuesto, tanto en el presupuesto de comprometido como en el presupuesto de Caja (PAC) • Se puede adaptar el presupuesto a las modificaciones en las condiciones: mediante liberaciones, suplementos, devoluciones y traslados • En el control presupuestario la sociedad FI toma el nombre de Entidad de Control Presupuestario • Cuenta con transacción de cierre de ejercicios independiente al del cierre Financiero-contable • Esta integrado con todos los módulos del sistema

26. PSCD Rentas Estructura Ingresos - Rentas - PS-CD • Controla el maestro de la cuenta única del ciudadano (Contribuyente) o interlocutor comercial. • Controla y gestiona las operaciones de facturación y recaudos de los contribuyentes a través de cuentas contrato, las cuales permiten actualizar la información contable. Ej. impuesto de predial, registro, etc. • Actualiza el modulo financiero por medio de claves de reclasificación

27. Costos Tesorería Compras Contratación Presupuesto Plan de Cuentas Cuentas X Cobrar Cuentas x Pagar Rentas Fijos Activos Estructura Contabilidad

28. Navegación: Ingreso al Sistema Hacer doble click en el icono de SAP logon • Aparecerá la pantalla de ingreso a SAP

29. Navegación: Ingreso al Sistema • El Sistema R/3 es un sistema de mandantes. El concepto de mandante permite a diferentes empresas independientes entre sí en términos empresariales llevar a cabo operaciones conjuntas en el mismo sistema. • En un modo de usuario sólo podrá acceder a los datos de cliente que haya seleccionado en el momento de entrar al sistema. • En términos comerciales, organizativos, y técnicos un mandante es una unidad independiente en el Sistema R/3. Cada mandante posee su propio entorno de datos y, por tanto, datos maestros y datos variables propios, registros maestros de usuario asignados, gráficos de cuentas y parámetros específicos de parametrización: definida por el levantamiento de unos macroprocesos y sus respectivos procesos. Es un ambiente independiente de datos. • Constituye el nivel superior de la jerarquía del Sistema R/3 • Debe crearse un registro maestro de usuario vinculado al mandante en cuestión para que el usuario pueda entrar al sistema.

30. Ambiente de SAP DES QAS PRD • DES: (Desarrollo) Donde se realizan todas las parametrizaciones, programas y ajustes a objetos de SAP (Objetos: Programas, pantallas, tablas, funciones) • QAS (Pruebas): Se realizan pruebas con datos similares a los reales • PRD (Productivo): Ambiente de trabajo real.

31. Ingrese el mandante Ingrese el usuario Ingresar password. Por seguridad, se mostraran asteriscos Seleccione el idioma de trabajo. Si lo deja en blanco, tomara el idioma por defecto (en este caso Español) • Reglas para crear la contraseña: • Debe tener al menos 3 caracteres y no más de 8 • Pueden utilizarse letras y/o números; también son válidos los signos de puntuación • No debe iniciar con signos de admiración, signos de interrogación, espacio en blanco ni con 3 caracteres idénticos. • No debe ser igual a otra contraseña anterior del usuario Si es la primera vez que ingresa el sistema le pedirá que cambie la clave. Navegación: Ingreso al Sistema <ENTER>

32. Si intenta ingresar al sistema y ya lo había hecho, el sistema le muestra este mensaje en donde usted recibe la información de cuando se ingresó y debe seleccionar la acción a seguir.

33. Por barra de menú desde cualquier pantalla: Sistema>Salir del sistema • Aparecerá una leyenda para confirmar que se perderán los datos no grabados. Si está seguro presione SI Navegación: Salir del Sistema

34. Navegación

35. Navegación Encabezado de la Pantalla Barra de Menú Barra de Herramientas Barra de Títulos Cuerpo de la Pantalla Menú Imagen Barra de Estado

36. Navegación: Barra de Estado Sistema de Mensajes

37. Navegación: Barra de Estado Sistema de Información

38. Navegación: Iconos Básicos En R/3 las transacciones y acciones que se requieran al ejecutar una transacción pueden accederse a través de menú o a dando click sobre Iconos. A continuación se da una breve descripción de algunos íconos básicos que le ayudarán en su interacción con el sistema.

39. Primera Hoja Hoja Anterior Hoja Siguiente Ultima Hoja Crear Modo Ayuda [ENTER] [Ctrl+S] [F3] [Shift F3] [F12] [Ctrl+P] [Ctrl+F] [Ctrl+G] Enter Grabar Pantalla Anterior Pantalla Inicial Cancelar Imprimir Buscar Continuar Búsqueda Navegación: Iconos Básicos

40. Navegación Selección de menú Menú de Usuario: Trae sólo las transacciones autorizadas para el usuario. Menú SAP: Estándar del sistema. Cuando se ingresa por primera vez el sistema le asigna el Menú de Usuario, para facilidad de navegación en el sistema se recomienda utilizar el Menú SAP.

41. Transacciones empresariales

42. Conceptos Ampliados Del Sistema: Transacciones Las transacciones son programas de aplicación que ejecutan procesos de negocio en el Sistema SAP. Cuántas veces sea posible, los datos maestros son copiados y los elementos organizacionales aplicables deben ser ingresados.

43. Navegación Como seleccionar tareas Todas las tareas en el sistema están identificadas con un código de transacción. Usted puede acceder a ellas: Vía Campo Comando: Digitar el código de la transacción. Vía Menú: Navegar hasta llegar a la transacción requerida.

44. Navegación Modos o Sesiones

45. Máximo 6: Tenga en cuenta que el rendimiento del sistema disminuye a mayor número de modos abiertos. Navegación: Múltiples Modos • Para crear un modo: • Desde el menú: Sistema> Crear Modo • Por medio del botón

46. Navegación /n Cierra la transacción en la que se está trabajando. /o Crea un nuevo modo. /i Cierra el modo en el que se está trabajando.

47. Navegación Favoritos Insertar carpeta para organizar submenus. Insertar transacción: si conoce el código. Si no la conoce ubicarse en la transacción en el Menú SAP y dar click sobre el ícono Para borrar

48. Navegación Configuración Personalizada

49. Navegación: Ayuda

50. Navegación: Ayuda Tecla de Función F1 Ubicado sobre cualquier campo en el sistema si tiene inquietud sobre su utilización, presione F1 y el sistema le mostrará la documentación que tenga sobre éste.