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Presentation Transcript

    1. Proyecto SGFT Curso: MM-02 Estructura Organizacional y Datos Maestros de la Gestin de Materiales Instructor: Jos Luis Lineros Vergara Fecha: Febrero de 2006

    4. Metodologa

    5. Objetivos del Curso Al final del curso el participante ser capaz de: Entender qu es la estructura organizativa en el contexto de SAP Conocer cul es la funcin de la estructura organizativa y su relacin con los procesos y transacciones en el sistema. Entender el concepto de datos maestros en SAP Enumerar cules son los datos maestros que intervienen en el proceso de compras e inventarios Explicar la funcin de los datos maestros y su relacin con los procesos y transacciones en el sistema.

    6. Elementos Organizacionales

    7. Elementos Organizacionales

    8. Elementos Organizacionales

    9. Elementos Organizacionales

    10. Elementos Organizacionales

    11. Elementos Organizacionales

    12. Estructura Organizacional en Inventarios

    13. Estructura Organizacional en Compras

    14. Estructura Organizacional en Compras

    15. Estructura Organizacional para la Gobernacin de Antioquia

    16. Estructura Organizacional - Grupos de Compras

    17. Los datos maestros son un conjunto de registros de datos que permanecern un largo periodo de tiempo en la base de datos. Estos registros se almacenan y procesan centralizadamente, para de esta forma evitar redundancias y para que todas las aplicaciones utilicen la misma informacin. Todos los datos maestros se dividen en segmentos segn su respectiva funcin empresarial, dichos segmentos reciben el nombre de vistas. Cada rea se ocupa slo de los datos relevantes para su funcin y sus autorizaciones. Algunos datos son independientes de la vista, por ejemplo, la descripcin de un material, la unidad de medida base, etc.Todos los datos maestros se dividen en segmentos segn su respectiva funcin empresarial, dichos segmentos reciben el nombre de vistas. Cada rea se ocupa slo de los datos relevantes para su funcin y sus autorizaciones. Algunos datos son independientes de la vista, por ejemplo, la descripcin de un material, la unidad de medida base, etc.

    18. Los principales datos maestros que intervienen en el proceso de aprovisionamiento son: maestro de materiales, maestro de proveedores y registros info de compras.

    19. El maestro de materiales contiene todos los datos que se necesitan para la creacin y administracin de los materiales. Los datos contenidos en el maestro de materiales son utilizados en todo el proceso de aprovisionamiento. Tambin integra datos de las reas de produccin, ventas, planificacin de necesidades, contabilidad, entre otras.

    20. Niveles de organizacin: Los datos del maestro de materiales estn estructurados jerrquicamente y reproducen los niveles de organizacin mandante, centro y almacn. La estructura jerrquica de los datos facilita la organizacin de la informacin relativa a los materiales en toda la empresa y evita que haya redundancias.Los datos del maestro de materiales estn estructurados jerrquicamente y reproducen los niveles de organizacin mandante, centro y almacn. La estructura jerrquica de los datos facilita la organizacin de la informacin relativa a los materiales en toda la empresa y evita que haya redundancias.

    21. Vistas: Cada departamento tiene su propia vista sobre un registro maestro de materiales.Cada departamento tiene su propia vista sobre un registro maestro de materiales.

    22. Los registros maestros de materiales estn agrupados por ramo y tipo de material. El ramo determina qu datos especficos del material aparecen en el registro maestro de materiales. El tipo de material determina qu vistas se actualizan y si el material se gestiona tanto en cantidad como en valor en la gestin de stocks. El tipo de material tambin determina el rango de nmeros, el cual puede ser tanto interno como externo. Tambin determina si est permitido el aprovisionamiento interno o externo y qu cuentas de mayor se actualizan.El tipo de material tambin determina el rango de nmeros, el cual puede ser tanto interno como externo. Tambin determina si est permitido el aprovisionamiento interno o externo y qu cuentas de mayor se actualizan.

    23. El maestro de proveedores contiene todos los datos que se necesitan para la tramitacin de operaciones empresariales relacionadas con los proveedores. Los datos contenidos en el maestro de proveedores son utilizados tanto por el departamento de contabilidad como por el departamento de compras.

    24. Niveles de organizacin: Tanto el departamento de compras como el de contabilidad pueden actualizar los datos generales de los proveedores. Para las organizaciones de compras solo lo hace el departamento de compras, y para las sociedades el departamento de contabilidad, esto gracias a que los proveedores se pueden actualizar por separado o de forma centralizada. Inclusive, se pueden actualizar por separado por cada organizacin de compras y por cada empresa. Para todas las empresas y para todas las organizaciones de compras, los proveedores tienen un cdigo nico.Tanto el departamento de compras como el de contabilidad pueden actualizar los datos generales de los proveedores. Para las organizaciones de compras solo lo hace el departamento de compras, y para las sociedades el departamento de contabilidad, esto gracias a que los proveedores se pueden actualizar por separado o de forma centralizada. Inclusive, se pueden actualizar por separado por cada organizacin de compras y por cada empresa. Para todas las empresas y para todas las organizaciones de compras, los proveedores tienen un cdigo nico.

    25. Grupo de cuentas: El grupo de cuentas determina las funciones de control de la actualizacin de un registro maestro de proveedores. Cada registro maestro se gestiona con un grupo de cuentas. Un proveedor CPD (cuenta pro diversos) es un registro que se utiliza para aquellos proveedores espordicos.El grupo de cuentas determina las funciones de control de la actualizacin de un registro maestro de proveedores. Cada registro maestro se gestiona con un grupo de cuentas. Un proveedor CPD (cuenta pro diversos) es un registro que se utiliza para aquellos proveedores espordicos.

    26. Cuenta asociada: Es la cuenta de mayor para la contabilidad de acreedores. La cuenta asociada y la cuenta auxiliar de proveedores se actualizan simultneamente mediante la contabilizacin de una factura. La informacin sobre partidas individuales se gestiona en el libro auxiliar. La informacin de totales se gestiona en la cuenta asociada.La informacin sobre partidas individuales se gestiona en el libro auxiliar. La informacin de totales se gestiona en la cuenta asociada.

    27. Funciones de Interlocutor: Son las diferentes funciones que un determinado proveedor puede tener en las relaciones comerciales que con l se mantienen. Cuando un proveedor es simultneamente receptor del pedido, proveedor, emisor de la factura y receptor del pago, slo se necesita un registro maestro de proveedores. Cuando esas funciones estn repartidas entre diferentes empresas se necesitan varios registros maestros de proveedores, los cuales se conectan entre s mediante funciones de interlocutor. Las funciones de interlocutor permiten asignar diferentes empresas a un registro maestro de proveedores, estas funciones se copian en cada documento de compras a partir del maestro de proveedores.Cuando un proveedor es simultneamente receptor del pedido, proveedor, emisor de la factura y receptor del pago, slo se necesita un registro maestro de proveedores. Cuando esas funciones estn repartidas entre diferentes empresas se necesitan varios registros maestros de proveedores, los cuales se conectan entre s mediante funciones de interlocutor. Las funciones de interlocutor permiten asignar diferentes empresas a un registro maestro de proveedores, estas funciones se copian en cada documento de compras a partir del maestro de proveedores.

    28. Los registros info de compras contienen informacin de la combinacin proveedor-material. Durante los diferentes pasos del ciclo de aprovisionamiento los datos contenidos en los registros info son utilizados como valores propuestos. Un registro info es una relacin entre un material determinado y un proveedor especfico, sin embargo es posible crear registros info para grupos de artculos, de esta manera se simplifica el aprovisionamiento de materiales sin registro maestro.Un registro info es una relacin entre un material determinado y un proveedor especfico, sin embargo es posible crear registros info para grupos de artculos, de esta manera se simplifica el aprovisionamiento de materiales sin registro maestro.

    29. Niveles de organizacin: El sistema empieza buscando un registro info que combine organizacin de compras y centro, si no existe, busca un registro info de organizacin de compras.El sistema empieza buscando un registro info que combine organizacin de compras y centro, si no existe, busca un registro info de organizacin de compras.

    30. Posibilidades de actualizacin: Adems de la creacin y actualizacin automtica de registros info partiendo de ofertas, pedidos o contratos marco, existe la posibilidad de crearlos y actualizarlos manualmente. Si la actualizacin automtica proviene de una oferta, se actualizan condiciones de precio; y si parte de pedidos o contratos marco, se actualiza el nmero del ltimo documento de compras. Cuando se crea un documento de compras, el sistema determina las condiciones de precio a partir del registro info, si el registro info no contiene condiciones, el sistema verifica el ltimo documento de compras actualizado en el registro info y las extrae de l, si el registro info no existe para esa combinacin material-proveedor, el precio debe ser incluido manualmente.Adems de la creacin y actualizacin automtica de registros info partiendo de ofertas, pedidos o contratos marco, existe la posibilidad de crearlos y actualizarlos manualmente. Si la actualizacin automtica proviene de una oferta, se actualizan condiciones de precio; y si parte de pedidos o contratos marco, se actualiza el nmero del ltimo documento de compras. Cuando se crea un documento de compras, el sistema determina las condiciones de precio a partir del registro info, si el registro info no contiene condiciones, el sistema verifica el ltimo documento de compras actualizado en el registro info y las extrae de l, si el registro info no existe para esa combinacin material-proveedor, el precio debe ser incluido manualmente.

    31. Indicador de actualizacin automtica: La actualizacin automtica de registros info depende del indicador que se encuentra a nivel de posicin en las ofertas, pedidos y contratos marco. Cuando el indicador de actualizacin automtica est en blanco, el sistema no hace ningn tipo de actualizacin. Cuando el indicador de actualizacin automtica es A, el sistema verifica que exista un registro info a nivel de organizacin de compras/centro, si existe lo actualiza, en caso contrario verifica que exista un registro info a nivel de organizacin de compras, si existe lo actualiza, en caso contrario lo crea. Cuando el indicador de actualizacin automtica es B, el sistema verifica que exista un registro info a nivel de organizacin de compras/centro, si existe lo actualiza, en caso contrario lo crea. Cuando el indicador de actualizacin automtica es C, el sistema verifica que exista un registro info a nivel de organizacin de compras, si existe lo actualiza, en caso contrario lo crea.Cuando el indicador de actualizacin automtica est en blanco, el sistema no hace ningn tipo de actualizacin. Cuando el indicador de actualizacin automtica es A, el sistema verifica que exista un registro info a nivel de organizacin de compras/centro, si existe lo actualiza, en caso contrario verifica que exista un registro info a nivel de organizacin de compras, si existe lo actualiza, en caso contrario lo crea. Cuando el indicador de actualizacin automtica es B, el sistema verifica que exista un registro info a nivel de organizacin de compras/centro, si existe lo actualiza, en caso contrario lo crea. Cuando el indicador de actualizacin automtica es C, el sistema verifica que exista un registro info a nivel de organizacin de compras, si existe lo actualiza, en caso contrario lo crea.

    32. Demostraciones en SAP Los invitamos a conocer en SAP, de forma muy general, el uso de la Estructura Organizacional y de los datos Maestros.

    33. Evaluacin Diligenciar la evaluacin de conocimientos de MM02-Estructura Organizacional y Datos Maestros Diligenciar la evaluacin del curso/instructor

    34.

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