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Le Secrétariat

Le Secrétariat. En relation avec les structures du district. En relation avec les clubs. Le Secrétaire En relation avec les Clubs. Assiduité. Notification Nombre de membres, Nombres de réunions Pourcentage d'assiduité du mois Admissions: Noms et Prénoms

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Le Secrétariat

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Presentation Transcript

  1. Le Secrétariat En relation avec les structures du district En relation avec les clubs RD 1680 Séminaire Mi-mandatLuxeuil 25 Janvier 2014

  2. Le SecrétaireEn relation avec les Clubs Assiduité • Notification • Nombre de membres, Nombres de réunions • Pourcentage d'assiduité du mois • Admissions: Noms et Prénoms • Départ: Noms et Prénoms avec indication de la raison (Décès, Mutation, Démission) • Distinctions (PHF, distinctions civiles) avec nom & Prénom des bénéficiaires • Envoi & Délais • pierre_r_ott @ orange.fr • Pour le 05 du mois suivant (parution dans la lettre du District) • Par après enregistrement dans la « mémoire » du District RD 1680 Séminaire Mi-mandatLuxeuil 25 Janvier 2014

  3. Le SecrétaireEn relation avec les Clubs Lettre du District • Envoi • A tous les membres du District • 9% sans adresse électronique notifiée • Envoi version papier par le secretaire du club • Comité de rédaction • Serge Thirode, Georges Payeur, Gabriel Braeuner • Résumé (texte d’accroche) • Renvoi sur article? • Renvoi sur la lettre de District en entier? RD 1680 Séminaire Mi-mandatLuxeuil 25 Janvier 2014

  4. Le SecrétaireEn relation avec les Clubs Gestion des événements • Envoi Programme & Inscriptions • A tous les membres du District • Rappels • Aux membres • Aux Présidents et secrétaires des clubs absents • Efficacité des rappels • Augmentation significative • Avec le risque d’importuner les membres et/ou bureaux des Clubs RD 1680 Séminaire Mi-mandatLuxeuil 25 Janvier 2014

  5. Le SecrétaireEn relation avec le District Structure du District • Réunions du bureau, de l’ACRODI, etc. Réflexion sur un outil de gestion • Secrétariat - Chronophage • Chaque Secrétaire part de zéro, réinvente la « roue » • Mutualisation des moyens de communication d’une équipe à l’autre? • Mémoire du District: Archive? Instrument proactif? RD 1680 Séminaire Mi-mandatLuxeuil 25 Janvier 2014

  6. Le SecrétaireOutil de Gestion Un outil de gestion? • Une Equipe: • Georges Payeur, Hervé Helfer, Pierre Ott • Un avant-projet: • Outil en ligne, accessible aux bureaux des Clubs et du District RD 1680 Séminaire Mi-mandatLuxeuil 25 Janvier 2014

  7. Le SecrétaireOutil de Gestion Un outil de gestion: Pourquoi? • Gestion des membres, de leurs adresses électroniques • Mémoire des fonctions des Rotariens (clubs et District) RD 1680 Séminaire Mi-mandatLuxeuil 25 Janvier 2014

  8. Le SecrétaireOutil de Gestion • Gestion des Evénements • Calendrier • Description (bibliothèque) • Envoi des invitations • Etats, Badges, Paiements RD 1680 Séminaire Mi-mandatLuxeuil 25 Janvier 2014

  9. Le SecrétaireOutil de Gestion En préparation: Online • Assiduité • Inscriptions aux événements • Bénéficiaires: • Jeunesse / Individus • Actions / Associations Pérennité d’un tel outil • Gestion commune par les deux équipes • Suivi administratif dédié? RD 1680 Séminaire Mi-mandatLuxeuil 25 Janvier 2014

  10. Le Secrétaire Je vous remercie de votre attention Pierre Ott pierre_r_ott @ orange.fr RD 1680 Séminaire Mi-mandatLuxeuil 25 Janvier 2014

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