(2) ciljevi projekta

1. GRAĐEVINSKI FAKULTET U OSIJEKU UPRAVLJANJE PROJEKTIMA (2) ciljevi projekta

2. Projekt može imati jedan opći i više određenih ciljeva Upravljanje projektom je moguće samo prema određenim ciljevima Svakom cilju pridodaju se kriterijiza mjerenje/vrednovanje ostvarenja cilja Više ciljeva ima hijerarhiju Razlikujemocilj od outputa projekta. CILJEVI PROJEKTA

3. Razlikujemo*: - Opći cilj Goal - Usmjerenje Objective - Specifičan cilj Target Za specifičan cilj moramo odrediti kriterije prema kojima utvrđujemo da li projekt vodimo prema cilju, odnosno da li smo ga postigli * Hrvatski jezik nema specifičnu terminologiju poput engleskog CILJ

4. Projekt izgradnje škole u gradu A Opći cilj: poboljšati uvjete osnovnog obrazovanja – potrebne su nove škole Usmjerenje: potrebno je izgraditi školu za 300 učenika Specifičan cilj: izgraditi školu u ulici X, veličine 800 m2, za 3 milijuna kuna te da bude završena za godinu dana PRIMJER CILJEVA

5. Bitno je točno odrediti specifičan cilj projekta, inače projektom nije moguće upravljati SPECIFIČAN CILJ “Ako ne znaš kamo ideš, svaki put odvest će te tamo” The Cheshire Cat Lewis Carroll’s “Alica u zemlji čudesa”

6. Logička matrica koristan je alat za planiranje, analizu i provedbu projekta jer postavlja subjektivne odnose između različitih ciljeva, kontrolira ostvarenje ciljeva te razmatra eventualne rizike koji mogu utjecati na uspješnost projekta. Logička matrica naglašava odnose: Ciljevi-Problemi Rezultati - Ciljevi Aktivnosti - Rezultati Resursi - Aktivnost Troškovi - Resursi LOGIČKA MATRICA

7. aktivnosti dovode do očekivanih rezultata i određenih proizvoda koji doprinose ostvarenju specifičnih ciljeva projekta koji svojim ostvarenjem doprinose općim ciljevima, da bi doprinjeli općem cilju potrebno je ostvariti specifične ciljeve; da bi ostvarili specifične ciljeve potrebno je ostvariti određene proizvode odnosno outpute za čije ostvarenje je pak potrebno provesti određene aktivnosti. LOGIKA LOGIČKE MATRICE

8. PRIMJER LOGIČKE MATRICE

9. Stupanj postizanja cilja određuje se kriterijima. Kriteriji moraju biti mjerljivi. Treba izbjegavati kvalitativne kriterije kao što su “dobro”, “slabo” i slično Kriterije za vrednovanje postizanja cilja određuje vlasnik projekta (investitor) Kriterija redovito ima više pa je potrebno odrediti njihovu hijerarhiju i težinu svakog kriterija Zbroj težina kriterija jednak je 1 ili 100% KRITERIJI

10. Kriteriji moraju imati SMART karakteristike: Specific - specifični (da zaista mjere ono što treba mjeriti) Measurable - mjerljivi Available - dostupni (u okviru prihvatljivih troškova) Relevant - relevantni (u odnosu na definirani cilj) Time bound - vremenski određeni. KRITERIJI

11. Kriterija uvijek ima više, ali se svi kriteriji mogu svesti na: Vrijeme: da li je projekt završen u predviđeno vrijeme Troškove: da li su ostvareni troškovi projekta u okviru planiranih Opseg: da li se promijenio opseg projekta (naknadni i nepredviđeni radovi) Kvalitetu: da li je postignuta tražena kvaliteta KRITERIJI

12. BSC ili “Tablica uravnoteženih rezulatata” može se koristiti umjesto tradicionalnih kriterija. To je analiza utjecaja postizanja ciljeva s: • financijske perspektive, • perspektive klijenta, • unutrašnje perspektive • utjecaja inovacije i učenja, zajedno s identifikacijom ključnih faktora uspjeha i mjera radnog učinka. Uspostavlja uravnotežen skup pokazatelja izvršenja, financijskih i nefinancijskih, koji će omogućiti transformaciju strategije u projekte i procese poduzeća. Balanced score cards

13. BSC se koristi ključnim pokazateljima izvršenja (KPI) unutar navedene četiri dimenzije Tipičan BSC treba sadržavati od 20 do 25 KPI mjera. Glavni je problem pronalaženje optimalnog modela izbora ključnih pokazatelja izvršenja i postavljanje njihovih ciljeva. Balanced score cards

14. Balanced score cards – PRIMJEr* *Radujković i dr. Građevinar 09/2008

15. Cilj projekta ≠ Proizvod projekta ≠ Rezultat projekta Proizvod (output) graditeljskog projekta je redovito građevina Građevina nije cilj projekta. Ona je fizičko ostvarenje koje omogućuje da se postigne cilj projekta. Rezultat projekta je ono što je projekt postigao. U investicijskim projektima rezultat se određuje u novčanim jedinicama. Rezultat može biti slabiji, jednak ili bolji od cilja projekta CILJ – PROIZVOD - REZULTAT

16. Investitor namjerava izgraditi stambenu zgradu za prodaju stanova. Namjerava uložiti 5 milijuna kuna, prodati stanove za 6 milijuna kuna i ostvariti dobit od 1 milijun kuna - to je cilj projekta. Stambena zgrada je izgrađena. To je proizvod (output) investicijskog projekta Utrošeno je 5,5 milijuna kuna, jer je bilo naknadnih radova. Prekoračeni su predviđeni troškovi (jedan od kriterija). Stanovi su prodani za 6 milijuna kuna i ostvarena dobit je 500.000 kuna. To je rezultat projekta – manji je od cilja. PRIMJER - INVESTITOR

17. Izvođač gradi stambenu zgradu. Ugovorio je cijenu od 5 milijuna kuna u čemu su troškovi 4.5 milijuna i planirana dobit od 10% tj. 500.000 kuna. To je cilj izvođačkog projekta. Stambena zgrada je izgrađena. To je proizvod (output) izvođačkog projekta Izvođaču je plaćeno 5,5 milijuna kuna, jer je bilo naknadnih radova. Troškovi su bili 6 milijuna kuna, pa su prekoračeni predviđeni troškovi (jedan od kriterija). Izvođač je ostvarena gubitak od 500.000 kuna. To je rezultat projekta – cilj izvođača nije ostvaren. PRIMJER - IZVOĐAČ

18. Cilj je moguće postići raznim strategijama, strukturama projekta i korištenjem resursa. Strategija - kako ćemo doći do cilja? Strategija sadrži: - tehnologiju (kako) - organizaciju (tko) - plan (kada) Struktura projekta: WBS (vidi kasnije) Korištenje resursa – ovisi o strategiji kako postići cilj

19. Cilj je moguće postići raznim strukturama projekta Istom strukturom projekta moguće je postići razne ciljeve. Struktura projekta i cilj

20. “Puno je ljudi tvrdoglavo kada se radi o načinu na koji su zamislili da će nešto postići, ali malo je onih koji su tvrdoglavo uporni zbog samoga cilja prema kojem idu” Ne treba inzistirati na načinu nego na cilju Friedrich Nietzsche

21. METODA GRAĐENJA Način kojim se gradi građevina naziva se METODA GRAĐENJA. Građenje se sastoji od procesa. Procesi mogu biti: izvođenje raznih vrsta radova i pružanje raznih usluga (upravljanje projektom, nadzor, kontrola kvalitete).

22. TEHNOLOGIJA Proces se se može izvoditi na razne načine. Način i redoslijed izvođenja procesa nazivamo TEHNOLOGIJA GRAĐENJA. Tehnologijom se određuju: • operacije koje čine proces • radna snaga • mehanizacija

23. T T T Tehnologija: sredstva proizvodnje i metode Tehnika: sredstva rada i primjena Tehnološki proces: način i redoslijed operacija

24. Tehnika 24

25. TEHNOLOGIJA I ORGANIZACIJA Definiranje tehnološkog procesa u prostoru, vremenu i vrijednostima postiže se aktivnostima čiji je cilj organizacija procesa. Organiziranje procesa građenja naziva se ORGANIZACIJA GRAĐENJA.

26. Sistemska analiza: svaki dio sistema je također sistem za sebe i čini podsistem (komponentu) u promatranom sistemu. Svaki sistem je ujedno komponenta većeg sistema (supersistema). To važi i za projekte. Svaki manji dio projekta je podprojekt promatranog projekta. Svaki projekt je podprojekt većeg projekta koji na određenoj razini nazivamo program. Podprojekte na nekoj nižoj promatranoj razini nazivamo aktivnosti. CILJ projekta i podprojekti

27. UPRAVLJANJE PROJEKTIMA SISTEMSKA ANALIZA SUPERSISTEM SISTEM SISTEM PODSISTEM KOMPONENTA

28. STRUKTURA RADOVA - WBS • Strukturu projekta čine aktivnosti. • Struktura projekta specifična je za svaki projekt i mora se za svaki projekt posebno odrediti. • Ne postoje dva projekta s istom strukturom – to slijedi iz definicije projekta • Struktura se radi raščlanjivanjem radova i usluga na manje dijelove metodama WBS

29. Dijelovi se razbijaju u manje dijelove sve do veličine kojom se još može upravljati Što je WBS? METODA KOJOM SE POSTIŽE LOGIČNA DEKOMPOZICIJA CJELINA U MANJE DIJELOVE CJELINA DIJELOVI

30. WBS - Work Breakdown Structure Hijerarhijska podjela posla na upravljive dijelove Svaki dio ima svoje ciljeve i troši resurse Svi dijelovi zajedno čine sadržaj projekta Rezultati svakog dijela su isporuke (proizvoda ili usluge) koji zajedno definiraju i čine ukupni proizvod

31. AKTIVNOSTI I CILJEVI PROJEKTA • Svaka aktivnost ima troši resurse i ima svoj skup ciljeva koje treba ostvariti a koji je dio skupa ciljeva projekta. • Skup ciljeva projekta je funkcija skupa ciljeva pojedinih aktivnosti. CILJEVI PROJEKTA NE MOGU SE OSTVARITI UKOLIKO NISU OSTVARENI CILJEVI SVIH AKTIVNOSTI.

32. OPĆI MATEMATSKI MODEL PROJEKA Ako imamo skup ciljeva (C) gdje je C = Σ ci : i = 1,2,3 … m a ciljevi se ostvaruju skupom aktivnosti (A) gdje je A = aj : j = 1,2,3 … n onda je proces projekta jednak: P = f(C,A) Projekt se matematski može prikazati samo pojednostavnjeno, jer nije moguće znati sve varijable niti sve međuzavisnosti.

33. Okruženje sistema je dio supersistema koji utječe na ponašanje sistema. To važi i za projekt: okruženje projekta utječe na projekt, ali i projekt svojim aktivnostima i proizvodima utječe na okruženje. ŠTO JE OKRUŽENJE PROJEKTA

34. Okruženje stvara ograničenja koja djeluju na projekt: • Pravna: propisi, standardi, ugovori, … • Resursi: materijali, informacije, energija, strojevi, ljudski potencijali, … • Ekonomska i financijska: cijene, krediti, plaćanja, … • Prirodna: prostor, klima, topografija, … • Zahtjevi stakeholders (dionici): ljudi koji imaju interes u projektu OGRANIČENJA

35. Organizacijski i poslovni sistemi ORGANIZACIJSKI SISTEM: kombinacija bioloških (ljudi) i tehničkih podsistema (strojevi) POSLOVNI SISTEMI su podvrsta organizacijskih sistema.

36. UPRAVLJANJE PROJEKTIMA Poslovni sistemi • Realni, otvoreni, stohastički i dinamički. • S okruženjem razmjenjuju materiju, energiju i informacije. • Funkcioniraju u vremenu, vrijednostima i prostoru.

37. PROJEKT JE POSLOVNI SISTEM • ulaz materije i energije iz okruženja pretvara se uz pomoć informacija u izlaz projekta odnosno građevinu • ulaz, transformacija i izlaz se mogu izraziti u vrijednostima • komponente sistema su biološke i tehničke • transformacija se sastoji od preoblikovanja, skladištenja i transporta

38. PROCES TRANSFORMACIJE Materija koja ulazi transformira se uz pomoć informacija i utrošak energije u izlaz koji zadovoljava ciljeve projekta. U procesu transformacije materija se može • preoblikovati (promjena vrijednosti), • skladištiti (promjena vremena) ili • premještati (promjena prostora)

39. Preoblikovanje: cement, agregat, voda i aditivi koji ulaze u proces preoblikuju se u beton određenih karakteristika. Time se mijenja vrijednost. Vrijednost betona mora biti veća od ukupne vrijednosti ulaza, jer se inače neće ostvariti cilj investicijskog projekta, odnosno nastat će gubitak Skladištenje: materijal koji je ušao na gradilište stoji dok se ne upotrebi. Pri tome protječe vrijeme. Premještaj: materijal se može premjestiti s jednog mjesta na drugo. Pri tome se mijenja prostor. PRIMJERI TRANSFORMACIJE

40. FUNKCIONIRANJE PROJEKTA • Procesom transformacije se ulazne veličine transformiraju u izlazne. • Proces transformacije nazivamo funkcioniranje projekta. • Funkcioniranjem se postiže ostvarenje ciljeva projekta.

41. ULAZ I IZLAZ Svaki projekt ima ima: Ulaz(ulazni podprojekt) prenosi djelovanje okruženja na projekt Izlaz (izlazni podprojekt) prenosi djelovanje projekta na okruženje ULAZ IZLAZ FUNKCIONIRANJE PROJEKTA

42. Izlaz projekta je proizvod projekta. U investicijskim projektima funkcioniranjem nastaje proizvod koji nazivamo građevina. Gradnjom građevine omogućujemo ostvarenje ciljeva projekta. To je nužan ali ne i dovoljan uvjet za ostvarenje ciljeva investicijskog projekta. Uz to građevina mora odgovarati zahtjevima, jer se inače ciljevi ne će moći ostvariti IZLAZ PROJEKTA

43. SMETNJE Na projekt djeluju: • vanjske smetnje dolaze iz okruženja preko ulaza projekta: loš materijal, nestanak energije, krive informacije • unutrašnje smetnje nastaju u samom funkcioniranju projekta: nekvalificirani radnici, kvarovi strojeva, lođa organizacija, kriva tehnologija Sistem projekta treba regulirati kako bi se: • uklonile smetnje • projekt prilagodio novim uvjetima

44. REGULACIJA PROJEKTA ULAZ: željen ili neželjen (smetnje) IZLAZ: koristan ili nekoristan Nekoristan izlaz je posljedica smetnji na ulazu ili poremećaja u funkcioniranju projekta Zbog toga je potrebno stalno djelovati na ulaz i na funkcioniranje projekta. Takvo djelovanje se naziva UPRAVLJANJE PROJEKTOM

45. ? Što je to POVRATNA VEZA? (Feed Back)

46. REGULACIJA SISTEMA UPRAVLJANJE PROJEKTOM INTERVENCIJA INFORMACIJA PROCES TRANSFORMACIJE ULAZ IZLAZ

47. POVRATNA VEZA Feed Back: na osnovi informacija o izlazu projekta intervenira se na ulaz projekta tj. resurse koji ulaze u projekt kako bismo dobili željeni izlaz Ukoliko se intervencijom na ulaz ne dobiva željeni izlaz treba djelovati na funcioniranje projekta: mijenjati tehnologiju i organizaciju

48. SHEMA UPRAVLJANJA PROJEKTOM

49. PETLJA ODLUČIVANJA

50. Petlja odlučivanja je iterativna tj. postupak se ponavlja sve dok se projekt ne dovede u optimalno stanje u danim ograničenjima. Ta iterativnost je posljedica: nepoznavanja svih utjecaja okruženja, tj. nemogućnost specificiranja svih varijabli, ograničene mogućnosti utjecaja preko varijabli pod kontrolom upravljačkog podsustava (kontrolne varijable), zato jer često postoji razlika između željenog i mogućeg djelovanja, nepoznavanja strukture projekta zbog njegove kompleksnosti, nesavršenosti informacijskog sustava. PETLJA ODLUČIVANJA