Trivselsfest 2009

1. Trivselsfest 2009 Datoer for festen: Torsdag den 5. november: kl. 12.00 – 16.00: forberedelse Fredag den 6. november: kl. 09.00 – 14.00: forberedelse kl. 16.00 – 24.00: fest (reception for særligt indbudte gæster samt aktivitetsledere kl. 15.30) Lørdag den 7. november: kl. 15.00 – 24.00: fest. Søndag den 8. november er der oprydning og rengøring fra kl. 10.00 – 16.00

2. Trivselsfest 2009 Styring og gennemførelse af festen: Koordinationsgruppens opgaver: • Indhente aktivitetstilbud fra folkeskolen og gymnasiet • Udarbejde det samlede aktivitetstilbud til trivselsfesten • Udarbejde en praktisk oversigt over relevante emner: • Trivselsfestens ABC • Aftale adgangsvilkår med skolens ledelse, billet-pris • Indbydelse til åbningsreception med VIP samt aktivitetsudbydere • Koordinere logistikken til de enkelte aktiviteter • Koordinere information til skolens hjemmeside og kontakt til pressen • Indhente tilladelse fra politi, toldvæsen og brandvæsen • Koordinere deltagerfesten lørdag nat

3. Trivselsfest 2009 Medlemmer af koordinationsgruppen: • Per Dyrlev (mødeindkalder), Johan Hoffmann, Line Maria Jensen, Philip Schmidt-Madsen, Martin Granau, Hans Marker, Bjarne Rosenvard, Christina Selden og er medlemmer af K-gruppen

4. Trivselsfest 2009 Økonomigruppens opgaver: • Gennemgår alle aktivitetsønsker og budgetønsker • Godkender endeligt budget for de enkelte aktiviteter • Står for udlevering af penge jf. godkendt budget • Udarbejde det endelige regnskab • Centralt indkøb af øl, vand og vin samt diverse service • Udlevering af øl, vand og vin fra kælderen • Under festen: Løbende modtagelse af afregninger fra de enkelte aktivteter • Koordinere aflevering af omsætningen for fredag og lørdag til skolens bank. Det koordineres med politiet • Godkende overslag fra skolens installatør • Vi skal overveje et indkøbssamarbejde med Thomas Christoffersen, kantinebestyreren

5. Trivselsfest 2009 Medlemmer af økonomigruppen: • Gitte Broe, Niels Stokkendal, Lotte Roné Johansen, Jens Ryskov, Martine Jørgensen, Niels Henriksen, Bent Lorentzen, John Westergård, Esben Wendt Lorenzen, Mette Corfitz • PD er mødeindkalder til det første møde ultimo september

6. Trivselsfest 2009 Teknikgruppens opgaver: • Sikre el-forsyning, lys og lyd. • Der bliver ikke etableret en egentlig teknikgruppe • Poul-Erik Andersen, vores skolevagtmester, vil aftale de nødvendige installationer med vores installatør. • Det er en forudsætning for gennemførelse af festen, at sikkerheden er i orden og godkendt

7. Trivselsfest 2009 Teknikgruppens medlemmer: • Poul-Erik Andersen er øverst ansvarlige leder for løsning af teknikgruppens opgaver • Under hele festen vil installatøren være tilkaldevagt • Skolebetjentgruppen vil forventelig være behjælpelig under hele festen

8. Trivselsfest 2009 Vagtgruppens opgaver: Kontrol, oprydning og deraf afledte opgaver: • Træffe aftale med et professionelt vagtkorps med hunde • Indgangskontrol og oprydning på fællesarealer i samarbejde med rengøringspersonalet • Sørge for telefonvagt i skolens sekretariat • Hverve frivillige trivselsvogtere • Gruppen har den direkte kontakt med Valby politi under hele festen

9. Trivselsfest 2009 Vagtgruppens medlemmer: • Der har i praksis været en tæt kontakt mellem Merete Emcken og Poul-Erik Andersen i løsning af denne opgave • Medlemmer af vagtgruppen er: Merete Emcken (mødeindkalder), Nina Pind, Hanne Andersen, Poul-Erik Andersen og Stig Wørmer

10. Trivselsfest 2009 Kunstnerisk koordination har følgende opgaver: • Sikre koordination af primært musikalsk underholdning på aktiviteterne • Koordinere underholdning på aktiviteterne i samarbejde med Koordinationsgruppen. Funktionen varetages af medlem af K-gruppen Philip Schmidt-Madsen

11. Trivselsfest 2009 Logistikgruppens opgaver: • Afhentning og transport af diverse rekvisitter • Det er typisk en ad-hoc opgave Gruppens medlemmer: 1-2 frivillige Per Dyrlev