Seminar Content- und Wissensmanagement

1. Seminar Content- und Wissensmanagement Einführung in das Content Management

2. Die vier Kernbereiche relevanter Technologien Prozess-organisation Dokumenten-verwaltung Content-verwaltung Wissensvermittlung

3. Die vier Kernbereiche relevanter Technologien Prozess-organisation Dokumenten-verwaltung Papierdokumente digitalisieren, verwalten und archivieren Content-verwaltung Wissensvermittlung

4. Ursachen für den Einsatz von DMS • hohes Aufkommen an Papierdokumenten • Dezentralisierung, standortübergreifender Zugriff • längere Suchzeiten durch Wachstum der Archive • Verkürzung der Entscheidungswege durch Kopplung von DMS und betrieblichen Abläufen (z. B. Genehmigungsworkflows) • Nachvollziehbarkeit des Document Life Cycle • Medienbrüche • Mehrfachablage

5. DMS • historisch gesehen ausgereifteste Technologie • Ziel: Papierdokumente am Arbeitsplatz „auf Knopfdruck bereitstellen“. • Umwandlung in elektronische Dokumente • Archivierung und Verwaltung • Verteilung, Recherche • Funktionen • Groupware • Imaging (Archivierung) • Workflow • Grenzen zwischen einzelnen Komponenten verschwimmen

6. Dokumentenorientierung (DRT) • Dokumentenmanagementsysteme fallen in die Klasse der document related technologies mit folgenden typischen Eigenschaften: • klassisch keine Trennung von Struktur, Layout und Inhalt • Bereitstellung als abgeschlossene Einheit • weitere Verarbeitung selten automatisch • DRT wird durch die Etablierung des Begriffs Content erweitert und flexibilisiert  führt zu content oriented technologies

7. DMS Definition • das „klassische Dokumentenmanagement“ umfasst die dynamische Verwaltung von Informationen • wichtige Merkmale dieser Systemkategorie sind • Versionierung • kontrollierter Datenaustausch über Check-in- und Check-out- Mechanismen • kooperative Bearbeitung • Zugriff über Suchmerkmale oder Strukturen ähnlich denen eines Dateimanagers

8. Techniken im DM (Digitalisierung) • Digitalisierung von Dokumenten (Capturing) • Erfassen der Originalvorlagen (Scannen) • Optical Character Recognition (OCR) • Überführen in ein digitales Format • nach Digitalisierung Vernichtung der Originalvorlagen (Informationsverlust) • Indexierung von Dokumenten • manuell oder automatisch • Metadaten

9. Techniken im DM (Speicherung/Archiv) • Speicherungvon Dokumenten kritisch für dauerhafte Verwendung • Information Management Lifecycle • optisch/magnetisch • Online/Near-Offline/Offline • Filesystem/DB

10. Die vier Kernbereiche relevanter Technologien Prozess-organisation Dokumenten-verwaltung Content-verwaltung Wissensvermittlung Flexible Verwaltung von Inhalten ohne Medienbezug

11. CMS Überblick CMS vereinigen die Prozesse der Informationserstellung und -darstellung. Content Management System Document Management System Web Content Management System Enterprise Content Management System WCMS: • statische Dokumente • abgestimmt auf ein Unternehmen • Abbildung interner Prozesse • strenge, sichere Verwaltung interner • Dokumentmengen • qualitätsgesicherte Publikation über • das Intra-, Extra-, Internet • dynamische Webseiten • Corporate Website (Design, Identity) ECMS: • unternehmensweite Informations- • erstellung und -darstellung • integriert DMS • Internet-orientierte Lösungen (Portale, B2B)

12. Aufbau von WCMS Export-schnittstellen Zugriffs-verwaltung Asset-verwaltung Workflow-komponente APIs Benutzer-verwaltung Import-schnittstellen Quelle: Zschau et al.: Web Content Mgmt

13. Grundlegende Funktionen von CMS Content Management Systeme • getrennte Betrachtung von Inhalt, Layout und Struktur • Strukturdefinitionen (auch Rubrik- und Navigationsstrukturen) • Informations- klassenbildung • Workflow Prozesse (QS, Redaktion, Pflege, Lifecycle) • Link- und Changemanagement • Rollen, Rechte • Kommunikations-sicherheit • Distribution (Webserver, Offline, Print, ePaper ...) • Funktionsprinzipien (Staging, Live, gemischt) • Architektur • Datenhaltung Integration • Rohdaten • Legacy- / ERP-Systeme • EAI (Enterprise Applikation Integration) • Middleware Quelle: Fraunhofer IAO – Content Management Systeme S.5

14. Allgemeine Eigenschaften von CMS • sind im Kontext vorhandener oder geplanter Komponenten • Portale • Suchmaschinen • Verzeichnisstrukturen • Architektur • monolithische Applikation • mehrere Komponenten einer integrativen Gesamtlösungen • Komponenten als modulare Lösung ► Somit kann ein CMS als Kernkomponente oder als Gesamtlösung eingesetzt werden.

15. Effekte der Einführung eines CMS • Haupteffekt: Reduzierung des Aufwands für die Erstellung und Pflege der Inhalte • zentrale technische Administration • Dezentralisieren die nicht-technischen Arbeiten (an den Inhalten) • strikte Trennung zwischen Inhalt und Layout • Zentralisierung des Regelwerks für die dynamische Erstellung der Inhalte • Automatisierung der Prozesse (Workflows) der Publikation

16. Wesentlich Merkmale eines CMS • Verwaltung von Struktur- und Darstellungsinformationen • dynamische Einbindung von Rohinhalten in Vorlagen (Templates, Stylesheets) • redaktioneller Neuerstellung durch standardisierte, webbasierte Templates • Automatisierung der Pflege • Löschen, Verschieben und Ändern von Inhalten • Sicherung, Konsistenz und Aktualität von Informationen • Linküberprüfung • Abbildung und Unterstützung des Workflow im Rahmen des Content-Life-Cycles • Zugangskontrolle über Benutzer-, Rollen-, Rechteverwaltung

17. Aufbau von WCMS - Assetverwaltung • verwalten, strukturieren und darstellen des zu publizierenden Contents • Trennung von Inhalt und Layout • digitale Assets • Templates (Vorlagen) Titel - Fett Kurzinformation Repository Logo Text Die rasante Weiterent-wicklung von Technik und Inhalten multi-medialer Anwendungen erfordert eine neu aus-gerichtete und kombi-nierte Ausbildung. Je stärker neue Informa-tions- und Kommunika-tionstechnologien in Arbeitsbereiche Einzug halten, desto größer Logo: +  Titel: Kurzinformation Text: Die rasante Weiterentwicklung von... Assets (Inhalt) Template (Layout) Publikation

18. Inhaltstypen und -komponenten, Beziehungen, Links,Metadaten Medien: Texte, Bilder, Audio, Video Visuelle Darstellung und Anordnung von Inhalten, Struktur- und Navigations-darstellung Klassifikation Daten Templates Dokumente: strukturierte Inhalte Trennung von Layout und Inhalten • Aufgabentrennung (Entkoppelung einzelner Prozesse) • einfaches Re-design • Cross-Media-Publishing

19. Kernprozesse und Funktionen eines CMS • Benutzerverwaltung • Gruppen, Rollen, Rechte • Entwicklung der Sitestruktur, Navigationshilfen und Stylesheets bzw. Templates • Erstellung der Inhalte • Authoring neuer redaktioneller Informationen • Pflege • Editing bestehender Informationen • Qualitätssicherung und Freigabe • Workflow zwischen den einzelnen Berechtigungsgruppen • Steuerung • Release- und Verfallsdatenüberwachung, Stylesheetverwaltung und Merging, Scheduling für Tasks, wie z. B. zyklischer FTP-Upload

20. CMS-Content erstellen Erstellungszeitpunkt und Lebenszyklus von Content • Wird Content in planbaren, festen und zyklischen Abständen erstellt? • Gibt es unvorhersehbare Ereignisse mit ad-hoc-Reaktion? • Werden redaktionelle Inhalte nach CI/CD Vorgaben neu erstellt? • Bleiben bestehende Informationen sichtbar, oder werden sie aktualisiert und damit • überschrieben? - Monatsmagazin - Geschäftsbericht - Presseinformationen - White Papers - Reden und Veröffentlichungen - Presseinformationen - Specials neu - Aktuelles/News - Preistabellen - Marktinformationen - Linksammlungen - Firmengeschichte - Lexikon - FAQ Liste - Produktblätter aktualisiert zyklisch ereignisgesteuert Quelle: Fraunhofer IAO

21. neu Erstellungsaufwand aktualisiert zyklisch ereignisgesteuert Pflegeaufwand CMS technisch-organisatorische Anforderungen - Erstellung mit CD-konformen Templates - chronologische Archivierung - vorgegebene Struktur - def. Layout - Verlinkung und Contentüber- nahme auf Meta-Ebene - systemhinterlegte Planung - Erstellung von CD-Vorlagen - Retrivalfunktionen - neue Struktur - neue Navigation - neue Verlinkung - nicht planbar - keine sichtbare Archivierung - zyklische Verfallsdaten - bestehende Struktur - bestehende Verlinkung - bestehende Navigation - systemhinterlegte Planung - Ereignisse müssen zu Reak- tionen führen (Workflow u. Reminderfunktionen) - divergierende Verfallsdaten - keine sichtbare Archivierung - bestehende Struktur - bestehende Verlinkung - bestehende Navigation - nicht planbar Quelle: Fraunhofer IAO

22. Publikation Statische Komposition von Publikationen Komposition • Struktur basiert auf XML • manuelles Binden der Textbausteine in Publikation mittels statischer Links • jede Publikation individuell erstellt Nachteile • statisch und inflexibel • hohe manuelle Aufwände • keine Wiederverwendung der Publikationen bzw. ihrer Strukturen T e x t b a u s t e i n e s t a t i s c h e L i n k s

23. Überschrift Regel Text Überschrift T e x t b a u s t e i n e Link Regel Regel Text Publikation Dynamische Komposition von Publikationen Komposition • Struktur dient als Vorlage für alle Publikationen einer Klasse • Wiederverwendung • automatisches Binden der Texte in Publikationen mittels Regeln • manuelles Binden von Texte mittels Links (Ausnahme) • verbindende Texte Text P u b l i k a t i o n s v o r l a g e

24. Staging-CMS Templates Client Client Autor QS-Server Staging-Server Web-Server Publishing Server Web-Browser Web-Browser Daten Kunde/Leser sicheres Login System-Technologien – Staging Server • geeignet für statische Informationen mit zyklischer Publikation • Content wird in separater Umgebung erstellt und verwaltet • statischer Inhalt (Generat) werden zu def. Zeitpunkten erzeugt (Staging) • Generat wird auf Web-Server exportiert

25. Client Dynamisches CMS Templates Client Autor Web-Browser Middleware App.-Server Web-Browser Daten Kunde/Leser Web-Server System-Technologien – Live Server • für hochdynamische Content-Erstellung und Updates • kurzlebige Informationen, schnelle Aktualisierungszyklen • Script-Logik oder Middleware erzeugt bei Anfrage das Generat • direkter Zugriff auf DB-Systeme und Applikations-Server

26. Die vier Kernbereiche relevanter Technologien Prozess-organisation Dokumenten-verwaltung Steuerung der Informationsflüsse im Rahmen der Geschäftsprozesse Content-verwaltung Wissensvermittlung

27. Prozessorganisation – Workflowmanagement • Technologie zur aktiven Unterstützung von Geschäftsprozessen • Voraussetzung: Geschäftsprozesse sind strukturiert status == 'nicht lieferbar' BenachrichtigungKunde status == 'nicht am Lager' Bestellungs-eingang Nachbestellung status == 'nachbestellt' status == 'nachbestellt' Reservierung Senden status =='geprüft' Bereit-stellung/Verpackung Datenprüfen Verfügbarkeitprüfen status == 'vorhanden' Rechnung Ablehnung status == 'Datenfehler'

28. Workflowmanagement – Datenfluss • explizit modelliert • Ermittlung des Bearbeitungszustandes und Lokalisation der Daten während der Workflow-Ausführung • Abkopplung des Datenflusses vom Kontrollfluss • Datenbewegungen in heterogenen und verteilten Umgebungen (Middleware) • Modellierung von Medienbrüchen

29. Workflowmanagement – Ziele/Probleme • Erwartungen/Ziele • Vereinheitlichung von Prozessen • höhere Informationsverfügbarkeit • erhöhte Produktivität, reduzierte Ausführungskosten • bessere Überprüfbarkeit von Abläufen; Ausführungssicherheit • Integration vorhandener Datensilos; weniger Medienbrüche • Flexibilität bei Anpassung der Abläufe • Befürchtungen/Probleme • Kontrolle der Mitarbeiter • unzureichende Flexibilität • Integrationsprobleme

30. Workflowmanagement im (W)CMS • Beispiel: Weiterleitung eines in einem Geschäftsprozess benötigten Dokuments innerhalb eines Unternehmens • viele Herausforderungen • Vertreterregel (wenn zuständige Person krank o. im Urlaub) • Rollenkonzept, personenunabhängige Adressierung • Alternativen (z. B. wenn Auftrag größer 100k €, dann an A statt B) • Sicherheitskonzept/Sicherung • Freigabezyklus • funktionsorientierter Ansatz wird vom prozessorientierten Ansatz abgelöst akzeptiert Neue Inhalte Vorlage Redakteur Publikation Chefredakteur Revision Nachbearbeitung erforderlich

31. Die vier Kernbereiche relevanter Technologien Prozess-organisation Dokumenten-verwaltung Content-verwaltung Wissensvermittlung Auffinden von Informationen,Unterstützung des Umwandlungs-prozesses von Informationenin Wissen

32. Begriffsverständnis Daten, Information, Wissen Quelle: Bodendorf: Daten- und Wissensmanagement

33. Gegenüberstellung Daten, Information und Wissen • Daten und Informationen können in IT-Systemen explizit gespeichert werden, Wissen existiert in den Köpfen der Mitarbeiter (implizit) • Informationen/Daten sind nur dann wertschöpfend, wenn sie zu Wissen verknüpft werden können • Ziel • Wissensmanagement: Umwandlungsprozess von Informationen zu Wissen unterstützen • Wissensmanagementsysteme: Einsatz von IT zur Erreichung dieses Ziels Quelle: Bodendorf: Daten- und Wissensmanagement

34. Treiber und Dimensionen des betrieblichen Wissensmanagements • Sensibilisierung der Unternehmen für WM durch • große Informationsmengen • Einschätzung von Wissen als wichtige Ressource • Verhinderung der Fluktuation/Abwanderung des Wissens • dynamische und kooperative Entwicklungen sowie neue, moderne Prozesse zur Leistungserbringung • WM ist ein übergreifendes und interdisziplinäres Thema und hat • eine organisatorische Sicht, • eine (unternehmens-)kulturelle Sicht und • eine technische Sicht. • für jede Sicht bestehen unterschiedliche Konzepte und Technologien

35. Stufenweise Umsetzung eines IT-basierten Wissensmanagements • Stufe des WM • auf technische Unterstützung beschränkt • statische Betrachtung von Wissen • Stufe des WM • Zusammenhang von Mensch und Technik • Betrachtung der Entstehung und des Austauschs von Wissens • Communities of Practice, lernende Organisation • Stufe des WM • sozio-technische Einheit (Wissenseinheit) • neue Stufe von Content: Wissensobjekt • Integration von Semantic Web Technologien

36. Lernziele - Zusammenfassung • Wissen, warum CM-Systeme für moderne Webseiten notwendig sind, • Funktionalitäten und Architekturprinzipien kennen lernen, • Die Wissens- und Prozessdimension verstehen.