Kurs for VISP 6.3.2013

1. www.pwc.com Kurs for VISP 6.3.2013 Prosjektledelse i praksis Anne Line Grepne og Kjartan Austvik

7. Agenda

8. Hvem er dere? • Erfaring med prosjektarbeid • Forventninger til dagen

9. 1. Formål med kurset Formål med kurset • Bevisstgjøre og sikre en basisforståelse for prosjektledelsesfaget • Forstå hva som kjennetegner et prosjekt • Få innsikt i hvilke elementer som er viktige ved ledelse av et prosjekt • Forstå hva som er viktig for en prosjektleder å tenke på • Få innføring i noen prosjektstyringsteknikker • Få innføring i en del grunnleggende prosjektadministrative rutiner

10. Agenda

11. 2. Introduksjon til prosjektledelse Hva kjennetegner et prosjekt? • Har klare mål • Blir planlagt og gjennomført av en temporær organisasjon • Skal lede frem til et bestemt resultat • Eies av en prosjekteier • Ledes av en prosjektleder • Er en engangsoppgave • Har definerte rammebetingelser for tid, kostnad og omfang • Har en viss grad av unikhet • Krever ulike typer ressurser og kompetanse

12. 2. Introduksjon til prosjektledelse Forholdet mellom prosjektet og dets oppdragsgiver (linjeorganisasjonen) Linjeorganisasjonen (permanent organisasjon) Prosjektet (temporær organisasjon) Prosjektmandat og ressurser Leveranser

13. 2. Introduksjon til prosjektledelse Hva er prosjektledelse? • Krever kunnskap og ferdigheter innenfor mange områder; kommunikasjon, ledelse, relasjonsbygging, planlegging, coaching, risikostyring og problemløsning • Omhandler planlegging, organisering, gjennomføring, oppfølging og avslutning av prosjektet • Prosjektleder er ansvarlig for å sikre at prosjektets mål nås innenfor definerte rammebetingelser

14. 2. Introduksjon til prosjektledelse Prosjektlederen må sørge for en balanse mellom tid, kostnad og kvalitet (prosjekttriangelet) Tid B Kvalitet (omfang) Kostnad

15. Agenda

16. 3. Prosjektledelse i praksis Prosjektets livssyklus • Et prosjekts livssyklus deles ofte inn faser. Fasene vil variere avhengig av standarder og modeller • I denne delen av kurset vil vi fokusere på følgende fire prosjektfaser og følgende områder innenfor disse fire prosjektfasene: Faser Etablering Planlegging Gjennomføring Avslutning Områder • Prosjektmandat • Formål og mål • Prosjektledelsesplan • Omfang og WBS • Planer • Organisering • Rapportering • Risikostyring • Omfangsstyring • Læringspunkter • Sluttrapport • Avslutningsmøte

17. 3. Prosjektledelse i praksis Etablering Etablering Planlegging Planlegging Oppf ø lging Avslutning Avslutning Gjennomføring Fase 1: Etablering • Fasen omfatter prosessen fra prosjektidé til formalisering av prosjektet • I dette kurset vil vi se nærmere på: • Prosjektmandat • Formål og mål

18. 3. Prosjektledelse i praksis Etablering Etablering Planlegging Planlegging Oppf ø lging Avslutning Avslutning Gjennomføring Prosjektmandatet er et nøkkeldokument ved prosjektetablering • Prosjektmandat • Linjeorganisasjonens oppdragsbeskrivelse til prosjektet (formelt dokument) • Inneholder bl.a. prosjektets rammebetingelser: tid, kostnad og omfang • Formaliserer prosjektet • Prosjektmandatet bør minimum inneholde informasjon om: • Prosjektnavn og beskrivelse • Bakgrunn og målsetting • Milepæler, omfang og avgrensning • Prosjektorganisering, prosjekteier og overordnet om styring • Budsjettrammer • Dokumentasjon og rapportering • Risiko

19. 3. Prosjektledelse i praksis Etablering Etablering Planlegging Planlegging Oppf ø lging Avslutning Avslutning Gjennomføring Effektmål og resultatmål • Effektmål (også kalt formål) beskriver hvorfor prosjektet er etablert, og beskriver ofte en ønsket fremtidig situasjon som skal oppnås ved å gjennomføre prosjektet • Resultatmål (også kalt kun mål) beskriver hva prosjektet skal oppnå og er knyttet til prosjektets resultater og leveranser • Gode mål kjennetegnes ved at de er klare og retningsgivende og bør være SMART • Spesifikke • Målbare • Aksepterte • Realistiske • Tidsbestemte Dårlig formulert mål Kostnadene skal reduseres til et rimelig nivå. Godt formulert mål Kostnadene skal reduseres med 20% innen 31. desember 2008.

20. 3. Prosjektledelse i praksis Etablering Etablering Planlegging Planlegging Oppf ø lging Avslutning Avslutning Gjennomføring Er dette målet SMART formulert? • I believe that this nation should commit itself to achieving the goal, before this decade is out, of landing a man on the moon and returning him safely to the earth • (J. F. K. 1961)

21. 3. Prosjektledelse i praksis Etablering Etablering Planlegging Planlegging Oppf ø lging Avslutning Avslutning Gjennomføring Fase 2: Planlegging • Fasen omfatter planlegging og organisering av prosjektet, og tar utgangspunkt i prosjektmandatet • Planleggingsfasen er viktig for prosjektet fordi denne legger grunnlag for det som skal gjennomføres – de fleste bruker for liten tid på planlegging • I dette kurset vil vi se nærmere på: • Prosjektledelsesplan • Omfang og WBS • Andre planer • Organisering

22. 3. Prosjektledelse i praksis Etablering Etablering Planlegging Planlegging Oppf ø lging Avslutning Avslutning Gjennomføring Ting går galt – hvor ligger problemene? Innsatsnivå Gjennomføring Etablering Planlegging TIME Oppstart Avslutning

23. 3. Prosjektledelse i praksis Etablering Etablering Planlegging Planlegging Oppf ø lging Avslutning Avslutning Gjennomføring Prosjektledelsesplan • Introduksjon • Formål • Mål • Metodikk (faser) • Roller og ansvar • Prosjekteier • Styringsgruppe • Prosjektleder • Prosjektmedarbeider • Referansegruppe (evt.) • Gjennomføring • Omfang og endringsstyring • Kvalitet • Risiko • Kommunikasjon • Ressurser • Økonomi • Styringsdokument for prosjektet som beskriver hvordan prosjektet skal gjennomføres, overvåkes og styres - prosjektets omsetting av prosjektmandatet • Beskriver de verktøy og teknikker som skal benyttes for å gjennomføre prosjektet • Prosjektledelsesplanens innhold vil variere avhengig av anvendelsesområde og prosjektets kompleksitet • Godkjennes av styringsgruppen og/eller prosjekteier

24. 3. Prosjektledelse i praksis Etablering Etablering Planlegging Planlegging Oppf ø lging Avslutning Avslutning Gjennomføring Omfang og WBS • I planleggingsfasen er det viktig å dokumentere hvordan omfanget skal defineres, verifiseres og styres i prosjektet • WBS = Work Breakdown Structure (ANS = Arbeidsnedbrytningsstruktur) • En nedbrytning av prosjektets leveranser og arbeid i mindre håndterbare komponenter (arbeidspakker) • Skal inneholde 100% av arbeidet som skal utføres i prosjektet • Hensikten med WBS-en er å sikre at det blir enklere å: • Estimere tid og kostnader for prosjektet • Planlegge ressursbehov • Definere roller og ansvar (tilrettelegger for ansvarsdeling) • Følge opp og kontrollere fremdrift • Oppgaver som tilhører samme arbeidsområde blir koordinert bedre

25. Millau-broen - Verdens høyeste skråstagbro

26. 3. Prosjektledelse i praksis Etablering Etablering Planlegging Planlegging Oppf ø lging Avslutning Avslutning Gjennomføring Eksempler på WBS Nytt IT-system Design Opplæring Prosjektledelse Utvikling Test Funksjonell Teknisk Teknisk Systemtest Akseptansetest Kundeservice Funksjonell Drift

27. 3. Prosjektledelse i praksis Etablering Etablering Planlegging Planlegging Oppf ø lging Avslutning Avslutning Gjennomføring WBS – rammeverk for en god plan Planlegging Arbeidsnedbrytning Ressurser og kostnader Lengde og rekkefølge

28. 3. Prosjektledelse i praksis Etablering Etablering Planlegging Planlegging Oppf ø lging Avslutning Avslutning Gjennomføring Andre planer • Et prosjekt kan ha mange forskjellige planer, eks. tidsplan, kostnadsplan, aktivitetsplan, kommunikasjonsplan, testplan og opplæringsplan • En plan er enten overordnet eller detaljert • Vi skal se nærmere på to typer planer: • Milepælsplan (tidsplan) • Kostnadsplan

29. 3. Prosjektledelse i praksis Etablering Etablering Planlegging Planlegging Oppf ø lging Avslutning Avslutning Gjennomføring Milepæl • En milepæl beskriver hva prosjektet skal ha oppnådd på et bestemt tidspunkt og er delmål på veien til det endelige målet • Milepælstankegangen fokuserer på resultater (HVA) fremfor aktiviteter (HVORDAN) • En milepælsbeskrivelse skal inneholde to elementer • En beskrivelse av ønsket tilstand - hva prosjektet skal ha oppnådd • Kontrollerbar betingelse for at tilstanden er oppnådd Ønsket tilstand Når utredningsrapporten er overlevert… …og godkjent av ledergruppen Kontrollerbar betingelse

30. 3. Prosjektledelse i praksis Etablering Etablering Planlegging Planlegging Oppf ø lging Avslutning Avslutning Gjennomføring Milepælsplan og resultatløp Resultatløp A Resultatløp B Resultatløp C • Resultatløp viser ulike hovedområder i et prosjekt og forbedrer oversikten og lesbarheten av milepælplanen • Tilrettelegger for parallelle løp • Viser avhengigheter mellom milepælene innenfor hovedområdene B1 C1 C2 A1 A2 B2 B3 B4

31. 3. Prosjektledelse i praksis Etablering Etablering Planlegging Planlegging Oppf ø lging Avslutning Avslutning Gjennomføring Kostnadsplan • Hva koster et prosjekt? • Ressurser (timer brukt) • Lokaler • Materiell • Reiser • Alternativkost • For et konsulentprosjekt er det som regel ressurser (timer brukt) som utgjør den største kostnaden • Kostnad er et av områdene i prosjekttriangelet som er kritisk for prosjektleder å styre • De fleste prosjekter har et budsjett som angir prosjektets økonomiske rammebetingelser • Et prosjekt kan ha mange ulike typer kostnader • En kostnadsplan kan først lages når: • Milepælplanene er på plass • WBS-en er på plass

32. 3. Prosjektledelse i praksis Etablering Etablering Planlegging Planlegging Oppf ø lging Avslutning Avslutning Gjennomføring Prosjektets organisering • Et prosjekt er en temporær organisasjon og bør ha en organisasjonsstruktur • Organiseringen bør bestå av roller, ansvar, myndighet og rapporteringslinjer på lik linje med en vanlig linjeorganisasjon • De vanligste rollene i et prosjekt er: • Prosjekteier • Styringsgruppe • Prosjektleder • Prosjektmedarbeider • Referansegruppe Prosjekteier Styringsgruppe Referansegruppe Prosjektleder Prosjekt-medarbeider Prosjekt-medarbeider Prosjekt-medarbeider

33. 3. Prosjektledelse i praksis Etablering Etablering Planlegging Planlegging Oppf ø lging Avslutning Avslutning Gjennomføring Fase 3: Gjennomføring • Fasen omfatter styring og kontroll av prosjektgjennomføringen, og tar utgangspunkt i dokumentene fra planleggingsfasen • Det er i gjennomføringsfasen prosjektets leveranser produseres • I dette kurset vil vi se nærmere på: • Rapportering • Risikostyring • Omfangsstyring

34. 3. Prosjektledelse i praksis Etablering Etablering Planlegging Planlegging Oppf ø lging Avslutning Avslutning Gjennomføring Rapportering forveksles ofte med oppfølging Rapportering handler om å: …gi riktig og vesentlig informasjon …på en strukturert måte …med riktig detaljnivå …til rette mottakere …til rett tid Oppfølging handler om å: …gjøre noe med det som rapporten viser Rapportering krever struktur og ærlighet Oppfølging krever ledelse

35. 3. Prosjektledelse i praksis Etablering Etablering Planlegging Planlegging Oppf ø lging Avslutning Avslutning Gjennomføring Bruk av trafikklys og ikoner i rapportering • Grønn • Framdrift i henhold til plan • Ingen alvorlige eller kritiske risiko identifisert • Ingen alvorlige eller kritiske issues har inntruffet • Trafikklys eller ikon er ofte brukt i statusrapporter • Gir raskt et bilde av status for prosjektet • Viktig å bli enige om hva de ulike fargene eller ikonene betyr, slik at alle som leser statusrapporten har samme oppfatning av status • Gul • Mindre avvik fra planen • Alvorlige risiko er identifisert • Alvorlige issues har oppstått • Rød • Store avvik fra planen • Kritiske risiko er identifisert • Kritiske issues har inntruffet

36. 2 1 n 3. Prosjektledelse i praksis Etablering Etablering Planlegging Planlegging Oppf ø lging Avslutning Avslutning Gjennomføring Eksempel på risikomatrise og risikologg Forrige rapporteringsperiode Høy 5 1 2 n 5 Denne rapporteringsperiode 2 1 1 Sannsynlighet 2 4 4 3 3 Lav Lav Høy Konsekvens

37. 3. Prosjektledelse i praksis Etablering Etablering Planlegging Planlegging Oppf ø lging Avslutning Avslutning Gjennomføring Omfangsstyring • Omfanget vil ofte endre seg i løpet av prosjektet • Utvidelse, eksempelvis at nye krav dukker opp • Innskrenking, eksempelvis at deler av omfanget ikke lenger er aktuelt • Omfangsendringer må styres ved hjelp av en prosess og godkjennes som regel av styringsgruppen eller prosjekteier • En omfangsendring kan typisk godkjennes, avvises eller utsettes

38. 3. Prosjektledelse i praksis Etablering Etablering Planlegging Planlegging Oppf ø lging Avslutning Avslutning Gjennomføring Fase 4: Avslutning • Fasen omhandler ferdigstillelse av prosjektet og skal sikre at alle prosesser, aktiviteter og dokumenter blir ferdigstilt • Avslutningsfasen er den fasen det syndes mest i • I dette kurset vil vi se nærmere på: • Læringspunkter • Sluttrapport • Avslutningsmøte

39. 3. Prosjektledelse i praksis Etablering Etablering Planlegging Planlegging Oppf ø lging Avslutning Avslutning Gjennomføring Læringspunkter • Har som hensikt å dokumentere hva som gikk bra og hva som ikke gikk så bra i prosjektet • Hva kan gjøres annerledes ved fremtidige prosjekt av samme type? • Er det noe vi kan lære fra dette prosjektet som kan være nyttig for andre prosjekter? • Gjennomføres som regel som et arbeidsmøte med alle prosjektdeltakerne • Læringspunkter blir ofte omtalt som LessonsLearned

40. 3. Prosjektledelse i praksis Etablering Etablering Planlegging Planlegging Oppf ø lging Avslutning Avslutning Gjennomføring Sluttrapport • Sluttrapporten skal oppsummere gjennomføringen av prosjektet og dets leveranser og resultater • Ofte det siste formelle dokumentet som prosjektet lager • Kan inneholde prosjektets læringspunkter

41. 3. Prosjektledelse i praksis Etablering Etablering Planlegging Planlegging Oppf ø lging Avslutning Avslutning Gjennomføring Avslutningsmøte • Avslutningsmøtet markerer slutten på prosjektet, hvor prosjekteier og prosjektleder takker for innsatsen til alle involverte parter • Gjennomgang av deler av sluttrapporten er et vanlig punkt på agendaen • Bør inkludere alle involverte parter i prosjektet • Avslutningsmøtet avsluttes ofte med en sosial begivenhet

42. http://www.youtube.com/watch?v=JtamUrmZtcM

43. Agenda

44. 4. Oppsummering I dette kurset har vi sett nærmere på… • Hva er et prosjekt? • Hva er prosjektledelse? • Hvordan et prosjekts livssyklus kan deles opp i ulike faser • Viktige tema innenfor fasene etablering, planlegging, gjennomføring og avslutning