Présenté par: Dr. Mohamed-Khireddine KHOLLADI Diplômé de l'INSA de Lyon - France

1. IMPORTANCE DES SYSTEMES D'INFORMATIONS DANS LES ORGANISATIONS Présenté par: Dr. Mohamed-Khireddine KHOLLADI Diplômé de l'INSA de Lyon - France Enseignant-chercheur à l ’université Mentouri « Séminaire sur la sécurité, l’importance du SI & les solutions des Systèmes d’Informations et Internet » ENSI-DRESI du 05au 07 Juin 1999 à l’hôtel Es-Salem - Skikda

2. Introduction Principaux objectifs de l’introduction de S.I. informatisés • Amélioration de la qualité de la prise en charge des problèmes • Evaluation des activités des services • Maîtrise de la gestion administrative • Maîtrise de l’augmentation continue des coûts de gestion • La gestion de l’énorme masse d’informations avec des moyens conventionnels : meilleure organisation, bonne administration et personnel qualifié et suffisant • Entraîne une gestion difficile & complexe • Pas de contrôle sérieux de gestion & des hommes • Pas de transparence dans les activités • & mauvaise gestion administrative

3. Introduction Solutions susceptibles de satisfaire nos objectifs • Visant à optimiser l’utilisation rationnelle des énormes ressources matériels, humains et financiers des entreprises. • Introduisant les techniques les plus modernes de traitements de l’information par la mise en place d’un schéma directeur de l’entreprise.

4. Introduction Apports de l’outil informatique dans le domaine de la gestion • Meilleure organisation des activités • Gain considérable en temps • Minimum de dépenses • Meilleure exploitation des informations en temps réel • Améliorer efficacement les méthodes, les moyens de stockage et les traitements de données

5. Introduction Objectifs • Améliorer la qualité de l’information fournie • Assurer sa fiabilité • Uniformiser les sources d’informations • Homogénéiser les données au niveau de l’ensemble • Rationaliser et automatiser les procédures de gestion

6. Définition 1 : Objet à la base de la communication des connaissances perçues par les cinq sens de l ’homme. Définition 2 : Tout renseignement permettant de réduire son incertitude. Elle peut être considérée sous deux aspects : Signification  Contenu sémantique Structure  Syntaxe Elle apparaît sous de multiples formes : Visuelle, Sonore, Tactile, Olfactive et Gustative. Traitement de l ’information peut être : Classique  Numérique, textuel, alphanumérique, factuel Multimédia Graphique, Image, Son,vidéo INFORMATION?

7. Sémantique = Science de la signification. Sémantique = Contenu Linguistique = Science qui exprime le concept. Linguistique = Exprime le Contenu. Sémantique & Linguistique? Soit le problème posé en termes flous Problème? Soit un problème posé en termes précis • Il fait face à des : interprétation, préférences, imaginations et intuitions • Il ne peut se résoudre que d ’une manière humaine. • Il fait face à des spécifications. • Il peut être résolu soit par une machine • ou soit par un homme  1 ou plusieurs règles connues de réalisation Pas de règles connues de réalisation Le problème peut entraîner plusieurs choix. Solutions : Traitements par l’homme ou Simulation possible par machine Le problème peut être traité par une solution automatique Solution automatique : Ordinateur <=> Génie logiciel

8. Type de problème où elle est utilisée : Etat clinique d’un malade, inventaire permanent de l’état du stock, état des comptes de l’entreprise Conditions d’aptitude à la transformation automatique: Objectives (signification unique sans interprétation possible), Quantifiable (mesurable) & Discrète (sa mesure s’exprime par un nombre) Age : Présente ou vivante (line processing) & Passée ou historique (batch processing) Diversité des formes de l'information

9. Stabilité = Durée de vie très variable : Une fraction de seconde, si elle concerne un engin en mouvement (Information mouvement) Quelques années, s’il s’agit d’un client (Information permanente) Support : Classique (tactile, alphanumérique ou factuel) Multimédia (son & image) Représentation : Caractères alphanumériques et symboles pour l’homme Codage de l’information (donnée) pour l’ordinateur Diversité des formes de l'information

10. Niveau de gestion auquel elle se réfère Activités de fonctionnement Activités de décision Structure : Caractère, mot, rubrique, (article ou enregistrement) et (fichier ou base de données) Rôle dans l’activité de gestion Information « prescriptive » ou instruction (façon de procéder) Information « passive » ou donnée Diversité des formes de l'information

11. Domaine « Homme » et domaine « Machine » Diversité des formes de l'information Domaine « Homme » Traduction intention Domaine « Machine » Mode d’emploi C O D A G E et données Utilisateur Ordinateur Résultats Langage Machine Langage utilisateur Interprétation des réponses Information alphanumérique ou symbolique Information binaire

12. Information est contenue dans un message enregistré sur un support physique. L’ordinateur a tendance de noyer les gestionnaires sous le papier. Pourquoi? Il y a souvent confusion entre « message » et « information ». Chaque gestionnaire doit se poser constamment ces 3 questions? Quelles sont les décisions que je dois prendre? D’où qu’elle est mon incertitude? (incertitude => prise de décision). D’où quelles sont les informations dont j’ai besoin? Un état de 500 pages, qui ne réduit pas mon incertitude, n ’est qu’un paquet de messages inutilisables. Notion de Message

13. Ensemble de besoins à satisfaire dans un domaine d ’activité quelconque Ex. Système de réservation de places Ensemble de moyens à mettre en œuvre pour les résoudre Ex. Système de transmission de données Système? Définition: Ensemble d’éléments dont la structure et le fonctionnement sont organisés en vue d’atteindre un but. • Il existe différents types de systèmes : déterministe ou non, probabiliste , fermé et ouvert. • Il y a aussi la notion de frontière d’un système.

14. Système d’information de l’entreprise est l’ensemble des procédures et moyens d’utilisation des informations. Système informatique n’est qu’un sous-ensemble du système d’information. Il concerne que les procédures qui mettent en œuvre des moyens automatiques de traitement de l’information. Système d'Information & Système Informatique?

15. Système technique Système commerciale Système financier Système contentieux Système comptable Système administratif Etude et réalisation d’un produit Gestion des achats et des ventes Gestion des capitaux Gestion des problèmes juridiques Mouvements des biens Coordination, commandement et gestion du personnel Différents systèmes d'information dans l'entreprise Chaque fonction ou type d’activité dans l’entreprise peut être caractérisée par un système d’information

16. Organisation= ensemble de moyens humains, matériels et financiers mis en œuvre dans un but économique, social, politique et syndical. Entreprise = organisation complexe où diverses fonctions sont remplies selon certains Objectifs. Ces fonctions sont assurées par différents secteurs d’activités reliés entre eux et échangeant toutes sortes d’informations. Organisation? & Entreprise? • Organisation = notion plus large que celle de l’entreprise dans la mesure où elle englobe aussi les institutions publiques, les syndicats, les partis politiques, les associations, etc.

17. Objectifs Identification des différentes tâches et sous-tâches Fréquence de tâches Détermination des exigences des tâches (temps de réponse, coût des erreurs, volume d’information et complexité des opérations) Techniques Outils d’analyses (SADT, Merise,etc.) Description de la circulation des informations Procédures optimales Modèle de tâche  Utilisateur Analyse de l'activité du poste de travail Le problème générale est celui de la prise en charge de l’activité de l’opérateur Les techniques d’analyse de l’activité • Observations en situation naturelle (description des procédures, organisation de l’activité et identification des erreurs) • Entretiens (identification du vocabulaire et des objets) • Analyse de trace (aides au travail papier, mémoire externes et notes manuscrites) • Prise d’information à la demande (simulation de résolution de problème, énoncé minimal et contraintes d’accès aux informations requises). • Verbalisation simultanées, enregistrement de mouvements oculaires, etc.

18. Entreprise en tant qu'organisation Dans l'entreprise la circulation de l'information exige une grande Normalisation circuits reliant cycles Secteurs niveaux de reliant les d'activités responsabilité les permettant parcourus c'est-à-dire le par des Codification Standardisation pilotage de flux l'entreprise des des en fonction Supports Informations de certains objectifs qui deviennent des Données Classées dans des Fichiers ou B.D

19. Dans l’entreprise, l’informatique peut intervenir • A travers les circuits d’informations : automatisation des tâches administratives. • A travers les cycles d’informations : à partir des résultats des opérations routinières, la machine élabore des éléments de décisions. • Elle peut enfin, dans certains cas, être amenée à faire elle-même le choix qui s’impose parmi toutes les solutions envisagées à l’avance par l’opérateur. •  5 difficultés principales d’informatisation : • Baisse de performance (essai  , erreurs  et qualité  ) • Utilisation minimale (buts locaux et tâche manuelle continue) • Durée d’apprentissage (pour exploiter les capacités du dispositif) • Sous-utilisation (fonctions complexes et coûteuses usitées) • Amélioration? (gain de temps)

20. Système informatique dans l’entreprise • Dans un S. Inf., le processus de transformation de l’information se compose des phases suivantes : • Codification (identification et guidage vers des traitements appropriés). • Saisie des informations sur un support et Acheminement de ces dernières vers l’ordinateur. • Traitement par l’ordinateur (stockage, contrôle, mutation, transfert, interprétation, mise en forme). • Sortie et diffusion des résultats vers l’utilisateur. • Les S. Inf. Diffèrent selon leur degré d’évolution et leur efficacité. • L’Information doit être précise (exactitude), significative (compréhension), pertinente (concerne son destinataire) et opportune (disponible à tout moment).

21. Entreprise en tant que système Entreprise est un système chargé d’effectuer une transformation. Système de gestion(module de pilotage) Coordination, objectifs Système d’Information Environnement Système informatique Mémorisation et traitement Le pilotage est assuré par un opérateur qui a un rôle essentiel dans le cycle d’information : prise de décision et donner l’ordre. L’exécution de cet ordre est assuré par le système des opérations, qui doit rendre compte de son action. Système de Transformationou des opérations (Module technologique) Production et Actions

22. Place d'un S.I. dans une organisation • Le SI assure : • la circulation • le traitement • et la mémorisation de • l’information Environnement Décisions concernant l’environnement Système d’information Système de valeurs et références fixes Système d’information Décideur Système d’information Décisions concernant l’organisation Organisation

23. Représentation de l'entreprise en 4 niveaux de systèmes Noyau (0) : Produits, moyens techniques, moyens commerciaux et moyens humains Exploitations (1) : (fonctionne en temps réel) planning des ateliers, affectation des représentants, facturation, etc. Mutation (4) Evolution (3) Gestion (2) : (fonctionne de 1 à 6 mois) prévisions annuelles et mensuelles des ventes, programmation de la production, contrôle budgétaire, fixation des volumes de stocks, répartition de l ’effort commerciale par catégorie de clientèle. Gestion (2) Exploitation (1) Evolution (3) : (fonctionne à 1 an) Fixe les objectifs, modifie les structures, décide des investissements, remet en cause le système de gestion, prévisions et plans à long terme, étude de nouveaux produits, plans de nouveaux investissements, recherche de nouveau marché, etc. Noyau (0) Mutation (4) : (fonctionne à 10 ans et plus), Politique d’alliance avec d’autres firmes, étude de concentration, stratégie multinationale, actions professionnelles, etc.

24. Représentation de l'entreprise en 4 niveaux de systèmes Niveau 1: assure la mise en œuvre permanente des facteurs du système physique pour accomplir des tâches assignées par le niveau de gestion, Adaptation aux aléas : écarts de qualité, retard de livraison, pannes de machines, pointes de ventes, etc. Mutation (4) Evolution (3) Niveau 2 : Fixe à l’exploitation des objectifs réalisables, donc compatibles avec ses moyens, puis d ’en contrôler l ’exécution. Gestion (2) Exploitation (1) Niveau 3 : Assure l’évolution des niveaux inférieures et représente le management. Il fixe les objectifs à long terme. Noyau (0) Niveau 4 : Opère la jonction entre l ’entreprise et son environnement (absorption, fusion, développement par rachat d’autres entreprises, remise en cause du management), protège l’organisme contre les perturbations économiques ou des changements violents.

25. Critiques Structure complexe Mauvaise répartition du travail du personnel (travail collectif) Arrivée tardive des documents retarde l’édition des rapports Mauvaise appréciation de la situation (grand nombre de commandes/jour) Prise de décisions arbitraire (manque d’information) Réticence et méfiance à l’égard de l’Informatique Solutions Complexité de la structure des services Grand nombre de documents de liaisons Proposition de nouvelle organisation en tenant compte de 2 facteurs : Harmonisation et Synchronisation des tâches exécutées Degré de leur complexité Afin d’avoir une information fiable une meilleure répartition du personnel s’impose Automatisation des activités de gestion Introduire les normes de la gestion scientifique (Facteur temps) & Instaurer le contrôle de gestion ASPECTS ORGANISATIONNELS

26. Critiques Méthodes utilisées et Moyens mobilisées sont dépassés et archaïques Absence de l’outil informatique Solutions Introduire l’outil informatique approprié Améliorer les connaissances des méthodes d’observations et des statistiques descriptives ASPECTS TECHNIQUES

27. Critiques Manque d'uniformisation des sources d’informations (redondance) Comparaisons entre services aberrantes Insuffisance de la qualité des données disponibles Pas de politique de gestion de l’information Pas de normalisation et de standardisation La qualité des données disponibles est insuffisante pour évaluer le coût du service Délai de recherches des renseignements long (près d'une dizaine registres) Traitements des commandes alourdis Solutions Sensibilisation et mobilisation de l’ensemble du personnel pour l’importance de la tâche exercée Standardisation et normalisation de l’information Uniformiser les sources d’information Améliorer la qualité de l’information et gagner le temps dans les traitements Meilleure sécurité des données avec réduction du taux d’erreur Edition d’un état par service et par personne Création de nouvelles rubriques ASPECTS INFORMATIONNELS

28. Volume des informations et la complexité des fichiers ou de la base de données, d’où capacités minimales de stockage des supports. Nombre de commandes/mois, nombre de clients, nombre de produits Nombre de fournisseurs, nombre d’employés, nombre de machines, Nombre de lancements/mois, etc. Complexité des traitements => taille des programmes Gestion des stocks « matière » répond-t-elle à des règles programmables? Règles de facturation sont-elles programmables? Fréquence et délai de réponse Réduction des délais administratifs amènera-t-elle la réduction du délai de livraison? CRITERES DE RENTABILITE DE L’ORDINATEUR

29. Solutions Susceptibles de satisfaire nos objectifs visent à optimiser et rationaliser les énormes ressources matérielles, humaines et financières de l’entreprise en introduisant les techniques les plus modernes en matière de traitements de l'information par la mise en œuvre d'un schéma directeur Il faut informatiser les services. Comment? Le schéma directeur doit être fait par un groupe composé de cadres dirigeants, Gestionnaires administratifs & techniques et d'informaticiens Appelé : Comité directeur d’Informatisation CONSEQUENCES

30. SCHEMA DIRECTEUR ou REPONSES A NOS INTERROGATIONS • Améliorations attendues? • Productivité • Qualité de services et vitesse de réaction • Maîtrise du coût de santé • Améliorations retenues? • Lesquelles? et selon quel ordre de priorité? • Révisions de l’information existante? • Etendre son application • Adapter aux nouvelles technologies? (S.E et I. A, Vision & Infographie, Messageries, Imagerie médicale, etc.) • Nature du S. I. global? • Avantages, inconvénients et enjeux

31. Connexion du S. I. intégré de Gestion Mettre en place le futur centre de calcul avec la configuration machine suivante : un gros ordinateur centrale connecté par un réseau local à des terminaux (2 par service) des imprimantes (1 par service) répartis dans tous les services et par réseau externe à d’autres entreprises pour échanges et consultations de la documentation via Internet et Intranet Permet? Stockage important des données Recherche des informations pertinentes Accès à des systèmes d’aide à la décision et à la gestion REPONSES A LONG TERME

32. REPONSES A COURT ET MOYEN TERME • Les micro-ordinateurs installés ou à installer dans les services vont jouer le rôle à long terme des terminaux • Informatiser les différents services à réorganiser les services et à adapter le personnel au Système Informatique par la formation

33. Diagnostic de l’existant (au niveau du service concerné) Concertation avec les autres projets pour consolidation et harmonisation des données Modélisation des données Modélisation des traitements Validation des modèles par les vues utilisateurs (modèles externes) Programmation et tests et Rédaction d’un manuel utilisateur CHAQUE PROJET

34. DIFFERENTS NIVEAUX D'ABSTRACTION HOMME (Monde Réel) Schéma Niveau Conceptuel Conceptuel - Hiérarchique MCD et MCT - En Réseaux Quoi? ou Que? - Relationnel Schéma Niveau SGBD MERISE Logique Organisationnel MOT et MLD Qui? Où? Quand? Niveau Schéma Opérationnel Physique MOpT et MPD Comment? MACHINE (Monde Abstrait)

35. DIFFERENTS MODELES - Description de l'Organisation Monde - Domaines d'application Réel - Objectifs - Contraintes (Utilisateurs) Modèle Modèle Modèle Externe 1 Externe 2 Externe n (Applications) (Vues) Modèle Conceptuel (Intégration des vues externes) (Chef de projet) Modèle Logique (S G B D) (Administrateur de la BD) Modèle Interne Ordinateur

36. La gestion des projets est un art. Sa transformation en une science sera longue et difficile (le problème est toujours d ’actualité). 9 Règles d'or du management des projets informatiques. Règle n°1 : Respecter une chronologie rigoureuse (Est-ce opportun? Que veut-on? Quels sont les enjeux? Que représentent les volumes?) Règle n°2 : Construire la maquette (Choix du chef de projet, les flux d ’informations, les problèmes de saisie et de contrôle, les résultats attendus et définition des différentes étapes). Règle n°3 : Elaborer une présentation globale du projet et de son environnement (Que veut-on faire? Que doit-on faire? Par quoi doit-on commencer? Avec qui?)  Calendrier prévisionnel de réalisation. Règle n°4 : Créer et animer le « groupe projet » (chef de projet doit le créer et l’animer, groupe sera constitué des responsables concernés et réunions pour débloquer les situations). Règle n° 5 : Se doter des moyens de suivi et de contrôle (ordonnancement du projet et planning de réalisation détaillé par application). 9 Règles d'Or de conduite de projet

37. Règle n°6 : Obtenir l’aval pour chacune des phases (discuter et critiquer la conception). Règle n°7 : Contrôler l’avancement de la réalisation (contrôler sur les délais et contrôler sur la qualité de la réalisation). Règle n°8 : Contrôler la qualité (la qualité, ce n’est pas uniquement les résultats corrects, mais : programmes bien construits, documentation riche et bien faite, Tests unitaires de programmes et Tests d’enchaînement à partir des jeux d’essai). Règle n°9 : Identifier l’origine des modifications (détecter les oublis en cours de réalisation et changement d’interlocuteur) Perturbations et Indispositions. 9 Règles d'Or de conduite de projet

38. Facilité d'utilisation Facilité d'apprentissage Augmentation de la productivité Facilité de transfert des connaissances Utilisation de toutes les ressources des dispositifs Meilleure évaluation des interfaces H/M Amélioration de la qualité Diminution des erreurs INTERFACE HOMME-MACHINE actions Entrées Evénements Dispositif de commande Dialogue Utilisateur Interface Dispositif de affichages contrôle Evénements Sorties

39. Minimiser la mémorisation (humaine) Améliorer la cohérence (pour le logiciel) Donner des retours d'information Assurer la tolérance aux erreurs INTERFACE HOMME-MACHINE Traitement Traitement humain symbolique INTERFACE de l'information de l'information Utilisateur Machine Logique de Logique de l'utilisation fonctionnement

40. Faciliter le transfert de connaissances Connaissances de la tâche Objets Modèle conceptuel Opérations I N T E R F A C E Attributs Relations Utilisateur Sémantique Sémantique de la tâche Machine Mise en jeu des connaissances Effets actions Structure buts Syntaxe Plans Procédures Terminologie Lexique Images mentales

41. Faciliter l'apprentissage Connaissances du dispositif Objets Opérations Modèle conceptuel Que peut-on faire avec le dispositif? I N T E R F A C E Attributs Relations Effet des commandes Utilisateur Sémantique Que se passe -t-il si? Machine Apprentissage Règles d’utilisation Syntaxe Comment faire pour? Lexique Que signifie telle information? Compréhension des codes

42. ETUDES DIAGNOSTIC Organigramme fonctionnel de la structure d’accueil Applications informatiques existantes (Possibilités d’Intégration) Postes de travail (QQOQC et P) Documents & Informations Traitements Etablissement du dictionnaire des données (Base de données) Aboutir aux O.C.S. organisationnelles et informationnelles susceptibles de dégager des solutions informatiques futures REUNIONS DE CONSOLIDATION 1projet d’étude de l’existant par fonction Liaisons entre les Diagrammes de circulations des Documents Dictionnaire de données uniques (Base de données de l ’entreprise) O. C. S à l’échelle globale Normalisation de la codification des données

43. MOYENS A METTRE EN OEUVRE Matériels et logiciels : 8 Micro-ordinateurs compatibles PC Pentium 200 à 350 Mhz Langage de conception des applications (L4G ou autres) Langage de programmation Mettre les moyens humains nécessaires Mettre les moyens financiers 5 VISIONS POSSIBLES DE S. I. Elaboration de sous-systèmes juxtaposés d'information Coordination des Systèmes d'Information par création d'une Base de Données Utilisation de modèles de planification et d'aide à la décision Intégration des différents programmes en une bibliothèque de programmes Avènement de la planification stratégique

44. Le Système d'Information est scindé en sous-systèmes indépendants Chaque fonction opérationnelle s'appuie sur ses propres fichiers comme les applications classiques La comptabilité générale La paie du personnel administratif et technique Les statistiques des activités de gestion La tenue de stocks des produits SOUS-SYSTEMES JUXTAPOSES Inconvénients Manque d'harmonisation entre les différents travaux Redondances Difficultés des communications inter sous-systèmes Rareté des informations d'ensemble Sous système 1 Sous système 2 Sous système 3 Fonctions Fo Fo Fo Fo Fo Fo Fo Fo Fo Opérationnelles 11 12 1i 21 22 2i 31 32 3i (Fo) Fichiers F F F F F F F F F (F) 11 12 1i 21 22 2i 31 32 3i

45. Indépendance données/traitements (Evolutivité) Pas de redondance (gain de place et de temps) Partage des données (gestion des conflits d'accès) Contrôle et Sécurité de l'Information (droit d'accès) Indépendance Information/Supports physique (accès multifichiers) Gestion centralisée des données (Administration des données, etc.) CREATION D'UNE BASE DE DONNEES Sous système 1 Sous système 2 Sous système 3 Fo Fo Fo Fo Fo Fo Fo Fo Fo 11 21 31 22 12 1i 2i 32 3i S.G.B.D Interrogation Bases de données de la base

46. Besoins d'en tirer un meilleur parti par l'amélioration du processus de prise de décisions Mise en place des méthodes de gestion administrative plus évoluées grâce aux modèles de planification AVEC MODELE DE PLANIFICATION Sous système 1 Sous système 2 Sous système 3 Fonctions Fo Fo Fo Fo Fo Fo Fo Fo Fo opérationnelles 11 12 1i 21 22 2i 31 32 3i (Fo) Modèle de Modèle de Modèle de planification planification planification Modèle de Modèle de décision décision Modèle de décision S.G.B.D Bases de données

47. Tout en faisant espérer des avantages importants, la pratique du système précédent ne donne pas pleinement satisfaction. On se heurte à : Difficulté de mettre au point les différents programmes, Impossibilité d'en assurer en permanence une maintenance et une évolution satisfaisantes, et Limitation du nombre de programmes disponibles. Ces inconvénients peuvent être levés par la mise en place en commun de l'ensemble des moyens et la création d'une bibliothèque de programmes. APPARITION DE LA BIBLIOTHEQUE DE PROGRAMMES Fonctions opérationnelles (Fo) Sous système 2 Sous système 3 Sous système 1 Fo Fo Fo Fo Fo Fo Fo Fo Fo 11 12 1i 21 22 2i 31 32 3i Bibliothèque de programmes S.G.B.D Bases de données

48. Il permet de levé les inconvénients précédents : Difficulté de mettre au point des différents programmes Impossibilité d'en assurer en permanence une maintenance et une évolution satisfaisante Limitation du nombre de programmes disponibles PLANIFICATION STRATEGIQUE Planification stratégique Sous système 1 Sous système 2 Sous système 3 Fonctions Fo Fo Fo Fo Fo Fo Fo Fo Fo opérationnelles 11 12 1i 21 22 2i 31 32 3i (Fo) Bibliothèque de Modèles de programmes planification stratégique S.G.B.D Banques Bases de données d'informations

49. LES COUTS CACHES DE L’INFORMATIQUE

50. LES COUTS CACHES DE L’INFORMATIQUE