Autenticação de Instrumentos de Escrituração

1. Autenticação de Instrumentos de Escrituração ATUALIZAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS RELATIVOS À ANÁLISE E AUTENTICAÇÃO DOS INSTRUMENTOS DE ESCRITURAÇÃO

2. OBJETIVOS • Atualizar os procedimentos relativos à análise e autenticação dos Instrumentos de Escrituração, conforme IN DREI Nº 11 de 05/12/2013; • Esclarecer dúvidas, buscando diminuir o número de livros em exigência, garantindo maior celeridade e eficiência na análise dos livros.

3. O Departamento de Registro Empresarial e Integração/DREI, vinculado à Secretaria da Micro e Pequena Empresa da Presidência da República alterou, por meio da IN Nº 11/2013, os procedimentos relativos aos instrumentos de escrituração do Empresário, da Empresa Individual de Responsabilidade Limitada/Eireli, da Sociedade Empresária, da Cooperativa, dos Consórcios, dos Grupos de Sociedades, dos Leiloeiros, dos Tradutores Públicos e Intérpretes Comerciais, antes disciplinados pela revogada IN 107/2008, do DNRC - Departamento Nacional de Registro do Comércio.

4. PRINCIPAIS MUDANÇAS • VISANDO DAR VALIDADE E EFICÁCIA AOS INSTRUMENTOS DE ESCRITURAÇÃO, DEVEMOS OBSERVAR OS NOVOS PROCEDIMENTOS CONFORME DISPOSTO NA IN DREI Nº11/2013.

5. Livro Diário • O livro diário conterá, no máximo, um exercício social, podendo, em relação a um mesmo exercício, ser escriturado mais de um livro, observados períodos parciais e numeração sequencial, constantes dos respectivos Termos de Encerramento, de acordo com a necessidade ( Art. 4º, inciso II, Parágrafo 2º IN DREI 11/2013).

6. DISPOSIÇÕES GERAIS • Os livros em papel ou em fichas, quando escriturados apenas no anverso, conterão, no máximo, 500 folhas, incluídas as em que foram lavrados os termos de abertura e encerramento. Quando escriturados no anverso e no verso, conterão, no máximo, 1.000 páginas, incluídas as folhas em que foram lavrados os termos de abertura e encerramento (Art. 4º, inciso II,§ 4º e 5º ).

7. Os livros digitais, quando relativos a mais de um mês, obedecerão aos seguintes limites: o tamanho não pode ultrapassar 1(um) gigabyte e todos os meses devem estar contidos no mesmo ano civil (Art. 4º, inciso II, § 6º IN DREI 11/2013).

8. Pode ser feita uma única encadernação de mais livros diários, desde que acompanhados de seus respectivos termos de Abertura e Encerramento, não ultrapassando o limite de páginas/folhas estabelecido e, seja pago o preço público referente a cada livro.

9. Os livros e as demonstrações contábeis relativos a períodos anteriores poderão ser assinados pelo Empresário Individual, Empresa Individual de Responsabilidade Limitada / Eireli, Sociedade Empresária, Cooperativa, Consórcio e Grupo de Sociedades do período a que se refere a escrituração ou pelos atuais responsáveis, desde que os Termos de Abertura e Encerramento tenham data igual ou posterior a sua nomeação para o cargo(Capítulo VII, art.32 IN DREI 11).

10. A microficha, como instrumento de escrituração, poderá ser utilizada para fatos ocorridos até 31 de dezembro de 2014. Após essa data, a forma de escrituração deverá ser alterada para livro em papel ou digital, conforme o caso(Art. 2º - IV IN DREI 11).

11. No caso de cisão, fusão, incorporação, transformação, conversão e transferência da sede da empresa para outra Unidade Federativa, deverão ser apresentados os livros contendo os fatos contábeis ocorridos até a data do evento para autenticação na Junta Comercial de origem( Art.41 IN/DREI 11).

12. Termo de Abertura – dados obrigatórios: • a) o nome empresarial do empresário ou da sociedade empresária a que pertença o instrumento de escrituração; • b) o Número de Identificação do Registro de Empresas - NIRE e data do arquivamento dos atos constitutivos ou do ato de conversão de sociedade simples em sociedade empresária pela Junta Comercial; • c) o município da sede ou filial;

13. Termo de Abertura – dados obrigatórios: • d) a finalidade a que se destina o instrumento de escrituração (denominação do livro); • e) o número de ordem do instrumento de escrituração, devendo ser observada a sequência, mesmo quando se tratar de transferência de sede , transformação em outro tipo jurídico ou quando enviado o livro digital;

14. Termo de Abertura – dados obrigatórios: • f) a quantidade de: • » folhas, se numeradas apenas no anverso; • » páginas, se numeradas no anverso e verso; • » fotogramas, se microfichas; • » registros, se livro digital; • g) o número de inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica- CNPJ;

15. Termo de Abertura – dados obrigatórios: • A Instrução Normativa acrescentou ainda a data de encerramento do exercício social, que deverá ser indicada da seguinte forma: • Composta por dia, mês e ano a que se refere a escrituração nos livros contábeis • Ex.: 31/12/2012 • 31 de dezembro de cada ano - sem indicação precisa do ano, para os livros sociais, apresentados em branco.

16. Termo de Encerramento – dados obrigatórios: • a) o nome empresarial; • b)fim a que se destinou o livro (denominação); • c) o período a que se refere a escrituração, nos livros contábeis; • d) a data de início do período da escrituração, nos livros não contábeis, em branco; • e) o número de ordem;

17. Termo de Encerramento – dados obrigatórios: • f) a quantidade de: • » folhas, se numeradas apenas no anverso; • » páginas, se numeradas no anverso e verso; • » fotogramas, se microfichas; • » registros, se livro digital.

18. Procedimentos para a correta apresentação dos termos de abertura e de encerramento: •  Os Termos serão datados e assinados pelo empresário, administrador de sociedade empresária ou procurador e por contabilista legalmente habilitado, com indicação do número de sua inscrição no Conselho Regional de Contabilidade -CRC e dos nomes completos dos signatários e das respectivas funções (art. 7º do Decreto nº 64.567 de 1969).

19. Procedimentos para a correta apresentação dos termos de abertura e de encerramento: Para os termos de abertura e de encerramento devem ser utilizadas as funções descritas na Tabela de Qualificação de Assinantes prevista no art. 10 parágrafo 1º da IN DREI 11/2013, disponível em: http://www.dnrc.gov.br/Legislacao/normativa/DREI/IN_DREI%2011_2013.pdf .

20. Procedimentos para a correta apresentação dos termos de abertura e de encerramento: • Quando os Termos de Abertura e Encerramento forem assinados por representante do administrador (procurador, inventariante, liquidante e outros) o documento que comprovar a condição de representante (documentos judiciais e outros) deverá, como no caso da procuração, ser anteriormente arquivado na Jucemg. • No caso de assinatura por procurador, a procuração deverá conter os poderes para a prática do ato, ser arquivada na Junta Comercial (Art.10 § 4º INDREI Nº11/2013).

21. Outros procedimentos • O instrumento de escrituração não poderá conter folhas/páginas em branco, rasuradas e emendadas. • Permitida a indicação de “sem movimento”, “anuladas as folhas/páginas” ou lançamentos zerados.

22. Não serão aceitas assinaturas “isoladas” sem que exista a devida vinculação aos respectivos balanço e /ou DRE. • Aceitável a autenticação do livro Diário com dois balanços/DRE referentes ao mesmo exercício, desde que apresentados de forma analítica (distribuição por contas) e sintética (resumido por grupo de contas). • Permite-se que sejam incluídos balancetes.

23. A data do termo de abertura deverá ser igual ou posterior à data do arquivamento do primeiro ato da empresa na Jucemg, podendo a escrituração ter data anterior. • No livro apresentado em branco (não escriturado), a data de assinatura do termo de encerramento deverá ser igual à data do termo de abertura.

24. Na numeração de ordem do livro, deverá ser adotada apenas numeração arábica (1,2,3, ...) conforme norma NBR 14.724, da ABNT.

25. Retificação de lançamentos feitos com erros em livro já autenticado • A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade, não podendo o livro já autenticado ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada. Erros contábeis deverão ser tratados conforme previsto pelas Normas Brasileiras de Contabilidade.

26. Ressalva de dados omissos ou por erro • Existindo erro ou omissão de algum dado obrigatório do Termo de Abertura, Termo de Encerramento ou de formalidade intrínseca relacionada à apresentação ou aparência das demonstrações contábeis (referente por ex.: título, data, e não com relação ao conteúdo contábil), no livro em papel, poderá ser feita ressalva na própria folha ou página, a qual deverá ser assinada pelos mesmos signatários dos termos e homologada pelo autenticador do instrumento pela Junta Comercial, mediante Termo de homologação por esse datado e assinado ( Art. 9º § 4º IN DREI Nº11/2013).

27. Obrigada, Rosângela Azevedo Belo Horizonte, 31 de março 2014.