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2013 年兼职档案员培训

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2013 年兼职档案员培训. 湖北美术学院档案网络管理系统操作说明. ❤ 登陆档案网络管理系统 ❤ 修改密码 ❤ 著录卷内文件信息 A 添加案卷 B 修改文件信息 C 删除文件 D 上传材料信息 -- 上传全文、 上传 图像、上传音频、视频 等多媒体文件 ❤ 打印目录 ❤ 档案查询. ❤ 进入学校主页 http://www.hifa.edu.cn ❤ 点击“馆藏档案” —“ 档案馆” —“ 档案管理系统登录” —“ 登录入口”进入档案馆网页

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2013 年兼职档案员培训

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Presentation Transcript

  1. 2013年兼职档案员培训

  2. 湖北美术学院档案网络管理系统操作说明 ❤登陆档案网络管理系统 ❤修改密码 ❤著录卷内文件信息 A 添加案卷 B 修改文件信息 C 删除文件 D 上传材料信息--上传全文、 上传 图像、上传音频、视频 等多媒体文件 ❤打印目录 ❤档案查询

  3. ❤进入学校主页http://www.hifa.edu.cn ❤点击“馆藏档案”—“档案馆”—“档案管理系统登录”—“登录入口”进入档案馆网页 ❤填写 “档案系统登陆”中的用户名、密码——点击“登录”（如右图） 一、登陆档案网络管理系统

  4. 进入档案网络管理系统http://115.156.33.136/ 进入档案网络管理系统，也可直接输入http://115.156.33.136/

  5. 二、修改密码 • 各单位可以对密码进行修改，具体操作是: • 进入档案网络管理系统——点击“系统设置”

  6. 修改密码—点击“修改”密码修改完成，下次登陆系统就必须使用新密码进行登陆。修改密码—点击“修改”密码修改完成，下次登陆系统就必须使用新密码进行登陆。

  7. 三、著录卷内文件信息 ❤1、 添加案卷 ❤2、 修改文件信息 ❤3、上传材料信息

  8. （1）添加案卷 ❤ A 点击档案网络管理 系统右边档案文件 信息管理下的“添 加案卷”

  9. ❤B 弹出“添加案卷”框，对以下内容 进行填写：

  10. 著录时具体要求：

  11. 2） 修改文件信息 ❤ 若著录完案卷或文件信息后发现有错误要对已著录的文 件信息进行修改，点击 “编辑” 按钮

  12. 弹出“编辑案卷”框，将要修改的内容进行修改后，点击左下方的“保存” 按钮进行保存，即修改完成，修改完后点击“关闭” 按钮退出

  13. 3）上传材料信息 ❤ 上传全文 ❤ 上传图像 ❤ 上传音频 ❤ 视频等多媒体文件 附注：主要介绍“上传图像”，其余可参照操作

  14. 上传图像 如果有与著录的案卷或文件（如实物档案等）相对应的数码像片，必须将数码照片 上传，具体操作为：

  15. ❤1、点击系统界面右边档案文件信息管理界面下具 体案 卷或文件条目右边的“图像”按钮，弹出 “文件、 案卷相关图像”框

  16. ❤2、点击“点子文件上传”或“浏览”，选择要上传的图像❤2、点击“点子文件上传”或“浏览”，选择要上传的图像 （一次可以选择多张），点击“上传”,电子图像即上传 到档案网络管理系统；若上传错误可以点击图像条目的“ 删除”按钮进行删除

  17. 四、打印目录（以打印案卷移交目录为例，其余目录的打印方法相同）四、打印目录（以打印案卷移交目录为例，其余目录的打印方法相同） （一）、打印案卷移交目录 在纸质、照片、声像、实物、电子等档案实体移交综合档案室以前，必须先打印案卷移交目录（交接双方凭此清点和办理移交手续），具体操作为：

  18. ❤ 1、选中要移交的案卷（鼠标指向要移交的案卷条目左边的选择方框即可选中）

  19. 2、点击“队列打印”，把案卷/文件添加到打印队列3、单击“打印队列”，查看代打印的案卷，同时对不 需要的案卷也可以进行删减

  20. 4、点击“打印当前”，弹出“目录打印”框

  21. 5、选择“案卷移交目录（横）”6、选择“仅打印‘打印队列’中的文件（对归档 文件、卷内、案卷、自定义目录有效）”7、点击“打印预览”，进入“案卷移交目录（横向）打印”界面，进入打印预览界面进行预览8、检查无误，点击页面上方的打印快捷按钮或返回打印界面点击“打印”进行打印

  22. 六、档案查询 系统为用户提供两种查询接口 ❤一：综合查询（跨表查询） ❤二：针对具体档案表的查询（表内查询）

  23. 1、综合查询 ❤综合查询就是对系统内所有表进行查询，它可以提供给所有用户使用，包括非没有账号的访问者。 ❤用户只要输入所要查询的关键词，点击查询按钮，系统就自动开始搜索包含该关键词的案卷和文件。任意关键词查询将关键词与所有字段进行匹配，包括题名、责任者、密级、时间、实体分类号、案卷号、全文、附注、主题词等，只要其中含有用户所输入的关键词，系统就会自动将其归入查询结果中。另外用户还可以用多个关键词，以提高搜索精度。

  24. ❤如用户要查询一个关于校庆的通知，只要输入关键词：校庆和通知即可，不同的关键词用空格隔开，查询结果将是分别使用这些关键词查询所得结果的交集。❤如用户要查询一个关于校庆的通知，只要输入关键词：校庆和通知即可，不同的关键词用空格隔开，查询结果将是分别使用这些关键词查询所得结果的交集。 ❤点击“选择档案表”的按钮后出现的界面中列举了数据库中的所有表，以供用户选择查询范围。

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