1 / 76

PENYUSUNAN SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

PENYUSUNAN SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN. KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI KEDEPUTIAN BIDANG TATALAKSANA 201 3. PERSYARATAN PENYUSUNAN SOP AP. Disusun oleh PELAKU/MANTAN PELAKU . B ertitik tolak pada SOTK, URAIAN TUGAS dan/atau DOKUMEN ANALISIS JABATAN .

ingo
Télécharger la présentation

PENYUSUNAN SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. PENYUSUNANSOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI KEDEPUTIAN BIDANG TATALAKSANA 2013

  2. PERSYARATAN PENYUSUNAN SOP AP • Disusun oleh PELAKU/MANTAN PELAKU. • Bertitik tolak pada SOTK, URAIAN TUGAS dan/atau DOKUMEN ANALISIS JABATAN. • Orientasi pada KEGIATAN dan tidak berkaitan langsung dengan substansi. • KEGIATAN YANG SAMA akan memiliki SOP YANG SAMA. • Hasil KESEPAKATAN RASIONAL ANTARPELAKU.

  3. KEGIATAN DALAM SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN Kegiatan dalam SOP SOP dan Tugas-Fungsi Ciri Kegiatan Tertentu dalam SOP Ciri SOP berdasarkan Kegiatan Tertentu

  4. KEGIATAN DALAM SOP SOP mencerminkan Kegiatan; SOP menggambarkan Kegiatan yang riil dan distinctive; SOP secara eksplisit sudah membatasi kegiatan awal, utama dan akhir kegiatan; SOP mencerminkan jenis Kegiatan tertentu (Pelayanan, Rutin dan Penugasan) dari tugas dan fungsi yang dimiliki; SOP sudah mendeskripsikan ruang lingkup kegiatan.

  5. SOP DAN TUGAS-FUNGSI SOP mencerminkan jenis Kegiatan tertentu (Pelayanan, Rutin dan Penugasan) dari tugas dan fungsi yang dimiliki; Struktur Umum Tugas dan Fungsi Instansi Pemerintah: 1. Tugas dan Fungsi Perencananan (Rutin) 2. Tugas dan Fungsi Pelaksanaan (Rutin dan Pelayanan) 3. Tugas dan Fungsi Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan (Rutin) 4. Tugas dan Fungsi Penugasan Lainnya (Penugasan)

  6. CIRI KEGIATAN PELAYANAN 1. Pemohon Pada umumnya tidak ada kegiatan pelayanan tanpa adanya permintaan (pemohon)  customer satisfaction (kepuasan pelanggan). 2. Inisiatif dari pihak eksternal Inisiatif dan triger (pemicu) kegiatan pelayanan berasal dari pemohon (pihak eksternal). 3. Tidak Terencana Umumnya kegiatan pelayanan tidak terencana karena tergantung adanya permohonan (tidak dapat diprediksi datangnya). 4. Memerlukan Syarat Tertentu Pada kenyataannya kegiatan pelayanan bersifat limitatif sehingga memerlukan persyaratan tertentu.

  7. CIRI KEGIATAN RUTIN 1. Tidak diawali dari Pemohon Pada umumnya kegiatan rutin diawali dari penanggungjawab pelaksana kegiatan dan bukan dari pemohon. 2. Inisiatif dari pihak internal Inisiatif dan triger (pemicu) kegiatan rutin berasal dari internal (penanggung jawab pelaksanaan kegiatan). 3. Terencana Umumnya kegiatan rutin telah direncanakan sebelumnya (pelaksanaan tugas oleh penanggung jawab pelaksanaan kegiatan) 4. Tidak Memerlukan Syarat Tertentu Pada kenyataannya kegiatan rutin sudah given sehingga tidak memerlukan syarat bagi pelaksana kegiatan. Justru kalau tidak dilaksanakan memerlukan syarat tertentu.

  8. CIRI KEGIATAN PENUGASAN 1. Diawali Perintah Pada dasarnya kegiatan penugasan diawali dengan adanya perintah dari atasan yang berwenang. 2. Inisiatif dari pihak internal Inisiatif dan triger (pemicu) kegiatan penugasan berasal dari internal yaitu atasan yang berwenang. 3. Terencana dan/atau Tidak Terencana Umumnya kegiatan penugasan tidak direncanakan sebelumnya karena ada kondisi tertentu, atau bisa direncanakan untuk penugasan yang bersifat reguler. 4. Tidak Memerlukan Syarat Tertentu Pada kenyataannya kegiatan penugasan tidak memerlukan syarat tertentu sehingga bila tidak dilaksanakan justru memerlukan syarat tertentu.

  9. CIRI SOP PELAYANAN 1. Kegiatan Awal adalah Permintaan dari Pemohon Pada dasarnya kegiatan pelayanan diawali dengan adanya permohonan dari pengguna jasa. 2. Kegiatan Utama adalah Pemberian Pelayanan Kegiatan utamanya adalah kegiatan pelayanan oleh pelaksana yang berhubungan dengan pengguna jasa. 3. Kegiatan Akhir adalah Penerimaan Bukti/Hasil Pelayanan kepada Pemohon. Umumnya kegiatan pelayanan berakhir pada diterimanya bukti/hasil pelayanan kepada pemohon. Jika tidak, maka pelayanan dinyatakan belum selesai. Catatan: Kegiatan pendokumentasian dilaksanakan sebelum bukti/hasil pelayanan diserahkan kepada Pemohon.

  10. CIRI SOP RUTIN 1. Kegiatan Awal adalah Kegiatan yang dilakukan oleh Penanggung jawab Pelaksanaan Kegiatan Pada umumnya kegiatan rutin diawali dengan kegiatan dari penanggung jawab pelaksanaan kegiatan. 2. Kegiatan Utama adalah Pelaksanaan Kegiatan Rutin tersebut Kegiatan utamanya adalah kegiatan rutin yang dilakukan oleh pelaksana yang terkait dengan kegiatan utama (aktor sentral kegiatan). 3. Kegiatan Akhir adalah Pendokumentasian oleh Pelaksana Administratif. Umumnya kegiatan pendokumentasian dilakukan oleh petugas administratif tertentu yang ditunjuk. Catatan: SOP pelayanan bila dihilangkan kegiatan awal dan akhirnya yang terkait dengan pemohon menjadi SOP Rutin.

  11. CIRI SOP PENUGASAN 1. Kegiatan Awal adalah Kegiatan yang dilakukan dari Atasan yang berwenang memberi perintah. Pada umumnya kegiatan penugasan diawali dengan perintah dari Atasan yang berwenang. 2. Kegiatan Utama adalah Pelaksanaan Penugasan oleh yang ditugaskan. Kegiatan utamanya adalah pelaksanaan kegiatan penugasan yang diberikan oleh yang ditugaskan. 3. Kegiatan Akhir adalah Pendokumentasian oleh Pelaksana Administratif. Umumnya kegiatan pendokumentasian dilakukan oleh petugas administratif tertentu yang ditunjuk. Catatan: SOP penugasan ini memiliki unsur yang sama dengan SOP Rutin.

  12. PERBANDINGAN SOP PELAYANAN, RUTIN DAN PENUGASAN

  13. TINDAK LANJUT SOP PELAYANAN 1. SOP Pelayanan sebagai dasar penyusunan Standar Pelayanan Publik (SOP Rutin dan SOP Penugasan tidak perlu disusun standar pelayanannya); 2. Inti SOP pada Unit Penyelenggara Pelayanan adalah SOP Pelayanan; 3. SOP yang harus dipublikasikan adalah SOP Pelayanan sedangkan SOP Rutin dan SOP Penugasan tidak perlu dipublikasikan; 4. SOP Pelayanan dalam bentuk flowcharts dibuat pula dalam format grafik (Annotated Picture) untuk memudahkan bagi pengguna jasa (pemohon pelayanan).

  14. BAHAN PENYUSUNAN SOP SOTK (StrukturOrganisasidan Tata Kerja) PeraturanMenteri/KepalaLembaga Peraturan Daerah UraianTugas (Unit EselonTerendahsesuaiKondisiOrganisasi) PeraturanMenteri/KepalaLembaga/PeraturanKepala Unit di bawahnya PeraturanKepala Daerah DokumenAnalisisJabatan (opsional) Dokumen SOP yang tersedia(opsional)

  15. INSTITUSIONAL K-L danPemda Tugas Fungsi CASCADING PERUMUSAN URAIAN TUGAS Eselon I Tugas Fungsi Eselon II Tugas Fungsi Eselon III Tugas Fungsi Eselon IV Tugas UraianTugas FungsionalTertentu/Umum Tugas UraianTugas (individual + Institusional)

  16. SOTK Tugas CASCADING PERUMUSAN JUDUL SOP UraianTugas (Fungsi) Kegiatan (Riil & Final) Aspek (Kegiatan) Output Judul SOP Aspek (Kegiatan) + Output

  17. KEGIATAN TUGAS FUNGSI URAIAN TUGAS Core (substansi) Distinctive a. Perencanaan b. … c. … a. Melakukan… b. … c. … RUMUSAN TUGAS, FUNGSI, URAIAN TUGAS DAN KEGIATAN Penyiapan….,…, dan ……. Penyiapan… … … Penyiapan… … … Melakukan… … … x. Monitoring, y. Evaluasi, z. Pelaporan. x. Melakukan… y. … z. … Manajerial(Embeded) i. Melakukan… i. Penugasan

  18. PEDOMAN PERUMUSAN TUGAS DAN FUNGSI JABATAN STRUKTURAL DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 108/1995

  19. PEMBAKUAN PERUMUSAN TUGAS DAN FUNGSI JABATAN STRUKTURAL

  20. KEGIATAN URAIAN TUGAS 1. Penyiapanbahanperumusankebijakan PRODUK (BARANG) RUMUSAN URAIAN TUGAS DAN JENIS KEGIATAN 1. Penyiapanbahanpenyusunanpedoman 1. Penyiapanbahanpenyusunanjuknis 2. Penyiapanbahanpelaksanaanbimbinganteknis KEGIATAN (JASA) 2. Penyiapanbahanpelaksanaanfasilitasi 2. Penyiapanbahanpelaksanaandiklat

  21. KEGIATAN RUMUSAN DAN SKALA KEGIATAN 1. Kegiatanberorientasiproduk PRODUK (BARANG) RUMUSAN KEGIATAN BERDASARKAN SKALA KEGIATAN a. SkalaBesar penyusunanpedoman (Tim) b. Skala Kecil  pembuatansurat (Nontim) 2. Kegiatanberorientasi proses (kegiatan) KEGIATAN (JASA) a. SkalaBesar penyelenggaraanbimtek (Tim) b. Skala Kecil  pelaksanaanpengirimansurat (NT)

  22. TEMPLATESOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN PenyusunanSkalaBesar (Tim) Penyusunan (Pembuatan) Skala Kecil (Nontim) Pelaksanaan (Penyelenggaraan) SkalaBesar (Tim) PelaksanaanSkala Kecil (Nontim) Pelayanan Penugasan

  23. LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN 1. IDENTIFIKASI JUDUL SOPAP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI 2. IDENTIFIKASI PROSEDUR (LANGKAH KEGIATAN) BERDASARKAN JUDUL SOPAP 3. MERUMUSKAN FORMAT SOPAPBERDASARKANIDENTIFIKASI PROSEDUR 4. MENYUSUN DOKUMEN SOP AP

  24. LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN#1 1. IDENTIFIKASI JUDUL SOP-AP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI IdentifikasiTugas IdentifikasiFungsi IdentifikasiSub-Fungsi (UraianTugas) Identifikasi Kegiatan Identifikasi Output IdentifikasiAspek; Merumuskanjudul SOP-AP.

  25. LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN#2 2. IDENTIFIKASI PROSEDUR (LANGKAH KEGIATAN) BERDASARKAN JUDUL SOPAP IdentifikasiJenis Kegiatan; IdentifikasiPenanggung Jawab Produk; Identifikasi Penanggung Jawab Pelaksanaan Kegiatan; Identifikasi Kegiatan; IdentifikasiLangkah Awal Kegiatan; IdentifikasiLangkah Utama Kegiatan; Identifikasi Langkah Akhir Kegiatan; Mengidentifikasi Langkah-langkah Penghubung antara Langkah Awal, Utama dan Akhir.

  26. LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN#3 3. MERUMUSKAN FORMAT SOPAPBERDASARKANIDENTIFIKASI PROSEDUR MenyusunDokumenDasar SOP-AP Memindahkan Prosedur (Langkah Kegiatan) yang telah dirumuskan; Mengidentifikasi Pelaksana; Membuat Flowcharts; MengisiMutu Baku danKeterangan. MengisiIdentitas SOP-AP Mengisi Nomor, Tanggal Pembuatan, Tanggal Revisi, Tanggal Efektif, Pejabat yang mengesahkan, Judul SOP dan Identitas Institusi; Mengisi Dasar Hukum, Kualifikasi Pelaksana, Keterkaitan, Peralatan/Perlengkapan, Peringatan serta Pendataan dan Pencatatan.

  27. LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN#4 4.MENYUSUN KELENGKAPAN SOPAP Halamanjudul/cover; Keputusanpimpinan K/L/Pemda (LembarPengesahan); Daftarisi; Penjelasansingkatpenggunaan.

  28. IDENTIFIKASI JUDUL SOP AP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI#1 1 IdentifikasiTugas, berdasarkanPeraturan yang mengaturtugasdanfungsiorganisasi, sepertiPeraturanMenteri/Peraturan Daerah/Peraturan Seperti: PeraturanMenteri Negara PAN dan RB Nomor 12 Tahun 2010 TentangOrganisasidan Tata KerjaKementerian PAN dan RB IdentifikasiFungsi, berdasarkanPeraturan yang mengaturtugasdanfungsiorganisasi, sepertiPeraturanMenteri/Peraturan Daerah/Peraturan IdentifikasiSub-Fungsi (Uraian Tugas/Rincian Tugas), jugaberdasarkanPeraturan yang mengatururaian tugas/rincian tugas organisasi, bila ada (bersifatopsional).

  29. IDENTIFIKASI SOP AP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI#2 • Identifikasi Kegitan, mengidentifikasi kegiatan riil sebagai operasionalisasi dari tugas, fungsi, sub fungsi (rincian/uraian tugas) • IdentifikasiOutput, padahakekatnyaadalahmengidentifikasi output yang dihasilkandaripelaksanaantugasdanfungsi yang dimiliki. Bilaidentifikasidaristrukturterendahmaka output yang didapatkanbersifatsementara (parsial) makatelusurisampai output final (peningkatanscope);

  30. Output yang dihasilkanberdasarkantugasdanfungsitidakdibatasiperiodewaktu(tahunanggaranataupuntahunperencanaan) karena output tersebutmerupakanpencerminantugasdanfungsi yang tidakdibatasiwaktudanselaluberulangpadaperiode-periodetertentu. Output yang dihasilkandalamkurunwaktuperencanaantertentu (5 tahun/1 tahun) merupakansebagiandariseluruh output yang seharusnyadihasilkanolehorganisasi yang bersangkutandalammenjalankantugasdanfungsi yang dimiliki. • IDENTIFIKASI JUDUL SOP AP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI#3

  31. Output yang dihasilkandaripelaksanaantugasdanfungsi yang dimilikiinilah yang menjadidasarpenentuanaspek (prosedur) danjudul SOP (aspek + output + keterangan). Identifikasi output daritugasdanfungsi yang diidentifikasiinilah yang merupakanlangkahawaldanstrategisuntukmulaipenyusunan SOP. Keberhasilanpenentuan output mempengaruhikeberhasilandalampenentuanjudul SOP dansekaligusmempermudahdalamlangkahidentifikasiaktivitas (kegiatan), aktor (pelaksana), danmutubaku SOP. • IDENTIFIKASI SOP AP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI#4

  32. IDENTIFIKASI SOP AP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI#5 • IdentifikasiAspek, padahakekatnyaadalahmengidentifikasifungsi-fungsimanajemen (penyusunan,pelaksanaan, pembuatan, pendistribusian, pelaporan, dll) yang akanmenjelaskan proses lebihlanjutdari output. • MerumuskanJudul, perumusannama SOP AP inimerupakangabungandari (aspek + output) bisaditambahketerangan. • UntukmempermudahidentifikasipergunakanlahFormulirIdentifikasi SOP AP Berdasarkan TUSI yang ada

  33. CONTOH FORMULIR IDENTIFIKASI JUDUL SOP AP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI

  34. FORMULIR IDENTIFIKASI SOP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI Keterangan: Kolom 1 Nomordiisidengannomoruruttugas(sebaiknyadenganHurufKapital A); Kolom 2TugasdiisidenganTugasberdasarkanPeraturan yang ada(sebaiknyadiisisesuaidenganperaturan yang adadengandiberinomorangka Arab, misal: 1,2,3,…); Kolom 3 FungsidiisidenganFungsiberdasarkanPeraturan yang ada(sebaiknyadiisisesuaidenganperaturan yang adadengandiberinomorhurufabjadkecil, misal: a, b, c,…); Kolom 4 Sub-Fungsi(Kegiatan) diisidengan Sub-Fungsi(Kegiatan) yang merupakanbagiandariFungsi yang adadengandiberiangka Arab berkurungsatumisal: 1), 2), 3), … (Hal inibersifatopsional, sedangkan identifikasi kegiatan merupakan hal yang harus dilakukan karena output bisa diidentifikasi dari adanya kegiatan; Kolom 5 Output diisidengan Output yang dihasilkandariFungsi/Sub-Fungsi yang ada(Output dapatlebihdarisatu, baik yang berupaproduk (baru) ataupunberupanilaitambah (lama/tiruan/copi) dariproduk yang sudahada) dandiberinomorhurufalfabetberkurungsatu, misal: a), b), c), …; Kolom 6 AspekdiisidenganAspek yang terkaitdengan Output yang bersangkutan(Aspekinibiasanyaberupafungsimanajemen, misal: penyusunan, pelaksanaan, evaluasi, pelaporan, publikasi, distribusi) dengandiberinomorangka Arab berkurung, misal: (a), (b), (c), …; Kolom7 Judul SOP diisijudul SOP yang terdiridariunsur Output danAspeksertaketeranganbiladiperlukan, Misalnya: SOP PenyusunanLaporanKonsinyering di AsdepPengembanganSistemdanProsedurPemerintahan (Penyusunan aspek, LaporanKonsinyering Output, di AsdepPengembanganSisdur  Keterangan). Untukmemudahkandalammenghitungjumlahnyamakasebaiknyadiberiangkaberurutandenganangka Arab dari SOP nomorurutpertama (1) s.d.terakhir.

  35. CONTOH PENGISIAN FORMULIR IDENTIFIKASI JUDUL SOP AP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI

  36. Catatan: Dianjurkanuntukmengidentifikasi out-put final dgnmeningkatkancakupan SOP  Judul SOP Final

  37. Identifikasidanmerumuskanlangkah/Aktivitas Tentukankegiatanawal (diawalidaripenanggungjawabkegiatan); Tentukankegiatanutama (proses utama); Tentukankegiatanakhir (output utama); HubungkanKegiatanAwal, KegiatanUtamadanKegiatanAkhirdalamsuatu “cerita” dengan S+P+O+K Hitungjumlahaktor/pelaksanakegiatan; UntukmempermudahidentifikasipergunakanlahFormulirIdentifikasiLangkah/Aktivitas SOP AP IDENTIFIKASI PROSEDUR (LANGKAH KEGIATAN) BERDASARKAN JUDUL SOP AP 2

  38. CONTOH IDENTIFIKASI LANGKAH/AKTIVITAS • TentukanLangkahAwal(Kabidmenugaskan Kasubiduntuk menyusun konsep Laporan Konsinyering) • TentukanLangkahUtama(Kasubidmenyusun konsepLaporan Konsinyering dan menyerahkan kepada Kabid); • TentukanLangkahAkhir(Analis mendokumentasikan Laporan Konsinyering); • HubungkanLangkahAwal, LangkahUtamadanLangkahAkhirdalamsebuah “cerita” berurutanawal - akhir; 1. Kabidmenugaskan Kasubid untuk menyusun konsep Laporan Konsinyering  2. Kasubid menyusun konsepLaporan Konsinyeringdanmenyerahkan kepada Kabid 3. Analis mendokumentasikan Laporan Konsinyering

  39. CONTOH LEMBAR KERJA IDENTIFIKASI KEGIATAN/PROSEDUR

  40. FORMULIR LEMBAR KERJA IDENTIFIKASI KEGIATAN/PROSEDUR A. Data Kegiatan

  41. B. IDENTIFIKASI KEGIATAN

  42. C. IDENTIFIKASI LANGKAH

  43. CONTOH PENGISIAN LEMBAR KERJA IDENTIFIKASI KEGIATAN

  44. CONTOH LEMBAR KERJA IDENTIFIKASI KEGIATAN/AKTIVITAS A. Data Kegiatan

  45. B. IDENTIFIKASI KEGIATAN

  46. C. IDENTIFIKASI LANGKAH

  47. C. IDENTIFIKASI LANGKAH

  48. MERUMUSKAN FORMAT SOP AP BERDASARKAN IDENTIFIKASI PROSEDUR (LANGKAH KEGIATAN) 3 Menyusun Dokumen Dasar SOP-AP (Flowcharts, Mutu Baku dan Keterangan. - Hitung aktor/pelaksana; - Buat draft flowchart - Masukkan simbol/flowchart - Isi mutu baku dan keterangan

  49. Contoh Draft Flowchart

More Related