PETS President elect training seminar SETS Secretary elect training seminar

1. PETSPresident electtraining seminarSETSSecretaryelecttraining seminar Distriktskonferanse D-2270 Sortland 2009 Del II Basert på Håndbok av AG Per Kåre Øiesvold mars 2009 Power Point versjon v. AG Gunnar Reinholdtsen

2. ORIENTERINGENS MÅL - II • Forberede ”innkommende” til Rotaryåret • Motivere dere som ledere til å styre • Informere om organisasjonen ROTARY • Klubbens lederskapsplan (KLP) • Klubbens planer og mål 2009-10 • Drøfte elementer i en effektiv klubb • Synliggjøre oppgaver for president og sekretær (ansvar og forventninger) • Motivere for start av plan- og komitearbeid i klubben – NÅ!

3. Innhold • Rotary International • Ide og organisasjon • Distrikt • Prioriteringer fra RI og Distriktet • Klubb • Organisasjon - KLP • Oppgaver i styret, • Organisasjon og drift

4. Rotary er hva Rotary gjør! Hva er Rotary og hva vil vi? • Eks. RI-president RATTAKUL: • En klubb uten mål er meningsløs • Hvordan kan et klubbstyre styre - hvis de ikke vet hvor klubben skal? • Vi må selv velge hva vi vil være • DERE MÅ SELV BESTEMME HVA DERE VIL GJØRE • Og så kan KLP hjelpe oss til å komme dit

5. Rotary er hva Rotary gjør • Lykke er å ha gjort noe • Klubben er hva den gjør Siden sivilisasjonens begynnelse har vi hatt et overskudd av folk som prater. Hvis det er et karaktertrekk som jeg skulle ønske skulle skille Rotary fra andre organisasjoner, så er det den kvalitet som resulterer i at ting blir gjort Paul Harris - 1921

6. Rotary-Klubben INNHOLD: • Klubbens organisasjon • KLP • Presidentens oppgaver • Sekretærens oppgaver • Klubb-arbeid • Klubbens økonomi • Klubbens drift • Møteprogram • Medlemsutvikling

7. Opprettholder eller øker medlemstallet Gjennom-fører gode projekter Støtter RotaryFoundation Utvikler gode ledere Aktive klubber: Lederskapsmodellen - KLP De fire avenyer

8. Rotary-Klubben Organisasjon • KLP er mer innhold enn strukturMålet er å skape en effektiv klubb gjennom å • Sikre bedre kontinuitet gjennom økt funksjonstid- I styret / I komiteene / I prosjekter • Legge rullerende planer for 3-5 år

9. Rotary-Klubben STYRET Rotary Foundationkomité Serviceprosj.komité Adm.komité Kommunikasjons komité Medlemskapskomité Klubbtjeneste Yrkestjeneste Samfunnstjeneste Internasjonal tjeneste …matriseorganisering… Klubb komité struktur

10. Rotary-Klubben Eksempel på organisasjon

11. Rotary-Klubben Eksempel på organisasjon

12. Rotary-Klubben • Klubbene er Rotary’s ”kjøtt og blod” – det er de som ”er ” Rotary • En sunn medlemsstruktur og fornyelse er derfor helt vesentlig for organisasjonens fremtid • Å være medlem • må være engasjerende og inspirerende • må være forpliktende • må være morsomt • Må være i overensstemmelse med Rotary’s idealer • KLP er bare et verktøy • KLP skal gjøre klubben bedre I stand til å sette og å nå sine mål

13. Rotary-Klubben Innkommende presidents oppgaver Forberedelser i innkommende styre • Gjennomgå sittende presidents planer og mål • Status - mål • Fungerte komiteene? • Hva kan gjøres bedre? • Er målene oppnåelige/realistiske/meningsfylte? • Lage plan for styremøter og arbeidsmetodikk • Fyll ut "Oversikt over klubbens planer og mål" • Husk alltid Rotarys ide, og bruk månedstemaene

14. Rotary-Klubben Presidentens oppgaver 1 • Lede styrets arbeid, møter og aktiviteter • Følg komiteenes planer og arbeid • Følg nye medlemmer og fadder • Følg stemningen blant gamle medlemmer • Formidle innkommende informasjon • Gjennomgå guvernørens månedsbrev

15. Rotary-Klubben Presidentens oppgaver 2 • Følg opp innrapporteringene • Statistikk/medlemsbevegelser/innbetalinger • PR: Blest om Rotary og om klubben • Etabler E-post og Internettside for klubben • Delta på distriktskonferansen • Ta deg av din etterfølger • Lag årsrapport • Sørg for overlapping

16. Rotary-Klubben Sekretærens oppgaver • Rapportering av fremmøte • Før den 10de til: sekr.2270@rotary.no • Rapportere medlemsendringer • Inn-/Utmeld. til NORFO-medlemsservice • Endring til RI-Web • RI-rapport om medlemstall: Avstem 2 x år • Valg av nytt styre • Daglig drift • Medlemsoppfølging

17. Rotary-Klubben Viktige tema for komiteene • Vurdere klubbens mål det kommende år • Hvordan involvere nye medlemmer • Hvordan involvere inaktive medlemmer • Videreføre aktiviteter for forrige år • Koordinere mellom komiteene • Lære av suksess og feil fra i fjor

18. Klubb-arbeidet Klubbens økonomi • Økonomistyring • Kontinuitet: Flere perioder/utenom styret • Kontingentinnbetaling - forskuddsvis • Regnskapsprogram • Budsjett: Inntekter og utgifter • TRF - bidraget: $ 15,- per medlem

19. Klubb-arbeidet Klubbmøtene • Planlegg • Rotary-preg på lokalet • Punktlighet og faste rutiner • Ta godt imot gjester • Gi litt Rotary-info på alle møter • Bruk medlemmene • Husk reserveprogram • La medlemmene ta med gjester

20. Klubb-arbeidet Møteprogram • Innholdet i møtene er "alpha og omega" • Programkomiteen er avgjørende • Iverksetter presidentens/styrets strategi • Skaffe foredragsholdere - sette opp klubbprogram • Løpende kontakt med president nødvendig • En halvårsplan gjør arbeidet mye lettere enn ”ad hoc”-metoden som gir unødig mye stress • Snakk med foredragsholder 1 mnd & 1 uke før møtet • Tema-måneder

21. Klubb-arbeidet Tema-måneder • Juli Lese og skrivekyndighets-måneden (Literacy month) • August: Medlems- og klubbtjenestemåneden Ta vare på medlemmene – start vervekampanje! • September: Ungdoms og aktivitetsmåneden. • Oktober: Yrkestjenestemåneden • November: Verdensfonds (Rotary Foundation) måneden • Januar Erkjennelses (Rotary awareness) måneden • Februar: Verdensforståelsesmåneden (lovfestet markering) • April: Tidsskriftmåneden • Juni Fellowship måneden

22. Klubb-arbeidet Verving og medlemsutvikling • Grunnstein nr 1 • Klubbens liv • Informasjon • Oppfølging av medlemmene • Kartlegging av samfunnet • Hvilke fagfelter mangler klubben? • Hvem kan være nyttige for Rotary - Hvem kan Rotary være nyttige for?

23. Klubb-arbeidet Hvorfor bli medlem i Rotary? • Vennskap • Forretningsinteresser • Personlig utvikling • Lederutvikling • Bedre borger, bedre kommune • Egenutvikling • Moro

24. Klubb-arbeidet Hvorfor bli medlem i Rotary-2? • Taleteknikk • Nettverk • Hjelp når du reiser • Arrangement • Utvikling av sosiale ferdigheter • Familietilbud • Yrkesmessig utvikling

25. Klubb-arbeidet Hvorfor bli medlem i Rotary-3? • Etisk utvikling • Kulturell forståelse • Anseelse • Hyggelige mennesker • Ingen hemmeligheter • Muligheten til å yte noe "Den som tjener best tjener mest"

26. Klubb-arbeidet Hvordan pleie de medlemmer en har? • God atmosfære i klubben • Orden og system i ledelsen • Gode programmer • Fornuftige og vennlig lokaler • Prosjekter som kan samle medlemmene til innsats

27. http://www.rotaryfirst100.org/philosophy/fellowship/fellowships/iffr.htmhttp://www.rotaryfirst100.org/philosophy/fellowship/fellowships/iffr.htm Rotarianere møtes i interessefellesskap

28. OPPSUMMERING • Rotary er upolitisk og åpen for mennesker fra ulike kulturer uavhengig av religiøs tro og etnisk tilknytning • Vi arbeider for å gagne andre gjennom prosjekter lokalt og internasjonalt. • Vi legger stor vekt på fremme av etisk standard i all yrkesvirksomhet • Vi arbeider for internasjonal fred og forståelse gjennom utvekslingsprogrammer for ungdom, støtte til utdannelse og annen kontaktskapende virksomhet over landegrensene

29. Tre ordspråk • I dag er det den første dagen i resten av ditt liv • Selv den lengste reise starter med et lite skritt • ”Carpe diem” – Grip dagen! • Begynn nå • Ta det første lille skritt • Legg en liten plan • DU kan gjøre klubben din bedre Lykke til! Du kan gjøre dette til et flott og givende år for deg og klubben din – litt plan og litt innsats gjør jobben mye lettere, og resultatet mye bedre!