1 / 23

Smart bruk av Vortex til møter, samhandling/samarbeid mm Astrid Jenssen Webseksjonen

Smart bruk av Vortex til møter, samhandling/samarbeid mm Astrid Jenssen Webseksjonen. Agenda. Bruk av nettsidene til møter og møtedokumenter (innkalling, referater, oversikt over møter, sakspapirer, kalendervisning mm) Redigering og deling av Office-dokumenter i Vortex

jalia
Télécharger la présentation

Smart bruk av Vortex til møter, samhandling/samarbeid mm Astrid Jenssen Webseksjonen

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Smart bruk av Vortex til møter, samhandling/samarbeid mm Astrid Jenssen Webseksjonen

  2. Agenda • Bruk av nettsidene til møter og møtedokumenter (innkalling, referater, oversikt over møter, sakspapirer, kalendervisning mm) • Redigering og deling av Office-dokumenter i Vortex • Dele dokumenter, arbeidsflyt, send dokument til gjennomlesning

  3. Møter og møtedokumenter • Hvorforbrukenettsidenetilmøter? • Hvordangjør du det? • Eksemplerpåbruk • Oppsummering • Oppgaver

  4. Hvorforbrukenettsidenetilmøter? • All informasjon om møtene tilgjengelig på ett trygt sted • Ikke spredd på e-post, hjemmeområder, ulike fellesområder, egen maskin og nettsider • Enklere å finne det du er på jakt etter • Søk i alt (åpent og lukket) • Enkelt å oppdatere • Tilgjengelig fra hvor som helst når som helst

  5. Hvorforbrukenettsidenetildette? (forts.) • Fleksibel tilgangskontroll • Ettersporbarhet • Sist endret oversikt, versjonering • Mindresårbart (hvisdetutenkeligeskulleskje)

  6. Hvordan gjør du det? • Innkallingerog referater • Oversikt over møter • Sakspapirerogarbeidsdokumenter • Avklarplasseringavdokumentene • HvorpåUiOsnettsted, eks interne møter under for-ansatte • Kontaktlokalnettredaktør for tilgang

  7. Hvordan gjør du det? (forts.) • Mappetype = arrangementsliste • Agenda og referat = arrangementsmal • Samme dokument for agenda og referat • Skriv referat direkte på møtet • Raskt tilgjengelig etter møtet • Innkalling neste møte – ta kopi av forrige og rediger

  8. Eksemplerpåbruk • Uformelt møteorgan • Formelt møteorgan

  9. Oversikt over møter Eks https://www.usit.uio.no/om/it-dir/it-ledernettverk/moter/

  10. Innkalling og referater Eks: https://www.usit.uio.no/om/it-dir/it-ledernettverk/moter/2013/130130/

  11. Sakspapirer og arbeidsdokumenter Eks: https://www.usit.uio.no/om/it-dir/it-ledernettverk/moter/2013/130130/sakspapir/

  12. Eks. uformeltmøteorgan

  13. Eks. formeltmøteorgan

  14. Oppsummering • Opprett en arrangementliste for møter • Brukarrangementsmal for åpublisereinnkallingogreferat • Benyttsammedokumenttilbådeinnkallingogreferat • Opprett en vanligmappefor sakspapirerogarbeidsdokumenter

  15. Oppgaver • Fordel mappene under http://www.vortex-demo.uio.no/lynkurs-2013/ • Opprett to årstallsmapper (arrangementsliste), hhv 2012 og 2013 • Flytt agenda/referat-dokumentene til hver sin mappe • I 2013-mappa, opprett to nye arrangementer. Bruk datoer slik at det ene møte er avholdt og det andre er kommende. • I 2013-mappa, opprett mappe for vedlegg og flytt word-dokumentet dit • Sjekk opplisting og kalender på førstesiden i møtemappa. Gjør evt om på noen av innstillingene ved å redigere mappa. • Hvis ferdig: ”lek med” ulike innstillinger på møtemappa ved å redigere mappa

  16. Redigering og deling av Office-dokumenter i Vortex • Rediger-lenke direkte i dokumentlistingen i Vortex (gjelder bruk av Windows og IE) • Dokumentet låses når man åpner i Office-programmet • Andre ser hvem som har låst dokumentet • Låses opp når man lukker officeprogrammet/dokumentet • Dokumentet oppdateres automatisk i Vortex hver gang man lagrer

  17. Rediger-lenke for office-dokumenter

  18. Dele dokumenter, arbeidsflyt, send dokument til gjennomlesning • Formell arbeidsflyt med godkjenning • Skreddersydd funksjonalitet for saksgang etc • Endringer må godkjennes før publisering • Rettighet: ”bare les og skriv (ikke publiser)” gir brukeren ”send til godkjenning-knapp” i stedet for ”publiser-knapp” • Anbefales kun der det er behov for ekstra streng redaksjonell kontroll, for eksempel HMS-rutiner • ”Enkel” arbeidsflyt ved bruk av generell funksjonalitet i Vortex http://www.uio.no/tjenester/it/web/vortex/hjelp/admin/rettigheter/godkjenning/

  19. Enkel arbeidsflyt – tips • Flere kan jobbe på samme dokument, låses når noen jobber på dokumentet • Bruke rettigheter for å åpne/lukke, styre hvem kan lese, skrive, administrere • La andre se over upublisert før det publiseres • Publisering/avpublisering av mapper og dokumenter • Lage arbeidsversjon

  20. Enkel arbeidsflyt – tips II • Enkelt å oppdatere • Alt på ett sted, tilgjengelig overalt • Oversikt over versjoner og sist endret • Kan bruke funksjonaliteten i Word, eks ”egenskaper” (home/prepare/properties) – se hvem som har opprettet, endret, nettadresse til dokumentet etc

  21. Info om dokumentet

  22. Mer informasjon • Hjelp og veiledninger til Vortex • http://www.uio.no/tjenester/it/web/vortex/hjelp/ • Nettpublisering ved UiO - veiledninger, skrive for nett, bilder på nett, med mer • http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/nettpublisering/ • Kontaktpunkter • Lokal nettredaktør • Vortex-hjelp@usit.uio.no

  23. Takk for at du deltok på Lynkursdagene! • For å bli bedre, må vi ha tilbakemeldinger, så fyll ut evalueringsskjemaet som enten ligger på plassen din eller ved døra. • Skjemaet kan leveres på standen i første etasje, hvor det også er belønning å få, eller du kan la det ligge igjen i rommet, så blir det samlet inn.

More Related