EXCEL DE VERİ TABANI (DATABASE) İŞLEMLERİ

1. EXCEL DE VERİ TABANI (DATABASE) İŞLEMLERİ • Excel de bir veritabanı oluşturulabilir veya başka programlarda (Access gibi) oluşturulmuş olan Veri Tabanları üzerinde işlemler yapılabilir. • Çok sayıda veriden oluşan Veri Tabanlarında en çok kullanılan işlemlerden Sıralama ve Süzme’ yi inceleyelim.

2. Sıralama İşlemleri (Data Sort) • Microsoft Excel, verinin biçimine değil, taşıdığı değere göre düzenlemek için belirli bir sıralama düzeni kullanır. Ascending (Küçükten büyüğe) bir sıralamada, Excel alfabetik sıralamayı kullanır. Sıralama işlemi: • 1. Sıralanacak alan üzerindeki bir hücreye tıklayın. (ya da sıralanacak verileri seçin) • 2. Data (Veri) menüsünden Sort (Sıralama) komutunu seçin. • 3. Sort by kutusundan hangi sütuna göre sıralanacağını seçin. • 4. OK düğmesine tıklayarak sıralamayı yapın. ÖNEMLİ: Sort (sıralama) iletişim kutusunda yer alan Header row (Başlık Satır var) ve No header row (Başlık Satırı Yok) seçeneği tablonun sütün başlıklarının olup olmaması ile ilgilidir. Eğer tabloda sütun başlığı varsa Excel otomatik olarak Header row seçeneğini seçer ve sıralamada bu sütun başlıklarını kullanır. Eğer sütun başlıklarının sıralamada kullanmak istemiyorsanız o zaman No header row seçeneği seçilir. Bu durumda Sort by (Sıralama ölçütü) alanında sütunlar Column1, Column2 olarak görülür.

4. Verileri Hızla Bulmak İçin Excel Filtrelerinin Kullanımı Excel'deyalnızcagörmekistediklerinizigösterip, gerisinisaklamayayönelikkullanımıkolay bir OtomatikFiltrebulunur. Filtreuygulama, verilerinizihiçbirbiçimdedeğiştirmez. Filtreyikaldırırkaldırmaztümverileriniz, aynıöncedenolduğubiçimde, yenidengörüntülenir. 1. VeriTürünün Her SütundaAynıOlduğunuDoğrulama2. OtomatikFiltre'yiEtkinleştirme3. VerilereFiltreUygulamayaBaşlama4. EkFiltrelerUygulama5. GelişmişFiltreUygulamaTeknikleriniKullanma6. FiltreUygulamayıKapatma

5. Verileri Hızla Bulmak İçin Excel Filtrelerinin Kullanımı 1. VeriTürünün Her SütundaAynıOlduğunuDoğrulama Çalışmasayfanızda, her sütunun en üstsatırında "ÜrünNumarası" veya "Müşteri" gibisütununiçeriğinitanımlayan bir başlıkbulunmalıdır. Her sütundakiverilerintümüaynıtürdeolmalıdır. Örneğin, sayılarınbulunduğu bir sütunametinyadatarihlerinbulunduğu bir sütunasayıkarıştırmayın.

6. Verileri Hızla Bulmak İçin Excel Filtrelerinin Kullanımı 2. OtomatikFiltre'yiEtkinleştirme Şimdi, herhangi bir verihücresinitıklatınveaşağıdakileriyaparakOtomatikFiltre'yietkinleştirin: Eski versiyon Office Excel için, Verimenüsünütıklatın, Süz'ünüstünegelinvesonraOtomatikSüz'ütıklatın. Yeni versiyon Office Excel için, VerisekmesinitıklatınveSıralaveFiltreUygulaalanındaFiltreUygula'yıtıklatın. OtomatikFiltreoklarıartık, her sütunbaşlığınınsağındagörülmektedir. Not: OtomatikFiltrekomutunutıklatmadanöncetek bir hücreyerine bir sütununtamamınıseçerseniz, tümverisütunlarındadeğil de, yalnızcaseçilensütunda bir OtomatikFiltreokugörülür.

7. 3. VerilereFiltreUygulamayaBaşlama Çalışmasayfanızınmüşterisatışverileriniiçerdiğinivarsayalım. Her müşterigirişindemüşterininbulunduğuyer, satınaldığıürünler, satın alma tarihlerive her satıştaneldeettiğigelirvekarileilgilibilgileryeralır. Belki de, yalnızcaBatıbölgesindebulunanmüşterilereilişkinsatışetkinliğinigörüntülemekistiyorsunuz. Excel bunuyapmanızayardımcıolabilir. YalnızcaBatıbölgesindekimüşterilereaitsatışetkinliğinigörüntülemekiçin, BölgebaşlıklısütundaOtomatikFiltreokunutıklatın. OtomatikFiltreokunutıklattığınızda bir listegörüntülenir. Bu liste, sütundakiöğelerin her birinialfabetikveyasayısaldüzendeiçerir; busayedeistediğinizöğeyihızlabulabilirsiniz. Bu örnekte, Batı'yakaydırmayapınveBatı'yıtıklatın.

8. 3. Verilere Filtre Uygulamaya Başlama Batı'yı tıklattığınızda, Excel bu sütunda Batı metnini içeren satırlar dışında, çalışma sayfasındaki tüm satırları gizler.

9. Sütunlara istediğiniz sırada filtre uygulayabilirsiniz. Filtreler, uyguladığınız sırada kademeli olarak uygulanır. Her filtre, bir sonraki filtreyi uygulayabileceğiniz verileri sınırlar. 4. EkFiltrelerUygulama Dahabelirlibilgilereodaklanmakisterseniz, yeniden bir başkasütuna, dahasonra bir başkasütunafiltreuygulayabilirvebuşekildedevamedebilirsiniz. Filtreuygulamakiçin, herhangi bir sütundaherhangi bir başlığınyanındakiokutıklatabilirsiniz. Bölge'yegörefiltreuyguladıktansonra, örneğinÜrünNumarasısütunundaOtomatikFiltreokunutıklatabilirvebusütunafiltreuygulayarakyalnızca 12-100 ürünnumarasınısatınalanBatıbölgesimüşterilerinigörebilirsiniz.

10. 5. GelişmişFiltreUygulamaTeknikleriniKullanma Excel ayrıca, dahakarmaşıktürdefiltreleruygulamanızaolanaksağlar. Özellikleyararlıolanikifiltretürüİlk 10 filtresiveözelfiltreuygulamadır. Bir sütundaİlk (veya Son) 10 öğeyibulmaİlk 10 filtresinisayıveyatarihsütunlarıüzerindekullanabilirsiniz. İlk 10 filtresiile, ilk öğeleriveya son öğeleri (en küçükveya en büyüksayılarveyatarihler) bulabilirsiniz. Ayrıca, ilk 10 öğeyiveya son 10 öğeyibulmakladasınırlıolmazsınız. Yalnızca 1 yada 500 gibibüyük bir sayıolmaküzere, görmekistediğinizöğesayısınıseçebilirsiniz. İlk 10 filtresinikullanarak en yüksekfiyatlıveya en düşükfiyatlıürünleribulabilir, işealınmatarihleri en yakınolançalışanlarıbelirleyebilirveya en yüksekyada en düşüköğrencinotlarınıgörebilirsiniz. İlk 10 filtresini Excel 2003'teki bir verisütunuüzerindekullanmakiçin, sütundaki bir verihücresinitıklatınvesonrasütununOtomatikFiltreokunutıklatın. Eski versiyon Office Excel için, açılanlisteninbaşlarında(İlk 10…)öğesinitıklatın. Yeni versiyon Office Excel için, NumaralıFiltreler'itıklatınvesonraİlk 10'u seçin. İlk 10 OtomatikFiltreiletişimkutusuaçılır. İletişimkutusunda, İlkveyaSon'useçin. Sonra bir sayıseçin. Son olarak, ÖğelerveyaYüzde'yiseçin. Sütunlaraistediğinizsıradafiltreuygulayabilirsiniz. Filtreler, uyguladığınızsıradakademeliolarakuygulanır. Her filtre, bir sonrakifiltreyiuygulayabileceğinizverilerisınırlar.

11. 5. GelişmişFiltreUygulamaTeknikleriniKullanma Özelfiltrelerikullanma OtomatikFiltreaçılanlistesindenseçimyaparakfiltreuyguladığınızda, yaptığınıztekseçimdışındaki her şeyigizlemişolursunuz. Bir sütundatekseçimdenfazlasınıgörmekisterseniz, özelfiltreleruygulayabilirsiniz. Özelfiltreuygulamakiçin: Eski versiyon Office Excel için, açılanlisteninbaşlarında (Özel…)öğesinitıklatın. Yeni versiyon Office Excel için, NumaralıFiltreler'itıklatınvesonraÖzelFiltre'yitıklatın. ÖzelOtomatikFiltreiletişimkutusuaçılır. Artık, verisütunuiçinikifiltregereksinimigirebilirsiniz. Örneğin, 12-100 ve 12-500 numaralıürünlerisatınalanmüşterilerigörebilirsiniz.Not:Veyadüğmesiniseçtiğinizdeneminolun; yoksahiçbirsonuçgöremezsiniz.

12. KAYNAK : Türkiye Microsoft 6. FiltreUygulamayıKapatma Filtrelerikaldırmaşekliniz, uyguladığınızfiltresayısınavefiltrelerikaldırmakistediğinizsütunsayısınagöredeğişir. • Bir sütundanfiltrekaldırmakiçin, ilgilisütununyanındabulunanOtomatikFiltreokunutıklatınvesonraTümüseçeneğinitıklatın. Bu komut, sözkonusufiltreylegizlenensatırlarıgösterir. • Tümfiltreleritekseferdekaldırmakiçin, VerimenüsündeFiltreUygula'nınüstünegelinvesonraTümünüGöster'itıklatın. Bu komut, çalışmasayfasındatümfiltreleringizlediğisatırlarıntümünügörüntüler, ancakOtomatikFiltreözelliğiniaçıkbırakır. • OtomatikFiltre'yikapatmakiçin, VerimenüsündeFiltreUygula'nınüstünegelinvesonraOtomatikFiltre'yitıklatın. • Elektroniktablonuzdakifiltrelerikaldırmakiçin, Excel menüsündeOtomatikFiltre (Eski Excel Versiyonu) veyaFiltreUygula (Yeni Excel Versiyonu) seçiminikaldırmanızyeterliolur. Elektroniktablodakitümverileryenidenortayaçıkar.

13. UYGULAMA 1 1. Aşağıdaki tabloyu oluşturunuz 2. Yukarıdaki veri üzerinde şu sıralamaları yapın: Ada göre artan Ada göre azalan Nota göre artan Nota göre azalan Önce bölümüne ve sonra adına göre artan. 3. Filtreleme: Bölümlere göre filtreleme işlemleri yapın.

14. UYGULAMA 2 1. Aşağıdaki tabloyu oluşturunuz

15. UYGULAMA 2 2. İlgi Alanını Deneme kriteriyle filtreleyin 3. Deneme ile ilgilenenlerin sadece MMF (Mimar Mühendislik Fakültesi)’nde okuyanlarını gösterecek şekilde verileri filtreleyiniz. (Okul ölçütünü kullanınız) 4. Listenin tümünü gösteriniz daha sonra 1. ve 2. sınıf öğrencilerini seçiniz. (Veri süzerken Özel seçeneğini kullanınız. Süzme Ölçütü > Sınıfı > küçüktür > 3 ) 5. Bu listeden 2 yıllık okulda okuyanları (IMYO) çıkarınız. (Veri süzerken Özel seçeneğini kullanınız. Süzme Ölçütü > Okul > eşit değil > IMYO )