GESLAB Formation des formateurs Le 27 mars 2012 - LYON

1. GESLAB Formation des formateurs Le 27 mars 2012 - LYON DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

2. SOMMAIRE 1 I Introduction : D’XLAB à GESLAB 2 I Centralisation des bases 2.1 I Calendrier général 2.2 I Organisation de la migration 2.3 I Fonctionnalités 2.4 I Conduite du changement DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

3. D’XLAB à GESLAB DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

4. Les différentes étapes et projets • Les différentes étapes • Le protocole 24 mars 2011 » lancement des groupes de travail en commun » • la signature de la convention 15/12/11 qui définit les 3 grands projets communs (CPU/AMUE/CNRS) • La signature de mars2012 d’une convention cadre qui fixe les obligations et les moyens humains et financiers • Les 3 grands projets DIALOGOutil permettant à une unité d’avoir un dialogue de gestion inter établissement supports qui repose sur un référentiel budgétaire commun CAPLABOutil de description des activités de l’unité GESLAB Outil unique de gestion financière des unités avec des interfaces pour chaque SI des établissements supports • Les travaux de rapprochement des règles des différents établissements « convergence des règles » • La nomenclature des achats unique au 01/01/2013 DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

5. Rappel des objectifs de GESLAB • Construire un ensemble de fonctionnalités répondant aux besoins des laboratoires de recherche en matière de gestion • Participer à l’amélioration des systèmes d’information de la recherche au service de la modernisation de la gestion • Mettre en place des liaisons avec les SI des partenaires DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

6. De XLAB vers GESLAB DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

7. Fonctionnement du réseau avec GESLAB • Groupe de travail et ateliers • Recette fonctionnelle • Formation DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

8. Centralisation des bases Calendrier général DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

9. Centralisation des bases - Calendrier Les principales dates et leur signification • Recette fonctionnelle : 3 sessions de 2 jours en janvier, 3 jours en février , sollicitation équipes composées de gestionnaires d’unités et de référents du réseau, principalement des DR pilotes • Phase pilote : de mi-février à fin mars , 198 unités réparties sur DR 5, 6, 7, 8,13 et 18 • Go/noGo : validation du déploiement généralisé • Déploiement à toutes les unités Le rôle du SSI est important dans la « préparation » et la « coordination technique de la migration » DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

10. Centralisation des bases – conditions de réussite • Recette fonctionnelle • Sites pilotes • Formations à la migration • Les SSI par la DSI le 15/03/2012 • Les SFC/ACS par la DCIF le 16/03/2012 • Les formateurs de la filière finance le 27/03/2012 • Assistance de l’unité • La DSI organise des téléconférences hebdomadaires avec tous les acteurs : SFC, SSI et unités • Support de Proximité : Niveau 1 • Assistance Utilisateur DSI : Niveau 2 • Equipe Projet SILAB : Niveau 3 DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

11. Centralisation des bases – Sites pilotes L’importance des sites pilotes • Valider le fonctionnement en conditions réelles • Évaluer le déploiement (dont la reprise des données et les aspects techniques : plate-forme de production, accès à distance depuis des postes différents…) • Évaluer les dispositifs d’accompagnement du changement • Préparer et valider l’organisation de l’assistance • Finaliser et valider la documentation utilisateur • Ajuster les messages de communication • S’investir et être force de proposition • Participer à l’évaluation pendant et au-delà de la phase pilote DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

12. Centralisation des bases – Déploiement Présence obligatoire pendant la période de migration de la base (5 jours maximum) • Le jour de la migration, si des problèmes sont rencontrés sur la base • Lorsque la base est migrée, pour contrôler la migration Constitution d’un fichier de lotissement par délégation • Déploiement généralisé • Par lots de laboratoires sur 2 mois de mai à juillet • Semaine de migration connue par le laboratoire an avril • Le planning de déploiement a été transmis par la DSI • Les dates de retour à la DSI des fichiers de lotissement vont être réactualisées DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

13. Centralisation des bases Organisation de la migration DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

14. Organisation de la migration DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

15. Avant la migration Traitements relatifs au démarrage de l’exercice 2012 Acteur : l’administrateur de la base de l’unité • Impérativement, vérification et ouverture des flux 2012 • L’unité a vérifié, • le SFC a donné le feu vert au SSI pour l’ouverture des flux • Le SSI a ouvert les flux 2012 • Répartitions non intégrées (bascule option 1C) S’il reste des répartitions de report à intégrer • Soit les intégrer • Soit ne rien faire, les répartitions non intégrées sont supprimées avant la migration DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

16. Avant la migration Acteur : l’administrateur de la base de l’unité (rappel : déjà signalé lors V11.1) Dans chaque base XLAB • Vérification de l’adresse mail de chaque utilisateur • En mode Administration, choisir l’option « Habilitations/utilisateurs » dans le menu Paramétrage • S’assurer que l’adresse mail est nominative et en minuscule • Vérifier qu’elle ne comporte pas d’espace (en particulier à la fin) • Contrôler sa présence dans Labintel • Recherche le nom de l’utilisateur dans Labintel • Faire un copier/coller de l’adresse mail depuis l’annuaire des laboratoires du CNRS • Présence d’au moins un utilisateur ayant les droits d’administrateur • Vérifier qu’une adresse mail a bien été saisie pour l’utilisateur ADM • Dans XLAB, actuellement, cette même adresse mail peut être présente sur un autre utilisateur (droits différents), dans SILAB, cette personne aura autant de rôles DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

17. Avant la migration Acteur : l’administrateur de la base de l’unité • Réinitialisation de FACLIX • Si la base FACLIX n’est plus utilisée, supprimer le fichier FACLIX.df1 avant mise à disposition Une base FACLIX vierge sera créée lors de la migration • Si la base FACLIX est à migrer, les constantes de FACLIX doivent être en cohérence avec les constantes d’XLAB, sinon la base sera rejetée lors de la migration • Mise à jour des constantes de FACLIX par rapport à XLAB dans « Facturation client …»: Facturation/données de base • Suppression des constantes de FACLIX qui ne sont pas dans XLAB : cette opération doit être réalisée manuellement DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

18. Avant la migration Acteur : l’administrateur de la base de l’unité Dans chaque base XLAB • Suppression des organismes obsolètes • Supprimer les organismes non utilisés • Ne conserver que les organismes à reprendre dans SILAB • S’il s’agit de l’organisme « CNRS » ou si la suppression des autres organismes est impossible • Demander la suppression à l’assistance utilisateurs de la DSI • Transcodification des organismes restants • Appliquer la procédure décrite dans le document SILab Procédure-Transcodification organisme de gestion-V6.0.doc • Date de retour à la DSI des fichiers de transcodification • Première version le 23 mars • Version définitive le 29 mars DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

19. Avant la migration Acteur : l’administrateur de la base de l’unité Dans chaque base XLAB • Purge des constantes – enregistrements marqués • Purger les constantes non utilisées avant le dépôt de la base • En mode Administration, choisir l’option « Purge enreg. Marqués » dans le menu Outils • Pour les constantes qui n’ont pas pu être supprimées dans XLAB, leur invalidation sera possible dans SILAB • Lancement de la vérification de cohérence • Avec correction automatique • Si la base ne peut être corrigée automatiquement, elle doit être transmise au service informatique de la délégation pour envoi à l’assistance utilisateurs de la DSI et correction par la DSI Acteur : le SSI et la DSI • Nettoyage des machines de communications • Dépôt du fichier « migration XLAB en cours » DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

20. Avant la migration Acteurs : le gestionnaire de l’unité, l’informaticien de l’unité et le SSI de la DR Chaque personne habilitée à l’accès à SILAB doit effectuer • Installation de la version de SILAB sur le poste de travail • Attention, ne pas installer SILAB dans le même répertoire qu’XLAB • SILAB doit être installé une seule fois sur les serveurs TSE qui hébergent plusieurs labos et une installation • En cas de besoin, demande de l’assistance du service informatique du laboratoire et du SSI DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

21. Avant la migration : J-1 Acteur : l’administrateur de la base de l’unité • Vérification que les boîtes aux lettres sont vides • Traitement de tous les mouvements en attente d’intégration • Dossier / Echanges avec la délégation / Intégrations • Toutes les sessions doivent être transmises • Vérification dans le journal des transferts que les sessions soient bien transmises • Dossier / Echange avec la délégation / Transfert / Journal transfert Extraction et Retour ATTENTION vérifier les boîtes de toutes les unités de la base XLAB (ex : GDR) • Lancement de la vérification de cohérence • Editions de certains états ou écrans pour le contrôle SILAB centralisationVERIFv04.pdf Acteur : l’administrateur de la base de l’unité • Dépôt de la base XLAB : outil de mise à disposition • La base XLAB est automatiquement verrouillée en lecture seule • La base XLAB peut être consultée mais n’est pas accessible en mise à jour DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

22. Le jour de la migration Acteur : le SSI • Transfert de la base vers le répertoire de lotissement • Les équipes SSI transfèrent les bases des lots à migrer • Opération à réaliser avant 9h • Opération qui peut être réalisée la veille, après le dépôt de la base par l’unité • Point sur les bases non transférées • Le SSI fait le point des bases manquantes du lot • Et informe la DSI des bases non transférées et du délai de transfert DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

23. Fin de migration Acteur : l’administrateur de la base de l’unité • Le SSI informe l’unité de la fin de la migration • L’administrateur se connecte à SILAB pour vérifier • SILAB est en lecture seule • La vérification de la migration (max 1h30) SILAB centralisationVERIFv04.pdf • Etats ou copie d’écrans avant et après • Principaux contrôles de volumétrie et montants En cas de différences, recherche plus détaillée Niveau 1 => avec l’appui de la délégation (support de proximité) Niveau 2 => recours à l’assistance aux utilisateurs de la DSI. • Résultat de la vérification = COHERENCE XLAB et SILAB • L’administrateur informe le SFC du résultat des vérifications • Le SFC demande au SSI l’ouverture des flux et de SILAB en mise à jour DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

24. Accompagnement de la migration DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

25. Accompagnement de la migration • Accompagnement du laboratoire Le laboratoire contacte le support de proximité en délégation. Formulaire accessible par le lien « assistance » sur le client lourd ou le client Web Le formulaire sera adressé à une adresse mail générique à créer par le support de proximité : « support-SILAB@drxx.cnrs.fr » (exemple : support-SILAB@dr6.cnrs.fr) Le support de proximité traite la demande • Accompagnement du support de proximité Si le support de proximité n’arrive pas à résoudre l’incident Il transfère le mail contenant la demande à l’assistance utilisateur (assistance@dsi.cnrs.fr) Utiliser la procédure transmise par l’AU La demande sera automatiquement créée dans Customer First Il peut aussi contacter l’AU par téléphone au 05 62 24 25 31 - Fax 05 62 24 22 20 Les demandes d’assistance doivent comporter à minima les éléments suivants : Code division du laboratoire, objet de l’incident, actions ayant conduit à l’incident, copies d’écran de l’incident S’il s’agit d’un problème lié à la migration, le préciser dans le message • Cas particulier d’accès aux données des laboratoires dans le cadre du support Seuls les utilisateurs autorisés par l’unité ont accès aux données de l’unité Pour faciliter la résolution d’un incident, exceptionnellement et ponctuellement un accès au support de proximité ou à l’assistance utilisateur peut être ouvert Un profil de consultation « MCO » a été créé à cet effet DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

26. Documentation « migration des bases » • Documentation disponible sur l’application • Documentations d’installation, pour les administrateurs du laboratoire • Pré-requis techniques : pré-requis techniques du poste de travail • Procédure de téléchargement : procédure de téléchargement de l'installeur SILAB client lourd • Manuel d’installation : procédure d'installation du client lourd • Vérification du poste : opérations de vérification du poste • Documentations pour le déploiement • Présentation pilote : présentation Webex des 9 et 27 février • SILAB_centralisationVERIF : documentation métier. Intègre le document "pré-requis migration". Opérations a effectuer avant et après migration • Modalités de diffusion • Mise à disposition sur le site Web de la DSI DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

27. Les fonctionnalités de le Centralisation des bases DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

28. Centralisation des bases – Généralités • Principales caractéristiques • Regroupement des bases XLAB et FACLIX en une seule base de données centralisée • Les applications XLAB, FACLIX et XLABUnivresteront indépendantes et sont renommées respectivement « SILAB » « Recette » et « Echange SIFAC » • Montée de version d’Omnis Studio (version 5.0.1) • Authentification des utilisateurs basée sur Janus • Refonte de la couleur et de la police des écrans (ex : boutons) • Certaines fonctions d’administration développées en web • Editions • Editions actuelles disponibles dans SILAB • Edition de certains états via le Web, mise à disposition courant mars • Requêtes • Suppression des états requête de XLAB • Mise à disposition d’un outil (Birt) dans SILAB pour la création de requêtes dans une version ultérieure • Automatisation des flux • Mise à jour automatique des versions DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

29. Centralisation des bases – Deux modalités d’accès • Modes d’accès à SILAB Client Lourd : L’utilisateur se connecte avec AccesSilab en client lourd = dossier Omnis 5 et dossier Silab installés sur le poste pour la gestion courante • Lancer Silab dans programmes • Gestion Courante : • Crédits • Dépenses • Echanges avec la • délégation etc…. DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

30. Centralisation des bases – Deux modalités d’accès • Accès Silab en client léger = Accès à Silab avec un navigateur et l’adresse du serveur https://silab.dsi.cnrs.fr • pour l’administration, la gestion des référentiels et certaines éditions DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

31. Centralisation des bases – Modalités d’accès • Dans les deux cas, l’utilisateur accède à une base de données centralisée via Janus : • SILab Web : avec son certificat ou utilisateur/mot de passe • SILab Omnis : utilisateur/mot de passe DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

32. Centralisation des bases – Modalités d’accès • Lancez votre navigateur puis saisissez l’url suivante : https://silab.dsi.cnrs.fr • La page gestion des identités s’affiche : préciser le choix « personnel des unités CNRS » • Affichage de la page d’authentification suivante • Soit cliquer, soit accès direct Janus https://sesame.dsi.cnrs.fr DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

33. Centralisation des bases – Création d’utilisateur Circuit de création d’un nouvel utilisateur et conditions à remplir • L’utilisateur doit être présent dans Labintel • L’adresse de messagerie doit être valide (rôle des gestionnaires Labintel des unités) • L’administrateur du laboratoire prévient le SSI pour tout nouvel utilisateur • Le SSI, en tant que « administrateur central », doit « tagger  » pour autoriser l’accès • Quand l’utilisateur est autorisé, le SSI informe l’unité pour que « l’administrateur du laboratoire» récupère l’utilisateur dans le groupe de laboratoire, lui attribue un profil et éventuellement un groupe d’accès aux données DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

34. Centralisation des bases – Création d’unité Pour la gestion d’une ou de plusieurs unités avec un référentiel commun  « groupe de laboratoire » • Création d’un groupe de laboratoires • Création dans Labintel Production • Création dans BFC si elle est au statut active dans Labintel • N° division crée dans BFC, le SSI crée la base « groupe de laboratoire » dans l’environnement Silab avec le 1er utilisateur au profil administrateur local • Le SSI crée également la division sur le serveur d’échanges • L’administrateur de la base de l’unité complète et met à jour l’arborescence , les paramètres , les autres utilisateurs et leurs profils • Après accord de l’administrateur d’unité et du SFC ouverture des flux d’échanges Un groupe de laboratoire peut contenir une seule unité ou plusieurs unités (type UMR, FR, …) • Création d’un laboratoire • Ajout d’un laboratoire dans un groupe de laboratoire DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

35. Centralisation des bases – Fonction « administration » Fonctions d’administration, accès via « Web » DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

36. Centralisation des bases – Etats Liste des états à disposition, accès via « Web » DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

37. Centralisation des bases – Fonctionnalités • Gestion financière à partir de la version 11 d’XLAB Pas de changement majeur pour la gestion courante (actes de gestion) • Nouvelle notion « tables de référence » La gestion des constantes est transformée en gestion des tables de référence • tables de référence « nationales » : en central soit par flux provenant de BFC, soit directement dans l’outil • tables de référence « locales » au niveau du laboratoire • Gestion centralisée des Etablissements Création de la notion d’établissements rattachés à un organisme • Exemple : organisme CNRS et 19 établissements rattachés Chaque université est un organisme, chaque organisme université XX a un établissement XX qui lui est rattaché (ex : Paris1, Lyon1, …) Il en est de même pour les autres tutelles type association, école, … Le gestion des établissements et organismes devient nationale Seule la consultation sera accessible aux laboratoires DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

38. Centralisation des bases – Tables de référence DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

39. Centralisation des bases – • ECCU et HistoLaboratoire Aucun changement, l’outil de comparaison continuera à fonctionner • Vérification de cohérence Aucun changement • Outil de comparaison Aucun changement • Consultation des bases des exercices antérieurs Pas de reprise des exercices antérieurs dans la base centrale, Xlab v11 sera utilisé pour les consulter via le menu « changer de / base exercice antérieur » et de modifier le nom de la base archivée Seules les données à partir de l’exercice 2012 seront disponibles pendant 5 ans dans SILab • La personnalisation des codes familles Permet pour un groupe de laboratoire d’établir une liste de « favoris » des codes familles pour faciliter leur utilisation dans l’application • Restructuration des laboratoires La fonction d’import / export a été réécrite sur le WEB Lors de la création d’un groupe de laboratoires (notion actuelle de base Xlab), il sera possible d’initialiser les données de référence du groupe de laboratoires à partir des données de référence (Fournisseurs, marchés, matières, produits) provenant d’un autre groupe de laboratoires DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

40. La fréquence des échanges • De SILAB à BFC Se déclenche automatiquement avec un rythme synchronisé sur l’EAI • De BFC à SILAB Données de référence (marchés) intégrées dans la base SILab sans intervention des utilisateurs Intégration des mouvements déclenchée par les utilisateurs • Utiliser la fonctionnalité « Retour » pour avoir les bordereaux et déclencher les intégrations automatiques de mouvements (par exemple, prise en charge de facture) • Utiliser la fonctionnalité intégration pour les intégrations manuelles Machine de COM EAI BFC SILab Base 2 fois par Jour 2 fois par Jour 6h, 10h30, 13h30, 15h30 Machine de COM EAI BFC SILab Base 3 fois par Jour 7h30, 10h30, 13h30, 15h30 3 fois par Jour DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

41. Unité BFC GESLAB Centralisation des bases – Flux des événements – Envoi vers BFC recherche régulièrement les mouvements à envoyer vers BFC et les transmet automatiquement • Les commandes au statut « complet » (càd imprimé) • Les services faits au statut « enregistré » • Les factures au statut « enregistré » • Les missions au statut « imputé » • Agents pour la 1ère mission • Nouveau fournisseur Il n’ y a plus d’action en laboratoire , les transferts s’effectuent même si personne dans l’unité Délégation Automatique 2/j DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

42. Centralisation des bases – Flux des événements - Retour de BFC Les retours de BFC sont déposés automatiquement mais non intégrés , il y a toujours une action en laboratoire Automatisation complète prévue DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

43. Documentation « centralisation des bases » • Documentation disponible sur l’application • Documentations d’installation, pour les administrateurs du laboratoire • Pré-requistechniques : pré-requis techniques du poste de travail • Procédure de téléchargement : procédure de téléchargement de l'installeur SILAB client lourd • Manuel d’installation : procédure d'installation du client lourd • Vérification du poste : opérations de vérification du poste • Documentations d’utilisation • Manuel d'utilisation SILAB : mode d'emploi détaillé des fonctions courantes du logiciel • Manuel d'utilisation Web : plus particulièrement destinée au gestionnaire principal du laboratoire et à l'administrateur du système SILAB • Modalités de diffusion • Mise à disposition sur le site Web de la DSI DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

44. Centralisation des bases Conduite du changement DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

45. Principaux impacts de la centralisation des bases • La gestion des utilisateurs • La création des nouvelles bases • La gestion des flux • L’environnement de travail qui devient centralisé (pb réseau, notion de time out ) • Les modalités de sauvegarde et d’archivage • La mise à jour automatique des versions DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

46. Centralisation des bases – Conduite du changement • Mettre en place l’organisation de proximité de la DR • Déployer les formations pour les unités de la DR à partir du support (présentation et environnement) DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"

47. Fin …. DCIF/DSI - formation "centralisation des bases"