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Formation GESLAB 2013

1. Formation GESLAB 2013. CNRS Délégation Paris A. 2. Présentation générale. Gestion de l'ensemble des crédits du laboratoire. Suivi des dépenses et des disponibles. Optimisation des tâches de gestion. Communication. Délégations du CNRS. Les fonctions du logiciel. 3.

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Formation GESLAB 2013

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Presentation Transcript

  1. 1 Formation GESLAB 2013 CNRS Délégation Paris A

  2. 2 Présentation générale

  3. Gestion de l'ensemble des crédits du laboratoire Suivi des dépenses et des disponibles Optimisation des tâches de gestion Communication Délégations du CNRS Les fonctions du logiciel 3 geslab GESLAB En cohérence avec les organismes de gestion Dans le cadre du mode de fonctionnement et de l'organisation du laboratoire

  4. Suivre les dépenses et les disponibles 4  GESLAB permet de gérer les dépenses du laboratoire :  Gestion d'un fichier de fournisseurs  Traitement des demandes d'achat  Saisie des commandes et impression du bon de commande  Saisie des services faits  Saisie des factures et suivi de l'inventaire de l'unité • Saisie des demandes de mission, édition des ordres de mission • Suivi des crédits (consommation, disponible, notifications,…)

  5. Communiquer avec la délégation 5  Transfert des données geslab vers la BFC : Commandes Services faits Factures Missions Agents et fournisseurs UF - Unités fonctionnelles OT – Opérations de travaux

  6. Communiquer avec la délégation 6  Retour des données BFC pour intégration dans geslab : Marchés Notifications de crédits Tables de constantes Commandes - Factures Missions - Vacations Agents SIRHUS du laboratoire

  7. Un schéma d'ensemble 7 LABORATOIRE DELEGATION S.R.H. PERSONNELS Traitements COMMANDES MISSIONS CREDITS FACTURES BASE DE DONNEES Origines de crédits Entités dépensières Fournisseurs Agents Clients Matières Commandes Factures Missions Personnels ... geslab Transfert BFC • EDITIONS • Bons de commande • Factures clients • Suivi des crédits • et des dépenses • missions • … Traitements REPONSES IMMEDIATES Consultations individuelles états de synthèse Export de données S.F.C.

  8. La fenêtre « Identification » 8 L’accès à Geslab se fait par le menu démarrer de votre ordinateur : Arrive ensuite la fenêtre d’autentification : Renseigner votre statut, votre adresse mail (labintel) et votre mot de passe. Le mot de passe Janus est le même que pour Nouba. Si vous n’en avez pas et que votre adresse mail est bien renseignée dans Labintel, vous pouvez cliquer sur le lien

  9. La fenêtre « Récapitulatif et Nouveautés » 9

  10. La fenêtre « Récapitulatif et Nouveautés » 10

  11. Les menus: Gestion courante 11

  12. Les menus : Administration 12

  13. Les menus : Echanges avec la délégation 13

  14. A A A A A Titre de fenêtre Découverte : une fenêtre 14 S S Zone obligatoire (gris foncé)Boite déroulanteAide en ligne (?+TAB) - libellé bleu S S Boite à cocher LISTE Boutons de navigation mise à jour recherche validation Boutons d’action S Zone d ’affichageZone de saisie

  15. 15 15 Commande

  16. Module commande (1) 16 • Il y a 2 types de commandes : • prévisionnelles : concernent les commandes dont la valorisation du service fait ne peut être effectué qu’à réception de la facture Ex : Achats de fluides, d’abonnements, carte achat, carte logée( Marché missions), frais de terrain, frais d’inscription… • standards : toutes les autres • Le flux de création, de modification, et de suppression commande d’achat de BFC vers geslab n’existe pas : La commande d’achat est saisie, modifiée et supprimée uniquement dans geslab. BFC peut uniquement rejeter les commandes

  17. Module commande (2) 17 Menu gestion courante

  18. Module commande (3) 18 Entête Nature de la dépense (Menu déroulant) Ne jamais utiliser MISSION ni VACATION Ligne détail Aide en ligne ( ? +TAB ) Aide en ligne (?+TAB) Accès aux informations fournisseurs

  19. Module commande (4) 19 Ligne détail Unité Fonctionnelle (UF) Opération de Travaux (OT) A paramétrer dans Geslab Web avant de saisir la commande Code famille Aide en ligne ( ? + TAB)

  20. Module commande (5) 20 Bouton Info Il est impossible de saisir un service fait ou une facture si la commande n’est pas intégrée dans BFC

  21. Module commande (6) 21 • Statut de la commande : • Enregistrée : commande non imprimée • Complète : commande imprimée mais non transmise à BFC • Transmise : commande transmise à BFC • Complète/Rejetée : commande rejetée de BFC. Rejet intégré mais non traité • A retransmettre : commande modifiée prête à être renvoyée vers BFC • Hors labo : commande saisie directement dans BFC (concerne les commandes de personnel)

  22. Module commande (7) 22 Rappel : Rubriques obligatoires à remplir dans l’ordre : - Date de livraison - Origine de crédit (aide en ligne : ?+tabulation) - Nature de dépense (Fonctionnement – Équipement – gros équipement) et aucune autre nature - Fournisseur (aide en ligne : ?+tabulation). Si non trouvé, le créer Ne pas oublier d’indiquer le marché si nécessaire (aide en ligne : ?+tabulation) Cliquer ensuite sur « lignes » - Si ligne de commentaire, remplir uniquement la désignation - Si commande sur marché, ne pas indiquer de caractère d’achat Ne pas saisir de ligne négative sur la commande

  23. Module commande – Fournisseur (8) 23 Rubriques obligatoires Si fournisseur étranger, la case du code postal doit être vide et ne pas prendre de code pays avec une *

  24. Module commande – Fournisseur (9) 24

  25. Module commande – Fournisseur (10) 25

  26. Module commande – Fournisseur (11) 26 Rappel : Avant toutes actions, vérifier dans COUGAR que le fournisseur est bien créé dans BFC. La procédure à suivre pour la création des tiers est à télécharger à l’adresse suivante. http://www.dr1.cnrs.fr/docs_pdf/geslab/creafourtiers.pdf

  27. Module commande – Fournisseur (12) 27 Fournisseur français : - Le N° Identifiant correspond au N° SIRET (14 Chiffres) - Vérifier la validité du SIRET sur http://avis-situation-sirene.insee.fr/avisitu/jsp/avis.jsp Fournisseur CEE : - Indiquer le N° de TVA Intracommunautaire - Laisser la case « Code Postal » vide - Pays : Ne pas prendre un code pays précédé d’une étoile Fournisseur hors CEE : - Le N° d’Identifiant sera donné par la DR - Laisser la case « Code Postal » vide - Pays : Ne pas prendre un code pays précédé d’une étoile Fournisseur sur marché : - Vérifier que le N° Identifiant du fournisseur correspond au N° Identifiant du fournisseur rattaché au marché

  28. 28 Les bons de commande

  29. Impression du bon de commande (1) 29 Statut Enregistré : Commande non imprimée Lance l'impression du bon de commande

  30. Impression du bon de commande (2) 30

  31. Impression du bon de commande (3) 31 Statut Complète : Commande imprimée

  32. Impression du bon de commande (4) 32

  33. Impression du bon de commande (5) 33

  34. 34 Service fait

  35. Module service fait (1) 35 • Service Fait • Le module « service fait » communique avec BFC • La saisie du service fait est impossible si le numéro de commande BFC est absent • Le service fait est obligatoire pour les commandes «standards» • Des contrôles sont effectués entre les quantités commandées et les quantités réceptionnées • La suppression d’un service fait apparaitra en ligne négative.

  36. Module service fait (2) 36

  37. Module service fait (3) 37 Menu Gestion courante REMARQUE : On part toujours de la commande pour saisir le SF et la facture

  38. Saisie du service fait (4) 38 transmise Ouvre la fenêtre " Service fait"

  39. Saisie du service fait (5) 39 Rubriques à remplir Sélectionner la ligne Et faire "Ajouter"

  40. 40 Facture

  41. Module facture (1) 41 • Facture • La facture peut être saisie et modifiée dans geslab ou dans BFC • La saisie d’une facture est impossible si le numéro de commande BFC est absent • La saisie facture n’est pas possible pour les commandes «standard» tant que le Service Fait n’est pas saisi. • Des contrôles sont effectués entre les quantités réceptionnées et les quantités facturées pour les commandes «standard»

  42. Saisie de la facture (2) 42 transmise Ouvre la fenêtre " Factures "

  43. Saisie de la facture (3) 43 Cliquer sur Ajouter Répondre « oui »

  44. Saisie de la facture (4) 44 Le montant de la facture est identique au montant de la commande Rubriques à remplir

  45. Saisie de la facture (5) 45 Le montant de la facture est différent du montant de la commande Cliquer sur « lignes »

  46. Saisie de la facture (6) 46 Modifier la désignation et le P.U.H.T Facturé

  47. Saisie de la facture (7) 47 Rubriques à remplir

  48. 48 Arborescence

  49. La Petite Maison 49 Origines de crédit Entités dépensières SORTIES IMPOTS GROS ACHATS EQUIPEMENT VACANCES DEP. ORDINAIRES

  50. Arborescence (1) 50 Subvention d’Etat (SE) Dotation annuelle allouée par les instituts du CNRS Subvention d’état Ressources Propres (RP) Contrats et conventions de recherche Crédits alloués pour un but précis définit dans le contrat A l’initiative du chercheur ou Du laboratoire Crédits issus de ventes, dons, legs,… Recettes

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